Хранение и уничтожение документов

8.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов.

В процессе деятельности предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура радел.

Номенклатура дел — «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов — индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Документы предприятия стоят на текущем хранении в течении двух лет. По документам, для которых указанный срок истек, специальной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет, направлении в учреждение Росархива или на уничтожение. Предельный срок хранения документов – 75 лет.

Документы организации, состоящие на хранении, подвергаются проверке раз в год. С этой целью создается комиссия в составе председателя и двух-четырех членов, по результатам работы которой составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные на уничтожение документы. Члены комиссии лично уничтожают документы, фиксируют процесс в акте, который после подписи председателя и члена комиссии подписывается руководителем учреждения. После утверждения акта об уничтожении производится списание документов с журнала учета, с указанием номера и даты утверждения акта.

В каждой организации ведется контроль. Этот контроль заключается в ведении бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. Но также все эти документы необходимо хранить. Каждый документ имеет свой срок хранения, и каждая организации должна соблюдать определенные правила и сроки хранения документов.

Для каждой группы документов законодательством установлены определенные сроки хранения, то есть временные сроки, в течение которых документ должен храниться до своего уничтожения. Эти сроки утверждены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом от 25.08.10 №558, в частности бухгалтерским документам посвящен раздел 4.

Срок хранения начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом составления данного документа. Также большинство документов должны хранится 5 лет, но некоторые необходимо хранить постоянно. Документы, которые необходимо хранить постоянно это, например, годовые расчетные ведомости по начислению страховых взносов, бухгалтерская сводная и годовая отчетность, документы по переоценке инвентаризации обязательств и активов, документы по валютным операциям и другие важные документы. Также постоянному хранению подлежат книги учета доходов и расходов, применяемые ИП и организациям при УСН.

Сроки хранения кадровых документов различные, большинство из них хранятся 5 лет, другие по 75 лет (лицевые карточки, счета работников, личные дела рядовых работников, трудовые договора, соглашения), а некоторые хранятся постоянно (например, личные дела руководителей). При определении срока, в течение которого необходимо хранить тот или иной кадровый документ, необходимо руководствоваться указанным Перечнем. Сроки хранения кассовых, банковских и прочих бухгалтерских учетных первичных документов составляет 5 лет. Кроме того, существует Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ, вступивший в силу с января 2013 года, согласно которому, сроки устанавливаются в соответствии с Правилами организация государственного архивного дела и при этом не могут быть менее 5-ти лет, считая с окончания отчетного года. А также документы должны храниться не только в бумажном виде, но и в электронной форме. Хранение документов в электронном виде подчиняется тем же правилам, что и хранение на бумажном носителе.

Архивное хранение документов можно организовать самостоятельно в офисе, а можно воспользоваться услугами архивных компаний. Если же руководители организации приняли решение хранить документы у себя в офисе, то должно быть выделено по архив специальное помещение, оснащенное специальными средствами для хранения документов. В помещении должен быть подходящий температурный и влажный режим, должен отсутствовать яркий солнечный свет, должны быть специальные стеллажи или полки.

Кроме этого, необходимо разработать номенклатуру дел для быстрого поиска нужного документа. Эту номенклатуру нужно хранить в самом архивном помещении. Документы должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера. Если же организация решила воспользоваться услугами архивных компаний, то передавая документы на хранения профессиональным архивным компаниям, вы должны:

  • освободить свободное пространство в офисе, которое можно использовать на нужды предприятия;
  • снять с работников бухгалтерии лишние обязанности, сотрудники смогут заняться своими прямыми обязанностями;
  • документы будут храниться в подходящих условиях, в соответствии с законодательством государства, будут в целости и сохранности.

К услугам архивных компаний обращаются обычно в тех случаях, когда необходимо освободить часть офисного пространства и снизить издержки.

При офисном хранении зачастую наблюдается очень плачевное состояние документов, в нужный момент они не находятся, либо находятся в настолько плохом состоянии, что информация на них не читаема. Причиной этому служат: большое попадание света, из-за которого документы выцветают и приходят в негодность до истечения срока хранения. Так же нельзя выдавать документы сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Главной чертой бухгалтерского учета является отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерских документах.

Первичный документ-это документ, подтверждающий хозяйственную операцию: продажа товара, покупка материалов у поставщиков, оказания услуг клиентам, выплата зарплаты сотрудникам и другие.

Все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения происходят на основании первичных документов. К первичным документам также относят: акты, договоры, счета-фактуры и накладные. В настоящее время первичные документы могут использоваться в электронном виде, такие документы должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки хранения документов в электронных и бумажных формах одинаковы.

Индивидуальный предприниматель и любая организация должны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года №402 –ФЗ «О бухгалтерском учете». В каждой организации за сохранность первичных документов отвечает ее руководитель, а вот индивидуальный предприниматель ответственность за соблюдение норм несет самостоятельно. Также большое внимание уделяется бухгалтерской отчетности.

