Командировочные облагаются страховыми взносами

Облагаются ли командировочные страховыми взносами: определение командировочных расходов

Служебная командировка — поездка сотрудника предприятия за пределы места постоянной работы по поручению начальства на конкретные сроки в целях исполнения служебного поручения в рамках трудового договора. То есть, когда работа имеет разъездной характер и предусматривает непрерывное нахождение в пути, такие поездки не считаются командировками.

Правила отправления сотрудника в служебную командировку регламентируются законом, и при их нарушении отпадают оправдания для списания средств, затраченных на осуществление поездки. По возвращении из командировки служащий найдет место своей работы сохраненным за ним, его оклад не потерпит изменений, должность и обязанности останутся прежними, а затраты, понесенные в период пребывания в отъезде, будут полностью возмещены. Командировочные расходы различаются в зависимости от того, совершается ли поездка в рамках территории России или заграницу.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг
По России За рубежом
1. Плата за проезд. Имеется в виду дорога до места, куда направлен служащий, и обратная дорога. По необходимости, это может быть также переезд из одного города в какое-либо другое место, если нужно посетить несколько обозначенных руководителем пунктов за одну командировку.

2. Оплата проезда в общественном транспорте от и до места пересадки или отправления при наличии билетов с указанной на них ценой.

3. Расходы на получение страховки на сотрудника как пассажира транспорта.

4. Расходы на услуги по регистрации билетов и спальные наборы в поезде.

5. аренда жилья.

6. Прочие затраты, возникшие в связи с необходимостью жить вне дома.

7. Любые иные расходы, разрешенные к возмещению начальством.

8. Затраты на получение загранпаспорта, визы и прочих разрешающих покинуть пределы страны бумаг.

9. Оплата аэродромных и консульских сборов.

10. Взносы за проезд или транзит транспортного средства.

11. Приобретение обязательного медицинского страхового полиса.

12. Все прочие денежные траты, которых нельзя было избежать.

В каких случаях командировочные облагаются страховыми взносами

Страховые сборы начисляются на все командировочные расходы, кроме тех, что записаны в пункте 2 статьи 9 Закона N 212-ФЗ. Служащий организации по возвращении из деловой поездки должен документально отчитаться за потраченные денежные средства и вернуть излишек командировочного аванса в бухгалтерию предприятия.

Однако бывает так, что на некоторые затраты, понесенные в рамках командировки, сотрудник не в состоянии предоставить расчетных документов. На суммы таких денежных затрат должны быть начислены страховые взносы, если затраты вышли за рамки регламентированных законодательством нормативов. Если регламентированных норм нет, страховые сборы начисляются на всю сумму расходов.

Что касается суточных по деловым поездкам, с 1 января 2017 года страховыми отчислениями облагаются суточные в размере выше 700 рублей за день нахождения в командировке в пределах Российской Федерации и выше 2500 рублей за день командировки заграницей. Читайте также статью: → «Предельная база для начисления страховых взносов в 2018»

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

База для начисления страховых взносов

ФЗ No 212-ФЗ называет базой для начисления страх.взносов полные суммы заработков и прочих денежных поощрений, относящихся к объекту обложения взносами, которые были получены сотрудниками организаций в рамках налогового периода (календарного года). Этот же закон предусматривает и исключения из правила, однако командировочные денежные растраты к ним не имеют отношения.

Соответственно, страховые сборы будут начислены на полные суммы всех понесенных в период служебных поездок расходов, никаким образом не обоснованных командированным служащим. Если не было предоставлено бумаг, доказывающих основания понесенных затрат, расходы считаются неоправданными. Законом установлено, что такие расходы должны облагаться страховыми взносами в пределах регламентированных законодательством норм, однако упоминания о таких нормах не содержится ни в одном законодательном акте. Исходя из этого, неподтвержденные документально командировочные расходы облагаются страховыми взносами целиком. Читайте также статью: → «Учет и оплата командировки в выходные дни в 2018»

Типичные ошибки при обложении командировочных страховыми взносами

Ошибка: Учет суточных, выдаваемых на командировочные поездки сроком в один день, при расходах в целях снижения налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.

