Акт приема передачи дел

Акт передачи дел при увольнении

При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении. К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?
Акт передачи дел
Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:
• Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
• Проведение инвентаризации подотчетной документации.
• Проверка документации.
• Сама передача.
• Составление акта передачи дел и приеме документов.
Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.
Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.
Дополнительные документы
Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:
Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.
Процесс передачи дел
Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.

Приказ о передаче дел при увольнении
Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.
Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел, а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.

Акт передачи дел при увольнении — бланк скачать (9043)
Акт передачи дел при увольнении — образец скачать (6245)

При расторжении договора с работником, который в процессе трудовой деятельности обязан был обеспечивать сохранность активов компании, необходимо задокументировать процедуру сдачи им материальных ценностей преемнику. С этой целью руководитель фирмы издает приказ о передаче дел при увольнении, в котором обозначает личность увольняемого специалиста и сотрудника, принимающего имущество на хранение. Этот шаг необходим для обозначения зон ответственности в пограничные даты.

Зачем нужна передача дел

Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.

Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.

Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:

  • дата составления;
  • место издания;
  • регистрационный номер формуляра;
  • перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
  • суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
  • подпись директора и печать фирмы.

Процедура передачи дел позволяет решить такие задачи:

  • обеспечение непрерывности трудовой деятельности во всех сегментах;
  • проверка на наличие всей необходимой документации;
  • анализ качества трудовой деятельности увольняемого работника;
  • оценка объема предстоящей работы новопринятого специалиста.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Руководитель компании, являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

  • 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
  • 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
  • Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел генерального директора может быть закреплена на корпоративном уровне:

  • Уставом фирмы.
  • Приказом по компании.
  • Положением о смене руководителя.

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

  • Лицо, передающее документы.
  • Лицо, их принимающее.
  • Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

  • Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
  • Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по решению учредителей. Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

  • Информационный блок с указанием названия компании, даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
  • Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
  • Опись документов и другого передаваемого имущества.
  • Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

И не забудьте о внесении изменений в ЕГРЮЛ!

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

  • Учредительных документов.
  • Банковских документов.
  • Документов, подтверждающих имущественные права компании.
  • Лицензий.
  • Договоров и контактов с партнерами.
  • Печатей, штампов, бланков.
  • Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

  • При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
  • Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
  • Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
  • Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
  • Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или акционерам компании, после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.

История из реальной жизни о том, как акт приема-передачи дел не был подписан, что привело к убытку владельца бизнеса — в видео ниже:

Бланки и образцы

Единой утвержденной формы бланка акта передачи не существует. Поэтому за образец можно взять форму из правил работы архивов или найти в интернете, и на ее основе разработать собственную форму акта. А затем закрепить ее в образцах бланков внутреннего документооборота.

Скачать бланк-пример акта передачи дел при смене директора можно здесь.

Акт передачи дел генерального директора (образец)

Смена генерального директора компании: как обеспечить полную и беспроблемную передачу дел новому руководителю?

Смена руководителя компании (директора, генерального директора и т.д.) — процедура, требующая особого внимания. Недочеты в ее проведении могут обернуться для компании серьезными проблемами, вплоть до фактической парализации деятельности. О практических шагах, которые необходимо предпринять при смене руководителя для обеспечения полной и беспроблемной передачи дел новому руководителю, и пойдет речь в нашем материале.

Процедура смены руководителя компании включает следующие аспекты:

  • юридические аспекты, связанные с правильным оформлением прекращения полномочий текущего руководителя и назначения нового руководителя компании (шаги 1 и 4 в табл. 1);

  • трудовые аспекты, связанные с соблюдением трудового законодательства при смене руководителя компании (шаг 2 в табл. 1);

  • фактические аспекты, то есть аспекты, связанные с действиями по фактической передаче дел новому руководителю (шаги 3, 5—7 в табл. 1).

Таблица 1. Общая процедура смены руководителя компании

Всю процедуру смены руководителя компании можно условно разделить на следующие шаги

Шаг 1.

Принятие решения о смене руководителя.

Шаг 2.

Соблюдение формальностей трудового законодательства: расторжение трудового договора с текущим руководителем, заключение трудового договора с новым руководителем, оформление приказа и т.д.

Шаг 3.

Передача новому руководителю документов и материальных ценностей компании.

Шаг 4.

Регистрация изменений в ЕГРЮЛ.

Шаг 5.

Уведомление банка о смене руководителя.

Шаг 6.

Уведомление контрагентов о смене руководителя.

Шаг 7.

Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем.

*Разделение на шаги условное. Например, шаги 5—7 могут выполняться параллельно и независимо друг от друга.

В данной статье мы заострим внимание на фактической передаче дел новому руководителю. Здесь не нужно забывать о том, что ошибки, допущенные при совершении юридических процедур, а такжесвязанныхе с соблюдением трудового законодательства, могут привести к восстановлению уволенного директора в должности.

