Карточка учета спецодежды инструмента и инвентаря

Учет мягкого инвентаря в бюджетных учреждениях

Пунктом 65 Инструкции №25н установлено, что, начиная с 1 января 2006 года, мягкий инвентарь, не зависимо от срока его полезного использования, учитывался в составе материальных запасов на счете 0 105 05 000 «Мягкий инвентарь» в соответствии с бюджетной классификацией. Это соответствует классификации ОКОФ.

К мягкому инвентарю в бюджетном учете относят:

— белье (рубашки, сорочки, халаты, пижамы и тому подобное);

— постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и тому подобное);

— одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и тому подобное);

— обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки, галоши, тапочки и тому подобное);

— спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки, кроссовки, толстовки, майки и тому подобное);

— прочий мягкий инвентарь.

Мягкий инвентарь, приобретенный за счет бюджетного финансирования, принимаются к учету по фактической стоимости вместе с НДС. Исключение из этого правила существует только для мягкого инвентаря, который приобретается для деятельности, облагаемой НДС. В этом случае сумма НДС выделяется на отдельный счет 2 210 01 000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам».

Предметы мягкого инвентаря маркируются, в соответствии с пунктом 56 Инструкции №25н, материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета. В штампе указываются наименование учреждения, которому принадлежит мягкий инвентарь. При выдаче предметов мягкого инвентаря в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

Списание пришедших в ветхость и негодность белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, утвержденных в порядке, установленном действующим законодательством.

Обратите внимание!

Мягкий инвентарь списывается с учета не в тот момент, когда выдается в эксплуатацию, а когда приходит в негодность, то есть когда истекает срок его использования.

Операция по выдаче мягкого инвентаря в эксплуатацию относится к внутреннему перемещению и отражается на счете 1 105 05 000 «Мягкий инвентарь» как смена материально-ответственных лиц.

Стоимость пришедшего в негодность мягкого инвентаря на основании Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (форма 0504143), отражается в учете бухгалтерской записью:

Дебет 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 1 105 05 440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря».

Акт составляется специальной комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание мягкого инвентаря производится при полной изношенности предметов, с указанием причины списания.

Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Мягкий инвентарь может списываться:

— по фактической стоимости каждой единицы;

— по средней фактической стоимости.

Оценка по средней фактической стоимости производится по каждому виду мягкого инвентаря путем деления общей фактической стоимости (с учетом средней фактической стоимости и количества остатка по данному виду на начало месяца и поступивших, в течение месяца) на их количество на дату списания.

Особенности учета операций по приобретению мягкого инвентаря в рамках предпринимательской деятельности, связаны с вопросами учета сумм НДС в его фактической стоимости.

Если мягкий инвентарь предполагается использовать в деятельности, приносящей доход, результаты которой облагаются НДС, то сумма НДС, предъявленная продавцом, подлежит зачету, то есть на указанную сумму уменьшается НДС, начисленный к уплате в бюджет. В этом случае НДС вначале отражается на счет 2 210 01 560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам».

В тех случаях, когда деятельность, приносящая доход, не облагается НДС, налог на добавленную стоимость учитывается так же, как и при покупке мягкого инвентаря, за счет бюджетных средств на счете 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

Пример 1.

Городская больница в рамках приносящей доход деятельности (платные услуги, облагаемые НДС) приобрела 100 комплектов постельного белья по цене 472 рубля на общую сумму 47 200 рублей, в том числе НДС – 7 200 рублей.

В соответствии с договором купли-продажи предоплата составила 100%.

За доставку постельного белья транспортной организации уплачено 354 рубля, в том числе НДС – 54 рубля).

