Командировочные расходы проводки

Как отразить суточные документом «Авансовый отчет»?

Данные по командировочным расходам, в том числе по суточным, можно отразить в документе Авансовый отчет (раздел Банк и касса — Касса) на закладке Прочее.

В табличной части документа в поле Вид задолженности с помощью кнопки выбора указываются значение: Суточные либо Суточные сверх нормы. В соответствующих графах указываются сумма выданных суточных и счет учета, на который будут отнесены расходы. Для счета учета необходимо также указать статью затрат, которая выбирается из одноименного справочника (раздел Предприятие — Справочники и настройки — Статьи затрат).

В печатной форме документа Авансовый отчет будет отображена информация о перерасходе или остатке суммы по выданному авансу.

В том случае, если суммы выданных суточных превышает установленную Налоговым кодексом норму ( ), то такое превышение является объектом обложения индивидуальным подоходным налогом (ИПН) и включается в доходы сотрудника.

Зарегистрировать доход сотрудника в данном случае можно с помощью документа Регистрация прочих доходов в целях налогообложения (раздел Зарплата — Налогообложение).

Справочно

Установленная законодательством норма суточных за каждый календарный день нахождения в командировке:

  • по командировке в пределах Республики Казахстан – не более 6-кратного размера МРП (в течение периода, не превышающего 40 календарных дней нахождения в командировке);

  • по командировке за пределами Республики Казахстан – не более 8-кратного размера МРП (в течение периода, не превышающего 40 календарных дней нахождения в командировке).

Суточные расходы относятся на (КПН) в соответствии со статьей 101 Налогового Кодекса РК.

Отражение суммы суточных в разделе Вычеты декларации по КПН возможно при условии, что выполнены соответствующие настройки указанной статьи затрат в табличной части документа Авансовый отчет.

Для этого необходимо в карточке статьи затрат на закладке Общие проверить наличие признака Принимается к налоговому учету и код строки Декларации по КПН (форма 100.00) на закладке Отражение в декларации по налогу на прибыль.

Подробнее об учете командировочных расходов и отнесении их на вычеты по КПН можно прочитать в следующих статьях:

«PRO отражение командировок сотрудников организации»;

«PRO отнесение на вычеты по КПН командировочных расходов».

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Бухучет командировочных расходов

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)

Михаил Беспалов

начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71 – если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 – если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71 – если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71 – если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71 – если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3 – выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.

В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) – учтены командировочные расходы сотрудника;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки – заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.

Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) – учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки – заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.

К авансовому отчету приложены:

– счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);

– два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС – 1800 руб. – выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).

В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 – 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) – отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 – 8000 руб. (9440 руб. – (9440 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 – 1440 руб. (9440 руб. – 8000 руб.) – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 1440 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 26 Кредит 71 – 10000 руб. – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71 – 1800 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 1800 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Командировочные расходы, в т.ч. суточные

Расходы, понесенные в связи с оплатой чартерных рейсов, не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, оплата проезда директора организации в период нахождения в отпуске, не связана с его трудовой деятельностью в связи с чем, такие расходы не должны учитываться для целей налогообложения.

  • 17.02.2011 Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 n 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы n Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма n Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательны
  • 28.01.2010 Командировочные расходы не учитываются в первоначальной стоимоти основного средства
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Вопреки изложенному в кассационной жалобе инспекции, нет никаких оснований утверждать, что требованиями бухгалтерского законодательства предусмотрено начисление амортизации по объекту основных средств, приобретенному с условием перехода права собственности после полной его оплаты, только с момента юридического перехода всего объема прав. Суды правильно указали, что основными критериями признания являются наличие контроля над

  • 17.09.2013
    Согласно пунктам 1 и 4 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, со
  • 11.09.2013

    Изучив представленные документы, суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что они составлены формально, поскольку часть комплектующих принята к учету и списана в производство ранее дат, указанных в товарных накладных на их приобретение; часть комплектующих списана в производство в большем объеме, чем это необходимо для изготовления изделий.

    Квалификация: Финансовый директор;Главный бухгалтер;Руководитель, Менеджер, Аналитик,Экономист. Сертификат CPA. Регистрация на обучение.

  • «СПЕЦИАЛИСТ ПО МСФО» Ф1, Ф2, ДипИФР, Трансформация, Консолидация на практике. Сертификат CPA. Регистрация на обучение. Очное или дистанционное. АКЦИЯ!
  • Новое в расчете НДС, налога на прибыль и страховых взносов во II полугодии 2017 г. Изменения в ТК РФ для бухгалтера (зачет часов ИПБ)
  • Защита и экономия в бизнесе: новые безопасные схемы 2017-2019 г. с учетом решений Верховного суда по холдингам и однодневкам (15-16 августа 2017 г.)
  • Дебиторская и кредиторская задолженности: отражение в бухгалтерском и налоговом учёте. Тарасова Н.А.
  • Все семинары
  • Картотека

    Инструкции для бухгалтера

    Тесты для бухгалтера

    Бухгалтерские тонкости командировок

    Разные командировки имеют свою специфику учета. Бухгалтер ее должен знать. Иначе организация «нарвется» как минимум на пятитысячный штраф.

    Редкая фирма обходится без командировок. На задание может уехать любой сотрудник: и рабочий, и руководитель. Обычно бухгалтеры списывают затраты по командировкам на расходы и тут же о них забывают. Но, измеряя всех вояжеров одной меркой, легко нарушить правила бухучета и занизить налоги. Не страшно, когда в году сделана всего одна неправильная проводка по командировкам. Но если таких ошибок хотя бы две, то инспекция расценит их как «систематическое. неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета. хозяйственных операций» (ст. 120 НК РФ). Если нарушение совершалось в течение одного года, сумма штрафа – 5000 рублей. Если же в течение нескольких лет – штраф возрастет до 10 000 рублей. Ну а если произошло занижение базы по какому-либо налогу (в нашем случае по налогу на рекламу и налогу на имущество), штраф увеличивается до 10 процентов суммы неуплаченного налога, но будет не меньше 15 000 рублей. Как правильно списать в бухучете затраты на командировку – зависит от ее цели.

    В командировку – как на работу

    Нередко работников отправляют в командировки, непосредственно связанные с производственной деятельностью фирмы. К примеру, если фирма оказывает услуги в соседнем регионе, то ей скорее всего придется отправить туда своих сотрудников. Расходы по таким командировкам относят на счет 20 «Основное производство» проводкой: Дебет 20 Кредит 71 – утвержден авансовый отчет по командировке. Если же командировка связана с коммерческой деятельностью фирмы, то ее нужно учесть на счете 44 «Расходы на продажу». Поездка с целью заключить договор с покупателем – как раз такой случай. В налоговом учете затраты на командировки относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль.

    Давайте познакомимся

    Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы, затраты на нее нужно списать по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Такими командировками, например, будут поездки, в которых работник (чаще всего руководитель) проводит переговоры, подписывает контракты и т. д. К управленческим также следует отнести расходы на командировки сотрудников, представляющих фирму в суде. Еще один пример – это поездка бухгалтера в филиал фирмы, чтобы присутствовать там при налоговой проверке или разобраться во взаимоотношениях с контрагентом. При этом не обязательно, что командировка достигнет своей цели. К примеру, контракт, заключать который ездил сотрудник, может сорваться. В таком случае, чтобы обосновать расходы по командировке и уменьшить на них налогооблагаемую прибыль, попросите работника в отчете о командировке указать причины, по которым договор не состоялся.

    За покупками

    Другой случай – когда сотрудников направляют для совершения покупок: товаров, материалов, основных средств и т. д. Списывать затраты по таким командировкам надо на увеличение первоначальной стоимости купленного имущества (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», п. 6 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» и п. 8 и 12 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

    Пример 1 ООО «Пассив» направило своего экспедитора Владимира Русакова за товаром в другой регион. Партия товара стоит 236 000 руб. (в том числе НДС – 36 000 руб.). За железнодорожные билеты Русаков заплатил 3500 руб. (НДС не выделен), за гостиницу – 944 руб. (в том числе НДС – 144 руб.). Суточные составили 400 руб. Вернувшись из командировки, Русаков в тот же день сдал в бухгалтерию авансовый отчет. Согласно учетной политике, фирма отражает фактическую стоимость товаров непосредственно на счете 41 без использования счета 15. В учете бухгалтер «Пассива» сделал записи: Дебет 41 Кредит 60 – 200 000 руб. (236 000 – 36 000) – приняты к учету товары; Дебет 19 Кредит 60 – 36 000 руб. – учтен НДС по товарам; Дебет 41 Кредит 71 – 4700 руб. (3500 + 944 – 144 + 400) – учтены командировочные расходы в стоимости товаров; Дебет 19 Кредит 71 – 144 руб. – учтен НДС по командировочным расходам. Таким образом, балансовая стоимость купленных товаров составила 204 700 руб. (200 000 + 4700).

    В налоговом учете командировочные расходы также нужно включать в стоимость приобретенных в ходе командировки товаров.

    На выставку

    Если сотрудник поехал на выставку, чтобы узнать о ценах на товары, то расходы на командировку отнесите к затратам на изучение рынка, отразив на счете 44 «Расходы на продажу». Другое дело – если на выставке сотрудник представляет стенд и продукцию своей фирмы. Как правило, фирмы участвуют в выставке, чтобы продемонстрировать свои изделия, расширить рынок сбыта продукции, установить деловые контакты. При этом круг посетителей выставки не ограничен. Все эти условия попадают под определение рекламной акции (ст. 2 Закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе»). С суммы рекламных расходов надо заплатить налог на рекламу. Этого требует пункт 1 статьи 21 Закона от 27 декабря 1991 г. № 2118-1 «Об основах налоговой системы в Российской Федерации». Обратите внимание: этот налог платят и фирмы, работающие на «упрощенке» и ЕНВД.

    Пример 2 Московская фирма «Актив» решила участвовать в выставке, проходящей в г. Санкт-Петербурге. Туда отправили стенд, который ранее уже использовался. На выставку командированы 5 сотрудников. Билеты и гостиницу оплатили по безналу – соответственно 8000 руб. (в том числе НДС – 1220,34 руб.) и 37 500 руб. (в том числе НДС – 5720,34 руб.). Суточные составили 3000 руб. Ставка налога на рекламу в Москве – 5 процентов. Бухгалтер «Актива» отразил расходы по участию в выставке проводками: Дебет 60 Кредит 51 – 8000 руб. – оплачены билеты для сотрудников; Дебет 60 Кредит 51 – 37 500 руб. – оплачена гостиница; Дебет 71 Кредит 50 – 3000 руб. – выданы командировочные; Дебет 44 Кредит 60 – 38 559,32 руб. (8000 – 1220,34 + 37 500 – – 5720,34) – списаны командировочные расходы на посещение выставки; Дебет 19 Кредит 60 – 6940,68 руб. (1220,34 + 5720,34) – учтен НДС по командировочным расходам; Дебет 44 Кредит 71 – 3000 руб. – списаны суточные; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на рекламу» – 4578 руб. ((50 000 руб. + 38 559,32 руб. + + 3000 руб.) $ 5%) – начислен к уплате в бюджет налог на рекламу.

    Чтобы в этом случае уменьшить налог на рекламу, в приказе на командировку можно указать, что сотрудник едет заключать контракт с конкретным поставщиком или вести переговоры о сотрудничестве. Тогда его командировочные расходы не попадут под определение «реклама», и платить налог с них вам не придется.

    совет Фирме невыгодно включать расходы на командировку в стоимость купленных товаров. Ведь в результате в налоговом учете на них нельзя будет единовременно уменьшить налогооблагаемую прибыль, и помимо этого возрастет налог на имущество. Чтобы этого избежать, продумайте формулировку приказа. Если вы укажете в качестве цели командировки не покупку товаров (материалов, оборудования), а переговоры о сотрудничестве, маркетинговые исследования и т. п. то сможете списать командировочные расходы сразу.

    Н. Габец, эксперт ПБ

  • Понятие служебной командировки

    Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Командировками не являются служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер.

    В командировку не могут быть направлены:

    1. беременные женщины. Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено медицинскими рекомендациями. Кроме того, они вправе отказаться от направления в служебную командировку. Такие же права предоставляются работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, которые осуществляют уход за больными членами их семей в соответствии с медицинскими заключениями (ст. 259 ТК РФ);
    2. сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений) (ст. 268 ТК РФ);
    3. сотрудники, работающие по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой) (ст. 203 ТК РФ).

    Оформление служебной командировки

    Для правильной организации и ведения учета командировочных расходов в бюджетных учреждениях необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

    • Трудовым кодексом;
    • Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция N 62);
    • Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — Постановление N 729);
    • Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении Предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

    В Письме Минфина России от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442 указано, что перед направлением работника в командировку необходимо оформить:

    • приказ о направлении в командировку по форме N Т-9 <1> (если в командировку направляется один сотрудник) либо N Т-9а (если в командировку направляются несколько сотрудников);
    • командировочное удостоверение (ф. N Т-10).

    <1> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

    В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируемого работника, его должность, структурное подразделение, где он работает, цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных или внебюджетных средств учреждения).

    Приказ о направлении работника в командировку подписывает руководитель учреждения. Причем сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить в нем свою подпись. Данный приказ служит основанием для выписки работнику командировочного удостоверения.

    Особое внимание следует обратить на правильное оформление командировочного удостоверения. Если приказ о направлении в командировку в случае необходимости можно дооформить и после окончания командировки, так как данный документ является внутренним, то командировочное удостоверение дооформить сложно. Это связано с тем, что в каждом пункте назначения работник должен сделать отметки о времени прибытия и убытия, которые заверяются печатью той организации, куда он был направлен в командировку.

    Командировочное удостоверение является основным документом, который подтверждает сам факт, а также количество дней нахождения работника в командировке.

    Примечание. Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

    Все командировочные удостоверения регистрируются в специальном журнале, форма которого утверждена Инструкцией N 62. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений работников, прибывших в командировку из других организаций.

    Гарантии работнику при направлении в служебную командировку

    В соответствии со ст. 167 ТК РФ работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой.

    Согласно ст. 168 работнику возмещаются:

    • расходы по найму жилого помещения;
    • расходы на проезд к месту командировки и обратно;
    • суточные;
    • другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения работодателя).

    Нормы трудового законодательства распространяются только на лиц, состоящих в трудовых отношениях с учреждением на основании трудовых договоров (контрактов), поэтому такие работники имеют право на гарантии и компенсации при направлении в командировки. Лица, не состоящие в трудовых отношениях с учреждением, не могут быть направлены руководством в командировки с возмещением им расходов исходя из норм, предусмотренных законодательством. Если работник выполняет договор гражданско-правового характера для учреждения и направляется этой организацией в служебную поездку, то она не считается командировкой. Оплата стоимости такой поездки представляет собой компенсацию расходов работника, которая включается в сумму вознаграждения, выплачиваемого по договору подряда. При заключении гражданско-правового договора в нем целесообразно предусмотреть возможность таких поездок. В этом случае расходы будут оплачены за счет средств подрядчика.

    Постановлением N 729 установлены следующие размеры возмещения расходов:

    1. расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;
    2. расходы на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, включая дни отъезда и приезда;
    3. расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не превышающем стоимость проезда:
    • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
    • водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
    • воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
    • автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

    При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные затраты, расходы возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:

    • железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
    • водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
    • автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

    Бухгалтерский учет командировочных расходов

    Как правило, работнику, направляемому в служебную командировку, выдается аванс. Основанием для выдачи аванса в данном случае является приказ руководителя.

    Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций <2> при имеющейся задолженности за работником по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет не допускается.

    <2> Письмо ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

    Примечание. Денежные средства, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, на которые они предусмотрены. Передача полученных подотчетных сумм одним работником другому запрещается.

    В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки составляет Авансовый отчет (ф. 0504049) <3>, к которому необходимо приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы. Эти документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также на правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

    <3> Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета» (далее — Приказ N 123н).

    Если средства, выданные на служебную командировку, использованы работником не полностью, их остаток вносится в кассу учреждения в течение трех рабочих дней после окончания командировки.

    Примечание. В соответствии со ст. 137 ТК РФ, если работник не представил авансовый отчет в установленные сроки или не возвратил остаток денежных средств в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы работника, получившего аванс.

    Согласно Приказу N 123н аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

    В соответствии с Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н «Об утверждении Инструкции о бюджетном учете» операции по расчетам с работниками по выдаваемым им авансам отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Расходы по служебным командировкам возмещаются учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, или в пределах смет доходов и расходов в разрезе кодов экономической классификации по деятельности, приносящей доход.

    Согласно Приказу Минфина России от 24.08.2007 N 74н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» расходы по служебной командировке оплачиваются по следующим подстатьям КОСГУ:

    • 212 «Прочие выплаты» — расходы по оплате суточных;
    • 222 «Транспортные услуги» — расходы на проезд;
    • 226 «Прочие работы, услуги» — расходы по найму жилого помещения.

    Пример. Сотрудник учреждения Ковров С.Е. направлен в командировку сроком на 3 дня с 13 по 16 февраля 2008 г. 7 февраля согласно расчету ему выдано 3500 руб., а именно:

    • суточные — 400 руб.;
    • на оплату проезда — 2000 руб.;
    • на оплату проживания — 1100 руб.

    18 февраля Ковров С.Е. представил в бухгалтерию учреждения авансовый отчет, согласно которому фактические расходы составили:

    • стоимость ж/д билетов — 2000 руб.;
    • оплата проживания за двое суток — 1050 руб. (подтверждена счетом из гостиницы);
    • суточные — 400 руб.

    Расходы оплачены за счет бюджетных средств.

    В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие проводки:

    ————————————-T————T————T———-¬
    ¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
    ¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
    +————————————+————+————+———-+
    ¦Выдано Коврову С.Е. под отчет на ¦ ¦ ¦ ¦
    ¦командировочные расходы: ¦ ¦ ¦ ¦
    ¦- суточные ¦1 208 02 560¦1 201 04 610¦ 400 ¦
    ¦- проезд ¦1 208 05 560¦1 201 04 610¦ 2000 ¦
    ¦- проживание ¦1 208 09 560¦1 201 04 610¦ 1100 ¦
    +————————————+————+————+———-+
    ¦Утвержден авансовый отчет ¦ ¦ ¦ ¦
    ¦Коврова С.Е. в сумме: ¦ ¦ ¦ ¦
    ¦- суточные ¦1 401 01 212¦1 208 02 660¦ 400 ¦
    ¦- проезд ¦1 401 01 222¦1 208 05 660¦ 2000 ¦
    ¦- проживание ¦1 401 01 226¦1 208 09 660¦ 1050 ¦
    +————————————+————+————+———-+
    ¦Внесен в кассу учреждения остаток ¦1 201 04 510¦1 208 09 660¦ 50 ¦
    ¦подотчетной суммы ¦ ¦ ¦ ¦
    L————————————+————+————+————

    Нестандартные ситуации

    Иногда при оформлении служебных командировок, а также в ходе выполнения задания возникают различные нестандартные ситуации. Рассмотрим их.

    Сотрудник в командировке заболел. В этом случае учреждение обязано оплатить ему суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничный. Если работник находился на лечении в стационаре, то расходы по найму жилого помещения за данный период не оплачиваются. Суточные выплачиваются за время болезни в командировке, не превышающей двух месяцев (п. 16 Инструкции N 62). Если болезнь носит длительный характер и работник, находящийся в командировке, пожелает получить сумму по больничному листку, то учреждение может ему ее выслать. Причем почтовые расходы по пересылке налогоплательщик может учесть при исчислении налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Затраты по найму жилья и суточные в налоговом учете включают в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 93 <4> (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие расходы нужно предусмотреть в коллективном или трудовом договоре, поскольку при налоговой проверке данные расходы могут быть не приняты, так как они не относятся к производству и реализации. Поэтому при проверке можно сослаться на п. 25 ст. 255 НК РФ.

    <4> Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

    Работник по не зависящим от него причинам не может вовремя вернуться из служебной командировки к месту постоянной работы. Данная ситуация возможна в случаях нелетной погоды, наводнения, карантина и пр. Обычно подтвердить такой факт и включить в расходы затраты по найму жилого помещения и суточные, возникшие в связи с этим, довольно проблематично. Поэтому можно поступить проще: издать приказ о продлении срока командировки и попросить организацию, в которую был командирован работник, поставить отметки о выбытии датой фактического выбытия. Если это сделать трудно, можно ограничиться приказом о продлении срока командировки, сославшись на Письмо Минфина России от 06.12.2002 N 16-00-16/158, в котором указано, что для подтверждения нахождения работника в командировке достаточно одного приказа.

    Служебная командировка не дала положительных результатов. По итогам командировки не было подписано ни договора, ни протоколов, ни контрактов. В любом случае эти затраты включаются в расходы при расчете налога на прибыль. Как указано в Постановлении ФАС МО от 17.09.2003 N КА-А40/6781-03, отсутствие конкретных результатов не изменяет характера командировочных расходов. Важно, чтобы цель командировки была четко сформулирована и связана с деятельностью учреждения.

    Налог на доходы физических лиц

    В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ от налогообложения освобождаются только те расходы, которые могут быть отнесены к компенсационным выплатам, установленным действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления. Компенсационными выплатами признаются следующие расходы на командировки как внутри страны, так и за ее пределами:

    • фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
    • сборы за услуги аэропортов;
    • комиссионные сборы;
    • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
    • на провоз багажа;
    • по найму жилого помещения;
    • по оплате услуг связи;
    • по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;
    • по получению виз;
    • связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

    Что касается суточных, то согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

    Кроме того, в п. 3 ст. 217 НК РФ установлены нормативы по оплате расходов по найму жилого помещения, освобождаемых от налогообложения при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату таких расходов. Суммы данной оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

    Единый социальный налог

    Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ освобождены от обложения ЕСН компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, в том числе связанные с командировками. Все расходы также должны быть подтверждены документально.

    Как указано в абз. 11 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, суточные не облагаются ЕСН в пределах норм, установленных законодательством. Законодательством нормы выплаты суточных в целях обложения ЕСН не утверждены. С точки зрения Минфина, в данном случае следует применять нормы, установленные в Постановлении Правительства РФ N 93 (Письма от 22.05.2007 N 03-04-06-01/154, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 24.08.2007 N 03-04-06-02/164).

    Что касается суточных, которые выплачены сверх указанных норм, то и они не облагаются ЕСН, так как не уменьшают налогооблагаемую прибыль, следовательно, не признаются объектом обложения ЕСН (Письма Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 24.08.2007 N 03-04-06-02/164, УФНС по г. Москве от 19.07.2007 N 21-18/595).

    Суммы возмещения работнику расходов по найму жилого помещения не облагаются ЕСН, для этого он должен документально подтвердить свои расходы (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Если работник не представит необходимые документы и не подтвердит расходы, но ему выплатят компенсацию за наем помещения, то и в этом случае с указанных сумм не придется уплачивать ЕСН, так как они не подпадают под объект обложения данным налогом, поскольку не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 236, п. 49 ст. 270 НК РФ).

    Налог на прибыль

    В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учреждения, являющиеся плательщиками налога на прибыль, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относят фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по командировкам. Однако указанным подпунктом установлено ограничение в отношении суточных: сумма суточных относится на расходы в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 93. Следовательно, сумма возмещения сотруднику расходов по оплате суточных сверх норм не включается в расходы при расчете налога на прибыль.

    Иногда после выполнения командировочного задания работник остается в данной местности на отдых. Возмещается ли сотруднику стоимость обратного билета по его возвращении? Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина России от 10.11.2005 N 03-03-04/2/111, к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на проезд работника к месту командировки и обратно (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), при этом они должны быть обоснованны и документально подтверждены.

    Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является командировочное удостоверение. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия к месту командировки и дне выбытия из места командировки. Причем дата отбытия работника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки.

    В случае если работник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не будут являться обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а из места отдыха. Поэтому, учитывая изложенное, в налоговой базе по налогу на прибыль вышеназванные расходы не признаются.

    Если день прибытия из командировки приходится на выходной или праздничный день, то в целях исчисления налога на прибыль учитываются расходы на оплату суточных за эти дни, так как в Постановлении Правительства РФ N 93 не указано, что суточные не выплачиваются за выходные и праздничные дни, которые приходятся на период нахождения работника в командировке на территории РФ.

    У многих бухгалтеров возникает вопрос: можно ли признать затраты сотрудников по проезду на такси? Раньше финансисты не советовали организациям учитывать плату за услуги такси при налогообложении прибыли (Письма от 26.05.2004 N 04-02-05/4/14, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15). Но с недавнего времени Минфин изменил свою точку зрения. В Письмах от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48, от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82 указано, что расходы по проезду на такси могут уменьшать налогооблагаемую прибыль. Для этого должно выполняться требование Налогового кодекса о документальном подтверждении затрат и их экономической обоснованности (например, вылет из аэропорта осуществляется в ночное время суток, когда общественный транспорт не работает).

    Иногда в стоимость билетов на поезд или самолет включается сумма сервисного сбора, взимаемая посреднической компанией, реализующей билеты. В Письме от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823 Минфин сообщил, что сумму сервисного сбора можно отнести на командировочные расходы и учесть ее в составе расходов по налогу на прибыль, так как она формирует стоимость услуги по проезду по железной дороге. С такой позицией согласны и судьи (например, Постановление ФАС ВВО от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15).

    Рассмотрим следующую ситуацию. Вследствие перехода на упрощенную форму приобретения услуг по авиаперевозкам пассажиров через электронные средства связи авиакомпания предоставляет не сам авиабилет, а только счета-распечатки, получаемые по электронной почте и подтверждающие резервирование места, а также посадочный талон. Какими оправдательными документами в целях исчисления налога на прибыль правомерно подтверждать командировочные расходы организации при приобретении работником авиабилета через электронные средства связи? Ответ на этот вопрос дан в Письме Минфина России от 17.07.2007 N 03-03-06/4/99: оправдательными документами в данном случае могут являться распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон.

    Налог на добавленную стоимость

    Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ учреждения, являющиеся плательщиками НДС, могут принять к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также затраты на наем жилого помещения). В случае если на основании гл. 25 НК РФ расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.

    Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 10 Постановления Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» суммы налога принимаются к вычету на основании либо счетов-фактур, либо иных документов. Однако при принятии к вычету сумм НДС по расходам, связанным с командировками, необходимо учитывать следующее.

    1. По услугам гостиниц в Письме Минфина России от 11.10.2004 N 03-04-11/165 «О налоговых вычетах по НДС за услуги гостиниц при командировках» даны разъяснения в отношении принятия к вычету сумм НДС. В частности, в нем указано, что основанием для вычета НДС по услугам гостиниц является счет-фактура или бланк строгой отчетности, в котором выделена сумма налога.

    Но так как в соответствии со ст. 143 НК РФ плательщиками НДС признаются организации (физические лица плательщиками этого налога не являются), при оказании услуг гостиницами счета-фактуры (бланки строгой отчетности) должны выставляться учреждениям, командирующим своих сотрудников. Отсюда счет-фактура (бланк строгой отчетности), оформленный на физическое лицо, не может служить основанием для вычета НДС.

    1. По услугам по проезду в Письме Минфина России от 04.12.2003 N 04-03-11/100 «Об учете налога на добавленную стоимость» указано, что согласно п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, подлежат вычету при исчислении данного налога, который следует уплачивать в бюджет. Для вычета НДС необходимо указать сумму налога в проездном документе (билете). Исходя из изложенного и принимая во внимание то, что в целях вычета НДС рассчитывать сумму этого налога самостоятельно налогоплательщик не вправе, в железнодорожных билетах, приобретенных за наличный расчет, сумма НДС не отражается. Поэтому билеты следует учитывать в расходах на командировки по стоимости их приобретения. Такое же мнение высказано и в Письме МНС России от 04.12.2003 N 03-1-08/3527/13-АТ995 «О налоговых вычетах по НДС при командировках».

    О.Заболонкова

    Зам. главного редактора журнала

    «Учреждения физической культуры и спорта:

    бухгалтерский учет и налогообложение»

    Учет расчетов с подотчетными лицами

    Типовые проводки по суточным и командировочным

    Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

    • Дебет 71 Кредит 50 (51).

    Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

    • Дебет 50 Кредит 71.

    В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

    • Дебет 71 Кредит 50.

    По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

    Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

    Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

    • Дебет 68 НДС Кредит 19.

    Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

    • по дебету 76 счета и кредиту 51.

    Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

    • Дебет 50.3 Кредит 76.

    Выдачу сотруднику:

    • по дебету 71 и кредиту 50.3.

    Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.