Экспедиторская расписка

Заменяет ли транспортную накладную?

Для того, чтобы понять взаимозаменяемы ли такие документы, рассмотрим две ситуации.

Первая ситуация — если экспедитор подписывает договор с компанией, специализирующейся на транспортировке, то ему необходима накладная на товар. Но её составление не отменяет тот факт, что необходимо заполнить и расписку. То есть складывается такая картина: отправитель передаёт груз экспедитору при этом составляется расписка, что груз получен экспедитором. Чисто теоретически в этот период времени и в период транспортировки груз принадлежит ему. Далее отправление передаётся транспортной компании, а та, в свою очередь, заполняет транспортную накладную и отдаёт её экспедитору.

Вторая ситуация: если экспедитор отвозит груз сам. В такой ситуации транспортная накладная не требуется.

Но в любом случае, расписка не заменяет накладную, это два разных документа и оформляются они по-разному, и предназначены для разных целей и учитываются в бухгалтерском учёте по-разному.

Помимо этого, фирмы, оказывающие услуги по транспортировки грузов, обязаны заполнять бланки путевых листов.

Правила составления

Форма не утверждена законодательством, поэтому может заполняться произвольно в соответствии с правилами делопроизводства организации. Многие компании пользуются старым бланком, поскольку в нем содержится вся необходимая для заполнения информация.

Документ должен содержать следующие данные:

  • о клиенте-грузоотправителе;
  • о клиенте-грузополучателе;
  • экспедиторе;
  • дату и порядковый номер экспедиторской расписки;
  • информацию о самом грузе;
  • указывается количество грузовых мест.

Допускать помарок, ошибок нельзя. Тем более категорически запрещено указывать ложную информацию, так как в некоторых ситуациях этот документ может иметь юридическую значимость.

Если вдруг где — то допущена ошибка не следует её исправлять, а надо заполнить заново.
Расписку можно написать как от руки, так и напечатать. Это можно сделать на бланке организации либо на простом чистом листе бумаги.

При этом она обязательно должна содержать подпись экспедитора. Как правило, составляется она в двух экземплярах (один для экспедитора, второй для отправителя). Но бывают случаи, когда необходимо большее количество копий. При этом каждая должна содержать подпись составителя.

Бланк-форма экспедиторской расписки

Как написать экспедиторскую расписку — подробная инструкция

  1. Обязательно нужно поставить текущую дату написания расписки, соответствующую дате приёма груза. Далее ставится номер этого документа в соответствии с нумерацией документооборота фирмы.
  2. После пишутся сведения об отправителе, которые включают в себя наименование, адрес и телефон.
  3. Затем такие же данные пишутся о получателе.
  4. И указывается информация об экспедиторе. Это может быть просто его фамилия, имя, отчество либо дополнительно можно указать данные паспорта.
  5. Основной блок содержит сведения о самом грузе: страна происхождения, его индивидуальный номер или штрих-код, правила и условия перевозки товара, или так называемая маркировка. Она представлена символами, значка и специальными обозначениями.
  6. Затем необходимо отметить категорию тары. Это могут быть банки, пакеты, мешки, коробки пластмассовые либо из картона, и количество мест, занимаемых ими. Также обязательно указать вес товара с коробкой и без, размер всех основных параметров и стоимость по чекам.
  7. Затем указываются условия приёма и условия услуг между клиентом и экспедитором, а именно обязательства экспедитора по приему — передаче, обеспечивающего сохранность груза в период перевозки.
  8. В конце и бумага подписывается экспедитором с расшифровкой подписи. Печать ставится по желанию и возможностям.

Образец экспедиторской расписки

Советы юристов

Как уже был до выше написано, расписка очень важна не только для клиента, но и для самого экспедитора. Её значимость для него определяется тем, что этот документ необходим для принятия в бухгалтерском учёте расходов по договору на счёте товарно-материальных ценностей. Именно поэтому нужно правильно, без помарок и ошибок, а тем более неточностей, заполнить бланк.

Но при этом, важно знать, что расписка не подтверждает расходов на перевозку, так как не содержит информации за период перевозки. В ней есть данные только о грузе, получателе и отправителе. Счёт на оплату выставляется и оплачивается отдельно. Поэтому для подтверждения именно расходов на перевозку нужна транспортная накладная.

Также как и экспедитору, отправителю и получателю тоже важен весь пакет бумаг на перевозку для воды бухгалтерского учёта и налогообложения. Компаниям по транспортировке документы нужны для подтверждения право использования нулевой ставки налога на добавленную стоимость. Отправителю и получателю для применения вычетов по налогу на добавленную стоимость в части расходов на перевозку товара по договорам.

Таким образом, данная расписка очень важный документ для всех участников транспортировки груза. Он нужен для целей бухгалтерского и налогового учёта, а также для ответственности экспедитора перед клиентами. Поэтому заполнению и оформлению эту расписки нужно уделить особое внимание и точность. Чтобы потом в случае каких — либо неприятных ситуаций, была бумага, подтверждающая именно сам приём груза транспортирующей компанией.

Кто и когда оформляет документ

Схему документального оформления договора транспортной экспедиции можно представить так:

  1. Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
  2. На основании поручения клиент передает экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать ему доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку его груза.
  3. Экспедитор передает клиенту экспедиторскую расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Именно она дает право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
  4. Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
  5. После выполнения поручения экспедитор передает заказчику оригиналы договоров, заключенных им для исполнения договора (если такие имеются).

Наличие всех перечисленных выше документов у клиента является подтверждением того, что груз действительно транспортировался, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. В данной ситуации предоставляется экспедиторская расписка вместо транспортной накладной. А получение груза будет подтверждаться товарной накладной, выписанной самим продавцом и подписанной покупателем.
Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.

Скачать бланк экспедиторской расписки можно в конце статьи.

Поскольку в рамках договора транспортной экспедиции не составляются транспортные накладные, то расходы для целей налогообложения по такому контракту организация, выступающая заказчиком услуг, вправе учесть только при наличии этой бумаги. В совокупности с другими документами (поручение экспедитору и товарной накладной, подписанной покупателем) она является документом согласно Закону о бухгалтерском учете, по которому поставщик отражает реализацию товаров (признание доходов и списание стоимости товаров).
Кроме того, ее наличие очень важно при разрешении возможных споров: например, если возникнет ситуация, когда нужно будет потребовать возмещения ущерба по причине порчи или утраты груза. Поэтому у заказчика услуг не должен возникать вопрос о том, экспедиторская расписка обязательна или нет.

Экспедиторская расписка: обязательна или нет?

Экспедиторские документы – неотъемлемая часть договора транспортной экспедиции (п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 08.09.2006 № 554).

Экспедиторские документы составляются в письменном виде. Их формы и порядок заполнения утверждены Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. А обязательна ли экспедиторская расписка?

Без экспедиторских документов, к числу которых относится и экспедиторская расписка, учесть расходы на транспортную экспедицию в затратах по налогу на прибыль не получится в силу обязательности таких документов (Письма Минфина от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16317, от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).

Однако п. 6 Правил предусмотрено, что по договору транспортно-экспедиционных услуг могут применяться и иные экспедиторские документы в зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг (в т.ч. при перевозках груза в международном сообщении). Это значит, что экспедиторским документом, подтверждающим получение экспедитором груза для перевозки, может быть не экспедиторская расписка, а иной документ. Главное, чтобы это было предусмотрено договором между сторонами.