В учете учреждения указанные операции отражаются следующим образом:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
2 206 22 560 2 201 01 610 47 200 Произведена предоплата по договору купли-продажи
2 106 04 340 2 302 22 730 40 000 Приняты к учету комплекты пастельного белья
2 210 01 560 2 302 22 730 7 200 Отражен НДС со стоимости пастельного белья
2 302 22 830 2 206 22 660 47 200 Зачтен перечисленный аванс
2 302 05 830 2 201 01 610 354 Перечислены денежные средства на оплату транспортных услуг
2 106 04 340 2 302 05 730 300 Отражена стоимость транспортных услуг
2 210 01 560 2 302 22 730 54 Отражен НДС по оплате транспортных услуг
2 303 04 830 2 210 01 660 7 254 Предъявлен к вычету НДС по приобретенному мягкому инвентарю
2 105 05 340 2 106 04 440 40 300 Переданы на склад комплекты постельного белья по фактической стоимости приобретения

Окончание примера.

В целях налогообложения прибыли стоимость мягкого инвентаря, также определяется исходя из цен их приобретения (пункт 2 статьи 254 НК РФ), включая комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с приобретением мягкого инвентаря.

В отличие от бюджетного учета в налоговом учете стоимость мягкого инвентаря относится на расходы в момент его выдачи в эксплуатацию. Таким образом, суммы расходов на мягкий инвентарь в налоговом и бюджетном учете не будут совпадать.

Существует различие в бюджетном и налоговом учете и в способах списания мягкого инвентаря по их стоимости.

Правилами Главы 25 НК РФ установлено, что при списании материалов, используемых при производстве продукции, в целях обложения налогом на прибыль, применяется один из следующих методов оценки указанных материалов:

— по стоимости единицы материальных запасов;

— по средней стоимости;

— по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО);

— по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО).

НК РФ предоставляет, так же, налогоплательщику и право выбора методов оценки материальных запасов. Исходя из этого положения и в целях облегчения труда бухгалтера, рекомендуем закрепить в учетной политике учреждения один метод оценки стоимости материальных запасов (в том числе и мягкого инвентаря) при их списании и в бюджетном, и в налоговом учете.

Как было уже отмечено, к мягкому инвентарю относится спецодежда, спецобувь и средства индивидуальной защиты.

Остановимся коротко на особенностях учета этих материальных ценностей.

Статья 221. «Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты» Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) устанавливает:

«На работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются сертифицированные специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Работодатель имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения.

Работодатель за счет своих средств обязан в соответствии с установленными нормами обеспечивать своевременную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также их хранение, стирку, сушку, ремонт и замену».

Функций по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда ранее осуществляло Министерство труда Российской Федерации, постановлениями которого и утверждено большинство типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты, действующих в настоящее время.

Ниже мы приводим отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, действующие в бюджетных организациях

Категория работников Нормативно-правовой акт, регулирующий выдачу спецодежды
Гражданский персонал организаций МЧС России Постановление Минтруда Российской Федерации от 12 февраля 2004 года №12
Работники государственных организаций Постановление Минтруда Российской Федерации от 16 декабря 1997 года №63
Работники организаций Российской академии наук Постановление Минтруда Российской Федерации от 16 декабря 1997 года №63
Работники воинских частей Постановления Минтруда Российской Федерации от 12 октября 2001 года №73 и от 22 июля 1999 года №25
Работники организаций ФСБ России Постановление Минтруда Российской Федерации от 12 октября 2001 года №73
Работники организаций Министерства обороны РФ Постановление Минтруда Российской Федерации от 22 июля 1999 года №25
Работники производств медикаментов, медицинских и биологических препаратов и материалов Постановление Минтруда Российской Федерации от 29 декабря 1997 года №68
Работники организаций здравоохранения и социальной защиты населения, медицинских научно-исследовательских организаций и учебных заведений, производств бактерийных и биологических препаратов, материалов, учебных наглядных пособий по заготовке, выращиванию и обработке медицинских пиявок
Работники высших учебных заведений Постановление Минтруда Российской Федерации от 25 декабря 1997 года №66
Работники организаций культуры

Например, выдаваемая медицинским работникам спецодежда является индивидуальными средствами защиты от инфекции, от облучения, от отравления химическими веществами и тому подобного.

