ГСМ

Как списывать ГСМ по путевым листам?

Путевой лист (ПЛ) — это документ первичного учета, который отражает пробег автотранспорта. С его помощью можно рассчитать расход топливных материалов.

Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике. Однако при этом важно не забывать о нормах закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Каждый ПЛ обязательно должен быть отмечен в специальном регистрационном журнале. На практике нередко возникает вопрос, с какой регулярностью нужно оформлять ПЛ. В п. 10 приказа 152 указано, что ПЛ может быть составлен на 1 день либо на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным предприятиям рекомендуется составлять ПЛ ежедневно с целью подтверждения своих расходов и учета отработанного водителями времени. Исключением является тот случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок, превышающий 1 день (смену).

Компании, которые применяют автотранспорт для своих нужд и не являются специализированными, могут оформлять ПЛ по мере необходимости, например 1 раз в 2 недели или 1 раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 № А56-10236/2007).

Минфин отмечает, что ПЛ должны оформляться с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было с уверенностью судить о необходимости затраченных ГСМ и учете отработанного водителями времени (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 06.03.2009 № 03-03-04/2/77).

Правила списания ГСМ по путевым листам

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Получившиеся данные являются основанием для отражения затраченных ГСМ в бухучете. Для целей налогового учета можно использовать как тот, так и другой способ. В НК РФ напрямую не прописано, что расходы ГСМ принимаются к налоговому учету только по фактически произведенным затратам.

Расчет путевых листов по списанию ГСМ

Рассмотрим практический пример расчета путевых листов по списанию ГСМ.

Пример

В марте 2018 года ООО «Зарница плюс» приобретено 200 л бензина на общую сумму 8000 руб. с учетом НДС. При этом по состоянию на 01.03.2018 в остатках числилось 80 л бензина по цене 38 руб. за литр. Бензином был заправлен автомобиль ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива». Данный автомобиль применяется для служебных поездок сотрудников бухгалтерии «Зарница плюс». Учетной политикой на предприятии принят способ учета ГСМ по средней стоимости.

Предприятие ведет деятельность на территории Челябинской области.

Определим среднюю стоимость списания ГСМ в марте и рассчитаем расход топлива в текущем месяце двумя способами: по факту и по нормативу.

Дт

Кт

∑, руб.

6779,66

Поступление бензина от поставщика

1220,34

НДС

Рассчитаем среднюю стоимость бензина в марте 2018 года:

(80 л × 38 руб. + 6779,66 руб.) / (80 л + 200 л) = 35,07 руб.

  1. Списание бензина по факту.

В марте 2018 года был сделан 1 выезд машины по служебным целям. В ПЛ указано, что при выезде в баке «Нивы» было 40 л бензина, выдано 20 л и при возвращении обратно на предприятие остаток в баке составил 30 л.

Определим фактический расход топлива:

40 л + 20 л − 30 л = 30 л.

Сумма списания бензина в марте составит:

30 л × 35,07 руб. = 1052,10 руб.

Дт

Кт

∑, руб.

1052,10

Списан бензин на общехозяйственные нужды

  1. Списание бензина по нормативу.

Предположим, что ПЛ не отражает обороты топлива. Компания использует ПЛ с отражением показаний одометра.

В ПЛ произведены отметки о пробеге «Нивы»: на начало поездки 5000 км, после возвращения на предприятие — 5070 км. Обратимся к распоряжению № АМ-23-р.

В п. 7 документа можно увидеть формулу для расчета расхода топлива:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где:

Qн — нормативный расход топлив, л;

Hs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

В подп. 7.1 документа находим Нs для нашего автомобиля — 10,9 л.

Коэффициент D находим в приложении № 2 к документу — 10% (для Челябинской области).

Определим расход бензина в марте:

Виды существующих норм

Для автомобильных транспортных средств общего назначения базовую норму топлива в литрах считают на 100 км пути в снаряженной массе. Этот показатель зависит от того, какая конструкция у того или иного транспортного средства, от вида горючего. Немаловажен здесь также смазочный материал, который используется в автомобиле. Кроме того, есть прямая зависимость от массы авто, маршрута и режима езды.

Транспортная норма обозначается и рассчитывается в литрах на 100 км пути, но при том условии, что автомобиль выполняет какую-либо транспортную работу. Если это городской автобус, тогда по нормативам в расчетах учитывают вес машины и норму по загрузке и количеству пассажиров в салоне.

Транспортный расход топлива на различных видах автотранспорта, которые используются для транспортировки грузов, обозначается в литрах на 100 тонно-километров. Когда транспортное средство используется непосредственно в процессе транспортировки различных грузов, то к базовой норме для этого транспортного средства необходимо добавить размеры расхода в движении в груженом состоянии.

В методических материалах к этому документу есть еще эксплуатационные нормативы. Зачастую, они рассчитываются и могут быть установлены там, где непосредственно используется автомобиль. Эксплуатационное использование масел и смазок, если учитывать дозаправки, считают в литрах на 100 л топлива по существующим нормативным данным для модели авто.

Нормативы на расход масла считаются в литрах на 100 л топлива, густые и пластичные смазки вычисляются в килограммах на 100 л.

Нетехнологический расход смазочных материалов и топлива и другие затраты ГСМ на хозяйственные нужды не могут быть включены в текущую установленную норму. Эти расходы нужно рассчитывать отдельно и отдельно устанавливать.

Поправочный коэффициент

В указаниях к своду нормативов указано, что нужно учитывать так называемые поправочные коэффициенты. Это проценты на повышение либо на понижение текущего значения расхода горючего. При помощи этих поправочных цифр выполняется учет дорожных, погодных и других факторов использования автомобиля. Эти значения можно установить по приказу руководства компании.

Есть срочная необходимость установить и использовать несколько коэффициентов, тогда следует установить норму с учетом этой надбавки.

Если есть соответствующий приказ, то допустимо увеличить нормы на расход топлив и смазочных материалов на перемещения внутри гаража или предприятия. Сюда можно отнести технические осмотры, всевозможные ремонты, регулировки и другое. Размер, на который можно увеличить норму, составляет 1% от общей цифры используемого горючего. Но для этого нужно обязательно иметь обоснования и учет автомобилей, занятых на подобных работах.

Также по приказу разрешается менять показатель базовой нормы для тех автомобилей, которые не имеют особых изменений в сравнении с базовой моделью и без отличий транспортных средств по массе.

Кроме этого, можно изменять текущие нормы для модификаций, которые не имеют изменений, но имеют отличия по массе. Здесь расход нужно считать на каждую тонну массы.

Для этого есть специальный механизм подсчета. Так можно надбавлять или убавлять до 2 л/100 км для машин на бензине, до 1,3 л/100 км для дизеля, до 2,64 л/100 км для машин на газовом топливе.

Норма смазочных материалов увеличится на 20%. Но это только для тех автомобилей, которые недавно проходили капремонт или находились в работе менее 5 лет.

Цифры расхода ГСМ на капитальных ремонтах нужно устанавливать в размере одной заправки смазки.

Понижающий коэффициент

При этих поправках размер нормы может снижаться на 15% при эксплуатации транспортных средств на дорогах общего пользования с 1-й по 3-ю категорию вне пригородной зоны на равнине.

Если автомобиль используется в пригороде, однако вне города, городской коэффициент не может быть применен.

Законом установлено, что в качестве дополнения к цифрам расхода газа можно добавить и горюче-смазочные материалы, для того чтобы заехать или же выехать из ремонтной зоны после выполнения работ, – до 5 л масла на один автомобиль с газом. Также это будет работать в случае завода двигателя автотранспорта, оснащенного газобаллонным оборудованием. Так, по нормам дается до 20 л бензина или дизеля на одно авто летом, весной и осенью. Зимой учитываются надбавки на зиму.

В остальных случаях жидкие виды топлива нормируются для авто на газу так же, как и для автомобилей базовой конструкции.

Если принять во внимание различные изменения и большое количество способов использования автомобилей, а также техногенных, природных и климатических изменений, дорожных ситуаций, особенностей использования авто, если есть производственная необходимость, то допускается уточнение или же использование отдельных надбавок на топливно-смазочные материалы по приказу или распоряжения начальства или администраций региона.

На время, пока работают нормы для различных моделей автомобилей, которые поступают в российские автопарки, руководители администраций могут вводить нормы по заявкам, которые установлены научными деятелями.

Способы расчета нормативного расхода

Теперь, когда что-то уже становится ясно, пора научиться считать нормы. Следует подготовить документацию, которая подтвердит расход горюче-смазочных материалов. Из этих документов получают необходимую для подсчета нормы расходов горючего и смазок информацию.

Для подтверждения фактов закупки ресурсов нужен авансовый отчет, а также кассовые чеки для бухгалтерии. Для подтверждения факта того, что топливные ресурсы и смазочный материал был израсходован, используют специальный путевой лист.

Формы путевых листов для различных транспортных средств утверждались специальным постановлением Госкомстата от 1997 года. Основная масса информации из этих форм используется для расчета зарплаты водителям. А для того чтобы подсчитать нормативы на расход ГСМ – интересны графы с указанием пробега автомобильного транспорта.

Расходы списываются в налоговом учете. А порядок списания полностью зависит от того, по какому методу был признан доход и расход в организации или на предприятии. Какой бы порядок ни был использован, нужно обязательно обосновать расход экономически.

Пример этого расчета

Допустим, такая ситуация. Компания из Москвы является владельцем ВАЗ–2109. Машина в собственности уже 5 лет. По данным из путевых листов можно понять, что в 2015 г. этот автомобиль прошел 1800 км. Давайте посчитаем.

Итак, зная размер базовой нормы для 2109, а это 7,7 л на 100 км, просчитаем размер расхода. В формуле нужно обязательно учесть коэффициенты.

Первый – это надбавки за зиму. В Москве зима составляет 5 месяцев. Здесь максимальная надбавка составит 10%. Второй коэффициент тесно связан с временем использования автомобиля в городе, где живет более трех миллионов жителей. В Москве, как известно, живет порядка десяти миллионов человек. Поэтому здесь можно выставить 25%. Третий коэффициент — это возраст машины. В этом случае он составит 5 процентов. При таких расчетах можно учитывать также надбавку за прогрев двигателя.

В итоге сумма коэффициентов равна 40%. Итого нормативный расход составит 194 литра по приведенной выше формуле.

Для остальных типов автомобилей формула практически такая же. Просто в ней учитываются другие особенности различных видов автомобильного транспорта. Эти особенности прописаны в документе от Минтранса и доступны для общего доступа.

Если вдруг перерасход

Любая отчетность эффективна лишь тогда, когда ее можно сравнивать с прошлыми или позапрошлыми показателями. Если наблюдается повышенный расход смазочных материалов на автомобильном транспорте либо расход горючих жидкостей, тогда нужно провести четкий анализ ситуации.

Следует помнить, что факты увеличившегося потребления энергоресурсов — это не всегда случаи нелегальной утечки или использования ГСМ на предприятии. Может быть, просто пора пересмотреть текущие нормы. К примеру, владелец предприятия или руководитель звена забыл учесть надбавки на зиму, а горючий и смазочный ресурс так же и списывается по летним нормам. Кроме этого, повышенный расход топлива могут вызвать множество факторов.

Также следует обязательно пообщаться с водителем на тему того, куда девается смазочный материал, топливо и другие ресурсы. А потом нужно принять решение – учитывать ли этот перерасход при оплате налогов, либо списать его за счет средств предприятия.

Итак, мы выяснили, что такое топливо-смазочные материалы и нормы их расхода.

Каждое предприятие ведет учет, занося сведения о поступлении и расходовании горюче-смазочных материалов в специальную ведомость, если эксплуатирует автотранспортное средство. Оно применяет в своей деятельности рекомендованные Минтрансом нормативы либо разрабатывает собственные.

Но в отдельных предприятиях зачастую не осведомленность в их применении приводит к перерасходу ГСМ, приводя к непредвиденным осложнениям во взаимоотношениях с налоговой службой.

Что это такое

Содержание автотранспортных средств, снабжение их горюче-смазочным материалом приводит к определенным затратам, связанным с эксплуатацией автотранспорта. Они включаются в перечень расходов в налоговом учете.

При совпадении размера затрат на покупку ГСМ с установленными законодателем нормативами на них не осуществляется начисление НДФЛ. В противном случае предприятиям приходится уплачивать налог на прибыль в большем размере.

Предприятию следует составить перечень имеющихся на балансе транспортных средств, чтобы правильно обосновать свой расход на ГСМ.

Его состав должен отражать количество транспорта, их технические характеристики, нормативы расхода топлива с учетом сезона выполнения производственных задач.

К транспортным средствам относятся:

  • грузовые, легковые автомобили;
  • автобусы;
  • краны на автомобильных и тракторных шасси;
  • погрузчики с ДВС;
  • трактора и грейдеры;
  • автономные газовые, дизельные и бензиновые генераторы;
  • обогревательные приборы, работающие на бензине, дизеле, природном газе и других видах органического топлива;
  • бензопилы, газонокосилки и иные виды механизмов.

Затраты на ГСМ в бухгалтерском учете необходимо списывать фактически израсходованный объем топлива.

Предприятие должно проводить оценку поступающего и используемого объема в ведомости, которое является основанием для оформления акта на списание, которое входит в число первичных учетных документов.

Как правило, на многих предприятиях списание производится один раз в месяц по установленному на них графику. Руководство предприятия издает приказ об осуществлении процедуры.

Если какое-либо транспортное средство было направлено в командировку, то оформление документации производится с учетом производственных заданий, подлежащих выполнению.

При этом акт на списание ГСМ по командировке составляется, исходя из продолжительности командировки, маршрута движения транспортного средства, интенсивности его эксплуатации и объема выполненной работы.

Какие необходимы документы

Как правило, на всех предприятиях ведется первичная документация по расходованию ГСМ.

Материальный бухгалтер ведет первичные документы на списание ГСМ, в число которых входит:

  • ведомость учета;
  • путевой лист;
  • накладная, чек на покупку.

В ведомости учета предприятия поступающий ГСМ подлежит оприходованию по фактической его стоимости с учетом размера НДС.

Она устанавливается на основании предоставленных поставщиком документов, например, накладной. В нее включаются не только расходы на покупку ГСМ, но и стоимость посреднических услуг.

Учет израсходованного топлива и смазочных материалов производится на специальном бланке, который имеет унифицированную форму ведомости «Списание ГСМ».

На каждое автотранспортное средство и отдельный вид материала на протяжении одного месяца составляется индивидуальная ведомость. В ней содержится вся информацию о приходе и расходе, остатке ГСМ. Ведомость составляется на основании путевого листа, накладных и чеков по закупке ГСМ.

Информация, содержащаяся в ведомости:

  • полное наименование предприятия;
  • наименование структурного подразделения;
  • персональные данные водителя;
  • марка, государственный номер автомобиля;
  • данные о подотчетном периоде списания ГСМ.

Во втором документе – путевом листе указывается маршрут автотранспортного средства, объем израсходованного топлива. Он выдается каждому водителю перед началом рабочего дня диспетчером и подлежит сдаче после его окончания материальному бухгалтеру.

К нему прилагается авансовый отчет по денежным средствам, полученным для покупки ГСМ. Что касается смазочных материалов, то их учет ведется аналогично учета топлива.

Как составить ведомость о списание ГСМ, описывается в статье: образец приказа на списание ГСМ по нормам.

Нормы списания ГСМ на легковые автомобили рассматриваются на этой странице.

Дизельного топлива

Дизельное топливо списывается соответственно утвержденным на предприятии нормам расхода. При этом они принимаются с учетом норм, изложенных в акте «О введении в действие методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Он был опубликован Минтрансом России 14 марта 2008 года за номером АМ-23-р 14 марта 2008 года.

Нормы на списание дизельного топлива утверждены для всех моделей техники в руководящем документе Р3112194-0366-03, которое указанное ведомство испустило 29 апреля 2003 года.

В нем указывается базовая норма, установленная для механизированных транспортных средств на 100 км пробега в литрах, за исключением тракторов. При этом считается, что они находятся в рабочем состоянии, позволяющем производить все виды работ.

Предприятие для учета топлива должно вести:

  • документацию по приему и отпуску;
  • дело по требованию-накладной;
  • ведомость учета потребления топлива и смазочных материалов;
  • отчет об осуществлении движения.

Списывается дизельное топливо на основании накопительной ведомости, составленной по данным путевого листа по фактически израсходованному объему топлива за отчетный период.

Ведомость принимается к учету вслед за осуществлением сверки с данными путевого листа, о чем в ней делается соответствующая пометка.

Для учета дизельного топлива бухгалтерией заводится счет второго порядка «Топливо в баках транспортного средства».

Он ведется по всему предприятию или по его подразделениям. Счет представлен в виде отдельной карточки, заполненной на каждый вид дизельного топлива.

В нее заносятся данные о поступлении дизельного топлива, его стоимости, расхода и остатка на конец отчетного периода.

Данные счета должны совпадает с объемом, оставшегося в баках топлива, которые подтверждаются актом снятия остатков объема дизельного топлива.

Путевые листы подлежат обработке, вследствие чего их данные подлежат сверке с ведомостью учета выдачи и возврата дизельного топлива. Карточка учета расхода топлива заполняется на основании ведомости, путевого листа, отчета движения топлива.

При отсутствии спидометров

Каждое предприятие на основе распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте должно иметь утвержденными в установленном порядке нормы расхода ГСМ.

Данное правило распространено на транспортное средство, которое находится в исправном состоянии с полным комплектом оборудованных в него приборов, включая спидометр.

При его отсутствии из создавшегося положения можно выйти, утвердив норму расхода ГСМ на рабочий день или поставив километраж приблизительно пройденному расстоянию с дальнейшим осуществлением вычисления по нормативам.

Но перед его выходом из гаража необходимо замерить объем топлива, находящегося в баке. Также следует поступить при въезде транспортного средства обратно. Сведения об объеме топлива надлежит внести в ведомость учета.

Списание ГСМ можно осуществить по путевому листу, где указывается общий пробег транспорта за рабочее время. В такой ситуации рассчитывается объем выполненной работы за смену.

Например, при часовой выработке принимается пробег, при выработке объема выполненных работ — тоннокилометры или количество перевезенного груза.

В любом случае при отсутствии спидометра на транспортном средстве первичные документы должны быть оформлены грамотно. Они иметь обязательные реквизиты, которые утверждены положениями статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

В документах необходимо отразить фактический пробег и соответствующий ему расход топлива, причем данные должны быть объективными.

На генератор

В конструкции любого генератора предусмотрен счетчик, который показывает число мото-/машино-часов за рабочую смену.

Как правило, общее время работы двигателя вычисляется как разность показаний счетчика в начале смены и ее конце. Хотя возможно установление норм расхода, исходя их технологического процесса производства.

Руководство предприятия должно утвердить нормы списания топлива, которое расходуется генератором. Они могут быть разработаны самим предприятием, исходя их производственных условий и вида его деятельности.

При этом руководство должно обосновать принятые нормы:

  • техническими характеристиками генератора;
  • документацией завода-изготовителя, его рекомендациями;
  • результатами проведенных комиссией испытаний.

Что касается документального оформления списания ГСМ, то можно воспользоваться с учетом выработки мото-/машино-часов:

  • товарной накладной на покупку топлива, кассовым чеком;
  • путевым листом;
  • прочими документами, подтверждающими фактическое потребление топлива генератором.

Списание ГСМ на генератор оформляется составлением акта, в котором отражается приход и расход топлива, смазочных материалов, их остаток на начало отчетного периода и его окончание.

И в заключение необходимо отметить, что на горюче-смазочные материалы любое предприятие затрачивает значительную часть средств.

При этом как показывает практика, применяются для списания ГСМ в основном путевой лист, оформленный на транспортное средство.

Он служит в качестве основного документа, который подтверждает объем использованного топлива и вспомогательных смазочных материалов.

Порядок списания ГСМ по путевым листам узнайте в статье: списание ГСМ по путевым листам.

Образец заявления о банкротстве юридического лица .

Про трудовой договор с ИП рассказывается в этой статье.