Инвентаризация в аптеке

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.

Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

  • ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
  • ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
  • ТОРГ-15 — акт о порче, бое;
  • ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Перед началом инвентаризации материально ответ­ственные лица должны передать председателю комис­сии последние товарные и кассовые отчеты с выведен­ными в них остатками ценностей и денежных средств или реестры приходных и расходных товарных и ма­териальных документов.

Одновременно отбирается под­писка о том, что к началу инвентаризации все приход­ные и расходные документы включены в отчет или реестр и сданы в бухгалтерию или переданы инвентари­зационной комиссии и что никаких других документов и денежных средств, принадлежащих аптеке, у материаль­но ответственных лиц не осталось. У кассиров отбирает­ся кассовый отчет на момент инвентаризации, проверяет­ся наличие денежных средств в кассах и по показателям кассовых аппаратов определяется выручка текущего дня.

На время инвентаризации все торговые и финансовые операции прекращаются и посторонние лица в помеще­ния, где проходит инвентаризация, не допускаются. При перерывах на обед и в конце рабочего дня все лица, производящие инвентаризацию, одновременно по­кидают помещения, которые тут же запирают и опе­чатывают.

Печать или пломбир хранится у председате­ля комиссии, ключи у материально ответственных лиц. Все помещения аптеки, в которых в данный момент не работает инвентаризационная комиссия, также опе­чатывают и запирают. Инвентаризацию по каждому виду ценностей осуществляют раздельно, по месту их нахождения, по каждому отделу или филиалу само­стоятельно, а итоги инвентаризации подводят отдельно для каждого материально ответственного лица.

Все товары при проверке перевешиваются, переме­риваются, пересчитываются материально ответствен­ными лицами в присутствии других членов комиссии. Точность измерительных приборов предварительно проверяется комиссией. В случае, если возникает со­мнение в качестве инвентаризуемых лекарственных средств, рекомендуется провести качественный, а иног­да и количественный химический анализ.

Все нераспа­кованные товары (находящиеся в ящиках, бочках и т. д.) должны быть вскрыты и проверены по количеству и качеству. В виде исключения разрешается не вскры­вать товар и заносить в инвентаризационную опись на основании сопроводительных документов только в тех случаях, когда вскрытие может вызвать порчу товара или когда комиссия убеждается, что товар хранится в неповрежденной упаковке поставщика. Каждое прове­ренное наименование товара записывается в инвентари­зационную опись отдельно с указанием отличительных признаков, предусмотренных прейскурантом. Количе­ство проставляется в единицах измерения, соответствующих прейскурантной цене (за штуку, грамм и т. д.). Делается это для того, чтобы в дальнейшем было удоб­но оценивать в инвентаризационной описи занесенные в нее товары.

Описи составляются чернилами или шариковой ручкой. Никаких помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания непра­вильной и внесения сверху правильной записи. Эти ис­правления оговариваются на той же странице описи и заверяются подписями всех членов комиссии.

Описи составляются в трех экземплярах: один эк­земпляр заполняется материально ответственным лицом, два других под копирку членом комиссии. В случае передачи товарно-материальных ценностей одним лицом другому принимающий эти ценности заполняет для се­бя четвертый экземпляр.

После заполнения каждой страницы описи члены комиссии сверяют правильность записей, сделанных во всех экземплярах, и заносят следующие данные: 1) чис­ло порядковых номеров товарно-материальных ценно­стей, помещенных на этой странице; 2) общий итог количества всех ценностей, за­писанных на странице, выраженный в натуральных по­казателях.

Товары и другие материальные ценности, проданные и оплаченные покупателями (списанные в расход по товарному отчету), но к началу инвентаризации не вы­везенные, также подлежат инвентаризации, но заносят­ся в специальную опись «Товары, проданные до инвен­таризации, но не вывезенные покупателями».

В этой описи указывается наименование покупате­лей, которым проданы товары, дата и номер заказа накладной и счета-фактуры. В стоимость наличия това­ров в отделе или аптеке эти товары не включаются, а указываются справочно после итога.