Статья 221 ТК РФ устанавливает, что приобретение, хранение, стирка, чистка, ремонт, дезинфекция и обеззараживание средств индивидуальной защиты осуществляется за счет средств работодателя.

Сдача работниками спецодежды в стирку, в ремонт, для дезинфекции и возврат ее работникам после стирки, ремонта, дезинфекции отражается в специальных ведомостях, подписываемых материально ответственным лицом.

Обратите внимание!

Спецодежда и другие средства защиты, выданные работникам, не могут быть использованы ими для личного пользования вне работы, так как они предназначены для ношения только в период исполнения служебных обязанностей.

Спецодежда выдается работникам бюджетной сферы на основании и в порядке, установленном коллективным договором и в соответствии с типовыми отраслевыми нормами, регламентирующими бесплатную выдачу специальной одежды, на определенный срок. Типовые нормы бесплатной выдачи спецодежды утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 30 декабря 1997 года №69.

Кроме того, Постановлением Минтруда Российской Федерации от 31 декабря 1997 года №70 утверждены Нормы бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики.

Обратите внимание!

Спецодежда, спецобувь и прочие средства индивидуальной защиты являются собственностью бюджетных учреждений и подлежат возврату:

— при увольнении работника,

— при переводе его на другое место работы (в том же учреждении), на котором выдача спецодежды не предусмотрена,

— при окончании срока носки спецодежды взамен новой.

Конкретные сроки носки спецодежды установлены Постановлениями Министерством труда Российской Федерации от 16 декабря 1997 года №63 «Об утверждении типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты» и от 25 декабря 1997 года №66 «Об утверждении типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты».

Если спецодежда используется при осуществлении деятельности, приносящей доход, то расходы, связанные с её приобретением и использованием можно учитывать в целях налогообложения прибыли, в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ, но только в пределах норм бесплатной выдачи спецодежды.

Разъяснения по этому вопросу даны в Письме МНС Российской Федерации от 12 апреля 2004 года №02-5-10/23 «О порядке учета в целях налогообложения специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты»:

«При этом Постановлением Минтруда России от 18.12.1998 №51 утверждены Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (далее — Правила).

На основании пункта 7 вышеуказанных Правил в тех случаях, когда средства индивидуальной защиты не указаны в типовых отраслевых нормах, они могут быть выданы работодателем работникам на основании аттестации рабочих мест в зависимости от характера выполняемых работ со сроком носки — до износа или как дежурные и могут включаться в коллективные договора и соглашения.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.05.2000 №399 «О нормативных правовых актах, содержащих государственные нормативные требования охраны труда» отраслевые правила и типовые инструкции по охране труда разрабатываются и утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Таким образом, расходы, связанные с выдачей спецодежды, осуществленные в вышеизложенном порядке, могут учитываться для целей налогообложения прибыли.

Не подлежит налогообложению единым социальным налогом стоимость специальной одежды, выдаваемой в пределах типовых отраслевых норм.

Стоимость специальной одежды, не предусмотренная типовыми отраслевыми правилами и выдаваемая в соответствии с пунктом 7 вышеизложенных Правил, подлежит налогообложению единым социальным налогом с учетом пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса Российской Федерации.»

Обратите внимание!

На стоимость спецодежды, выдаваемой в пределах установленных норм не начисляется налог на доходы физических лиц (пункт 3 статьи 217 НК РФ), единый социальный налог и взносы в Пенсионный фонд РФ (подпункт 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ).

Пример 23.

Медицинское учреждением приобретено сорок комплектов спецодежды на сумму 118 000 рублей (в том числе НДС – 18 000 рублей).

Расходы на доставку спецодежды на склад учреждения составили 1 180 рублей (в том числе НДС – 180 рублей).

30 комплектов выдано сотрудникам хирургического отделения в замен изношенного.

