Инвентаризация в бухгалтерском учете

Назначение инвентаризации

Замечание 1

Инвентаризация является одной из базовых учетных процедур. Она проводится, чтобы выяснить, соответствуют ли данные документов в бухгалтерии и учетных регистров в программе учета реальному положению дел.

Учетная практика такова, что бухгалтерия – это один человек или целый штат, работающие в отдельном помещении, а производство продукции, выполнение работ или оказание услуг совершается в другом месте. Таким образом, первичный учет ведется на участках, в которых происходят те или иные бизнес-процессы. Сюда поступают материальные ценности, и здесь сосредоточены основные фонды компании. Бухгалтерия не видит также и денежные средства, которые проходят по кассе или по счетам в банке.

Учетные работники имеют дело с данными, которые они читают из документов. Первичные документы чаще всего составляются в момент совершения какого-либо факта хозяйственной жизни лицом, который является ответственным за документирование конкретной операции. А затем с соответствие с принятым в экономическом субъекте графиком документооборота поступают в бухгалтерскую службу. Работники бухгалтерии вносят полученные данные в применяемую программу учета с целью формирования регистров и отчетности.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Бухгалтерская отчетность, с одной стороны, является своего рода ориентиром для руководства и собственников. Именно отчеты бухгалтерии и иных финансовых служб являются базой для проведения анализа и планирования бизнеса. С другой стороны, бухгалтерская и налоговая отчетность выполняют контролирующую функцию со стороны государства.

Таким образом, бухгалтерские данные должны как можно более точно и оперативно показывать состояние имущества и обязательств хозяйствующего субъекта. С этой целью и проводятся инвентаризации.

Основные аспекты процедуры инвентаризации

Инвентаризация в зависимости от того, кто является ее инициатором, может быть:

  • обязательная;
  • проводимая по инициативе руководства.

Обязательная — проводится не реже, чем единожды в календарный год в период близкий к концу года (после 1 октября). Ее назначение выверить все остатки по счетам учета имущества и обязательств, установить своевременность и обоснованность отражения операций на счетах учета, а также выявить виновных лиц при обнаружении отклонений. С одной стороны, такая работа дает возможность скорректировать учетные данные, а с другой – указывает на узкие места в работе подразделений, материально-ответственных лиц, руководителей и бухгалтерских работников.

Обязательная инвентаризация может также производиться в случае некоторых событий в деятельности хозяйствующего субъекта, таких как:

  • смена лица, ответственного за сохранность имущества;
  • кража;
  • чрезвычайная ситуация (стихийное бедствие, пожар и т.д.);
  • проведение процедуры реорганизации;
  • прекращение экономическим субъектом своей деятельности (ликвидация).

Объекты учета, подлежащие обязательной инвентаризации, отражены на рисунке 1.

В остальных случаях инвентаризация проводится по инициативе руководства. Могут планироваться инвентаризации любого вида имущества с целью контроля их сохранности и укрепления дисциплины ответственных сотрудников.

Руководитель должен издать специальный распорядительный документ о формировании комиссии, за которой на постоянной основе будет закреплена обязанность в проведении инвентаризации. Среди ее членов должны быть лица, ответственные за сохранность имущества, сотрудники бухгалтерии и работники управляющего звена, а также внешний аудитор или инвентаризатор.

В том случае если экономический субъект ведет масштабную деятельность, то могут формироваться рабочие группы комиссии по мере проведения инвентаризации.

Замечание 2

Российскими бухгалтерскими стандартами установлено, что на время проведения инвентаризации операции по движению материальных ценностей приостанавливаются. Однако в зависимости от специфики деятельности субъекта хозяйствования оные допускаются в присутствии комиссии и с фиксированием в отдельном документе.

Лица, ответственные за сохранность имущества или правильность документального оформления некоторых видов активов перед началом инвентаризации обязаны сдать первичные документы и журналы учета. Они также обязаны предоставить расписку о том, что все операции по приходу и выбытию задокументированы или все документы имеются в наличии и надлежащим образом оформлены.

Рабочим документом при проведении инвентаризации является инвентаризационная опись, данные которой затем переносятся в сличительную ведомость с целью выявления отклонений.

В результате инвентаризации может быть обнаружена:

  • недостача;
  • излишек;
  • пересортица.

Замечание 3

Несовпадения учетных данных и фактического наличия или документального оформления подлежат соответствующей корректировке в бухгалтерской программе по распоряжению руководителя.

7.3 Виды инвентаризации

Инвентаризации бывают:
по объему — полная и частичная;
по методу проведения — выборочная и сплошная;
по назначению — плановая, внеплановая, повторная, контрольная.
Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно- материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).
Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально- ответственных лиц, и т. д.
При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.
Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.
Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).
Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.
Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Учтите особые сроки

При разработке графика инвентаризации нужно учесть указания вышестоящих органов, поскольку не каждое бюджетное учреждение может начинать проводить инвентаризацию отдельных объектов имущества прямо с 1 октября.

Так, руководителям и главным бухгалтерам управлений здравоохранения административных округов, учреждений, государственных унитарных предприятий, подведомственных Департаменту здравоохранения г. Москвы, нужно руководствоваться сроками, установленными Приказом Департамента здравоохранения Правительства Москвы от 05.08.2008 N 592 «О проведении инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств».

В соответствии с данным Приказом все учреждения, подведомственные Департаменту, обязаны провести в полном объеме инвентаризацию:

  • основных средств;
  • нематериальных активов;
  • материальных запасов;
  • ценностей, которые были ранее подвергнуты внеплановой проверке в течение года;
  • денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности;
  • расчетов с банками, подотчетными лицами, депонентами;
  • дебиторской и кредиторской задолженности;
  • незавершенного ремонта и капитального строительства;
  • незаконченных научно-исследовательских работ.

Кроме того, необходимо провести инвентаризацию имущества, не принадлежащего учреждению или предприятию, находящегося на ответственном хранении, в арендном пользовании, полученного безвозмездно и в централизованном порядке.

Департамент здравоохранения Правительства Москвы устанавливает следующие сроки проведения инвентаризации в 2008 г.:

Сроки Объекты инвентаризации:
в учреждениях
здравоохранения
в государственных
унитарных предприятиях,
подведомственных Департаменту
Не ранее 1 октября материальные запасы
(кроме продуктов
питания)
— незавершенное производство;
— готовая продукция
на складах;
— сырье и прочие материальные
ценности
Не ранее 1 ноября,
но в сроки,
позволяющие
подготовить
ведомости не
позднее 15 декабря
медицинское оборудование медицинское оборудование
Не ранее 1 ноября прочие основные средства прочие основные средства
Не ранее 1 декабря незавершенное
капитальное
строительство
капитальные вложения
По состоянию на
1 января 2009 г.
— продукты питания;
— денежные средства;
— денежные документы;
— бланки строгой
отчетности;
— суммы, выданные
под отчет;
— расчеты с банками
(по бюджетным и другим
счетам);
— расчеты с налоговыми
органами;
— расчеты с дебиторами
и кредиторами;
— незаконченные
капитальные ремонты
— незавершенный капитальный
ремонт;
— расходы будущих периодов;
— денежные средства, ценности
и бланки строгой отчетности;
— расчеты по платежам
в бюджет;
— расчеты предприятий
и организаций с их
производственными единицами,
выделенными на отдельные
балансы;
— расчеты с вышестоящей
организацией;
— расчеты с дебиторами
и кредиторами;
— остальные статьи баланса

В любом случае инвентаризацию необходимо полностью завершить к 1 января 2009 г.

Строго соблюдайте указания

Вышестоящие органы также дают дополнительные указания о порядке проведения инвентаризации и оформления ее результатов.

В частности, в рассматриваемом Приказе Департамента здравоохранения Правительства Москвы от 05.08.2008 N 592 даются следующие указания.

Во-первых, при проведении инвентаризации следует считать обязательным сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета, в связи с этим строго проверять правильность, полноту организации первичного учета и состояние технической документации.

Во-вторых, особое внимание необходимо обращать на выявление неучтенных и не оприходованных ранее основных средств и других ценностей.

В-третьих, нужно выявить неиспользуемое оборудование и материалы и в пояснительной записке к годовому отчету сообщить причины наличия неиспользованного оборудования и сроки его реализации.

В-четвертых, при инвентаризации драгоценных металлов, алмазов и изделий из них руководствоваться Приказом Минфина России от 29.08.2001 N 68н «Об утверждении Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, продукции из них и ведение отчетности при их производстве, использовании и обращении».

В-пятых, для проведения инвентаризации должны быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Прежде всего необходимо утвердить центральную рабочую инвентаризационную комиссию и календарный план проведения инвентаризации, после чего следует распределить работников централизованной бухгалтерии по учреждениям для участия в инвентаризационных комиссиях.

Предъявите документы

В заключение отметим, что в соответствии с рассматриваемым Приказом N 592 необходимо также вовремя представлять в Департамент здравоохранения Правительства Москвы следующие документы:

Срок представления Вид документа Подразделение
Департамента
здравоохранения
До 1 октября 2008 г. Копии приказов о создании
инвентаризационных комиссий
Управление
бухгалтерского учета
и отчетности
До 15 декабря 2008 г Копии инвентарных ведомостей
с перечнем неиспользуемого
медицинского оборудования
Отдел материально-
технического
обеспечения
Вместе с финансовым
отчетом за 2008 г.
Протокол результатов
инвентаризации
Управление
бухгалтерского учета
и отчетности

В результате проведенной инвентаризации в учреждении выявлена недостача продуктов питания балансовой стоимостью 6500 руб. Рыночная стоимость недостающих продуктов питания составила 8000 руб. Сумма материального ущерба отнесена на счет виновного лица — работника учреждения. Недостача продуктов подлежит возмещению по заявлению работника путем удержания из заработной платы.

В бюджетном учете будут сделаны записи в рублях:

Дебет Кредит Сумма Операции
1 40101 172 1 10502 440 6500 Списана стоимость недостающих продуктов
питания
1 20904 560 1 40101 172 8000 Начислены доходы по платежам в бюджет
в связи с недостачей материальных
запасов, отнесенной за счет виновных лиц
(по рыночной стоимости)
1 30201 830 1 30403 730 8000 Удержана из заработной платы сотрудника
учреждения, виновного в недостаче
продуктов питания, сумма возмещения
причиненного ущерба
1 21002 440 1 30405 211 8000 Перечислены в доход бюджета с лицевого
счета университета суммы в возмещение
недостачи продуктов питания, удержанные
из заработной платы сотрудника
1 30403 830 1 20904 660 8000 Зачтены в счет погашения задолженности
виновным лицом суммы произведенных
удержаний из заработной платы

Доцент кафедры

«Бухгалтерский учет и аудит»

Курганского филиала АТ и СО,

консультант-эксперт

ИД «Советник бухгалтера»

Н.Н.ШИШКОЕДОВА

Удерживаем алименты по-новому
Актуальные вопросы применения ЕНВД в учреждениях здравоохранения. Часть 1