Исправления в больничном листе

Случаи перерасчета пособия по больничному листу

Выплаченное работнику пособие по временной нетрудоспособности пересчитывают в следующих случаях:

  • получения новых данных (справок или сведений из ПФР) о сумме заработка у других работодателей за расчетный период. Перерасчет возможен только за три года до даты получения новых данных. Поэтому если с момента окончания болезни прошло более трех лет, то пособие пересчитывать не нужно (ч. 2.1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ);
  • обнаружения недобросовестности работника, выразившейся в предоставлении работодателю недостоверных сведений или их сокрытии (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ). Например, работник предоставил больничный на недействительном бланке 1 или справку о сумме заработка с недостоверными данными 2;
  • обнаружения ошибок при расчете пособия. Например, бухгалтер совершил счетную (арифметическую) ошибку, техническую ошибку или неверно применил нормы законодательства (п. п. 2, 4 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»).
1 Во избежание случаев отказа органами ФСС РФ в возмещении пособия рекомендуем проверять подлинность бланков больничных листов, например, на сайте ФСС РФ (http://fss.ru/ru/fund/for_enterprises_and_organisation/94108/index.shtml) и (или) обращаться с запросами в медицинские организации.

2 При возникновении сомнений в подлинности справки или достоверности приведенных в ней данных можно направить запрос в территориальный орган ФСС РФ (п. 2 Порядка направления запроса страхователя в территориальный орган страховщика для осуществления проверки сведений о страхователе (страхователях), выдавшем (выдавших) застрахованному лицу справку (справки) о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений).

Перерасчет пособия по временной нетрудоспособности

Для перерасчета пособия по временной нетрудоспособности сделайте следующее:

  • рассчитайте пособие в новом размере. Для этого исправьте допущенные ошибки или учтите при расчетах новую, достоверную информацию о суммах заработка;
  • определите разницу между старым и новым размером пособия. Если разница отрицательная, то доначислите пособие к выплате работнику. Если разница положительная, то ее можно попытаться вернуть.

Обратите внимание:

  • при получении данных о сумме заработка у предыдущего работодателя (работодателей) пересчитайте пособие только за те дни нетрудоспособности, которые входят в трехлетний период до даты получения новых данных;
  • если ошибка в расчете пособия совершена бухгалтером вашей организации, то доплатить пособие вы обязаны вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента совершения ошибки (ч. 3 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Как исправить ошибку в больничном листе, если неправильно рассчитана сумма пособия

Внесите исправления в больничный лист в обычном порядке. Исправьте старый расчет или дополнительно приложите к нему новый экземпляр расчета (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Письма Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@).

Пример перерасчета пособия по временной нетрудоспособности в связи с допущенной ошибкой

Сидоров И.М. представил больничный лист (код причины нетрудоспособности «01») за период нетрудоспособности с 18 по 22 июня 2018 г. Страховой стаж работника — 8 лет. Средний дневной заработок — 1 500 руб.

Бухгалтером была допущена ошибка в расчете, сумма пособия составила — 6 000 руб. (1 500 руб. x 80% x 5 дн.), из них: за счет работодателя — 3 600 руб., за счет средств ФСС РФ — 2 400 руб.

После обнаружения ошибки с определением процента оплаты размер пособия был пересчитан и составил 7 500 руб. (1 500 руб. x 100% x 5 дн.), из них: за счет работодателя — 4 500 руб., за счет средств ФСС РФ — 3 000 руб.

Разницу между старым и новым размером пособия в сумме 1 500 руб. (7 500 руб. — 6 000 руб.) необходимо доплатить работнику, из них: за счет работодателя — 900 руб. (1 500 руб. / 5 дн. x 3 дн.), за счет ФСС РФ — 600 руб. (1 500 руб. — 900 руб.).

Возврат разницы между старым и новым размером пособия после пересчета

Излишне выплаченное работнику пособие организация может вернуть следующими способами:

  • путем удержания из выплачиваемой заработной платы или пособия;
  • путем добровольного возмещения работником ущерба;
  • в судебном порядке.

Удержите из заработной платы или пособия работника излишне выплаченную сумму в тех случаях, когда переплата возникла в результате (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ):

  • недобросовестности работника;
  • счетной (арифметической) ошибки.

Удерживать можно не более 20% суммы, причитающейся работнику при каждой выплате (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ). Обратите внимание, что излишне выплаченная сумма пособия может быть удержана только с письменного согласия работника (Письмо ФСС РФ от 20.08.2007 N 02-13/07-7922).

Предложите работнику добровольно вернуть излишне выплаченную ему сумму в следующих ситуациях:

  • при обнаружении ошибок, которые не относятся к счетным. Например, в случае обнаружения неправильного применения или трактовки норм законодательства при расчете пособия (Письмо ФСС РФ от 30.11.2015 N 02-09-11/15-23247);
  • при обнаружении обстоятельств, которые позволяют вам производить удержание из заработной платы и пособия. Это позволит вам вернуть всю сумму переплаты единовременно, а не удерживать по 20% из каждой выплаты (Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).

Обратитесь в суд, если:

  • работник не согласен на удержание переплаты из заработной платы или пособия;
  • работник, из заработной платы или пособия которого удерживалось по 20% при каждой выплате, уволился, не погасив всю сумму долга (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Не получится взыскать в судебном порядке суммы, излишне выплаченные работникам по причине совершения ошибок, не относящихся к счетным. Это не предусмотрено законодательством (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Можно ли удержать из зарплаты работника переплату по больничному листу, возникшую в результате неправильного расчета

Это зависит от причин неправильного расчета.

Если причина неправильного расчета — счетная ошибка (то есть ошибка, возникшая при совершении арифметических действий), то переплату можно удержать из зарплаты (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Если причина неправильного расчета — любая другая ошибка (техническая, связанная с неверным применением законодательства и т.п.), то удержать переплату из зарплаты нельзя.

Общие сведения

Для больного человека необходимо получение листа временной нетрудоспособности, если гражданин хочет иметь возможность пролечиться дома или в стационаре, а также получить выплаты за время отсутствия на работе. Больничный выдаётся специальным медицинским учреждением, у которого есть лицензия на врачебную деятельность. Сам человек не должен ничего заполнять, потому как подобным занимается доктор, а также руководство компании, где пациент трудоустроен.

Следует использовать только печатные заглавные буквы и цифры, пропись не допускается. Писать необходимо чёрной гелевой ручкой, потому как шариковая запрещена для использования. Другие цвета также не допустимы для заполнения листа нетрудоспособности. Не следует заходить за границы квадратиков, которые отведены для букв.

Указание организации в больничном листе обязательно потребуется, но если пациент не уверен в его правильности, то тогда будет лучше оставить данную графу пустой. Её потом заполнят в отделе кадров фирмы, где точно знают, как правильно пишется наименование. Но если ошибку допустил кадровик, то тогда уже потребуется её исправлять. Необходимо это для того, чтобы не возникло проблем с Фондом социального страхования.

Сотрудник не должен самостоятельно вносить корректировки, что-либо чёркать или замазывать. Подобным должен заниматься уполномоченный человек, чтобы всё было законно. В ином случае самовольные исправления приведут к тому, что документ посчитают недействительным.

Что делать, если ошибка в названии компании

Когда помарка допущена в наименовании организации, есть несколько способов решения проблемы. Чаще всего предприятия, получив подобный лист, отправляют человека обратно в больницу для того, чтобы доктор сам исправил недочёт. Подобное решение будет наиболее удобным для фирмы, потому как не придётся брать на себя ответственность за неточности.

Важно! Бывает и такое, что неверное название организации не смущает начальство, и лист доходит до ФСС. Там уже работники должны решить, принимать подобный документ или нет.

Нередки ситуации, когда они соглашаются осуществить выплаты по данному больничному листу. Но они могут и отказать, сообщив об этом руководству компании, где трудоустроен пациент.

Ответ зависит от следующих моментов:

  1. Ошибка не помешала идентифицировать компанию. Тогда лист не считают испорченным, следовательно, он не подлежит замене.
  2. Определить компанию не удалось из-за того, что наименование написано неверно. Потребуется брать дубликат, устранив имеющуюся погрешность.
  3. Место работы не заполнено. В этом случае обязательно нужно указать сведения, чтобы документ был принят.

Отдельно следует отметить ситуацию, когда организация не была вписана в больничный. Подобное встречается, если доктор не знает, как правильно написать компанию, и пациент не может в этом помочь. Из-за этого медицинский работник решает ничего не писать, чтобы не пришлось потом корректировать данные.