В учете необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей

Учет мягкого инвентаря в учреждениях социального обслуживания (Солнцева А.)

Общие положения

Согласно ст. 20 Федерального закона N 442-ФЗ <1> получателям социальных услуг должны предоставляться социально-бытовые услуги, направленные на поддержание их жизнедеятельности в быту.

<1> Федеральный закон от 28.12.2013 N 442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации».

Установлено, что в стационарной или полустационарной форме социального обслуживания потребители социальных услуг должны обеспечиваться, в частности, мягким инвентарем (одеждой, обувью, нательным бельем и постельными принадлежностями) согласно утвержденным нормативам.

Примечание. Получатель социальных услуг — гражданин, который признан нуждающимся в социальном обслуживании и которому предоставляются социальная услуга или социальные услуги (п. 3 ст. 3 Федерального закона N 442-ФЗ).

Рекомендациями N 29 <2> установлено, что при обеспечении мягким инвентарем обслуживаемых граждан, проживающих в стационарных учреждениях социального обслуживания, с учетом их возраста, состояния здоровья и способности к самообслуживанию рекомендуется учитывать следующие требования:

— соответствие мягкого инвентаря потребностям обслуживаемых граждан;

— соответствие номенклатуры, количества и сроков использования (износа) мягкого инвентаря минимально допустимому уровню поддержания активного физического состояния обслуживаемых граждан;

— характер нуждаемости обслуживаемых граждан в постороннем уходе;

— своевременность обеспечения обслуживаемых граждан мягким инвентарем;

— качество и прочность мягкого инвентаря.

<2> Рекомендации по обеспечению мягким инвентарем граждан пожилого возраста и инвалидов, проживающих в стационарных учреждениях социального обслуживания, утв. Постановлением Минтруда России от 24.04.2002 N 29.

Приведенные Рекомендациями N 29 Перечни (Приложения 1 — 3) мягкого инвентаря являются примерными для практического использования в государственном и муниципальном секторах системы социального обслуживания.

Руководителям стационарных учреждений социального обслуживания предоставлено право производить отдельные изменения в перечнях мягкого инвентаря, предусмотренных Приложениями 1 — 3 к Рекомендациям N 29, в пределах финансовых средств, выделяемых учреждению на эти цели, в случае необходимости, вызываемой природно-климатическими особенностями региона, составом обслуживаемых граждан и другими.

Нормативы обеспечения мягким инвентарем при предоставлении социальных услуг в организациях социального обслуживания, находящихся в ведении субъекта РФ, устанавливаются в соответствии с нормативными правовыми актами субъекта РФ.

Например, Распоряжением Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга от 29.04.2015 N 126-р утверждены рекомендуемые нормативы обеспечения одеждой, обувью и мягким инвентарем граждан, получающих социальные услуги в стационарной и полустационарной формах социального обслуживания в организациях социального обслуживания населения Санкт-Петербурга. Постановлением Правительства Нижегородской области от 07.11.2014 N 768 утверждены нормативы обеспечения мягким инвентарем и средствами личной гигиены граждан, состоящих на социальном обслуживании в организациях социального обслуживания Нижегородской области. Приказом Министра социальной защиты населения Московской области от 16.10.2014 N 18П-285 утверждены нормативы обеспечения мягким инвентарем при предоставлении социальных услуг государственными организациями социального обслуживания Московской области.

Таким образом, обеспечение потребителей социальных услуг мягким инвентарем осуществляется по утвержденным нормативам.

Источники финансового обеспечения

Согласно ст. 30 Федерального закона N 442-ФЗ источниками финансового обеспечения социального обслуживания являются:

— средства бюджетов бюджетной системы РФ;

— благотворительные взносы и пожертвования;

— средства получателей социальных услуг при предоставлении социальных услуг за плату или частичную плату;

— доходы от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, осуществляемой организациями социального обслуживания, а также иные не запрещенные законом источники.

