Акт сверки, образец

Скачать акт взаиморасчетов и сопроводительное письмо к нему

Акт сверки взаимных расчетов бланк
Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов
Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как :

  • сделать сверку с контрагентами
  • урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
  • проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Вот статья про оформление документов в бухгалтерском учете.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным. Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно .

Результатом сверки могут быть:

  • подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
  • акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

Главная причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

  1. документы не дошли до контрагента
  2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
  3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

  • в учете вашей компании
  • в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1: компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый. Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй. Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Если документов нет, тогда идите дальше.

Шаг третий. Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

  1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
  2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

  • проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
  • не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
  • исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

  • не отражен первичный документ в учете должника
  • есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет статья про исправление ошибок в учете.

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

Расчет актов по зарегистрированным сверкам.

Процесс находится в папке «Формирование документов» — «Формирование актов сверок по налоговым обязательствам».

Процесс работает на текущий список плательщиков.

Рассчитываются акты для любых сверок по заданному списку плательщиков, для которых на момент запуска ТП не рассчитаны акты с параметрами из данных сверки.

После расчета разделу I акта сверки устанавливается состояние «сформирован акт сверки краткий (раздел I)», разделу II – «сформирован акт сверки полный (раздел II)».

При расчете актов для любой формы сверки акты рассчитываются только на заданную дату сверки. Если существуют открытые НО, включенные в сверку, у которых дата состояния расчетов меньше введенной даты сверки, расчет не производится, в сообщениях процесса выводится сообщение об ошибке, а в историю процесса — сообщение:

«УН сверки = ххх. По сверке есть налоговые обязательства с датой состояния расчетов меньше даты окончания сверяемого периода. Проведите операционный день по всем открытым сверяемым КРСБ на дд.мм.гггг»

Дальнейшая работа с актами сверки осуществляется в режимах «Сверка с налогоплательщиком» и «Печать».

Осуществление сверки расчетов налогоплательщиков, отнесенных к категории крупнейших.

ТП предназначен для приема и обработки XML файлов запросов, писем, графиков, реестров, протоколов и квитанций, создаваемых в процессе формирования сверки по налогоплательщикам, отнесенным к категории крупнейших с ДСП-запросами.

Процесс находится в папке «Формирование документов» — «Формирование актов сверок по налоговым обязательствам».

В параметрах ТП нужно указать полный путь к общедоступным сетевым папкам:

— каталог для входящих ДСП-запросов;


— каталог для исходящих ДСП – файлов.

По умолчанию в параметрах указываются директории, определенные в справочнике FN10442 в параметрах 223 и 224.

Технологический процесс выполняет следующие функции:

— проверку поступившего запроса на соответствие требованиям формата, по результатам выполненной проверки формирует протокол входного контроля в указанный каталог (для исходящих ДСП – файлов);

— идентификацию налогоплательщика в системе по ИНН и КПП, указанным в запросе и регистрацию запроса в базе данных;

— прием файлов.

Обработанные запросы из директории для файлов запросов перемещаются в автоматически создаваемые подкаталоги Error и Processed в директории, определенной в параметре ТП для исходящих файлов. В каталог Error перемещаются запросы, в ответ на которые сформирован файл протокола с ошибкой. В каталог Processed перемещаются запросы, которые принялись без ошибок.

При обработке файлов всегда автоматически формируется файл протокола.

Работа со сверками

Путь в дереве документов и режимов:
папка «Оперативно-бухгалтерский учет»,

папка «Сверка с налогоплательщиками»,

ветка «Сверка с налогоплательщиком».

В данном режиме отражается информация о созданных сверках по причине заявления (запроса) от налогоплательщика, служебных записок, по решениям суда. Для документа — основания сверки отражается состояние обработки и информация о плановых и фактических датах прохождения этапов обработки заявления (запроса). Для сверок показывается текущее состояние сверки, сверяемый период, причина сверки (Рис. 33). Сверка характеризуются состоянием (перечень состояний определен в справочнике FN1082).

Состояние обработки сверки отражается индикаторами:

Колонка ‘П’ — состояние передачи лица:

серая (7) — обычное лицо,

желтая (14) — в состоянии передачи,

синяя (1) — передано в другой НО,

белая (15) — принято (предшественник) из другого НО,

красная (12) — налогоплательщик подал заявление о смене места жительства.

Колонка ‘Д’ — действия по сверке:

желтая (14) — требуется сформировать Уведомление о невозвращении акта сверки прил. 12 (14),

синяя (1) — требуется сформировать сверку при наличии разногласий.

Колонка ‘Ф’ — форма сверки:

белая (15) — форма 23 краткая (РМ-3),

желтая (14) — форма 23а полная (411),

темно-зеленая(2) — форма 23а краткая (483),

коричневая (4) — форма 23 полная (483),

голубая (11) — форма краткая (2),

фиолетовая (5) — форма полная (2).

синяя (9) — раздел I (494),

зеленая (10) — раздел II (494).

Колонка ‘Р’ — разделы сверки:

желтая (14) — одновременное формирование I-го и II-го разделов сверки.

Колонка ‘З’ — сформированы ДСП-запросы по заявлению:

серый (7) — нет ДСП-запросов,

зеленый (10) — сформированы ДСП-запросы.

Рис. 33 Ветка «Сверка с налогоплательщиком»

При работе доступны режимы:

Режим «Добавить сверку»

Режим работает с текущим лицом.

Загружается окно для добавления записи о сверке (Рис. 34).

Рис. 34 Интерфейс добавления новой сверки

Поле «Налогоплательщик» содержит наименование, ИНН, КПП и адрес текущего налогоплательщика. Если текущий объект не установлен или нужно выбрать другое юридическое лицо, то по кнопке «Поиск» вызывается окно «Выбор лица-заявителя».

В печатной форме актов сверки с плательщиком, являющимся обособленным подразделением самостоятельно не уплачивающим налоги, при наличии информации о вышестоящей организации, введенной в режиме «Дебиторы и кредиторы», в наименовании налогоплательщика указывается наименование головной организации. В скобках указывается наименование обособленного подразделения.

Условия формирования сверки (переключатели):

  1. Сверка по налогам, администрируемым НО. Формируется сверка по налогам, администрируемым налоговым органом.
  2. Полная сверка по налогам КН в НО по КН с ДСП-запросами. Доступен только инспекциям по учету крупнейших налогоплательщиков, т.е. если для инспекции, указанной в справочнике FN1044, в справочнике FN71 определен «УН признака НО по Приказу-627» равный 2 или «УН признака НО по Приказу-627» равный 1 и «УН вида НО» равный 35 или 55. При выборе этого режима формируется только Раздел I акта и ДСП – запросы в инспекции ФНС России по месту учета обособленных подразделений КН о формировании Раздела I акта (приложение 7 Регламента). Запрос формируется в каждую инспекцию, на учете в которой находятся объекты учета крупнейшего налогоплательщика.
  3. Сверка по налогам КН в НО по месту учета его объектов. Устанавливается автоматически при создании сверки с помощью ТП «Осуществление сверки расчетов налогоплательщиков, отнесенных к категории крупнейших» на основании принятого запроса (прил. 7 или прил. 8) от инспекции по крупнейшим налогоплательщикам. При этом причина сверки устанавливается «Запрос в НО по КН».

Поле «Форма сверки» — по умолчанию устанавливается «Краткая форма» (Раздел I). При необходимости нужно выбрать полную форму сверки (Раздел II) или краткую (Раздел I) и при этом установить параметр «Одновременное формирование I-го и II-го разделов» (доступно только для раздела I сверки, создаваемой по заявлению налогоплательщика (причина сверки «заявление о сверке»)).

Поле «Причина сверки» — является обязательным. Значение выбирается из предложенного перечня значений справочника FN1337. В данном режиме причины сверки «ежегодная сверка», «ежеквартальная сверка» недоступны. Сверки по этим причинам регистрируются на основании графика сверки. Причина сверки «сверка при окончании предпринимательской деятельности» — доступна только для физических лиц, «сверка при реорганизации», «сверка при ликвидации», «сверка при смене места налогового учета» — только для юридических лиц.

Если «Причина сверки» заполнена как «Заявление о сверке», то поля «Номер заявления», «Дата заявления», «Дата поступления в НО» являются обязательными. Поля заполняются соответственно первичному документу. При нажатии на кнопку «Поиск» к выбору предлагаются заявления, предварительно зарегистрированные в режиме «Регистрация входящих документов – Входящие документы».

При добавлении сверки по обособленному подразделению по причине сверки «заявление о сверке» сверка регистрируется на головную организацию, о чем выдается сообщение:

Если сверка производится по иным причинам, то обязательными для заполнения являются поля с реквизитами служебной записки. Предварительной регистрации служебной записки в ветке «Регистрация входящих документов – Входящие документы» не требуется.

Для причины «Заявление о возмещении» предлагаются к выбору заявления налогоплательщика, введенные в режиме «Переплата» — «Заявления на возврат (зачет) переплаты», также необходимо ввести реквизиты служебной записки.

