Как оформить командировку сотруднику

Содержание

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

  • служебное задание (нужна форма Т-10а);

  • приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);

  • командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

  • ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;

  • отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;

  • место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;

  • протяжность поручения, дата его начала и конца;

  • название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;

  • основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются бухгалтеру для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

  • ФИО и должность командируемого;

  • отдел, в каком он работает;

  • место командировки;

  • время;

  • цель.

В приказе необходимо установить источник расчета с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

  • филиалы и представительства заграничных фирм;

  • организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

командировки гостиницы

Командировкой называется поездка в местность, удаленную от основного места работы, осуществляемая сотрудником по приказу руководителя организации.

Командировочная поездка может быть плановой, заранее спланированной и внеплановой, продолжительной и краткосрочной, оформляться на одного человека или группу сотрудников (более двух человек), а также осуществляться на территории России либо за ее пределами.

Независимо от вида командировки, поездка должна быть документально оформлена в соответствии с Российскими законами.

Что говорит закон?

Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.

Нормативная база

Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:

  • Трудовой кодекс (глава 24);
  • Постановление №729;
  • Постановление №749;
  • Постановление № 771;
  • Постановление №812;
  • Постановление №922;
  • Постановление №1595;
  • Налоговый кодекс.

Ознакомиться с документами можно тут:

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812

Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729

Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии трудового договора, и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.).

Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.

В противном случае отказ от выполнения рабочего задания считается дисциплинарным проступком и подлежит наказанию в виде:

  • замечания;
  • выговора;
  • увольнения.

Существует категория граждан, отказ от командировочной поездки которых не является дисциплинарным поступком.

В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.

Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

  • женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
  • работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
  • работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
  • работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • сотрудников моложе 18 лет;
  • сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

Перечень необходимых для командировки документов утвержден в 2008 году и указан в Положении №749, согласно которому для служебной поездки необходимо оформление:

  • распоряжения о направлении сотрудника в командировку;
  • командировочных удостоверений;
  • служебного задания;
  • отчета о проделанной работе;
  • авансового отчета;
  • журналов учета, куда заносятся данные об отправившихся в поездку и прибывших сотрудниках.

Перечисленные документы являлись обязательным условием при оформлении командировки. В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился.

Изменения в 2019 году

Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.

По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2019 году необязательными стали следующие документы:

  • командировочные удостоверения;
  • служебное задание;
  • отчет о поездке;
  • журналы учета.

Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.

Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.

Подробнее о том, как оплачивается командировка, читайте в нашей статье.

Аккордная оплата труда — что это такое? Смотрите .

Документы для оформления командировки в 2019 году

Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году в соответствии с новыми правилами?

Общий порядок

В соответствии с Российским законодательством, в 2019 году в список обязательных для командировки документов входят:

  • приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
  • путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
  • служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
  • авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

Какие нужны перед поездкой и в процессе?

Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.

Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.

Бланк формы Т-9а

Бланк формы Т-9

Приказ произвольной формы:

Примерная схема составления приказа

Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.

Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.

Таблица командировочных расходов:

Расходы для командировки по России Расходы для командировки за границей
Основные расходы:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 700 рублей в день.
Основные расходы:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 2500 рублей в день.

Дополнительные расходы:

согласовываются с работодателем.

Дополнительные расходы (обязательные), связанные с оформлением и оплатой:

  • заграничного паспорта;
  • визы;
  • медицинской страховки;
  • аэродромных сборов;
  • консульских сборов;
  • иные расходы, согласованные с работодателем.

Учет работников

Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.

Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:

  • в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
  • в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).

Маршрутный лист

В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

  • дату выезда (начало командировки);
  • дату приезда (окончание командировки);
  • название организации, выдавшей маршрутный лист;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
  • должность сотрудника;
  • марка и государственный номер транспортного средства;
  • цель командировки;
  • маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

Служебная записка

Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.

Отчетные бумаги, составляемые после возвращения

Авансовый отчет

По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.

В авансовом отчете следует указать:

  • размер выданного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи аванса;
  • кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
  • размер потраченных средств;
  • остаток денежных средств (при наличии);
  • список документов, подтверждающих расходы.

Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.

Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.

По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.

Примеры составления служебной записки:

Пример служебной записки

Использовался личный транспорт

В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.

В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.

Использовался транспорт по доверенности

В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.

Сроки составления и предоставления

Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.

Как оформляются командировки госслужащих? Читайте в нашей статье.

Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Узнайте .

Как вычесть подоходный налог с зарплаты? Смотрите .

Новые правила оформления командировки

Прежние правила оформления командировок, действовавшие до 8 января 2015 года, с указанной даты утратили свою актуальность. Теперь оформляются гораздо проще, чем пару лет назад: теперь работодателю можно не составлять отдельное задание и не выдавать работнику, направляемому в поездку, командировочное удостоверение. Он же, в свою очередь, не обязан составлять отчет о работе. Упразднена и норма об обязательном ведении журналов учета сотрудников, выбывающих в служебные поездки и прибывающих к месту командирования.

Некоторые организации, несмотря на возможность упрощения документооборота, продолжают применять прежний алгоритм оформления (если вы хотите поступить так же, нужно закрепить используемый порядок локальным актом, например, Положением о командировках). Но большинством работодателей новость о том, что можно направлять сотрудников в рабочие поездки путем издания одного лишь приказа и не тратить время на разработку целого пакета документов, была воспринята благосклонно. При составлении такого приказа можно использовать унифицированную форму № Т-9 или ее аналог, разработанный локально.

Правда, возникает закономерный вопрос: если нет рабочего задания, где прописывать цель отъезда? И если командировочное удостоверение больше не используется, как сотруник сможет подтвердить срок пребывания по месту назначения по новым правилам? На самом деле все просто. Разумеется, указывать цель нужно, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ), поэтому после отмены задания работодатель должен сам решить, в каких документах будет отражаться данная информация. Целесообразно внести сведения о цели в приказ, с которым человек, направляемый в поездку за пределы места постоянной работы, должен ознакомиться под роспись, например:

Приказ о направлении в командировку

Для налоговой инспекции прописанной в приказе цели поездки достаточно, чтобы учесть все расходы при расчете налога на прибыль. Что касается подтверждения срока отсутствия на рабочем месте, то с этой целью используются проездные билеты к месту выполнения задания и обратно.

Важно: если сотрудник отправляется в поездку на личном автомобиле, указать срок можно в служебной записке, к которой прикрепляются подтверждающие документы (например, чеки или квитанции, по которым можно отследить маршрут и даты отъезда и прибытия).

Узнайте, как происходит оформление командировок с 2015 года

Какими документами подтверждаются расходы за время командировки?

Перед отъездом на основании приказа рассчитывается сумма аванса на оплату проезда к месту назначения, проживания и суточных, которые обычно выплачиваются в рублях, и лишь при направлении зарубеж — в иностранной валюте. Работодатель обязан компенсировать все расходы, поэтому по возвращении в бухгалтерию передается авансовый отчет, в котором указываются израсходованные суммы. К отчету обязательно следует приложить подтверждающие документы, в роли которых могут использоваться:

  • проездные билеты;
  • чеки с заправок (если сотрудник ездил на личном автомобиле);
  • квитанции на парковку;
  • счета за проживание в гостинице или арендованной квартире;
  • кассовые и товарные чеки и т. д.

Важно: во избежание возможных ошибок в процессе оформления рабочих поездок и компенсации расходов, с ними связанных, рекомендуется закрепить соответствующий порядок отдельным локальным актом (ст. 8 ТК РФ). Образец данного Положения может выглядеть следующим образом:

Образец положения о командировках

Порядок возмещения командировочных расходов следует прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, при этом работодатель вправе предусмотреть компенсацию любых видов расходов, например:

Чтобы в дальнейшем не возникло проблем с обоснованием отдельных видов расходов в целях налогообложения прибыли, не рекомендуется закреплять локальными нормами расходы на обслуживание в ресторанах и барах, пользование спортзалом или бассейном, услуги VIP-залов для приема делегаций и т. д.

Эксперт разъясняет: увольнять ли совместителя за прогул, если он уехал по основной работе

Сверхурочная работа в период командировки

Трудовое законодательство позволяет привлекать к сверхурочной работе, но обязывает оплачивать переработку в повышенном размере, в том числе в поездках (письмо Минтруда от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195). Если работнику во время отъезда придется работать сверхурочно, необходимо оформить переработку соответствующим образом:

Справка

Сверхурочная работа во время командировки, оформляем переработку:

  • если еще до отъезда известно, что без переработки не обойтись, заранее уведомляем командированного о предстоящей сверхурочной работе (в устной или письменной форме, в соответствии со ст. 99 ТК РФ);
  • получаем письменное согласие работника на сверхурочную работу;
  • если он уже находится в отъезде и дает устное согласие трудиться сверхурочно, оформляем процедуру актом за подписями нескольких свидетелей;
  • убедившись, что командированный не возражает против сверхурочной работы, издаем соответствующий приказ, с которым знакомим командированного под подпись;
  • обязательно отражаем сверхурочно отработанные часы в табеле учета рабочего времени.