Финансовое обеспечение деятельности учреждений социального обслуживания, находящихся в ведении:

— федеральных органов исполнительной власти, — осуществляется в соответствии с бюджетным законодательством РФ за счет средств федерального бюджета, а также за счет средств получателей социальных услуг при предоставлении социальных услуг за плату или частичную плату;

— субъекта РФ, — осуществляется в соответствии с бюджетным законодательством РФ за счет средств бюджета субъекта РФ, а также за счет средств получателей социальных услуг при предоставлении социальных услуг за плату или частичную плату.

Средства, образовавшиеся в результате взимания платы за предоставление социальных услуг, расходуются в порядке, установленном (п. 6 ст. 30 Федерального закона N 442-ФЗ):

— федеральным органом исполнительной власти, — для учреждений социального обслуживания, находящихся в ведении федеральных органов исполнительной власти;

— уполномоченным органом субъекта РФ, — для учреждений социального обслуживания субъекта РФ.

В п. 7 ст. 30 Федерального закона N 442-ФЗ говорится, что порядок расходования средств, образовавшихся в результате взимания платы за предоставление социальных услуг, должен предусматривать возможность использования этих средств на текущую деятельность, развитие учреждения социального обслуживания, стимулирование ее работников.

Таким образом, финансовое обеспечение учреждений социального обслуживания осуществляется за счет нескольких источников финансирования.

Мягкий инвентарь приобретается в основном за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, платы потребителей социальных услуг и пожертвований.

Требования, предъявляемые к учету мягкого инвентаря

Согласно п. 118 Инструкции N 157н <3> к мягкому инвентарю относятся:

— белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);

— постельное белье и принадлежности (матрасы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т.п.);

— обувь, в том числе специальная (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.);

— прочий мягкий инвентарь.

<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Учреждения социального обслуживания при организации учета мягкого инвентаря должны соблюдать следующие требования:

— поступивший в учреждение мягкий инвентарь подлежит маркировке материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии. В этих целях используется специальный штамп с указанием наименования учреждения и несмываемая краска. Маркировка на изделиях проставляется с таким учетом, чтобы не портился их внешний вид;

— аналитический учет мягкого инвентаря следует организовать по группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, материально ответственным лицам и местам хранения;

— учет должен вестись на карточках количественно-суммового учета (ф. 0504041);

— материально ответственным лицам учет мягкого инвентаря нужно вести в книге учета материальных ценностей по наименованиям, сортам, количеству (ф. 0504042) (карточке по форме 0504043);

— непосредственно при выдаче мягкого инвентаря в эксплуатацию должна производиться дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи его со склада;

— выдача мягкого инвентаря должна осуществляться согласно утвержденным нормам;

— учет выданного белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви следует вести индивидуально в отношении каждого потребителя социальных услуг;

— белье, принадлежащее конкретному потребителю социальных услуг, должно содержать индивидуальные метки.

Учет поступления мягкого инвентаря

В силу п. 117 Инструкции N 157н, п. 31 Инструкции N 183н <4> мягкий инвентарь должен учитываться автономными учреждениями социального обслуживания на таких счетах:

— 0 105 25 000 «Мягкий инвентарь — особо ценное движимое имущество учреждения»;

— 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь — иное движимое имущество учреждения».

<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

В соответствии с п. 32 Инструкции N 183н поступление мягкого инвентаря от поставщиков должно быть оформлено следующими первичными документами:

— товарно-сопроводительными документами поставщика (продавца) (накладными, счетами-фактурами и пр.), иными документами, подтверждающими получение (отгрузку, передачу) мягкого инвентаря;

— актом о приемке материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220).

К бухгалтерскому учету мягкий инвентарь принимается по фактической стоимости (п. 102 Инструкции N 157н). При этом следует учитывать, как поступает в учреждение мягкий инвентарь: в рамках одного или нескольких договоров; в связи с этим в бухгалтерском учете поступление мягкого инвентаря должно быть отражено следующими проводками: