Инвентаризация компьютеров по сети

Инвентаризация и учет компьютеров в сети

Некоторые владельцы компаний до сих пор не понимают, почему так необходима программа для инвентаризации и учета компьютеров? Во многих организациях, которые постоянно расширяют парк рабочих ПК, остро встает вопрос о необходимости ведения мониторинга систем, а также инвентаризации техники. Специалисты должны постоянно контролировать список установленных программ, изменение основных конфигураций, а ручная опись состояния каждого компьютера иногда бывает просто невозможна. Для оптимизации процесса ведения учета была разработана специальная программа инвентаризации компьютеров в сети – Total network inventory 3. Нет необходимости проводить подготовку перед началом работы и стартом процесса сканирования, а набор заданных параметров может быть минимальным. Для запуска мастера сканирования требуется установка программного обеспечения только на один компьютер. Перед стартом сбора информации необходимо лишь указать список сетевых узлов, ввести логин с паролем – и можно начинать. За несколько минут вы сможете провести удаленное сканирование по сети и собрать данные обо всех устройствах, которые могут находиться под управлением различных операционных систем. Вся информация о каждом компьютере из всей сети, которым отведены в памяти отдельные файлы, будет храниться на жестком диске. Вам предоставляется возможность не только наблюдать за собранными данными, но и самостоятельно организовывать систему ведения учета: перемещайте созданные файлы, объединяйте их в группы и присваивайте инвентарные номера. Кроме того, программа учета компьютеров Total network inventory позволяет формировать стандартные сетевые отчеты и самостоятельно конструировать формы, которые будут содержать только самые необходимые сведения. Благодаря сводкам с узкими параметрами вы без проблем можете отслеживать установленное программное обеспечение, а также лицензии на их использование. Кроме того, программы для мониторинга системы компьютера помогают выявить неразумное использование технических ресурсов и определить оборудование, на котором установлены устаревшие компоненты. Оповещения сообщат об уязвимых местах сети, а также о компьютерах, на которых антивирусы не были установлены или устарели. Из вышеописанного материала следует, что инвентаризация компьютеров – достаточно простая задача, которая выполняется в несколько кликов мыши, нужно лишь купить описанную программу.>Какие современные инструменты существуют для быстрой и качественной инвентаризации

Какой метод инвентаризации используют чаще всего

Бухгалтеры со стажем, возможно, застали времена, когда на всех материальных объектах (на инструментах, мебели, станках и пр.) были прикреплены бирки с инвентарными номерами. Чтобы проверить наличие того или иного объекта, приходилось осмотреть каждый из них, и вручную сделать запись в специальной ведомости. На одну такую запись уходило от 3 до 15 секунд.

К счастью, подобный способ остался в прошлом. Сейчас на смену инвентарных бирок пришли штрих-коды, которые можно считать при помощи специальных устройств. Автоматическое «распознавание» одного объекта занимает 1-2 секунды, после чего сведения можно загружать в бухгалтерскую программу.

Сегодня подавляющее большинство торговых и производственных компаний, а также индивидуальных предпринимателей, проводят инвентаризацию именно при помощи штрих-кодов. Но прежде чем начать их использовать, необходимо пройти несколько этапов подготовки, и на каждом из них учесть определенные нюансы и хитрости.

Расскажу подробно о каждом из этапов.

Этап первый: распечатать и наклеить штрих-коды

Чтобы снабдить каждый товар, предмет мебели и прочие объекты штрих-кодами, понадобится так называемый принтер термо-этикеток. Сначала его нужно подключить к компьютеру, где хранятся данные обо всех товарно-материальных ценностях. А затем распечатать на специальной бумаге штрих-коды для всех наименований ТМЦ, и наклеить на объекты.

При покупке принтера и специальной бумаги надо ориентироваться на особенности помещения, где расположено инвентаризируемое имущество, и на характеристики самого имущества. Так, если объект часто подвергается трению, то для него, скорее всего, подойдут нестираемые штрих-коды. Для имущества, выставленного на улице, понадобятся термо-этикетки для агрессивной среды и т.д. Мы всегда подробно расспрашиваем покупателей о нюансах их бизнеса, и только получив всю информацию, предлагаем ту или иную модель принтера и бумаги.

Иногда клиенты спрашивают, нельзя ли обойтись без покупки принтера? Строго говоря, можно. Но тогда придется заказывать штрих-коды у сторонней организации. При этом изготовление и доставка займут много времени, и весь производственный процесс будет поставлен в зависимость от изготовителя. К тому же стоимость одной этикетки будет выше, чем при использовании собственного принтера.

На практике компаниям, которым необходимо распечатывать по несколько десятков и более этикеток в день, работать без принтера особенно трудно.

Этап третий: определиться с терминалом для сбора данных

Бывают ситуации, когда для считывания штрих-кодов удобнее использовать не сканер, а терминал сбора данных.

У терминала есть два основных преимущества. Первое – небольшие размеры, сопоставимые с габаритами мобильного телефона. Второе преимущество – автономная работа от аккумулятора. Благодаря этому терминал незаменим в случае, когда инвентаризацию нужно провести далеко от офиса, и нести с собой сканер не очень удобно. Еще один пример – инвентаризация в подвале. Там сканеры, работающие через Wi-Fi или Bluetooth, обычно плохо воспринимают сигнал, тогда как терминал сбора данных без проблем считывает коды.

У некоторых терминалов есть дополнительная функция, которая может быть очень полезной. Суть ее в следующем. В программе указано количество товара, которое постоянно должно быть на складе. И если при инвентаризации обнаружится, что остатки по тому или иному наименованию меньше заданных, терминал автоматически посылает сообщение менеджеру по закупкам. Тот в свою очередь связывается с поставщиками и делает заказ.

Скоро инвентаризацию можно будет делать посредством частотных меток

Несмотря на то, что считывание штрих-кодов является очень удобным способом инвентаризации, скоро его сменит еще более современный метод. Он основан на RFID-технологиях, которые позволяют сканировать радио-метки.

Уже сегодня RFID-технологии применяются в различных областях. К примеру, детали на конвейерах снабжены радио-метками, и в процессе сборки робот считывает метку, благодаря чему берет нужную деталь. Еще один пример – радио-метки на проездных билетах метрополитена. Пропускной турникет сканирует метку и позволяет пассажиру войти.

Что касается торговли и складского учета, то здесь RFID-технологии скоро будут использоваться прежде всего для проведения инвентаризации. Алгоритм будет примерно таким же, как при применении штрих-кодов. Сначала предстоит наклеить метки на объекты, потом их отсканировать, и, наконец, передать сведения в компьютерную программу.

Но считывание радио-меток будет происходить намного быстрее, нежели сканирование штрих-кодов. Кроме того, для считывания радио-метки не нужна прямая видимость. Это значит, что в ходе инвентаризации не надо подносить сканер непосредственно к объекту, достаточно расположить сканер в том же помещении, где находится объект.

Есть и свои минусы – более высокая цена оборудования и себестоимость одной метки. Но поскольку RFID-технологии позволяют привлекать к инвентаризации меньше людей, компания сможет сэкономить на заработной плате.

По моим прогнозам, уже через год-два крупные торговые объединения будут инвентаризировать имущество при помощи радио-меток.

Основные понятия инвентаризации

Инвентаризация — это один из основных метод контроля над сохранностью активов. Она представляет собой проверку наличия имущества и обязательств компании на определенную дату. В ходе процедуры данные по факту сопоставляются с учетными. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-18. Сличительная ведомость результатов инвентаризации».

Проверка наличия компьютерной техники предполагает опись и относящихся к ней комплектующих. Основные объекты инвентаризации представлены в таблице.

Категория Состав
Компьютеры ПК, моноблоки, ноутбуки, планшетные нетбуки и т. д.
Комплектующие Мониторы, принтеры, акустика, сканеры, бесперебойники и т. п.
Дополнительные устройства Маршрутизаторы, патч-панели, коммутаторы, концентраторы

Опись компьютерной техники преследует следующие цели:

  • Контроль сохранности имущества;
  • Определение соответствия фактического наличия данным бухучета;
  • Оптимизация расходов на закупку ЭВМ;
  • Выявление неиспользуемых объектов;
  • Формирование перечня на списание;
  • Контроль изменения стоимости имущества;
  • Поддержание дисциплины ответственных за технику лиц.

Для своевременного проведения и фиксации итогов инвентаризации распоряжением директора назначается специальная комиссия. В нее входит член администрации, бухгалтер, иные лица. По итогам работы она составляет акт (ф. 0504835). Читайте также статью: → «Как и когда проводить инвентаризацию товаров. Бухгалтерский учет».

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Инвентаризация компьютеров по сети

В настоящее время существует большое количество специальных программ, которые позволяют оперативно выполнить инвентаризацию вычислительной техники. Для проведения описи автоматизированным способом необходимо, чтобы вся техника компании была подключена к единой сети. Порядок дальнейших действий приведен в таблице.