Комментарий: Чтобы иметь право вносить расходы на однодневную служебную поездку в перечень расходов за налоговый период, нужно обозначить суточные расходы по-другому. В договоре необходимо прописать их как компенсацию затрат, понесенных работником в течение командировки, и заранее определить их величину и правила выплаты. Удобнее это сделать в коллективном трудовом соглашении.

Ошибка: Назначение суточных по деловым поездках в размере более 700 рублей за один день командировки в пределах России и более 2500 рублей — при выезде заграницу.

Комментарий: С 1 января 2017 года суточные свыше 700 рублей за день служебной поездки по России и свыше 2500 рублей за день поездки за рубеж должны облагаться страховыми взносами.

Ошибка: Обложение страховыми взносами затрат на аренду жилого помещения в рамках служебной поездки, которые не были документально подтверждены выездным сотрудником.

Комментарий: Даже если расходы на аренду жилья не были подтверждены соответствующими документами, страховыми сборами не нужно облагать затраты, которые не превысили пределы норм, регламентированных законом. Читайте также статью: → «Не подлежащие налогообложению НДФЛ доходы»

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос No1: Служебная поездка была отменена. Нужно ли облагать страховыми взносами расходы, понесенные в связи с получением визы?

Ответ: Не нужно. В ФЗ от 24 июля 2009г. No 212-ФЗ содержится информация о том, что расходы на получение визы и обязательное мед. страхование (поскольку необходимость в нем возникает в связи с получением визы) не облагаются страх. взносами. Если поездка отменилась, смысл вышесказанного сохраняется.

Вопрос No2: Как быть с обложением страховыми взносами командировочных затрат внештатного работника?

Ответ: Предполагается, что с внештатным сотрудником был заключен гражданско-правовой договор, а поездки по такому соглашению не признаются командировками. Тем не менее, расходы не должны облагаться взносами, несмотря на то, что подобные затраты не подходят под ограждаемые от страховых сборов командировочные. Здесь нужно обратить внимание на пункт 2 статьи 709, пункт 2 статьи 975 и статью 783 ГК РФ, регламентирующие появившиеся в рамках гражданско-правового соглашения расходы работника. Подпункт «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона No 212-ФЗ предписывает не начислять страховые взносы на эти затраты. Обязательство подтверждать затраты документально и обговаривать условия компенсации командировочных в соглашении между работником и работодателем закон не отменяет.

Вопрос No3: Можно ли считать суточными расходы на командировку, если предусмотрена поездка в местность, откуда сотрудник может по окончании рабочего дня уезжать домой?

Ответ: Нет. В случае, когда работник может возвращаться по месту постоянного жительства по окончании каждого командировочного рабочего дня, суточные вообще выплачиваться не должны.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Командированному сотруднику работодатель обязан возместить следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

  • по проезду;
  • по найму жилья;
  • суточные;
  • иные затраты, понесенные с его разрешения и ведома.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ перечисленные расходы учитываются при расчете налога на прибыль.

С 1 января 2013 года на перевозчиков возложена обязанность страхования своей гражданской ответственности за причинение вреда жизни, здоровью, имуществу пассажиров в соответствии с Федеральным законом от 14.06.2012 № 67-ФЗ. Сумма такого обязательного страхового взноса включается в стоимость проездного документа.

Соответственно, расходы на приобретение командированному сотруднику железнодорожного билета, стоимость которого включает в себя страховой взнос, уменьшают налогооблагаемую прибыль по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/2/34907).

При покупке проездного документа физлицо может приобрести дополнительно полис добровольного страхования пассажиров.

Работодатель не обязан возмещать работнику затраты по покупке такого полиса, однако вправе сделать это по своему усмотрению.

При этом, на наш взгляд, списание такого возмещения в расходы по налогу на прибыль может вызвать претензии со стороны налоговых органов.

Во-первых, несмотря на то, что перечень командировочных расходов из пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не является исчерпывающим, любые затраты должны быть экономически обоснованны (ст. 252 НК РФ). А приобретение полиса добровольного страхования дополнительно к обязательной страховке осуществляется в интересах самого физлица, но не организации.

