Инвентаризация при смене руководителя

Содержание

Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик (с изменениями на 9 ноября 2017 года)

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА НАЛЬЧИК КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 августа 2014 года N 1701
Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик

(с изменениями на 9 ноября 2017 года)

(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

Во исполнение Федерального закона от 14 ноября 2002 года N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 марта 2011 года N 33н, Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», местная администрация городского округа Нальчик постановляет:

1. Утвердить Порядок приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных (казенных, автономных) учреждений муниципального образования городской округ.

2. Утвердить примерную форму акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) муниципального образования городской округ Нальчик.

3. Начальнику Управления городского имущества местной администрации городского округа Нальчик и начальнику управления кадров местной администрации городского округа Нальчик учесть при увольнении руководителей муниципальных унитарных предприятий (учреждений) муниципального образования городского округа Нальчик обязательное наличие акта приема-передачи дел.

(п. 3 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы местной администрации городского округа Нальчик — руководителя Департамента финансов А.А. Ликсутина.

(п. 4 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

Глава местной администрации
городского округа Нальчик
М.М.КОДЗОКОВ

Порядок приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (автономных, казенных) муниципального образования городской округ Нальчик

Утвержден
Постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 21 августа 2014 г. N 1701

(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

1. При смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (автономных, казенных) прежний руководитель (или исполняющий обязанности) обязан осуществить передачу дел новому руководителю (или исполняющему обязанности руководителя) при участии представителей учредителя (собственника), направленных главой местной администрации городского округа Нальчик. Прием-передача дел оформляется в соответствии с утвержденной настоящим Постановлением примерной формой акта приема-передачи.

2. При приеме-передаче дел в отношении муниципальных автономных учреждений передача дел осуществляется с представителем Наблюдательного совета по согласованию с председателем Наблюдательного совета.

3. Акт приема-передачи дел должен содержать основные данные бухгалтерской годовой отчетности по состоянию на 1 января текущего года или квартальной, при ее наличии, учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, отчетности муниципальных унитарных предприятий или муниципальных учреждений в соответствии с нормативно-правовыми актами муниципального образования городской округ Нальчик, а также приложить акты проверок за 3 года и пояснительные записки к ним.

4. Акт приема-передачи подписывается прежним руководителем (или исполняющим обязанности) и новым (или исполняющим обязанности руководителя), принимающим дела, представителями.

5. При подписании акта приема-передачи дел при наличии возражений по пунктам акта прежний руководитель (или исполняющий обязанности) и новый (или исполняющий обязанности), принимающий дела, излагают их в письменной форме в присутствии представителей.

6. Акт приема-передачи дел, документов, печатей (штампов) оформляется в срок не позднее даты увольнения руководителя муниципального унитарного предприятия (учреждения) и представляется уполномоченным лицом муниципального унитарного предприятия (учреждения) заместителю главы местной администрации городского округа Нальчик — руководителю Департамента финансов не позднее трех рабочих дней с даты его подписания.

(п. 6 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

Акт приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) муниципального образования городской округ Нальчик

Утвержден
Постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 21 августа 2014 г. N 1701

АКТ

приема-передачи дел при смене руководителя муниципального

унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного,

автономного) муниципального образования городской округ Нальчик

Дата составления «___» ____________ 20___ г.

Место составления:_____________________________________________________

Основание составления:_________________________________________________

1. Мы, нижеподписавшиеся,

Руководитель (который увольняется)_____________________________________

Ф.И.О.

Руководитель (который назначается)_____________________________________

Ф.И.О.

Представители: учредителя, собственника________________________________

Ф.И.О.

Представитель Наблюдательного совета (для автономных)__________________

Ф.И.О.

Составили настоящий Акт о том, что при увольнении _____________________

руководителя (который увольняется) ________________________________________

Ф.И.О.

и назначении _________________________ руководителя (который назначается)

Ф.И.О.

