Инвентаризация

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

  • при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
  • если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
  • когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
  • в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
  • при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
  • после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
  • при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

  • профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
  • участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
  • контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
  • обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
  • оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

  • административных работников;
  • сотрудников-бухгалтеров;
  • внутренних аудиторов или независимых экспертов;
  • представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

  1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
    • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
    • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
    • установление дат проверки;
    • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
    • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
  2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
  3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
  4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
  5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
    • зачет средств (взаимозачет);
    • списание убыли;
    • оприходование излишков;
    • отнесение на виновных лиц.

Инвентарным объектом основных средств является (п. п. 41, 45 Инструкции N 157н):

— объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

— отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;

— обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы. При наличии в комплексе частей с разным сроком полезного использования каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект (Письмо Минфина России от 20.07.2016 N 02-07-10/42570).

Если по комплексу конструктивно-сочлененных объектов, состоящих из нескольких предметов, установлен общий для всех объектов срок полезного использования, указанный объект учитывается как самостоятельный инвентарный объект (п. 45 Инструкции N 157н).

Группировка объектов

— здание и надворные постройки, обеспечивающие его функционирование (сарай, забор, колодец и др.), учитываются в качестве одного инвентарного объекта. Если эти постройки и сооружения обеспечивают функционирование двух и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами;

— коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, являются составной частью здания и не являются отдельными инвентарными объектами. К самостоятельным инвентарным объектам относится оборудование таких коммуникаций, например: оконечные аппараты, приборы, устройства, средства измерения, управления; средства преобразования, принятия, передачи, хранения информации; средства вычислительной техники и оргтехники; средства визуального и акустического отображения информации, театрально-сценическое оборудование;

— отдельные помещения зданий, которые имеют разное функциональное назначение или являются самостоятельными объектами имущественных прав, учитываются как самостоятельные инвентарные объекты основных средств.

Один объект

В комментируемом Письме Минфин России в очередной раз подтвердил свою позицию, согласно которой компьютер должен учитываться единым комплексом, так как любая его часть не может выполнять свои функции по отдельности. Ранее об этом финансовое ведомство высказывалось в своих Письмах от 09.10.2006 N 03-03-04/4/156 и от 29.10.2004 N 03-03-01-04/1/89.

Однако судебная практика по данному вопросу не подтверждает официального мнения: организация может учесть каждую составную часть персонального компьютера в качестве самостоятельного объекта.

Вариант формирования инвентарных номеров

Вариантов формирования инвентарных номеров может быть несколько.

Вариант 1. В инвентарном номере может быть зашифрован год и месяц поступления основного средства, код вида деятельности, код синтетического и (или) аналитического учета, порядковый номер.

Вариант 2. Объектам основных средств присваивается инвентарный номер, учитывающий структуру основных средств данного учреждения, а также источники их приобретения.

Пример учетной политики

  1. Учет основных средств

1.1. Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия их к учету в составе основных средств и начисления амортизации определяется в соответствии с п. 44 Инструкции N 157н.

1.2. Нефинансовые активы, которые в соответствии с Инструкцией N 157н относятся к объектам основных средств, но не вошли в ОКОФ ОК 013-2014 (СНС 2008), принимаются к учету как основные средства с группировкой согласно ОКОФ ОК 013-94.

(Основание: Письма Минфина России от 30.12.2016 N 02-08-07/79584, от 27.12.2016 N 02-07-08/78243)

1.3. Стоимость объектов основных средств, полученных безвозмездно, в том числе по договорам дарения, пожертвования, определяется как текущая оценочная стоимость, увеличенная на стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования.

Стоимость объектов основных средств, выявленных при инвентаризации, определяется по текущей оценочной стоимости.

(Основание: п. п. 25, 31 Инструкции N 157н)

Начисление амортизации

Порядок определения новым владельцем срока полезного использования «бэушного» имущества зависит от применяемого метода начисления амортизации (линейный или нелинейный). Между тем есть и общее правило: бывшие в употреблении объекты основных средств включаются в состав той амортизационной группы, в которую они входили у предыдущего собственника. Это следует из п. 12 ст. 258 НК РФ.

Обратите внимание! Вне зависимости от установленного в учетной политике для целей налогообложения способа начисления амортизации линейный метод применяется в отношении зданий, сооружений, передаточных устройств, нематериальных активов, входящих в 8 — 10-ю амортизационные группы, независимо от срока ввода в эксплуатацию соответствующих объектов. В отношении прочих объектов амортизируемого имущества независимо от срока их введения в эксплуатацию применяется только метод начисления амортизации, установленный налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения. Это правило закреплено в п. 3 ст. 259 НК РФ.

организации, рассчитывающие амортизацию нелинейным способом, определяют срок полезного использования подержанного основного средства в пределах той амортизационной группы, к которой оно было отнесено прежним владельцем.

Для хозяйствующих субъектов, применяющих линейный метод списания амортизации, предусмотрены особые правила определения срока полезного использования рассматриваемого имущества. Так, п. 7 ст. 258 НК РФ установлено, что налогоплательщик, приобретающий бывшие в эксплуатации основные средства, вправе определять норму амортизации с учетом СПИ, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками. При этом срок полезного использования данных основных средств может быть определен как установленный предыдущим собственником этих основных средств срок их полезного использования, уменьшенный на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущим собственником.

Таким образом, норма амортизации подержанного основного средства определяется по формуле:

K = (1 / (N — T)) x 100%,

где K — норма амортизации в процентах к первоначальной стоимости объекта амортизируемого имущества;

N — срок полезного использования объекта основных средств, выраженный в месяцах;

T — количество месяцев нахождения приобретенного объекта ОС в эксплуатации у предыдущих собственников.

Варианты срока полезного имущества

Вариант 1. Организация при расчете амортизации взяла за основу СПИ, установленный предыдущим собственником. В таком случае новый срок полезного использования оборудования будет равен 40 мес. (80 — 40).

Месячная норма амортизации составит 2,5% (1 / 40 мес. x 100%), а сумма амортизации — 8125 руб. (325 000 руб. x 2,5%).

Вариант 2. Организация, руководствуясь Классификацией ОС, установила изначальный срок полезного использования подержанного оборудования самостоятельно, выбрав минимальный для четвертой амортизационной группы срок эксплуатации — 61 мес. В данном случае новый СПИ объекта ОС будет равен 21 мес. (61 — 40).

Месячная норма амортизации составит 4,76% (1 / 21 мес. x 100%), а сумма амортизации — 15 470 руб. (325 000 руб. x 4,76%).

Вариант 3. Организация решила не использовать свое право по корректировке срока полезного использования приобретенного оборудования и установила его в соответствии с Классификацией ОС, исходя из четвертой амортизационной группы, к которой имущество было отнесено продавцом, — 61 мес.

Месячная норма амортизации в таком случае составит 1,64% (1 /61 мес. x 100%), а сумма амортизации — 5330 руб. (325 000 руб. x 1,64%).

Очевидно, что во втором варианте организация значительно быстрее перенесет стоимость приобретенного оборудования на затраты при исчислении налога на прибыль. А объясняется это тем, что бывший собственник ОС установил срок полезного использования (80 мес.), близкий к максимальному (84 мес.), а новый владелец, наоборот, взял за основу минимальный срок — 61 мес. Поэтому пересматривать СПИ бывшего в употреблении амортизируемого имущества целесообразно, если прежний владелец установил срок, значительно превышающий его минимальное значение.

Отметим: если срок фактического использования «бэушного» основного средства у предыдущих собственников окажется равным сроку его полезного использования, определяемому Классификацией ОС, или превышающим этот срок, хозяйствующий субъект имеет право самостоятельно определить СПИ данного объекта с учетом требований техники безопасности и других факторов. Это правило закреплено в абз. 2 п. 7 ст. 258 НК РФ.

Кто принимает решение?

Решение о сроках полезного использования поступивших основных средств, нематериальных активов в целях их принятия к учету и начисления амортизации принимается Комиссией в соответствии с положением п. п. 44, 60, 61 Инструкции N 157н.

Первоначальная (фактическая) стоимость объектов нефинансовых активов при их приобретении, сооружении, изготовлении (создании) определяется на основании сопроводительной документации (контрактов, договоров, актов выполненных работ (оказанных услуг), накладных и других сопроводительных документов поставщиков (исполнителей) согласно положениями п. п. 23, 47, 62, 72, 102, 103 Инструкции N 157н.

По решению Комиссии затраты могут быть признаны непосредственно связанными с приобретением, сооружением или изготовлением (созданием) объектов нефинансовых активов с целью их включения в первоначальную (фактическую) стоимость этих активов. Положения данного пункта применяются в отношении тех затрат, включение которых в первоначальную (фактическую) стоимость объектов нефинансовых активов прямо не предусмотрено Инструкцией N 157н.

Пример судебных рисков

Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 18.07.2016 по делу N А11-180/2015

Суд пришел к выводу о необоснованном применении амортизационной премии, поскольку общество фактически не понесло расходов в виде капитальных вложений в отношении имущества, переданного в рамках концессионного соглашения (то есть затрат на его приобретение или создание), общество начисляло амортизационную премию на первоначальную (рыночную) стоимость объектов концессионного соглашения, согласно положению по учетной политике общества амортизационная премия напрямую связана только с расходами в виде капитальных вложений. Суд отклонил доводы общества о том, что амортизационная премия как составная часть амортизации должна начисляться для всех категорий амортизируемого имущества, за исключением безвозмездно полученных, а наличие затрат в момент ввода имущества в эксплуатацию не является обязательным условием для применения амортизационной премии. Суд указал, что в отношении основных средств, полученных по концессионному соглашению, амортизационная премия может начисляться только исходя из понесенных концессионером расходов в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации основных средств.

Минфин России считает, что самолет и его двигатель могут учитываться как отдельные объекты основных средств. По мнению налоговых органов, все составные части стандартной комплектации самолета, представляющие собой комплекс конструктивно-сочлененных предметов и способные выполнять свои функции только в составе комплекса, учитываются в качестве отдельного инвентарного объекта.

Суды подтверждают право налогоплательщика выбрать любой из этих вариантов.

суды, как правило, в этом случае налоговые органы не поддерживают, указывая, что и в целях бухгалтерского учета, и в целях налогообложения при определении

амортизационной группы налогоплательщику следует руководствоваться сроком полезного использования оборудования, а не конструктивным сочленением объектов основных средств в комплексе (Постановления ФАС Московского округа от 11.06.2009 N А40/4753-09, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.11.2008 N А19-19415/06-20).

Однако в некоторых случаях налоговые органы считают иначе.

Суд поддержал налогоплательщика и здесь, указав при этом, что различные сроки полезного использования спорных агрегатов и вертолетов сами по себе не могут служить основанием для учета данных агрегатов в качестве самостоятельных объектов основных средств (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 25.08.2010 N А29-12544/2009). К похожему выводу суд пришел и ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 29.12.2009 N А24-5934/2008.

>Образец описи имущества в кабинете

Как выглядит опись кабинета (образец)

Даже самая маленькая организация является собственником имущества, начиная с мебели и заканчивая подставками для канцелярских принадлежностей. Чтобы вести учет всех предметов, переданных в пользование подчиненным, в компаниях регулярно организуют инвентаризации. И делается это на основании ранее проведенных описей имущества.

Проверка наличия предметов мебели и оборудования в конкретном кабинете занимает немного времени. Уполномоченное лицо приходит в помещение и указывает в акте все вещи, которые видит: сейфы, столы, стулья, компьютеры, оргтехнику, предметы бытовой техники (чайники, кофеварки, холодильники). Вещи перечисляют в специальном документе, форму которого компания разрабатывает и утверждает в локальных НПА, поскольку законодательно утвержденного бланка для таких ситуаций нет.

Самый простой вариант оформления акта проверки — таблица, состоящая из нескольких столбцов, — такая, как показано ниже.

Акт может содержать и другие сведения. Например, иногда требуется указать состояние предмета (отличное, неудовлетворительное, хорошее), его инвентарный номер или номер, указанный производителем. Все эти дополнительные сведения также удобно фиксировать в табличной форме.

Отметим, что в некоторых организациях при проведении проверок пользуются таблицей, утвержденной для инвентаризационной описи основных средств (вторая страница формы № ИНВ-1). Однако в ней необходимо указать еще данные о материально-технических ценностях по бухгалтерскому учету, а также уточнить стоимость предметов. Такие данные визуально в кабинете, конечно, не найти, поэтому эту часть таблицы заполняют только ответственные за бухучет сотрудники.