Во-вторых, затруднительно признать подобные расходы и на основании п. 16 ст. 255 НК РФ как затраты на добровольное личное страхование на случай смерти и (или) причинения вреда здоровью застрахованного лица. Ведь согласно абз. 1 п. 16 ст. 255 НК РФ данные платежи (взносы) по договорам добровольного страхования уменьшают налогооблагаемую прибыль при условии, что договор заключен работодателем со страховой компанией в пользу физлица. А в рассматриваемом случае данный договор со страховщиком заключил сотрудник.

Учитывая изложенное, затраты в виде компенсации сотруднику затрат на покупку полиса добровольного страхования пассажиров не следует учитывать при исчислении налога на прибыль.

Какие командировочные расходы не надо облагать страховыми взносами?

Ст. 168 ТК РФ содержит перечень командировочных расходов, которые должны быть возмещены работодателем своему сотруднику. В список расходов, освобожденных от взносов, входят (ч. 2 ст. 9 закона № 212-ФЗ):

  • суточные;
  • целевые расходы, в числе которых расходы:
    • по найму помещения для проживания;
    • по проезду до места назначения и обратно, а также провозу багажа, сюда же включаются сборы вокзалов и аэропортов и различного вида комиссии;
    • на оплату услуг учреждений связи;
    • на оформление служебного загранпаспорта и виз;
    • на получение иностранной валюты или оформление банковского чека на иностранную валюту.

Страховые взносы не начисляются при условии, что эти расходы подтверждены документально. С 01.01.2015 г. это прямо предусмотрено в законе, а до этой даты следовало из разъяснений чиновников (см. письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19). При этом нет разницы между внутрироссийскими и зарубежными командировками.

О том, надо ли облагать взносами расходы, по которым нет подтверждающих документов, читайте в материале «Нужно ли было до 01.01.2015 начислять страховые взносы на компенсацию расходов по найму жилья в командировке при отсутствии оправдательных документов?».

Частный вопрос № 2: надо ли облагать страховыми взносами расходы по оплате командировки внештатного сотрудника?

В деловой практике встречаются обстоятельства, при которых в командировку направляется работник, заключивший с организацией договор гражданско-правового характера. Выплаты по такой поездке тоже не должны облагаться страховыми взносами, несмотря на то что она не считается командировкой.

Дело здесь вот в чём. С одной стороны, вроде бы расходы такого работника не попадают под положения ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, ограждающие именно командировочные затраты от страховых взносов.

Но с другой стороны, возмещение издержек, возникающих у работника при исполнении им гражданско-правовых договоров, регулируются другим важнейшим документом — Гражданским кодексом (п. 2 ст. 709, ст. 783, п. 2 ст. 975). Поэтому в подобных обстоятельствах следует руководствоваться подп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ. Здесь содержится норма, освобождающая от страховых взносов те компенсации работнику, которые выплачиваются при выполнении работ по гражданско-правовым договорам.

Подтверждение этому выводу можно найти в письме Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-80, в нескольких письмах Минфина России (например, от 02.06.2009 № 03-04-06-02/40, 13.12.2007 № 03-04-06-02/219) и в решениях судов (постановление президиума ВАС РФ от 18.08.2005 № 1443/05). Суть разъяснений чиновников и выводов судей сводится к тому, что возмещение расходов сотруднику по договорам гражданско-правового характера не является его вознаграждением, следовательно, эти суммы не облагаются страховыми взносами. При этом понесенные расходы должны быть документально подтверждены, а условия их компенсации определены договором.

>
Как учесть суточные при налогообложении

НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

  • 700 руб. за день нахождения в командировке в России;

  • 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217 и статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. Тогда у сотрудника возникает доход для целей НДФЛ.

Доход признается на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки. Так предусмотрено подпунктом 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.

НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода сотруднику. Это следует из пунктов 4 и 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные ему можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если доход есть, удержите НДФЛ.

Данные выводы есть в письме Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-04-06/2002.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно, но только если выплаты оформлены как компенсация взамен суточных.

Служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. То есть сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, когда день возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

Обязанность организации оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Положения этой статьи Трудового кодекса не содержат прямого запрета на выплату суточных при однодневных командировках.

Однако в соответствии с пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневных командировках суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ установлено, что при направлении сотрудника в командировку организация обязана возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Таким образом, указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). То есть денежные средства, выплаченные сотрудникам при однодневных командировках, носят компенсационный характер и не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) сотрудников. Следовательно, указанные компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

При этом денежные средства, выплаченные сотруднику взамен суточных, не облагаются НДФЛ в пределах норм (при нахождении в командировке по России – 700 руб.). Все, что свыше этой суммы, освобождается от НДФЛ лишь при условии, что расходы подтверждены первичными документами (кассовые чеки, квитанции). При отсутствии подтверждающих документов с выплат, превышающих 700 руб., НДФЛ придется удержать.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку по России. Сумма выплат взамен суточных не превышает 700 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках по России сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудница организации Иванова Е.В. находилась в командировке на территории России один день. Перед поездкой ей выдали аванс, в том числе компенсацию суточных в размере 600 руб. Поскольку указанная сумма не превышает предел в 700 руб., НДФЛ с нее удерживать не нужно. Подтверждающие документы на сумму 600 руб. сотруднице представлять также не обязательно.

В авансовом отчете бухгалтер «Альфы» отразил эту выплату не как «суточные», а как «иные расходы, выплачиваемые взамен суточных».

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку по России. Сумма выплат взамен суточных превышает 700 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках по России сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Горячев С.Ю. находился в командировке на территории России один день. Перед поездкой ему выдали аванс, в том числе компенсацию взамен суточных в размере 1000 руб.

Вернувшись из командировки, сотрудник не представил документов, подтверждающих расходы, в том числе на сумму, выданную ему вместо суточных. Поэтому бухгалтер «Альфы» не стал удерживать НДФЛ только с 700 руб. А с той части выплаты, которая превышает данный лимит, он рассчитал налог. Сумма НДФЛ составила 39 руб. (300 руб. × 13%).

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200). Подтверждает такой подход постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суточных, если сотрудника направили в заграничную командировку на один день?

Нет, не нужно, но лишь в пределах установленных норм.

Объясняется это так.

Сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, то есть когда дата возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

По общему правилу организация обязана возместить командированному:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

  • иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ. Причем данная норма не запрещает выплачивать суточные при однодневных командировках.

Сотруднику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и вернувшемуся в Россию в один и тот же день, суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов от установленной нормы. Такую норму прописывают в коллективном договоре или в отдельном локальном нормативном акте организации (например, в Положении о командировках). Это установлено пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Таким образом, при однодневных командировках за границу сотруднику полагаются суточные.

При этом суточные в пределах 2500 руб. за один день нахождения в загранкомандировке не облагаются НДФЛ (абз.10 п. 3 ст. 217 НК РФ). И подтверждать такие суммы первичными документами (чеками, квитанциями) не требуется.

Следовательно, с суточных для однодневной загранкомандировки не нужно удерживать НДФЛ, если их сумма не больше 2500 руб. и при этом не превышает половину нормы суточных для зарубежных командировок, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом (например, Положением о командировках).

Пример выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Размер суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» предусмотрена норма суточных при направлении сотрудников в командировку за границу в размере 6000 руб. в день.

Сотрудник организации Беспалов А.С. находился в зарубежной командировке один день. Организация выплатила ему суточные в размере 3000 руб. (6000 руб. × 50%). Подтверждающие документы на эту сумму требовать с сотрудника не обязательно.

При этом с суммы 2500 руб. удерживать НДФЛ не нужно. А с 500 руб. (3000 руб. – 2500 руб.) – нужно.

Таким образом, бухгалтер «Альфы» рассчитал НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. × 13%).

Есть еще один вариант – оформить компенсацию дополнительных расходов, связанных с командировкой, не как суточные, а как иные затраты, выплаченные взамен суточных.