передаются следующие документы:

1) о выполнении основных показателей плана финансово-хозяйственной

деятельности;

2) о состоянии финансового хозяйства муниципальных унитарных

предприятий на основании данных по балансу на первое число января года,

следующего за отчетным;

3) о расходах муниципального предприятия (учреждения);

4) о задолженности муниципального предприятия (учреждения), в том

числе по кредитам и по уплате налогов;

5) о состоянии документации по бухгалтерскому учету;

6) о банковских счетах организации;

7) акт о состоянии кассы, составленный на основании ревизии кассы и

скрепленный подписью главного (старшего) бухгалтера;

8) об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных

бумаг;

9) об использовании фонда оплаты труда и иных фондов муниципального

предприятия (учреждения);

10) о состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины

организации на основании данных по балансу на «___» ___________ 20___ г.;

11) о заключенных договорах (контрактах, соглашениях — виды,

количество);

12) о недвижимом имуществе, транспортных средствах муниципального

предприятия (учреждения);

13) о товарно-материальных ценностях;

14) о результатах проведения последней инвентаризации

товарно-материальных ценностей;

15) о результатах документальной ревизии;

16) о техническом состоянии средств (фондов), средств технического

контроля;

17) о кадровой документации;

18) о юридических лицах, учрежденных муниципальным предприятием;

19) о филиалах и представительствах муниципального предприятия

(учреждения);

20) учредительные документы муниципального предприятия (учреждения);

21) печати и штампы муниципального унитарного предприятия и

муниципального учреждения (казенного, автономного).

Перечень уставных и прочих документов, которые передаются, составлен в

виде реестров и прилагается к настоящему Акту. При проверке наличия

документов выявлено (не выявлено) отсутствие ряда документов, перечень

которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему Акту.

Бухгалтерская документация предприятия (учреждения) на момент передачи

дел находится в бухгалтерии и доступна для ознакомления.

2. Последняя проверка контролирующим органом проводилась в период с

______________ (дата) по ________________ (дата). Результаты проверки

оформлены актом __________________________________.

Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам

проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.

Деятельность муниципального предприятия (учреждения) за период

с________________ (дата) по______________ (дата) на момент передачи дел

контролирующими органами не проверялась. Выявлены следующие нарушения.

Лица, подписавшие настоящий Акт приема-передачи дел, свидетельствуют, что

на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов,

которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности

муниципального предприятия (учреждения), чем те, которые указаны в

бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.

Подписи сторон:

Руководитель (который увольняется) ____________________________________

Ф.И.О.

Руководитель (который назначается) ____________________________________

Ф.И.О.

Представители: учредителя _____________________________________________

Ф.И.О.

собственника __________________________________________________________

Ф.И.О.

Представитель Наблюдательного Совета (для автономных)_______________

Ф.И.О.

Приложение:

1. Реестр документов;

2. Реестр недостающих документов;

3. Реестр замечаний к бухгалтерской отчетности. Примерный список

реестра документов:

— учредительные документы; свидетельства (постановка на учет,

присвоение номеров, внесение записей в единый реестр, кодов и т.п.);

— договоры с кредитными организациями;

— приказы по основной деятельности, иная

организационно-распорядительная документация (распоряжения, справки и

т.д.);

— приказы по личному составу (прием, увольнение, переводы и проч.),

заявления работников, трудовые договора, договора о материальной

ответственности, карточки работников и проч.;

— договоры с поставщиками и подрядчиками, контрагентами, аренды и т.д.;

— договоры с клиентами;

— учетная и бухгалтерская документация (документы по учету основных

средств, документы реализации, учетные регистры, бухгалтерская отчетность,

ведомости, кассовые документы, документы по учету заработной платы,

приказы, иная документация);

— печати, бланки строгой отчетности, ценные бумаги;

— документы по охране труда и технике безопасности; переписка и иная

документация, свидетельствующая о деятельности муниципального унитарного

предприятия или муниципального учреждения (казенного, автономного).

КАК ПРОВЕСТИ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ПРИ СМЕНЕ МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННОГО ЛИЦА

При смене материально ответственного лица по любой причине (например, при увольнении, уходе в отпуск) обязательно проводится инвентаризация имущества (ОС, МПЗ), которое было ему вверено (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации).

О том, как оформить прием-передачу кассы при смене кассира, читайте здесь.

Инвентаризация другого имущества при смене материально ответственного лица проводится так.

1. Руководитель подписывает приказ (форма N ИНВ-22), в котором указывает следующие сведения (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации):

— должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут быть включены любые работники организации, кроме самих материально ответственных лиц, передающих и принимающих имущество. Однако эти лица должны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации, Письмо Минфина от 15.07.2008 N 07-05-12/16);

— причину проведения инвентаризации — ею является смена материально ответственного лица;

— срок, в течение которого надо провести инвентаризацию;

— обобщенное наименование инвентаризируемого имущества, вверенного материально ответственному лицу.