Важно убедиться в том, что решение о прекращении полномочий текущего директора и назначении на должность нового директора принято органом, уполномоченным на принятие подобных решений в соответствии с уставом компании. Принятие решения о смене руководителя компании может быть отнесено уставом к компетенции общего собрания участников (акционеров) или совета директоров (наблюдательного совета). Таким образом, необходимо обратиться к уставу для уточнения уполномоченного органа.

В зависимости от положений устава для принятия решения о смене руководителя необходимо созвать общее собрание участников или совет директоров (наблюдательный совет) и провести заседание. При этом важно соблюсти правила созыва собрания и проведения такого заседания.

В решении уполномоченного органа (общего собрания участников/акционеров, совета директоров) необходимо как минимум отразить два вопроса:

  • вопрос о прекращении полномочий текущего руководителя компании;

  • вопрос о назначении нового руководителя.

Помимо вышеуказанных вопросов, рекомендуем указать в решении основание для расторжения трудового договора с текущим руководителем, а также лицо, уполномоченное на подписание трудового договора с новым руководителем.

Обратите внимание, что согласно п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие решения и состав присутствующих участников общества с ограниченной ответственностью должны подтверждаться путем нотариального удостоверения, если иной способ принятия решений не предусмотрен уставом или решением собрания, принятым единогласно.

Несоблюдение порядка созыва и принятия решения уполномоченного уставом органа (общее собрание участников, совет директоров (наблюдательный совет)) может являться основанием для оспаривания решения, принятого на таком собрании, и, как следствие, восстановления уволенного руководителя в должности (см., например, апелляционные определения Верховного суда Республики Коми от 15.02.2016 по делу № 33-1009/2016, Санкт-Петербургского городского суда от 09.02.2016 № 33-97/2016 по делу № 2-2555/2015, постановление АС Волго-Вятского округа от 01.04.2015 № Ф01-474/2015 по делу № А82-653/2014).

Признание решения о назначении нового руководителя недействительным может привести к еще одному неблагоприятному последствию — к признанию недействительными сделок, заключенных неуполномоченным лицом (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.04.2011 по делу № А63-7298/2010).

При смене руководителя компании важно соблюсти и требования трудового законодательства. Нарушение процедуры увольнения также может привести к восстановлению бывшего директора на работе (см., например, Апелляционное определение Московского областного суда от 24.08.2016 по делу № 33-23178/2016).

Передача документов и материальных ценностей новому руководителю

Список документов, которые общество должно хранить и предоставить своим участникам (акционерам) по запросу, содержится в федеральных законах (ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» — для ООО и ст. 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» — для акционерных обществ).

Пункт 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает обеспечить передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации. При этом порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно.

Таким образом, российское законодательство не конкретизирует способ передачи документов новому руководителю, а также не фиксирует, какие конкретно документы и в какие сроки нужно передать. Подобные пробелы влекут за собой риск возникновения споров с уволенным директором.

Если уволенный директор не передал документы новому директору, общество или его участники могут обратиться в суд с требованием обязать уволенного директора осуществить передачу. Суды, как правило, удовлетворяют такие требования (см., например, постановления АС Московского округа от 30.03.2016 № Ф05-3291/2016 по делу № А40-116676/2015, Волго-Вятского округа от 23.03.2017 № Ф01-6412/2016 по делу № А28-4308/2016, Дальневосточного округа от 18.05.2017 № Ф03-1567/2017 по делу № А73-10124/2016).

Чтобы облегчить процесс доказывания в суде того, что документы действительно были переданы директору, а также минимизировать риски, связанные с возникновением споров с директором, вопрос оформления передачи документов новому директору стоит решить еще до его назначения.

Во-первых, рекомендуем пересмотреть положения локальных нормативных актов компании. В локальном нормативном акте (например, в Положении о директоре) необходимо определить и зафиксировать перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить. Важно при приеме на работу ознакомить директора с данным локальным нормативным актом под подпись в силу ст. 68 ТК РФ.

Другим вариантом является фиксация данных условий непосредственно в трудовом договоре с директором. При этом необходимо убедиться, что директор расписался в получении одного экземпляра трудового договора.

Далее в локальном нормативном акте или в трудовом договоре с директором рекомендуется прописать процедуру, а также сроки передачи документов и прочих ценностей новому директору. Кроме того, необходимо зафиксировать обязанность директора передать документы и ценности новому директору по акту приема-передачи.

Соответственно, фактическая передача документов и материальных ценностей должна происходить по акту приема-передачи, где стороны (увольняющийся директор и новый директор) зафиксируют перечень передаваемых документов и ценностей, а также дату передачи. Данный акт позволит разграничить ответственность старого и нового директоров и будет являться необходимым подспорьем в доказательной базе компании, если какие-то документы или ценности не были переданы.

Таким образом, для обеспечения передачи документов и материальных ценностей новому руководителю рекомендуется еще до назначения директора:

  • определить и зафиксировать в локальном нормативном акте или трудовом договоре перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить;

  • передать директору документы, материальные ценности и прочие вещи по акту приема-передачи, чтобы зафиксировать фактическую передачу;

  • прописать в локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок и сроки передачи документов, материальных ценностей и прочих вещей новому директору.

Если документы или ценности или их часть все же не были переданы новому директору, истребовать их можно через суд. Кроме того, если действия или бездействие бывшего директора, не исполнившего свою обязанность по передаче документов и ценностей, повлекли убытки для компании, такие убытки можно взыскать с него (согласно подп. 4 п. 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62 «О некоторых вопросах возмещения убытков лицами, входящими в состав органов юридического лица» недобросовестность действий (бездействия) директора считается доказанной, в частности, когда директор после прекращения своих полномочий удерживает и уклоняется от передачи юридическому лицу документов, касающихся обстоятельств, повлекших неблагоприятные последствия для юридического лица).

Рекомендуется также на случай конфликтного увольнения директора хранить комплект учредительных документов компании (нотариально заверенные копии) у участников (акционеров) компании.

Уведомление банка о смене руководителя

Помимо фактической передачи документов и ценностей новому руководителю, необходимо позаботиться о своевременном уведомлении банка, в котором у компании открыт счет, о смене руководителя. Иначе компания рискует денежными средствами, так как у прежнего руководителя останется доступ к счетам компании.

Список документов, которые при этом необходимо подать в банк, рекомендуется уточнить заранее.

Как правило, это следующие документы:

  • решение уполномоченного органа о смене директора;

  • приказ о вступлении нового директора в должность;

  • лист записи, подтверждающий внесение изменений в ЕГРЮЛ;

  • карточка с образцами подписей для управления счетами.

После регистрации изменений, связанных со сменой директора, в ЕГРЮЛ рекомендуется уведомить обслуживающий банк о произошедших изменениях.

Уведомление контрагентов о смене руководителя

Помимо обслуживающего банка о смене рекомендуется уведомить и контрагентов.

Важно это сделать не только в случаях, когда в самом договоре с контрагентом прописана обязанность компании уведомлять о смене руководителя, но и в иных случаях для исключения злоупотреблений со стороны бывшего директора.

Контрагентам обычно направляется уведомление о смене директора за подписью нового директора с приложением документов, подтверждающих вступление в должность (приказ о назначении, выписка из ЕГРЮЛ).

Следует иметь в виду, что уведомить о смене руководителя компании рекомендуется не только контрагентов, но и организации (объединения), членом которых является компания (например, ассоциации). Устав организации может предусматривать обязанность членов уведомлять уполномоченный орган организации о смене директора.

Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем

Доверенности не прекращают автоматически своего действия после смены руководителя компании. Поэтому после вступления в должность нового директора рекомендуется проверить по журналу учета доверенностей, какие доверенности следует отменить.

Исходя из положений ст. 188 и 189 ГК РФ и практического опыта, рекомендуем предпринять следующие шаги для прекращения действия действующих доверенностей компании:

  • издать от имени директора приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей с указанием реквизитов соответствующих доверенностей, а также имени поверенного либо об отмене всех доверенностей, выданных компанией (если конкретные сведения о доверенности отсутствуют), при этом ознакомить с этим приказом (под подпись) всех известных поверенных (включая работников компании);

  • средствами почтовой связи направить упомянутый выше приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей письмом с уведомлением и описью вложения в адрес поверенных, которых не удалось по тем или иным причинами ознакомить с соответствующим приказом под подпись;

  • направить приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей в наиболее важные (с точки зрения хозяйственной деятельности, текущих целей и задач компании) публичные органы (включая суды, арбитражные суды, третейские суды), организации, известным физическим лицам, которые могут полагаться на действительность выданной ранее компанией доверенности (то есть третьим лицам, для представительства перед которыми выдана или может быть использована доверенность); и

  • сделать публикацию об отмене (прекращении действия) доверенностей в официальном издании, в котором публикуются сведения о банкротстве (в настоящее время в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 21.07.2008 № 1049-р это газета «Коммерсантъ»). В таком случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована. Третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении месяца с момента публикации, если они не были извещены об отмене доверенности ранее (абз. 3 п. 1 ст. 189 ГК РФ).

Кроме того, на основании ст. 188 и 189 ГК РФ отменить доверенность можно и в нотариальной форме — сведения об отмене доверенности, в том числе совершенной в простой письменной форме, нотариус внесет в специальный реестр, ведение которого осуществляется в электронной форме (реестр доступен по ссылке: reestr-dover.ru/revocations). Преимущество этого способа заключается в том, что, если третьи лица не были извещены об отмене доверенности ранее, они считаются извещенными о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности уже на следующий день после внесения сведений об этом в реестр нотариальных действий.

***

Таким образом, для обеспечения полной передачи дел новому директору необходимо подготовиться заранее.

Таблица 2. Действия для обеспечения передачи полномочий новому директору

Действие