Компенсационные выплаты взамен суточных в полном объеме не облагаются НДФЛ, при условии что они подтверждены первичными документами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же подтверждающих документов не будет, то выплаты взамен суточных не будут облагаться НДФЛ только в пределах 2500 руб. в день. А все, что свыше этой суммы, облагается налогом.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Сумма выплат взамен суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках за рубеж сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Кондратьев В.П. находился в зарубежной командировке один день. Компенсационная выплата взамен суточных составила 4000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции) на всю сумму. Поэтому компенсация, выданная взамен суточных, не облагается НДФЛ в полном объеме (4000 руб.).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 7 октября 2013 г. № 03-03-06/1/41508. Подтверждает такой подход и постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Совет: вариантом, когда организация выплачивает сотруднику компенсацию взамен суточных, лучше не злоупотреблять.

Да, такой подход очевидно выгоден и для организации, и для сотрудника (можно не удерживать НДФЛ со всей документально подтвержденной суммы, а не только в пределах норматива), но он рискован.

Ведь пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, прямо установлено, что сотруднику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в Россию в тот же день, надо выплатить именно суточные.

В связи с этим налоговые инспекторы при проверке могут признать выплату компенсаций взамен суточных неправомерной. И оштрафовать организацию за неуплату НДФЛ с суммы, превышающей установленный норматив (2500 руб.).

Таким образом, безопаснее всего при однодневных командировках за границу выдавать именно суточные, как того и требует пункт 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А вариант с выплатой компенсаций взамен суточных использовать, только если вы уверены, что налоговые инспекторы вашего региона придерживаются по данному вопросу позиции Минфина России и Президиума ВАС РФ.

Страховые взносы

Суточные представляют собой частичную компенсацию расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такие компенсации не учитываются, если они:

  • предусмотрены действующим законодательством;
  • выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.

Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. С таких сумм нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет.

Это следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Ситуация: нужно ли начислять страховые взносы на сумму суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно. Но только если выплаты оформлены как компенсация затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, и подтверждены первичными документами.

По общему правилу законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей (в т. ч. суточные), не подлежат обложению взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Это следует из положений:

  • подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ – в отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • абзаца 10 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ – в отношении взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Обязанность организации оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневной командировке суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку организация обязана возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, выплаты взамен суточных при однодневной командировке можно рассматривать как компенсацию иных расходов командированного сотрудника. А именно как возмещение его затрат, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Такие суммы можно считать законодательно установленными компенсационными выплатами. И не начислять на них страховые взносы, если одновременно выполняются следующие условия:

  • выплаты оформлены не как суточные, а как иные расходы командированного;
  • расходы сотрудника подтверждены первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.);
  • размер и порядок их выплаты установлены локальными документами организации (трудовым или коллективным договором, приказом руководителя).

Данные выводы следуют из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минтруда России от 6 ноября 2013 г. № 17-4/10/2-6751.

Подтверждает такой подход и арбитражная практика (cм. определение ВАС РФ от 14 июня 2013 г. № ВАС-7017/13, постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 7 августа 2014 г. № Ф04-7426/2014, Уральского округа от 22 сентября 2014 г. № Ф09-6539/14 и др.).

В то же время представители ФСС России считают иначе. По их мнению, выплаты взамен суточных при однодневной командировке не являются компенсациями, установленными законодательством. Это доход сотрудника. Соответственно, на сумму такого дохода необходимо начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичные выводы есть в письме ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05-6357.

С учетом более поздних разъяснений Минтруда России данная позиция представляется неактуальной. И даже если проверяющие из фондов предъявят претензии, суд будет на стороне организации.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой режим налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России?

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:

  • расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • суточные или полевое довольствие;
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005.

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами, что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ).

Дата признания расходов

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый расчет. А значит, расходы нужно признавать не ранее даты утверждения авансового расчета. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 273 и статьи 252 Налогового кодекса РФ.

С суточными при загранкомандировке сложнее, поскольку речь идет о валюте. Возможны два варианта.

Вариант 1. Организация выдает сотруднику валюту. В таком случае возникают расходы в виде комиссии банка. Также, скорее всего, нужно будет учесть курсовые разницы.