Пример. Приказ об инвентаризации при смене материально ответственного лица

До начала проверки работник, сдающий имущество, должен расписаться в заголовочной части инвентаризационной описи в том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию, ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие ценности списаны в расход (переданы в производство, другим материально ответственным лицам) (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

2. Инвентаризационная комиссия по всем местам хранения проводит сплошную проверку имущества, которое было вверено материально ответственному лицу. Имущество подсчитывается, взвешивается, обмеряется и т.п. (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные комиссия заносит в соответствующие инвентаризационные описи ОС (форма N ИНВ-1) и МПЗ (форма N ИНВ-3). Они составляются в трех экземплярах (один — для материально ответственного лица, сдающего имущество, второй — для материально ответственного лица, принимающего имущество, третий — для бухгалтерии).

По окончании проверки материально ответственные лица (тот, кто сдал имущество, и тот, кто принял) расписываются в том, что проверка проведена в их присутствии, а также соответственно в сдаче и получении ценностей по описи (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

3. Бухгалтерия сверяет данные инвентаризационной описи с данными бухучета и при выявлении расхождений составляет сличительные ведомости ОС (форма N ИНВ-18) и МПЗ (форма N ИНВ-19) в двух экземплярах (один — для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица, сдавшего имущество).

4. По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (форма N ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Если при инвентаризации выявлены излишки или недостачи, то объяснение материально ответственного лица по поводу их возникновения и решение руководителя организации можно привести на оборотной стороне ведомости.

Объекты инвентаризации

Инвентаризация – проверка:

  • наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
  • их сохранности;
  • соответствия условий хранения;
  • обязательств перед кредиторами и банками;
  • прав требования денежных средств;
  • складского учета и хозяйства;
  • реальности данных.

Ее периодичность определена Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 (ст. 27), это:

  • смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
  • грабеж, кража;
  • стихийное бедствие;
  • реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.

В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

  • на ответственное хранение;
  • в аренду;
  • на переработку.

Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.

Этапы работ

И замена генерального директора в ООО, и смена единственного учредителя в ООО пошаговая инструкция по инвентаризации будет единой в обоих случаях.

Смена учредителя и смена директора всегда должна сопровождаться проверкой, проводимой поэтапно:

  1. составление и визирование приказа о проведении инвентаризации;
  2. проведение собрания членов инвентаризационной комиссии, в процессе которого необходимо:

  • определить объекты проверки;
  • распределить обязанности;
  • составить и утвердить индивидуальные планы работы;
  • провести инструктаж;
  • запрос у директора последних приходно-расходных документов, а также расписок о сдаче аналогичных бумаг в бухгалтерию или членам комиссии;
  • подготовка инвентаризационных описей с отражением численности имущества по данным учета;
  • опломбирование комнат, в которых будет работать комиссия;
  • проверка соответствия фактического наличия имущественных объектов данным учета и фиксация данного факта в инвентаризационных ведомостях;
  • далее силами бухгалтерии составляется сводная ведомость (рекомендованы формы № ИНВ-18 и № ИНВ-19), отражающая расхождения фактического и учтенного количества материальных ценностей и визируемая каждым членом инвентаризационной комиссии;
  • председатель инвентаризационной комиссии и главный бухгалтер организации готовят предложения по урегулированию вопросов с расхождением фактического и учтенного количества отдельных позиций;
  • корректировка выявленных грехов в бухгалтерском учете на основании принятого решения об урегулировании расхождений.
  • Законодательная база

    Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена. Но на практике она применяется довольно часто. Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ Приказ об увольнении по истечении срока трудового договора).

    Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия. Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

    Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

    Когда потребуется составление приказа о передаче дел

    Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

    1. Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю.В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
    2. Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ.
    3. Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
    4. Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
    5. Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

    Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

    ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Порядок передачи дел

    Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

    1. В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
    2. После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
    3. Проводится инвентаризация.
    4. Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
    5. Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
    6. Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

    Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

    1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
    2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
    3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
    4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
    5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
    6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
    7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
    8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
    9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
    10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

    Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

    В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

    ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

    Для чего нужна передача дел

    Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

    Для того, чтобы организовать переход должностных функций увольняемого сотрудника к новому, руководству компании необходимо составить распорядительный документ – приказ о приеме-передаче дел. Данный документ является подтверждением того, что увольняемый сотрудник передал все документы и активы компании и претензий к нему со стороны руководства нет (Читайте также статью ⇒ Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания).

    Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
    Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
    Юридическая Консультация бесплатная
    Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

    Звонок в один клик
    Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

    Звонок в один клик
    Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

    Звонок в один клик