Товары, подготовленные для передачи в лечебные или другие учреждения, но не оплаченные, включаются в общую инвентаризационную опись как товары аптеки. Если они упакованы, то комиссия обя­зана их распаковать и записать с натуры. На всех со­проводительных документах к этим товарам делается отметка о том, что они включены в общую инвентариза­ционную опись.

Товарно-материальные ценности, при­надлежащие другим учреждениям, инвен­таризуются одновременно с собственными ценностями. На них составляется отдельная опись, в которой де­лается ссылка на соответствующие документы, под­тверждающие прием этих ценностей на ответственное хранение.

Товарно-материальные ценности, по­ступившие в аптеку во время инвентари­зации, принимаются ответственными лицами в при­сутствии комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. Они заносятся в отдельную опись — «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», в которой указывается, ког­да и от кого поступили ценности, дата и номер сопро­водительного документа.

Товары, пришедшие в негодность (с истек­шим сроком годности, бракованные и т. д.), включают­ся в отдельную опись. Комиссия выборочно сверяет серии выявленных негодных товаров с наличием их в описях прошлой инвентаризации или в приходных то­варных документах за межинвентаризационный период. На эти товары комиссией составляется акт о порче с указанием ее причин и виновных лиц. Акт передается на рассмотрение в вышестоящую организацию. После утверждения акта негодные товары уничтожаются в присутствии инвентаризационной комиссии.

В соответствии с приказом Министерства здравоохра­нения в хозрасчетных ап­течных учреждениях создается фонд на возмеще­ние потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек.

Отчисления в этот фонд производятся ежекварталь­но в размере до 0,1% общего планового товарооборота аптечных учреждений. Средства указанного фонда хра­нятся на расчетных счетах аптечных учреждений и рас­ходуются только на возмещение потерь от списания ле­карственных средств, срок годности которых истек.

По­тери лекарственных средств, срок годности которых ис­тек, могут определяться как при инвентаризации товар­но-материальных ценностей, так и по мере надобности в межинвентаризационные периоды. Для определения потерь лекарственных средств, срок годности которых истек, в период между инвентаризациями вышестоящая организация назначает комиссию в составе: свой пред­ставитель, руководитель аптеки, фармацевтический ин­спектор, счетный работник, представитель обществен­ности и материально ответственное лицо.

Наличие подлежащих списанию таких лекарствен­ных средств проверяется комиссией в натуре и вно­сится в специальную опись-акт, которая составляет­ся раздельно на каждое материально ответственное лицо.

Вышестоящая организация после утверждения опи­си-акта дает разрешение на списание лекарственных средств, срок годности которых истек, за счет образо­ванного фонда. Указанные лекарственные средства уничтожаются в присутствии комиссии, о чем делается отметка в описи-акте.

Наркотические лекарственные средства, срок год­ности которых истек, в аптеках подлежат возвращению на аптечный склад, где они списываются и уничто­жаются.

Инвентаризация тары. Проводится путем сличения данных ведомости или книг учета тары с фактическим наличием. Тара предварительно разбирается по видам (деревянная, металлическая и т. д.), целевому назначе­нию и качественным признакам. Рекомендуется состав­лять раздельные ведомости на тару, занятую под товар, и порожнюю. В описях указываются наименование та­ры, прейскурантный номер и другие признаки, позволяющие определить категорию тары (новая, бывшая в употреблении и т. д.), количество, дену (по которой она числится в книге учета) и общую стоимость.

Инвентаризация прочих ценностей (вспомогательные материалы, лекарственное сырье, топливо, строитель­ные материалы) проводится так же, как и инвентари­зация товаров, но в самостоятельных описях. Лекар­ственное сырье отражают по заготовительной стоимо­сти, а топливо — по учетной стоимости, включая про­исшедшее в аптеке его удорожание. Найденные фак­тические остатки этих ценностей сверяют с данными учета.