Этапы контроля Действия
Приобретение программы Установка на главный компьютер (сервер)
Запуск приложения Включение модуля просмотра
Опрос всех сетевых устройств Подключение к сети и подготовка сведений для анализа
Систематизация данных Формирование инвентарных отчетов

Применение автоматизированной программы имеет ряд достоинств:

  • Возможность использования шаблонных или самостоятельно разработанных отчетных форм;
  • Проверка в фоновом режиме;
  • Экономия времени;
  • Отсутствие необходимости отрыва сотрудников от выполнения своих обязанностей;
  • Стопроцентная точность полученных данных.

Проверке подвергается весь объем данных по компьютерному оборудованию и программным продуктам.

Особенностью специализированной программы для инвентаризации является то, что планировать сканирование можно по определенному графику. По указанной схеме программа произведет просмотр сетевых данных и представит итоговые отчеты. Это позволяет в нужный момент узнать, в каком состоянии находится компьютерная техника компании.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухучет инвентаризации компьютерной техники

Результаты проверки рассматриваются комиссией. Она определяет причины расхождений и предлагает руководству варианты их отражения в учете. Итоги проверки учитываются в месяце ее завершения, а при годовой — не позднее 31 декабря. Читайте также статью: → «Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении? Инструкция, документы».

Недостачу компьютеров списывают по остаточной стоимости на 94-й счет недостач. Если виновник определен, то он должен возместить ущерб. Его величину определяют по стоимости имущества по балансу. Если виновное лицо не найдено либо суд отказал во взимании с него средств, то недостачу списывают на финансовый результат. Аналогично учитывают убыток от форс-мажорных обстоятельств.

Излишки принимают к учету по рыночной оценке. Она определяется по цене на аналогичный объект, письменно подтвержденной, например, фирмой-изготовителем либо по заключению экспертов-оценщиков. Стоимость должна иметь документальное подтверждение. Соответствующую сумму относят на финансовый результат.

В отчете о прибылях и убытках излишки показывают по статье «Внереализационные доходы».

Пример. В ООО «Вымпел» пропал компьютер стоимостью по балансу 48 000 р. Сумма амортизации равна 14 000 р. Следственные органы не установили виновника и вынесли соответствующее постановление. Объект подлежит списанию на финансовый результат.

Дт 01.2 Кт 01 48 000 р. — отражена первоначальная стоимость пропавшего компьютера;

Дт 02 Кт 01.2 14 000 р. — учтен износ;

Дт 94 Кт 01.2; Дт 91.2 Кт 94 34 000 р. — списана недостача.

Порядок проведения компьютерного учета

Перед началом инвентаризационных действий нужно провести подготовительные мероприятия. Для упрощения процедуры на каждый объект следует наклеить этикетку. На ней отражается следующая информация:

  • Название предприятия;
  • Наименование объекта по данным учета;
  • Инвентарный номер;
  • Ответственный сотрудник.

Порядок проведения описи отражен в таблице:

№ п/п Этап Действия
1 Подготовительный Назначение комиссии, составление плана проверки, издание приказа, печать инвентаризационных описей
2 Проверка Осмотр объектов по подразделениям организации в разрезе материально ответственных лиц, заполнение описей
3 Регистрация расхождений Документальное оформление излишков или недостач (докладные записки, описи) с указанием причин расхождений
4 Оформление итогов Составление акта
5 Сопоставление данных Сверка полученных данных с учетными

Приказ можно составить по форме ИНВ-22 или в произвольной. В документе указывают причину проверки, состав комиссии, даты начала и завершения, какое имущество инвентаризируется. Данные в ходе осмотра фиксируются в инвентаризационных описях (форма ИНВ-1, ИНВ-1а для нематериальных активов).

Сведения в них группируются по ответственным работникам и структурным подразделениям. Они содержат учетные сведения о номенклатуре, количестве и инвентарных номерах объектов проверки. В ходе осмотра техники комиссия вносит в описи аналогичные данные по факту.

При выявлении неисправного оборудования или его отсутствия составляется докладная на имя директора. В нее записывают наименования, номера потерянной или непригодной для дальнейшего использования аппаратуры. Здесь же указываются причины выявленных дефектов, ставится подпись ответственного за сохранность ценностей сотрудника и членов комиссии. Аналогично оформляют выявленные излишки.