Составляя письменное уведомление, отразите в документе не только основания для привлечения к сверхурочной работе, но и ее характер, продолжительность и размер компенсации, полагающейся за переработку, например:

Образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе

Продление командировки в связи с болезнью сотрудника

Даже крайне важная поздка может внезапно прерваться болезнью командированного, который, выпадая из ранее установленного графика, не успевает справиться со заданием в срок. В этом случае работодатель может принять решение о продлении командировки, чтобы дать командированному дополнительное время для завершения задания. На практике, получая служебную записку с информацией о болезни, рекомендуется действовать по такой схеме:

  • убедиться, что сотрудник готов после выздоровления и закрытия больничного листа продолжить выполнение задания (отправить соответствующее заявление можно по электронной почте или по факсу);
  • составить приказ о продлении сроков, сделать соответствующую пометку в приказе о направлении в поездку и довести документ до сведения с помощью имеющихся в его распоряжении средств связи;
  • по завершении поездки принять оригинал больничного и отметить в табеле учета рабочего времени командированчные дни и болезни;
  • оплатить пособие по временной нетрудоспособности и возместить все расходы, связанные с необходимостью продления срока пребывания.

Сообщать о болезни во время отъезда нужно оперативно. Чем раньше работник уведомит работодателя о невозможности выполнять задание по причине временной нетрудоспособности, тем оперативнее будут предприняты меры для закрытия или продления срока отъезда, если в этом есть необходимость. Специальная форма уведомления для таких случаев не разработана, поэтому служебную записку можно составить в произвольной форме, например:

Служебная записка о временной нетрудоспособности в период командировки

Если работник сообщает, что серьезно заболел и не в состоянии выполнять задание, не терпящее отлагательств, работодатель вправе отменить поездку в первый день болезни и делегировать полномочия другому специалисту.

Допустимы ли командировки в праздники и выходные дни?

Иногда обстоятельства вынуждают работодателя направить в срочную командировку — настолько срочную, что приходится выезжать в выходной или праздничный день. Закон не возбраняет оформлять такие случаи в нерабочие дни, но только с согласия командированного, который имеет полное право отказаться от данного поручения. Получив письменное согласие (в соответствии со ст. 113 ТК РФ) и убедившись, что мнение профсоюза не идет вразрез с принятым работодателем решением, можно издавать приказ. В табеле учета рабочего времени поездка, пришедшаяся на нерабочий день, обозначается буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03».

Оплачивать такие дни тоже придется по особой схеме: если работник получает фиксированный оклад, сверх обычной нормы дополнительно выплачивается одинарная дневная ставка. Если количество отработанных часов превышает месячную норму, вместо дополнительной одинарной дневной ставки выплачивается двойная. Сотрудникам, у которых нет фиксированного оклада, отъезд в выходной день оплачиваются не менее чем по двойной тарифной ставке (дневной или часовой), а сдельщикам — минимум по двойным сдельным расценкам. По желанию доплату и в первом, и во втором случае можно заменить дополнительным днем отдыха.

Командировки госслужащих

Как и любые другие категории, государственные служащие по мере необходимости могут направляться в командировки, правила оформления которых установлены «Порядком командирования госслужащих» (утв. указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813). Согласно действующим нормам, срок отъезда определяет работодатель с учетом сложности и объема задачи, решение которой доверяется командированному госслужащему. Правда, срок напрпавления в вышестоящие государственные органы не должен превышать пяти дней без учета времени, которое сотрудник проведет в пути. Продлить такое задание можно лишь на веских основаниях, с письменного согласия руководителя принимающего госоргана и не более чем на пять дней.

Поскольку изменения правил документального оформления поездок затронули и государственные службы, с 2015 года ни задание, ни командировочное удостоверение можно не оформлять, а в подтверждение сроков отъезда и сопряженных с ней расходов по возвращении он предъявляет в отдел кадров:

  • квитанции из гостиницы;
  • кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • маршрутный лист, если использовался личный автомобиль;
  • служебные записки, заявления, справки, рапорты о пребывании;
  • квитанции с парковок и прочие подтверждающие документы.

В отличие от других категорий, государственные служащие обязаны в течение трех дней с момента возвращения представить письменный отчет о выполненной работе, согласованный с непосредственным руководителем своего структурного подразделения. Оплата поездки государственного служащего также имеет свои особенности: как и в общих случаях, ему компенсируются соответствующие расходы, но их предельные размеры устанавливаются законом и зависят от ранга.

Так, госслужащему, находящемуся в ранге руководителя, расходы на проезд к месту командирования компенсируются в размере, соответствующем авиабилету первого класса, железнодорожному билету категории «СВ», «С» или бизнес-класса, а работнику, замещающему младшую должность гражданской службы, — по тарифу экономкласса при авиаперелете или в размере стоимости проезда в купейном вагоне («К») при пользовании железнодорожным транспортом. Если расходы государственного служащего превысили установленную законом норму, сумма сверх нормы компенсируется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание государственного органа, в котором служит командированный.