Как составить график отпусков

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике
Список сотрудников В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

Приказ № 93

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков

Расчет даты окончания отпуска

Согласно ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работников исчисляется в календарных днях.

В эти дни не включаются только нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска. В отношении выходных дней такого уточнения законодатель не делает.

Удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Ежегодные основные оплачиваемые отпуска, продолжительность которых превышает 28 календарных дней, называются удлиненными основными отпусками (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются, например:

  1. работникам моложе 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  2. инвалидам — не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ);
  3. педагогическим работникам — продолжительностью, установленной Правительством РФ. Это следует из ст. 334 ТК РФ и п. 3 ч. 5 ст. 47 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ;
  4. лицам, занятым на работах с химическим оружием, — 56 и 49 календарных дней (в зависимости от группы работ с химическим оружием) в соответствии с ч. 2, 3 ст. 1, ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 N 136-ФЗ;
  5. докторам наук — 48 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949). Такие отпуска вправе предоставлять научные учреждения (организации), финансируемые из федерального бюджета. Их научные работники должны занимать штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями;
  6. кандидатам наук — 36 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949). Эти отпуска могут предоставлять научные учреждения (организации), финансируемые из федерального бюджета. Их научные работники должны занимать штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями;
  7. государственным гражданским служащим — 30 календарных дней (ч. 3 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ);
  8. прокурорам, научным и педагогическим работникам системы прокуратуры РФ — от 30 календарных дней (ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1);
  9. сотрудникам Следственного комитета — от 30 календарных дней (ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ);
  10. сотрудникам таможенных органов — 30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно (ст. 36 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ);
  11. судьям — от 30 рабочих дней (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1, п. 5 Указа Президента РФ от 14.09.1995 N 941);
  12. спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований — от 30 до 40 суток в соответствии с п. 5 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ.

Ежегодный плановый отпуск

Каждый гражданин имеет право на отдых. Претендовать на плановый отпуск трудящийся может при наличии официального трудоустройства и длительности работы на данном месте свыше полугода. На получение планового ежегодного отпуска могут рассчитывать лица:

  • Имеющие постоянную работу;
  • Осуществляющие трудовую деятельность по совместительству;
  • Задействованные на сезонных работах;
  • Заключившие срочный трудовой договор (даже на срок менее 2-х месяцев);
  • Трудящиеся на дому.

В общем порядке граждане получают 28-дневный плановый отпуск. Однако ряду категорий трудящихся предоставляется более длительный отдых. На его продолжительность оказывает влияние вид осуществляемой им деятельности, что закрепляется ТК РФ.

Внимание! Закрепляется только минимально допустимая продолжительность планового отпуска. Максимальная длительность не ограничивается, но может закрепляться в трудовом договоре или локальных документах предприятия.

Работникам на предприятии плановый отпуск предоставляется ежегодно. Обратите внимание, что исчисление ведется не по календарному году, а от даты официального трудоустройства сотрудника. В ряде ситуаций рамки «трудового» года могут смещаться.

Плановый отпуск часто делят на части. Данная инициатива может поступать от сотрудника или быть предложена руководством. Однако разделение возможно исключительно по обоюдному согласию. Тогда основная часть отдыха не должна составлять менее 14 дней.

В случае производственной необходимости руководство предприятия может вызвать сотрудника из отпуска, но только по его согласию. Письменное подтверждение в таком случае не обязательно, но лучше его оформить, чтобы избежать возможных проблем. Сотрудник имеет полное право не соглашаться прерывать свой отпуск, что не должно расцениваться как нарушение условий трудового договора.

Порядок предоставления планового отпуска

В общем порядке граждане, трудящиеся на предприятии менее года, приобретают возможность отправиться в плановый отпуск на седьмой месяц работы. Однако у сотрудника первые 6 месяцев стажа не должны прерываться. На практике встречаются ситуации, в которых сотрудник отправляется в отпуск до истечения 6-месячного сорока. Для этого следует получить письменное согласие обоих сторон.

Существует и ряд категорий сотрудников, которым руководство обязано предоставить отпуск, вне зависимости от стажа трудовой деятельности. К ним относятся:

  • Беременные или женщины непосредственно после родов;
  • Сотрудники, не достигшие совершеннолетия;
  • Лица, усыновившие грудничка до достижения им 3-х месячного возраста.

Зачастую отпуски сотрудников планируются руководством предприятия заранее, устанавливается определенный график, учитывается как мнение работников, та и необходимые условия для нормального функционирования отделов, цехов и т.д. Однако законодателем был утвержден перечень лиц, получающих отпуск в любое необходимое им время. Поэтому при разработке графика учитываются также и данные категории.