При создании сверки по причине «решение суда» обязательными к заполнению являются реквизиты служебной записки (номер, дата служебной записки и дата ее поступления). Предварительной регистрации служебной записки в ветке «Регистрация входящих документов – Входящие документы» не требуется. Данные определения суда заполняются в соответствующем поле «Определение суда».

Поле «Сверка по состоянию расчетов на» — указывается дата, по состоянию на которую проводится сверка. При сохранении сверки контролируется, чтобы эта дата не превышала текущую. Начало сверяемого периода всегда устанавливается как 01.01 года от даты, на которую проводится сверка либо как дата начала данных, если КЛС открыта позже начала сверяемого года. Сверкой расчетов могут быть охвачены только три календарных года деятельности налогоплательщика, непосредственно предшествующие дате проведения сверки расчетов. Независимо от этого период сверки не может быть больше одного календарного года.

Сверка по всем налогам – если выбран данный параметр, то сверка формируется по всем налоговым обязательствам, существовавшим в сверяемом периоде.

В поле «КБК налогов для сверки» вводятся налоги, указанные в заявлении (служебной записки), по которым необходимо произвести сверку. Налоги (КБК) предлагаются к выбору из справочника FN1001 – Классификация доходов бюджетов РФ. Выбор КБК доступен для всех форм сверки.

Налоговые обязательства для сверки заполняются автоматически в соответствии с выбранными налогами (КБК) в списке «КБК налогов для сверки», либо, если установлен параметр «Сверка по всем налогам», отражается весь список налоговых обязательств данного налогоплательщика существующих в сверяемом периоде. Список налоговых обязательств, для сверки, можно отредактировать, т.е. добавить или удалить налоговые обязательства с помощью соответствующих кнопок.

Если по указанным КБК в поле «КБК налогов для сверки» у плательщика нет открытых налоговых обязательств в сверяемом периоде, то при расчете сверки формируется отказ в проведении сверки по этим КБК.

Резолюция – проставить отметку о резолюции руководителя можно только для документа – заявление налогоплательщика на сверку. Для остальных документов, по причине которых создается сверка (служебные записки), проставление резолюции недоступно. Отметка проставляется либо в окне ввода/редактирования, либо при работе с документами в реестре на резолюцию. При проставлении резолюции в данном режиме необходимо ввести дату проставления резолюции. Дата резолюции должна быль не меньше даты поступления заявления и не больше текущей даты.

Этап согласования — поле предназначено для регулирования процесса включения сверки в реестр на согласование.

По умолчанию параметр «Есть этап согласования» устанавливается в соответствии со значением указанным в справочнике FN10442 в параметре 252 «Наличие этапа согласования для актов сверок (0 — этап согласования есть, 1 — нет)», либо в режиме «Оперативно – бухгалтерский учет — Реестры документов — Настройки работы с реестрами документов».

Если параметр установлен как «Да», то акты сверки при переводе из реестра на печать включаются в реестр на согласование. Соответственно, если параметр установлен как «Нет», то акты сверки при переводе из реестра на печать будут включаться в реестр на подпись, а не в реестр на согласование. При этом не учитывается текущая настройка работы с реестрами «Включать акты сверок в реестр на согласование», т.е. учитывается только значение параметра «Есть этап согласования» самой сверки.

Для сверок, созданных с помощью «Оперативно-бухгалтерский учет \ Сверка с налогоплательщиками \ График сверки \ Сформировать сверки по графикам» «Создать сверку при наличии разногласий» (в ветке Сверка с налогоплательщиком), в ответ на запросы налогоплательщиков поступивших по off-line, on-line признак «Есть этап согласования» устанавливается в соответствии со значением параметра 252 из справочника FN10442. Установленный признак для этих сверок редактированию не подлежит.

При добавлении сверки необходимо устанавливать (для возможности расчета акта) признак окончания ввода с помощью установления отметки (проставления галочки) в соответствующем поле Ввод завершен.

При добавлении сверки контролируется сверяемый период. Повторно, на основании заявления, сверка расчетов за период и по налогов, по которым налогоплательщиком и должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками подписаны раздел I или раздел II акта сверки расчетов без разногласий, не проводится. При этом выдается сообщение:

Исключением являются в случаи необходимости проведения сверки расчетов по решению налогового органа или суда.

После задания всех обязательных реквизитов информация о сверке может быть сохранена.

В момент сохранения новой сверки создаются акты сверки по выбранным в сверку КРСБ. Акты имеют состояние «сверка зарегистрирована», данные НО в актах не рассчитаны.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.