Однако компания может не решиться взять на себя заполнение данной графы. Ведь по закону в ней должен писать доктор, а не сотрудник отдела кадров. Некоторые фирмы не хотят усложнять процесс, поэтому пишут сами наименование. Но они могут и отказаться, и тогда человеку придётся снова обращаться в больницу для внесения сведений. Поэтому компаниям лучше заранее позаботиться о данном моменте и проинформировать всех сотрудников по поводу того, как правильно пишется название.

Допустимые ошибки

Если в больничном листе допущена ошибка, то это не всегда свидетельствует о его недействительности. Есть ряд погрешностей, которые допускают в 2018 году государственные органы и не заставляют корректировать. Поэтому прежде чем задумываться об исправлениях, необходимо ознакомиться с перечнем погрешностей, не подлежащих устранению.

Среди них:

  1. Некоторые слова указываются прописными буквами. Напомним, что документ положено заполнять печатными символами.
  2. Печать попала на поля, в которых содержится информация.
  3. Буквы зашли за границы квадратиков. По возможности следует стараться их уместить в отведённом для этого месте.
  4. Присутствуют лишние пробелы между инициалами доктора.
  5. Есть несерьёзные помарки, лишние точки и галочки.
  6. Нет прочерков в пустых ячейках, где они необходимы. Подобное требуется, когда графа не относится к человеку и поэтому не подлежит заполнению.
  7. Адрес медицинского учреждения написан без учёта определённой последовательности.

Поэтому если указывают ошибочно перечисленные моменты, то их в Фонде социального страхования считают за технические погрешности. Их можно оставить и использовать документ для получения выплаты, связанной с временной недееспособностью конкретного гражданина. Однако когда информация указана неточно, то тогда уже нужно сделать корректировки, чтобы пройти соответствующую процедуру.

Отметим, что если в неправильном заполнении больничного виновата организация, в которой работает человек, то для неё могут быть следующие последствия. В первую очередь ФСС откажется выделять средства за дни нетрудоспособности. Поэтому компании придётся из своего бюджета выплатить всю сумму сотруднику, что была начислена за период недуга. Если этого не сделать, то личность имеет право подать в суд на своего работодателя, и при наличии доказательств правосудие будет на стороне человека.

Поэтому необходимо знать, что делать, если была замечена ошибка. Своевременно предпринятые действия помогут избежать многих проблем и лишних трат. Сейчас разберёмся, как именно нужно себя повести при обнаружении погрешностей в листе нетрудоспособности.

Корректирование

Каждая организация должна обязательно проверять больничный лист при получении, и сделать это нужно ещё до заполнения оставшейся части. Потому как врач может сделать ошибку и не заметить, а работодатель из-за этого потом не сможет согласовать с Фондом социального страхования выдачу денег для сотрудника. Если окажется, что погрешности есть, и они не относятся к техническим неточностям, следует вернуть человеку документ и отправить с ним в больницу.

Уже медицинский сотрудник должен будет выдать дубликат листа, в котором уже не будет ошибок. Потому как компания не имеет права исправлять сведения, которые указывала больница. Поэтому и при проблемах с названием организации нужно обращаться в медицинское учреждение.

Если же отдел кадров допустил погрешность, то тогда уже организация должна внести корректировки. Делается это определённым образом, и требования обязательно нужно соблюсти, чтобы документ не посчитали недействительным. Сначала нужно одной линией зачеркнуть ошибочные данные, использовать следует чёрную гелевую ручку. Далее на обратной стороне официальной бумаги укажите корректную информацию. Уполномоченное лицо обязательно должно поставить подпись, печать компании и написать «Исправленному верить».

Если компания не имеет собственной печати, то тогда нужно будет удостоверить поправку подписью начальника. Без этого нельзя будет считать, что корректировка законная. После этого можно будет направить больничный лист в Фонд социального страхования, чтобы он оплатил человеку период нетрудоспособности. Сумма будет зависеть от нескольких факторов – от рабочего стажа, средней заработной платы за последние два года, количества дней на больничном. Рассчитывается выплата индивидуально для каждого случая, и занимается этим бухгалтер компании, в которой работает человек. При наличии действующего листа нетрудоспособности можно будет легко получить деньги за период болезни.