В процессе участвует и профсоюз, если он организован на данном предприятии, который выдвигает предложения относительно распределения отпусков. При разработке стоит учитывать и рекомендации правительства, согласно которым работник должен получать плановый отпуск в летнее время не реже 1 раза в 4 года. График утверждается до окончания текущего календарного года.

Внимание! О дате отпуска трудящиеся уведомляются заранее и под роспись, не позднее 2-х недель до его начала.

Сотрудник должен использовать положенный ему плановый отдых в течение его рабочего года. В исключительных случаях он может переноситься на будущий год, однако только в ситуациях, когда это обусловлено серьезной производственной необходимостью. Это предусматривает, что отсутствие сотрудника может повлечь за собой остановку производства или работы отдельных его участков. Неиспользование отпуска более двух лет подряд недопустимо и влечет за собой привлечение к ответственности руководства предприятия.

Данная норма не распространяется на несовершеннолетних работников, которыми плановый отпуск должен использоваться в обязательном порядке. Это касается и рядовых трудящихся, работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда.

Дополнительный отпуск

Рассчитывая общую длительность отдыха трудящихся, берётся в расчет как плановый, так и дополнительный отпуск. Он предоставляется определенному кругу работающих граждан, которые трудятся:

  1. На опасном производстве.
  2. С ненормированным рабочим графиком.
  3. В районах с особо сложными условиями труда.
  4. В прочих ситуациях закрепленных действующим законодательством.

Дополнительные дни могут вводиться на уровне предприятия и закрепляться коллективным договором или иными локальными документами.

Длительность ежегодного отдыха всегда исчисляется в календарных днях, то есть с учетом выходных. Однако официальные нерабочие дни, приходящиеся на время планового или дополнительного отдыха сотрудника, не включаются в отпуск. Кроме того, время отдыха продлевается если:

  1. Сотрудник получил временную нетрудоспособность.
  2. Он исполнял гос. обязанности, выполнение которых предусматривает освобождение от работы.
  3. Иные ситуации предусмотренные нормативно-правовыми актами.

Об обстоятельствах, влекущих за собой автоматическое продление отпуска, работник обязательно уведомляет руководство.

Совет. Если вам не подходит время отпуска, установленное в графике, вы можете обратиться к руководству с заявлением об изменении времени отдыха. Лучше, если у вас будут какие-либо уважительные основания для такого смещения, так как решение принимает работодатель на свое усмотрение.

Оплата отпуска

Отпуск сотрудника должен быть оплачен заранее, не позднее 3-х дней до его начала. Иначе руководство предприятия обязано перенести отдых, согласовав его время с сотрудником.

Оплата отпуска производится исходя из среднего заработка сотрудника при пересчете на количество дней отдыха. При этом учитывается не только «ставка», но и все надбавки, дополнительные выплаты, закрепленные системой оплаты труда. Не берутся в расчет соц. выплаты, получаемые работником от государства и не относящиеся к выплатам за работу.

Кроме оплаты времени отпуска, сотрудник может получить также единовременную выплату или мат. помощь. Многие путают эти два понятия, считая их одним и тем же. На самом деле эти выплаты имеют существенные отличия, в первую очередь основанием начисления:

  1. Поощрительные – выплачиваются за успехи в работе единоразово перед отпуском. Если отпуск делится на несколько частей, это не дает возможности получить несколько таких выплат.
  2. Социальные – предназначены для помощи сотрудникам в трудных жизненных ситуация и происшествии значимых событий (рождение ребенка, свадьба, лечение в санаторно-курортных учреждениях, получение вреда вследствие ЧП, смерть близких родственников и прочее). Размер такой помощи зависит от финансового состояния предприятия и закрепляется в локальных нормативных актах.

Размер единовременной поощрительной выплаты может колебаться в пределах двух месячных окладов и определяется руководством предприятия. Основанием для её начисления является приказ, который должен иметь ссылку на федеральный или локальный документ, закрепляющий данную выплату.

Внимание! Единовременные выплаты облагаются налогом, кроме случаев, в которых их размер составляет менее 4 тысяч рублей.

Еще одно отличие между поощрительной и социальной выплатой – порядок начисления. И если первая перечисляется автоматически, то для получения второй потребуется написать заявление. Кроме того, для получения мат. помощи, у сотрудника должны быть уважительные основания, подтвержденные документально.

Согласно действующему законодательству лица, осуществляющие трудовую деятельность, имеют возможность получить денежную выплату вместо части планового отпуска. Эта норма действует только на дни, превышающие базовое значение отдыха в размере 28 дней. Отметим, что такая возможность есть только у работника и должна оформляться только по его заявлению. Исключением в данном случае также являются беременные, несовершеннолетние и работники, занятые на опасном производстве.