Вариант 2. Сотрудник сам покупает валюту. Изначально сотруднику выдали суточные в рублях, и он после самостоятельно купил нужную сумму валюты. При данных обстоятельствах все зависит от того, может сотрудник документально подтвердить факт покупки валюты или нет.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, суточные не уменьшат. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть суточные в составе расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере (как фиксированном, так и по фактическим расходам), предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письме от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283.

Пример отражения при налогообложении суточных. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев в период с 16 по 18 января находился в служебной командировке в Чехии.

Приказом руководителя организации суточные по командировкам в Чехию установлены в размере 800 чешских крон в день. Суточные при командировках по России организация выплачивает из расчета 700 руб. в день.

21 января руководитель «Альфы» утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

За время командировки Кондратьеву начислили суточные:

  • за 2 дня пребывания в Чехии – в размере 1600 крон (800 CZK/дн. × 2 дн.);
  • за 1 день возврата в Россию – 700 руб.

Курс чешской кроны на 21 января составил 2,7143 руб./крона (условно).

Всю сумму суточных бухгалтер включил в расходы при расчете единого налога. Размер суточных, который бухгалтер «Альфы» учел при начислении единого налога за I квартал, составляет:
1600 CZK × 2,7143 руб./CZK + 700 руб. = 5042,88 руб.

При расчете налоговой базы по НДФЛ за январь бухгалтер не учитывал суточные, так как их размер не превышает:

  • по командировкам по России – 700 руб. в день (700 руб. = 700 руб.);
  • по командировкам в Чехию – 2500 руб. в день ((800 CZK × 2,7143 руб./CZK) < 2500 руб.).

При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.

Бухгалтер не включил суточные в облагаемую базу по взносам на обязательное пенсионное страхование и взносам и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Ситуация: можно ли учесть в расходах при упрощенке суточные за однодневную командировку

Нет, нельзя, если сотрудника направили в служебную поездку по России. При загранкомандировках суточные учтите в расходах в размере 50 процентов от нормы, которая закреплена в локальном нормативном акте организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете единого налога при упрощенке, приведен в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В него входят:

  • расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • суточные или полевое довольствие;
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

При однодневных командировках по России суточные сотруднику не полагаются вовсе (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз так, квалифицировать при упрощенке эти суммы как командировочные расходы нельзя.

В подобной ситуации для организаций на общей системе налогообложения Минфин России разрешил учитывать такие расходы как другие, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005). Однако перечень расходов, которые можно учесть при упрощенке, является закрытым. И в этом перечне не поименованы другие расходы, связанные с производством и реализацией. Таким образом, суточные за однодневную командировку по России учесть в расходах при упрощенке нельзя.

Когда же речь идет об однодневной загранкомандировке, организация обязана выплатить сотруднику суточные. Их размер равен половине нормы, определенной локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором). Об этом сказано в п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, квалифицировать такие расходы как командировочные можно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но и учитывать их при расчете единого налога надо в пределах половины нормы.

>ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы размер выплаченных суточных не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Суточные могут быть выплачены сотруднику, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения. В такой ситуации суточные, выплаченные сотруднику, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Суточные, которые выплачены сотрудникам, занятым только в одном виде деятельности организации, распределять не надо.

Пример распределения суточных. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Организация продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль организация начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Сумма доходов, полученная организацией от различных видов деятельности в январе, составляет:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 4 700 000 руб.;
  • по розничной торговле – 1 800 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Директор организации А.В. Львов с 21 по 23 января находился в служебной командировке. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Авансовый отчет был утвержден 23 января.

Суточные при командировках по России организация выплачивает по норме, установленной коллективным договором, в размере 700 руб. в день.

За время нахождения в командировке Львову выплачены суточные в размере 2100 руб.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности организации, бухгалтер сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
4 700 000 руб. : (4 700 000 руб. + 1 800 000 руб.) = 0,723.

Сумма суточных, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
2100 руб. × 0,723 = 1518,30 руб.

Сумма суточных, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
2100 руб. – 1518,30 руб. = 581,70 руб.