Условия и сроки хранения бухгалтерских документов нужно обязательно прописать в уставе организации для того, чтобы в дальнейшем избежать лишних вопросов от проверяющих органов. Помимо этого можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя предприятия, устанавливающий порядок хранения документов и ответственность за это лиц.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России №558. Скор хранения в соответствии с требованиями действующего законодательства должен быть не менее пяти лет, но также есть такие документы, срок хранения которых составляет 4 года.

Начинается срок хранения с 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Но есть исключения. Все учетные регистры по НДС-книги покупок и книги продаж, журналы учета выставленных и полученных счетов фактур- хранятся с момента закрытия документа, то есть с момента внесения в них последней записи. А документы, подтверждающие учет амортизируемого имущества и определяющие его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Эти нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 года №03-03-06/1/270. Некоторые бухгалтерские документы необходимо хранить в течении 75 лет, поскольку они влияют на размер начисления пенсии граждан, работавших в данной организации, и должны передаваться в архив.

Прежде, чем выбрать способ архивного хранения документов, взвесьте все «за» и «против» обоих методов. Зачастую организации выгоднее воспользоваться услугами архивных компаний, чем хранить документы самостоятельно у себя в офисе. Потому что хранить документы вне офиса более надежно и удобно. Выбор способа хранения документов определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Считается, что оказывается выгодней воспользоваться услугами архивных компаний, чем нести финансовые затраты на дальнейшее содержание архива.

Уничтожение документов не такая и простая процедура. Для этого руководитель назначает специальную комиссию, в которую входят специалисты различных структурных подразделений организации. Данная комиссия проверяет и оценивает документы, с целью установления сроков их хранения, определяют ценность документов и принимают решения об уничтожение документов. Затем составляет перечень документов, которые подлежат уничтожению. Помимо этого, комиссия составляет акт об уничтожении документов, в который входят документы, срок у которых истек. Акт необходимо подписать всем членам комиссии. Единой формы акта нет, поэтому организация должна разработать и утвердить его в индивидуальном порядке. Документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Согласно ст.27 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение правил хранения и уничтожения бухгалтерских документов предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность, которая может быть возложена на должностных и юридических лиц, а также на других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области.

Степень и виды возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами регионального и федерального значения.

Гражданско-правовая ответственность носит компенсационный характер, то есть виновное лицо обязано возместить причиненный ущерб. Наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа.

Административная ответственность за нарушение сроков хранения установлена законодательством в соответствии со ст.15.11КоПА РФ. Любое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов- влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст.325 УК РФ), за непредставление их налоговой службе (ст.199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 рублей, исправительными или принудительными работами или лишением свободы на срок до двух лет.

Bibliography / Referencje / Список литературы:

1. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: учеб. пособие / Под ред. Ю. И. Сигидова, А. И. Трубилина. 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2013.- 366 с.
2. Бухгалтерское дело: учеб.пособие / Ю. И. Си-гидов, А. И. Трубилин, М. С. Рыбянцева, Г. Н. Ясмен-ко, И. А. Заболотная, О. М. Игнатова; под ред. д-ра экон. наук, проф. Ю. И. Сигидова и А. И. Трубилина. – изд. 2-е, перераб. и доп. — Краснодар: Кубанский ГАУ, 2013. — 540 с.
3. О бухгалтерском учете: федер. закон Россий-ской Федерации от 6 декабря 2011 г., № 402-ФЗ: при-нят Гос. Думой 22 нояб. 2011 г.: одобр. Советом Фе-дерации 29 нояб. 2011 г. – М.: Ось-89, 2012. — 36 с.

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

Читайте также: Сколько стоит в Москве единый проездной

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Читайте также: Сроки оплаты патентов для ИП

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Вид документа Срок хранения Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности постоянно присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу 75 лет ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые постоянно
годовые постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
месячные 1 год при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки
к ним
постоянно
аналитические документы (таблицы,
записки, доклады) к годовым
балансам и отчетам
Постоянно
переписка об утверждении и
уточнении балансов и отчетов
5 лет
документы (протоколы, акты,
заключения) о рассмотрении и
утверждении балансов и отчетов
постоянно квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о
постановке на учет в налоговых
органах
5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных
сумм по государственному и
негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому,
социальному, занятости)
постоянно
Отчеты по налогам:
годовые постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
месячные 1 год при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки,
таблицы, сведения) о начисленных
и перечисленных суммах налогов в
бюджеты всех уровней.
Переписка о разногласиях по
вопросам налогообложения,
взимания акцизных и других сборов
5 лет ЭПК
документы (расчеты, сведения,
заявления, решения, списки,
ведомости, переписка) об
освобождении от оплаты по
налогам, предоставлении льгот,
кредитов, отсрочек уплаты или
отказе в ней по налогам, акцизным
и другим сборам
5 лет ЭПК
документы о зачислении налоговых
поступлений в бюджеты разного
уровня и во внебюджетные фонды,
задолженности по ним
5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые Постоянно
годовые Постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические,
материальные счета бухгалтерского
учета
5 лет
документы (планы, отчеты,
протоколы, акты, справки,
докладные записки, переписка) о
проведении документальных ревизий
финансово-хозяйственной
деятельности,
контрольно-ревизионной работе, в
том числе проверке кассы,
правильности взимания налогов и
др.
5 лет в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера
разработочные таблицы и др.)
5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
первичные документы и приложения
к ним, зафиксировавшие факт
совершения хозяйственной операции
и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые,
банковские документы, корешки
банковских чековых книжек,
ордера, табели, извещения банков
и переводные требования, акты о
приеме, сдаче, списании имущества
и материалов, квитанции, корешки
к ним, счета-фактуры, накладные
и авансовые отчеты и др.).
Документы о приеме выполненных
работ (акты, справки)
5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения,
переписка) о взаимных расчетах и
перерасчетах между организациями
5 лет
переписка о
финансово-хозяйственной
деятельности (об учете фондов, о
наложении взысканий, штрафов,
приеме, сдаче, списании
материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате
ссуд
5 лет
документы (справки, акты,
обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской
задолженности, недостачах,
растратах, хищениях
5 лет
гарантийные письма 5 лет
документы (протоколы, акты,
расчеты, заключения) о переоценке
основных фондов, определении
износа основных средств, оценке
стоимости имущества организации
постоянно
документы (заявления,
распоряжения, справки-графики,
акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей
постоянно
договоры, соглашения (кредитные,
хозяйственные, операционные),
договоры имущественного
страхования, с аудиторами
(аудиторскими фирмами)
5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
ведомости) об инвентаризации
основных средств, имущества,
зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей
5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки,
переписка и др.) по финансовым
вопросам благотворительной
деятельности
5 лет ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников 75 лет ЭПК
положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные
(расчетно-платежные) ведомости
(табуляграммы) на выдачу
заработной платы, пособий,
гонораров, материальной помощи и
др. выплат; доверенности на
получение денежных сумм и
товарно-материальных ценностей, в
том числе аннулированные
доверенности)
5 лет Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При
отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной
платы;
сведения, справки о совокупном
доходе работников за год и уплате
налогов;
сведения об учете фондов, лимитов
заработной платы и контроле за их
распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по
заработной плате, об удержании из
заработной платы, из средств
социального страхования, о
выплате отпускных и выходных
пособий;
документы (копии отчетов,
заявления, списки работников,
справки, выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий,
оплате листков нетрудоспособности
5 лет
документы (заявления, решения,
справки, переписка) об оплате
учебных отпусков
до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг постоянно
основных средств (зданий, сооружений) 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых
документов (счетов, платежных
поручений)
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
хозяйственного имущества;
вспомогательные, контрольные
(транспортные, грузовые, весовые
и др.)
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной
платы
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ,
услуг, облагаемых и не облагаемых
налогом на добавленную стоимость
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
депонентов по депозитным
суммам; доверенностей
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

Самое популярное:

Бухгалтерские документы текущего года должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Об этом сказано в п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Согласно п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете сохранность учетных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ). Сумма штрафа может быть установлена в размере от 20 до 30 МРОТ.

Сроки хранения документов следующие:

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (статья 29 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В налоговом учете срок хранения документов составляет 4 года.

Пример

Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.

Платежное поручение и товарная накладная по форме N ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа. То есть уничтожить первичку по данной операции можно не ранее 2018 г. Ведь согласно п. 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется такой акт. В нашем случае срок хранения первички истечет к 1 января 2018 г.

Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться с периода, следующего за периодом, в котором был использован документ, то есть с 1 октября 2012 г.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета), временное хранение, описываются. Описи должны утверждаться руководителем организации. При отборе документов, являющихся источником комплектования государственного, муниципального архива, экспертная комиссия руководствуется нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Документы, срок хранения которых истек, следует уничтожить.

Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, отбирает документы для уничтожения. При этом составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Приведем пример приказа о создании комиссии для уничтожения документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Вареник»

г. Москва 15 июля 2013 г.

Приказ N 27

Для отбора к уничтожению документов бухгалтерии, сроки хранения которых истекли,

Приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:

— председатель: заместитель генерального директора М.В. Свирин;

— члены комиссии: помощник бухгалтера А.Р. Попова, секретарь В.Д. Чернова.

Экспертной комиссии подготовить акт на уничтожение документов.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить М.В. Свирина.

Соколов

Генеральный директор ООО «Вареник» ———— А.М. Соколов

С приказом ознакомлены:

Свирин 15 июля 2013

——- /зам. генерального директора М.В. Свирин/ «—» ——— г.

Попова 15 июля 2013

——- /помощник бухгалтера А.Р. Попова/ «—» ——— г.

Чернова 15 июля 2013

——- /секретарь В.Д. Чернова/ «—» ——— г.

Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Никитин А. Документация: сроки хранения и передача в архив // Новая бухгалтерия. 2012. N 11. С. 16 — 27.

Аудиторские ведомости, 2006, N 7