Инвентаризация денежных средств. Денежные сум­мы в кассе проверяют путем перерасчета всех денег, а также всех ценных бумаг, находящихся у кассира. Фактическое наличие денег сверяется с показателями счетчика кассового ап­парата и результатами подсчета чеков в отделах апте­ки. Хранение в кассе денег или других ценностей, не принадлежащих аптеке, строго запрещается. Проверка кассы оформляется актом, в котором указываются со­став комиссии, остаток денег в натуре и остаток по данным учета. Если будет выявлена недостача или из­лишек денег, то комиссия указывает обстоятельства их возникновения.

Инвентаризация бланков строгой отчетности. За­ключается в проверке их фактического наличия. Комис­сия составляет опись, в которую заносятся сведения о количестве трудовых книжек, бланков, доверенностей и других документов строгой отчетности.

Инвентаризация основных средств и малоценных предметов. До начала инвентаризации основных средств комиссия обязана проверить: наличие инвентарных книг или карточек, технической документации (на то оборудование, на которое она должна быть), соответ­ствующих документов на основании средств, находя­щихся в арендном пользовании.

При инвентаризации основных средств комиссия осматривает объекты и оборудование и заносит в опи­си полное наименование их, инвентарные номера и не­обходимые технические данные.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы проверяются также попредметно и заносятся в само­стоятельную опись с указанием первоначальной стои­мости, по которой они числятся в учетной ведомости или книге.

Задача инвентаризационной комиссии — установить наличие всех числящихся в аптеке основных средств и малоценных предметов. Пришедшие в негодность ука­занные ценности в описи не включаются. На них со­ставляется специальный акт, который направляется в вышестоящую организацию на утверждение.

.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеках: задачи, сроки, общий порядок проведения

Инвентаризация – периодическая проверка фактического наличия и состояния материальных ценностей, также денежных средств и расчётов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке осуществляется в соответствии с методическими указаниями Минфина РФ № 49 от июня 1995 г. Инвентаризации подлежит всё имущество аптеки: основные средства, товары, денежные средства, финансовые активы, финансовые обязательства (кредиторские задолженности, кредиты банков, займы).

Основные цели:

1) Выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей;

2) Составление фактического имущества с данными бухучёта;

3) Проверка полноты отражения всех хоз. операций в учётных документах;

4) Проверка условий и срока хранения ЛС, выявление непопулярного и невостребованного товара.

Виды инвентаризации:

1) Плановая (полная, сплошная);

2) Внезапная.

Инвентаризация проводится при следующих обстоятельствах:

1) Реорганизация или ликвидация предприятия;

2) Смена материально-ответственного лица;

3) При поступлении или выбытии имущества (покупка, продажа, аренда, изменение формы собственности);

4) При установлении фактов хищения;

5) При составлении годового бухотчёта (производится не ранее 1 октября);

6) После стихийных бедствий.

Инвентаризация основных средств проводится 1 раз в 3 года, библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.

Количество инвентаризаций в году, их объемы и сроки устанавливаются руководителем (кроме вышеназванных обстоятельств).

Для проведения инвентаризации в аптеке создаётся инвентаризационная комиссия, персональный состав утверждается руководителем предприятия, также издаётся приказ о проведении инвентаризации.

В крупных аптеках, где есть подразделение на отделы, создаются инвентаризационные комиссии отдельно для каждого отдела.

В документе о проведении инвентаризации, который оформляется, указывается объем, сроки проведения, ФИО председателя комиссии (зав. аптекой или материально неответственное лицо). В состав комиссии включаются также работники бухгалтерии, экономисты, техники, инженеры (если проводится списание оборудования).

В случае проведения инвентаризации после стихийных бедствий в состав комиссии включается сотрудник МВД.

Общий порядок проведения инвентаризации:

1) Подготовительный этап;

2) Предварительные мероприятия;

3) Собственно инвентаризация (снятие остатков товарно-материальных ценностей, оформление документов);

4) Составление акта по инвентаризации;

5) Утверждение материалов инвентаризации и разработка мер по устранению выявленных недостатков.