На основании данных описей комиссия оформляет акт об итогах контроля. Завершающим этапом является сверка полученной информации с данными бухучета. Вносятся необходимые корректировки, наказываются виновники и т. д.

Пример. В октябре 2016 в ходе инвентаризации в ООО «Удача» выяснилось, что в эксплуатации находится компьютер, купленный в июле прошлого года. Он не был принят к учету. Стоимость объекта составляет 50 150 р., в т. ч. НДС — 7 650 р.

Компьютер нужно поставить на учет и начислить амортизацию за весь период его функционирования. Срок службы определен продолжительностью 30 месяцев. Износ начисляется линейным методом.

1 / 30 * 100 = 3,33% — норма амортизации;

(50 150 – 7 650) * 3,33% = 1 415,25 р. — сумма износа в месяц.

В октябре 2016 бухгалтер сделал следующие проводки:

Дт 08 Кт 60 50 150 р. — принят к учету компьютер;

Дт 19.1 Кт 60 7 650 р. — учтен НДС по купленному объекту;

Дт 01 Кт 08 50 150 р. — компьютер учтен в составе основных фондов;

Дт 91.2 Кт 02 7 076,25 р. — отражена амортизация за 2015 год (1 415,25 * 5);

Дт 26 Кт 02 14 152,50 р. — учтена сумма износа за текущий год на момент обнаружения ошибки (1 415,25 * 10).

Программа автоматизированной инвентаризации

При автоматизированном способе инвентаризации из базы учетных данных по компьютерам для каждого объекта печатают этикетки со штрих кодом. Впоследствии их приклеивают на соответствующее оборудование. При кодировании подобным образом для инвентаризации применяется программа 1С «Учет оборудования». В интернете можно скачать ее демоверсию и посмотреть презентацию.

Проверку компьютеров с помощью сканирования штрих кодов производит известная программа Hardware Inspector.

Все представленные на рынке специализированные программы имеют схожий порядок работы. Например, несложно скачать и использовать продукт «Инвентаризация компьютеров в сети». Она позволяет обнаружить устаревшие модели, запланировать обновление техники, выбрать компьютеры, ресурс которых не соответствует выполняемым на нем задачам и т. д.

Хорошо зарекомендовала себя программа IT Invent. Она поддерживает сканирование в сети и накапливает сведения по всем сетевым устройствам. С ее помощью можно осуществлять инвентаризационный учет сетевых компьютеров во всех филиалах компании.

Бесплатный вариант содержит ограниченный набор функций, их полный перечень доступен в коммерческой версии продукта. Еще одна программа «10-Страйк: Инвентаризация компьютеров» предлагается в нескольких модификациях. Организация может выбрать более подходящую под свои цели.

Частые вопросы и ответы на них

Вопрос №1. Какую максимальную сумму можно удержать из зарплаты виновного сотрудника в счет погашения недостачи по итогам инвентаризации?

Ежемесячно можно удерживать не более 20% от заработка.

Вопрос №2. Какие последствия могут грозить организации при обнаружении налоговиками неучтенных компьютеров?

Подобные ошибки в учете ведут к искажению данных бухгалтерской отчетности. Если оно равно или больше 10%, то минимальный штраф составит 5 тыс. р.

Вопрос №3. Можно ли взыскать выявленную недостачу с материально ответственного сотрудника, который уволился до начала инвентаризации?

Нет. Согласно ст. 232 ТК РФ расторжение с работником трудового соглашения не освобождает его от ответственности за недостачу. Для доказательства того, что ущерб нанесен работником, нужно проводить инвентаризацию при его увольнении. Спустя время доказать его вину нельзя и взыскать недостачу тоже.

Вопрос №4. Как учесть недостачу техники, возникшую из-за пожара?

Ущерб по балансовой стоимости относят на убыток текущего года:

Дт 91.2 Кт 94 — списан ущерб от форс-мажорного обстоятельства.

Вопрос №5. Нужно ли составлять форму ИНВ-1 на компьютерную технику, сданную в аренду другим фирмам?

Не нужно. Проверять такое имущество должен арендатор. Один экземпляр описи с результатами инвентаризации он направляет арендодателю.

Инвентаризация компьютерной техники необходима для учета количества объектов и определения продуктивности их применения. С помощью этой процедуры организация оптимизирует затраты на приобретение компьютеров, комплектующих и программного обеспечения. Специальные программы позволяют провести ее без затрат времени и труда, получить точные данные.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик