Командировочные за границу

Содержание

Как оформляется командировка за границу, расчет суточных и нормы оплаты расходов, условия в 2018 году

Руководителям компаний, часто отправляющим работников за границу, будет полезно узнать, как правильно оформляется командировка за рубеж, как происходит расчёт суточных и нормы командировочных расходов. Выясним, какие условия оплаты загранкомандировок действуют в 2018 году.

Кого можно направить в командировку за границу

Не получится командировать следующие категории граждан:

  • беременных женщин;
  • инвалидов;
  • лиц, моложе 18 лет (кроме актёров и представителей других творческих профессий);
  • работников, которые находятся в академическом отпуске.

А эти категории можно отправить в загранкомандировку, если получить от них письменное согласие:

  • женщин с маленькими детьми (моложе трёх лет);
  • отцов-одиночек;
  • одиноких родителей, которые воспитывают детей моложе пяти лет;
  • родителей, которые содержат детей-инвалидов;
  • опекунов или попечителей;
  • сотрудников, которые обязаны присматривать за тяжелобольным родственником.

Нужно ли работнику удостоверение

В 2015 году в российском законодательстве произошли серьёзные изменения, касающиеся оформления командировок. Теперь нет необходимости выписывать удостоверение работнику, отправляющемуся за рубеж. Соответствующие нормы должны быть внесены в локальные нормативные акты компании.

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. При этом считать длительность поездки следует исходя из отметок пограничной службы.

Величина суточных в частных компаниях не регламентируется. Ограничения размера этой выплаты действуют только для работников госструктур, поскольку они финансируются из федерального бюджета. Узнать конкретный размер суточных для каждого иностранного государства можно из таблицы, приведённой в Постановлении Правительства №812 от 26.12.2005.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

http://kadriruem.ru/komandiroa-za-granicu/

Если поездка за рубеж укладывается всего лишь в один день, то суточные уплачиваются в половинном размере.

Если специалисту, выезжающему за рубеж, необходимо оформить загранпаспорт, то все расходы на его изготовление берёт на себя организация после предъявления работником оправдательных документов в бухгалтерию.

В какой валюте выдаётся аванс

Если поездка запланирована заранее, сотрудник имеет право написать заявление о предоставлении аванса на возможные командировочные расходы. К ним относятся:

  • траты на поднаём жилья или оплату гостиницы;
  • расходы на дорогу туда и обратно;
  • затраты на питание.

Обратите внимание, что аванс может выдаваться как в рублях, так и в валюте той страны, куда отправляется сотрудник. В первом случае причитающаяся сумма переводится в иностранную валюту, например, в доллары США, путём умножения курса ЦБ РФ на день выдачи аванса на сумму суточных. Во втором случае при наличии иностранной валюты она выдаётся работнику из кассы организации.

Как рассчитать суточные в иностранной поездке

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. Расчёт производится в соответствии с отметками в паспорте сотрудника, которые проставляют офицеры пограничной службы.

О подобных расходах после возвращения обратно на работу сотрудник обязан написать авансовый отчёт, где он указывает итоговую сумму расходов.

При этом в случае, когда потраченная сумма окажется больше, чем величина выданного аванса, работнику обязаны оплатить недостающую сумму. Если работник потратил меньше выданной под отчёт суммы, то сотрудник обязан вернуть оставшиеся средства работодателю. Ниже представлен образец авансового отчёта, по которому можно возместить расходы, понесённые в загранпоездке.

Авансовый отчет о загранкомандировке составляется по стандартной форме АО-1

Как оформить командировку за границу

Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утверждённым Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и иностранная организация, куда направлен работник. Ниже представлены образцы данных приказов.

Пример приказа по форме Т-9

Из формы Т9 можно узнать все сведения о планируемой загранкомандировке

Приказ форма Т-9 составляется в случаях, когда в командировку направляются 2 и более работников

При составлении документов, необходимых сотрудникам в зарубежной поездке, следует соблюдать ряд правил.

В командировку можно отправить лишь работников, относящихся к определённой категории, причём делать это разрешено только с их письменного согласия. В случае когда поездка запланирована начальством заранее, сотрудник имеет право на написание заявления, чтобы ему предоставили аванс на все командировочные расходы.

  • Вероника Уколова
  • Распечатать

Оформление командировки – за границу, на 1 день, за счет принимающей стороны

Командировка – это выполнение поручений работодателя или непосредственного руководителя вне основного места службы. Отъезд осуществляется в другие регионы или страны за счет компании.

При оформлении командировки работодатель должен руководствоваться Трудовым кодексом РФ, чтобы не нарушить права сотрудника.

Порядок

Оформление командировки имеет множество нюансов. Работник должен требовать документальное подтверждение приказа о назначении и выданных средств на служебные расходы. Нельзя отправлять сотрудника в командировку без соответствующего постановления.

Согласно законодательству РФ, командировка оформляется следующим образом:

  1. Главному руководителю компании докладывают о необходимости командировки для конкретного сотрудника.
  2. Главный руководитель оформляет служебное задание с указанием места прибытия, срока командировки и подробного описания цели посещения региона или государства.
  3. Оформляется приказ о назначении.

Один экземпляр приказа и служебного задания передается уезжающему сотруднику. Вторые экземпляры отдаются под роспись, подтверждая его согласие.

Дополнительно руководитель должен оформить сотруднику командировочное удостоверение. Оно необходимо для подтверждения времени, которое сотрудник будет находиться вне основного места работы. С 2018 года оформлять удостоверение и вовсе не обязательно, согласно поправкам в Трудовом кодексе.

Особенности:

  • документально оформляется командировка только в том случае, если с работодателем заключен трудовой договор;
  • за работником сохраняется его рабочее место, независимо от срока командировки;
  • если работа сотрудника заключается в постоянных разъездах, то командировки не назначаются;
  • командировочное удостоверение не выдается при оформлении командировки за границу;
  • если сотрудник получает травмы во время выполнения заданий в командировке или заболевает, он имеет права на получение суточных и оплату больничного листа после предъявления документов;
  • отправлять сотрудника можно сразу в несколько стран. При этом размер суточных рассчитывается индивидуально, в зависимости от цен в государстве и валюты.

О возможных командировках работодатель должен указывать в трудовом договоре. Если этот пункт не прописан, то сотрудник вправе отказаться от служебной поездки. В остальных случаях работник обязуется поехать в командировку по указанию руководителя.

Исключения составляют некоторые категории граждан:

  • беременные женщины;
  • матери, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • несовершеннолетние работники;
  • граждане, ухаживающие за больными членами семьи;
  • родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида.

Командировка перечисленных лиц возможна только с их письменного согласия.

За границу

Принципиальной разницы между заграничной и областной поездкой не существует. Оформляются они практически одинаково, а вот расходы будут значительно выше за счет необходимости получения визы и загранпаспорта.

Также руководителю потребуется увеличить сумму суточных, учитывая уровень жизни и цены в стране пребывания. Необходимо произвести примерный подсчет расходов, которые понесет сотрудник при выполнении служебных заданий.

Размер суточных устанавливается руководитель, но если обозначенная сумма не устраивает сотрудника по адекватным причинам, то он вправе отказаться от поездки.

Суточные в размере менее 2500 рублей не облагаются налогом. Если сумма назначается выше, то она уменьшается пропорционально ставке НДФЛ.

Рассмотрим основные расходы руководителя на командировку сотрудника:

Оформление загранпаспорта Если у сотрудника нет заграничного паспорта, то расходы на его получение компенсирует работодатель. Это может быть выдача определенной суммы до оформления документа, либо компенсация затрат уже после его получения. Заплатить придется за госпошлину, консультационные услуги и т.д. Чтобы получить компенсацию, работнику придется предъявить чеки с указанием суммы внесенной оплаты и ксерокопию полученного паспорта
Оформление визы Чтобы получить разрешение на выезд из страны, потребуется оплатить госпошлину и понести другие расходы. Компенсирует их также работодатель после получения документального подтверждения и указанной суммы. Дополнительно могут потребоваться затраты на курьерскую доставку, страховку и т.д. При этом командировка для оформления визы таковой не считается, то есть работнику придется выделить свое личное время
Проезд Работодатель компенсирует расходы на проезд от места отбытия до страны прибытия. Это покупка билетов на самолет, поезд, автобус, такси. Расходы должны быть подтверждены документально в виде чеков или товарных накладных
Проживание Оплата за номер в гостинице или аренду квартиры компенсируется из командировочных
Прочие расходы Командировочному могут потребоваться дополнительные расходы: аэродромные сборы, страховка и т.д.

На 1 день

Законодательством РФ не предусматриваются ограничения относительно времени командировки. Руководитель имеет право отправить работника на срок до 40 дней для выполнения обычных работ и до 1 года для специалистов и руководителей, выполняющих сложные монтажные, строительные и ремонтные работы.

Поэтому возможна даже однодневная командировка. Оформляется она по всем указанным выше правилам, вплоть до оплаты понесенных расходов, если таковые имеются.

Иногда работодатели отказываются оформлять однодневную командировку по правилам, предусмотренным Трудовым кодексом. Сотрудник в данном случае может отказаться от поездки, поскольку такая работа не будет отображена в личном деле.

Как заполнить служебное задание на командировку, описывается в этой статье.

Командировка генерального директора или обычного сотрудника может оплачиваться принимающей стороной. Для этого две компании заключают договор, и принимающая сторона перечисляет деньги на отправляющую сторону.

Это может быть конкретная сумма, названная руководителем командировочного сотрудника. Также возможно перечисление денег по личным подсчетам. Если ее не хватает на оплату всех расходов, то одна из сторон производит доплату.

Если же остаются излишки, то возможно два варианта:

  • отправляющая сторона перечисляет остаток обратно;
  • отправляющая сторона перечисляет излишки на свой счет.

Отправляться в командировку за свой счет, ожидая оплаты на месте пребывания, сотрудник не обязан.

Как оформить отмену командировки

По различным причинам командировка может быть отменена (болезнь сотрудника, вопросы были решены иными путями). В этом случае работника просто предупреждают о вынесенном решении. Оформлять какие-либо документы не требуется.

Немного иначе обстоит дело с уже выплаченными командировочными. Если сотруднику были перечислены средства на расходы, которые он должен был понести в поездке, то в течение трех дней после отмены потребуется их вернуть.

Это касается только тех случаев, когда процесс перечисления денег было зафиксировано документально. Иначе работодателю придется рассчитывать только на добросовестность сотрудника.

При отмене командировки и произведенном ранее расчете возможны три ситуации:

  1. Если работник не потратил перечисленные средства, по приходному ордеру он должен вернуть деньги через кассу. Возврат осуществляется только после оформления подтверждающих документов.
  2. Часть средств были израсходовано на покупку оборудования или материалов для командировки. В этом случае бухгалтерия должна обозначить сумму как коммерческие расходы при оформлении следующей командировки. Остаток средств сотрудник обязан вернуть через кассу.
  3. Часть средств было потрачено на покупку билетов и оплату других расходов, компенсировать которые нет возможности. В результате получается убыток компании. Он должен быть зафиксирован документально для налогообложения прибыли.

Если сотрудник не возвращает деньги, то работодатель вправе высчитать всю сумму с заработной платы работника. При этом снимать в месяц более 20% официального заработка не разрешено законодательством.

В выходной день

Нередко отправляться в командировку сотруднику приходится в выходной день, чтобы уже в понедельник приступить к выполнению служебных заданий.

По закону, у каждого работающего человека должно быть в неделю не менее 42 часов непрерывного отдыха. И если сотрудника направить в командировку в его выходной день, то оплату производить в двойном размере.

По желанию сотрудника, день командировки может быть компенсирован другим выходным днем. К примеру, ему выделяется для отдыха пятница вместо воскресенья.

Привлечение сотрудника к работе (командировке) в выходной день осуществляется только с его письменного разрешения. Он должен подписать оформленное руководителем соглашение сторон, где указываются командировочные дни и размер компенсации.

Заставить работать в выходные не имеет права ни одна организация, за исключением чрезвычайных ситуаций, предусмотренных Трудовым кодексом.

И если сотрудник отказывается подписывать соглашение, то командировку придется либо отменить, либо перенести на более удобное время.

К сожалению, правила предоставления выходных дней соблюдают сейчас далеко не многие организации. Большинство компаний в принудительном порядке заставляет сотрудников ехать в командировку в неположенное время под угрозой увольнения, лишения премии и т.д.

Мириться с таким положением не стоит – обращение в органы по защите прав трудящихся позволит не только наказать недобросовестного работодателя, но и получить материальную компенсацию.

Как должен действовать работодатель, если требуется оформление командировки совместителя или обычного служащего в его выходной день:

  • получить согласие на командировку в выходной день. Оформляется отдельным документом с обязательным указанием даты отправления и срока поездки;
  • издать приказ о назначении сотрудника в командировку в выходной день. Работник должен ознакомиться с документом и поставить роспись о прочтении;
  • выдать задание, оформить командировку.

В первых двух документах руководитель обязан указать размер оплаты за работу в выходной день и предложить альтернативный вариант (выходной в будний день). Работник подписывает документ и указывает условие, на которое он согласен.

Перенос

По ряду причин командировка может быть перенесена на определенный или неопределенный срок. В этом случае действовать нужно аналогичным образом, как при отмене поездки. Только деньги могут не возвращаться на счет компании, а сохраняться у сотрудника до командировки.

При переносе командировки руководитель составляет документ об отмене поездке или продлении ее срока. Юристы настоятельно рекомендуют в документе указывать сроки исполнения, чтобы избежать проблем с возвратом денег.

Ответственность за оформление командировки возлагается на работодателя. Необходимо учитывать все нюансы и правильно вести отчетность, чтобы в дальнейшем не возникло спорных ситуаций. При этом нельзя нарушать права работников и действовать против их воли.

Дается ли отгул за командировку в выходной день, читайте здесь.

Можно ли отказаться от командировки в другой город, рассказывается по ссылке.

Командировка за границу: размер суточных, авансовый отчет, задание, возмещение расходов

Чтобы использовать штатного сотрудника для решения служебных вопросов за границей, оформляются документы на командировку. Их состав будет существенно шире, чем при служебных поездках в пределах РФ, а условия компенсации затрат и выплаты суточных характеризуются особыми правилами.

В этом материале разберем, какие документы должен оформить работодатель, и какие нюансы нужно учесть при направлении в заграничную командировку.

Нормативное регулирование вопроса

Решение вопросов, связанных с текущей деятельностью предприятия, может сопровождаться служебными поездками. Если поездка происходит за пределы населенного пункта или за границу РФ, необходимо учитывать правила оформления командировок. Для правильно оформления бланков и форм на заграничную командировку нужно учитывать следующие нормативные акты:

  • ТК РФ – базовый акт в сфере трудового права, чьи положения распространяются на все категории работников в России;
  • Постановление Правительства № 749 – регламентирует порядок оформления документов и расчета командировочных выплат;
  • Постановление Правительства № 812 – устанавливает предельные нормативы суточных в иностранной валюте, в зависимости от государства;
  • Федеральный закон № 173-ФЗ – определяет правила приобретения, хранения, использования и перевоза иностранной валюты.

Когда возможно оформление такой командировки

Цель зарубежных командировок должны быть связана с текущей деятельностью предприятия:

  • оформление договорных отношений с иностранными контрагентами;
  • проведение переговоров, совещаний, встреч и т.д.;
  • представительство интересов компании в судебных инстанциях, международных учреждениях, иных ведомствах и предприятиях;
  • поездка в структурное подразделение компании, расположенное в другой стране.

Для служебных поездок в пределах России запреты и ограничения для направления в командировку могут устанавливаться только в ТК РФ. В отношении зарубежных поездок нужно учитывать дополнительные требования:

  • не может быть направлен в командировку специалист, не имеющий заграничного паспорта, либо при истечении срока действия указанного документа;
  • для пересечения границы другой страны требуется оформление визы, если международным соглашением между РФ и иностранных государством не предусмотрен безвизовый порядок перемещения;
  • если в отношении гражданина вынесен запрет на пересечение границы (например, при проведении исполнительного производства по алиментам или при банкротстве), выехать за пределы РФ он не сможет.

Указанные дополнительные ограничения могут существенно повлиять на решение руководства по персональному составу командированных сотрудников.

Оформление загранпаспорта и визы может занять от нескольких дней до нескольких недель, что также нужно учитывать при планировании служебных поездок за рубеж.

Снятие судебного запрета или ограничения на выезд может оказаться невозможным, поэтому руководитель предприятия должен заблаговременно уточнить о возможности направления в командировку конкретного сотрудника.

Нужно учитывать и общие ограничения для направления в служебные поездки – они зафиксированы в ТК РФ. Не допускается направление в поездку сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном.

Для служебных поездок беременных женщин, либо лиц с детьми до трех лет, нужно получить от них письменное согласие на направление в командировку.

Дополнительные запреты и ограничения могут быть связаны с наличие допуска к секретным сведениям, государственной тайне и т.д.

Какими документами сопровождается

Поскольку зарубежная командировка оформляется по общим правилам ТК, руководству предприятия необходимо составить и утвердить следующие документы:

  • служебную записку с обоснованием предстоящей поездки – этот документ может составить непосредственный руководитель сотрудника, либо иной специалист предприятия;
  • приказ о служебной командировке – с указанием цели поездки и ее продолжительности;
  • доверенность – если необходимо представлять интересы предприятия в официальных ведомствах и структурах, либо при совершении юридически значимых действий;
  • командировочное удостоверение, которое выдается для отметок о дате прибытия и убытия в пункт назначения – этот документ не является обязательным для зарубежных командировок, однако позволяет точно зафиксировать все обстоятельства служебной поездки.

Визовое сопровождение

Если для зарубежной поездки нужно оформить загранпаспорт, сотрудник должен самостоятельно обратиться в миграционный отдел МВД (получение этого документа через представителя по доверенности не допускается). Виза необходима для пересечения и законного пребывания российского специалиста на территории другой страны, для ее получения нужно учитывать следующие правила:

  • в большинстве случаев, необходимо получить рабочую визу – для этого нужно получить официальное приглашение от зарубежного партнера, вызов из судебного органа и т.д.;
  • визирование проходит в дипломатических представительствах – оплата визовых сборов является обязанностью работодателя, а процедура получения указанного разрешения может затянуться на несколько недель;
  • рабочая виза имеет ограниченный период действия – служебная поездка по просроченной визе невозможна, а при выявлении таких фактов в период командировки может последовать принудительное выдворение.

После завершения командировки сотрудник обязан отчитаться об ее продолжительности, а также о выполнении служебного задания. Для этого нужно представить командировочное удостоверение с заполненными датами, загранпаспорт с отметками о датах пересечения границы РФ, проездные документы, а также платежные бланки и формы.

Документы, составленные на иностранном языке (например, платежные формы из гостиницы), могут быть приняты работодателем только при их переводе. Для официального удостоверения перевода нужно обратиться в нотариальную контору. Допускается принятие документов к отчету без нотариального перевода, если такое правило указано в локальных актах предприятия.

Длительность и другие важные нюансы

С 2017 году сняты ограничения по продолжительности командировок – эти сроки может устанавливать руководитель предприятия, с учетом служебной необходимости.

Однако на практике период служебной поездки ограничен сроком действия визового разрешения, так как пребывание на территории иностранного государства при отсутствии или просрочке визы является нарушением миграционных требований.

Для расчета суточных важное значение будет иметь момент пересечения границы РФ. При выезде за пределы России день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в иностранной валюте. При въезде на территорию РФ, день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в рублевом эквиваленте.

Поэтапная инструкция

С учетом всех дополнительных нюансов, направление сотрудника в заграничную командировку происходит по следующим этапам:

  • составление служебной записки и определение необходимости командировки за пределы РФ;
  • установление круга сотрудников, имеющих возможность отправиться в служебную поездку;
  • оформление визового разрешения;
  • издание приказа по предприятию, доведение его до сотрудника;
  • выдача командировочного удостоверения, денежных средств в виде аванса и т.д.;
  • поездка и выполнение служебного задания;
  • представление работодателю отчетных и подтверждающих документов о поездке;
  • окончательный расчет по суточным и возмещению расходов.

На весь период командировки за специалистом сохраняется рабочее место и средний заработок.

Служебная командировка за границу: как доказать связь с деятельностью предприятия расскажет это видео:

Возмещение расходов

За каждый день пребывания в командировке сотрудник будет получать суточные. Их расчет происходит по следующим правилам:

  • дни командировки, во время которых сотрудник фактически был на территории РФ, оплачиваются в размере 100 руб. в сутки (например, на время проезда до аэропорта или при движении поезда по территории РФ);
  • начиная со дня пересечения границы РФ, суточные выплачиваются в долларах США в размере, указанном в Постановлении № 812 (например, для командировки в США расчет происходит по ставке 72 доллара в сутки);
  • для расчета по суточным используется официальный курс Центробанка РФ.

Возмещению подлежат расходы на проезд по территории РФ и иностранного государства, перелет авиатранспортом, проживание в гостинице и т.д. если платежные документы содержат суммы в иностранной валюте, они также пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ.

Проводки и учет

При расчете суточных нужно учитывать правило — суммы свыше 2500 руб. (при выплате за период нахождения в другом государстве) и суммы свыше 700 руб. (при передвижении в РФ) в день будут облагаться НДФЛ. Расчеты по проезду, проживания и суточным в зарубежной командировке будут происходить следующим образом:

  • Дб50 субсчет «Доллары США»/Кр52 – для получение валюты в кассу предприятия;
  • Дб71/Кр50, субсчет «Доллары США» — для выдачи сотруднику аванса в иностранной валюте;
  • Дб50/Кр71, субсчет «Доллары США» — возврат неизрасходованных сумм.

Кроме того, отдельными операциями отражается положительная или отрицательная курсовая разница при обмене иностранной валюты. Для бухгалтерского учета и проводок всех операций, связанных с командировкой за границу, используются первичные платежные документы с полным переводом всех строк.

Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице. На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО. Но какой именно документ удовлетворит налоговиков? И что делать, если, например, в счете указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.

Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.

Гостиничный счет

Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС?

Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г. гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности. При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО. Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования?

Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.

Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать/фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Также при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка. Такие же выводы приводятся и в Письмах Минфина РФ от 5 мая 2014 г. № 03-01-15/20962, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.

Если работник привез из командировки «гостиничный» счет, не удовлетворяющий данным требованиям, и компания учла при налогообложении прибыли расходы на проживание по такому счету, то при возникновении претензий со стороны ИФНС у нее есть шансы отстоять свои расходы в суде (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009).

Второй вариант заключается в том, что гостиница применяет ККТ. Соответственно, БСО может уже не оформляться, а документом, подтверждающим оплату проживания, будет являться кассовый чек. Обычно к нему прилагается и документ (как правило, счет), в котором приведены полные данные о проживании конкретного лица.

А как быть, если командированный сотрудник вместо чека или БСО привез квитанцию к приходно-кассовому ордеру?

В такой ситуации у компании возможны проблемы при проверке. Налоговики могут признать такие расходы неправомерно учтенными при налогообложении прибыли, но в судебном порядке компания имеет шансы оспорить претензии ИФНС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2009 по делу № А56-27225/2007).

Кроме этого, вероятны доначисления НДФЛ и страховых взносов на суммы компенсации «гостиничных» расходов на основании квитанции к ПКО. На практике некоторые проверяющие считают, что компенсация гостиничных трат, подтвержденных такой квитанцией, образуют доход сотрудника. Одно такое дело рассмотрел ФАС Московского округа в Постановлении от 25.05.09 № КА-А40/4142-09. Правда, там речь шла о начислении ЕСН и НДФЛ. Суд не согласился с контролерами и признал доначисление неправомерным, указав, что расходы на проживание в гостинице подтверждают и иные документы. В данной ситуации к авансовым отчетам были приложены квитанции к приходно-кассовым ордерам, которые являются официальными документами, подтверждающими прием денег продавцом. Отсутствие чека ККТ, при наличии других оправдательных документов, не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения ими выплат, облагаемых ЕСН и НДФЛ. Таким образом, сделал вывод ФАС, выданные сотрудникам под отчет денежные средства, не являлись их доходом, поскольку были использованы в интересах компании.

Аналогичный вывод содержится также в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.09 № Ф04-1948/2009(4045-А75-49), ФАС Московского округа от 29.02.08 № КА-А40/14043-07.

Следует отметить, что 9 октября 2015 г. Постановлением Правительства РФ № 1085 утверждены новые Правила оказания гостиничных услуг. Примечательно то, что в них указана обязанность гостиницы по выдаче потребителю кассового чека или документа, оформленного на бланке строгой отчетности. Надеемся, что с выходом новых правил гостиницы станут ответственнее относиться к оформлению документов, и перестанут выдавать документы, не соответствующие законодательству.

Документы на проживание отсутствуют

А если сотрудник не привез из гостиницы ни чека, ни БСО, ни квитанции к ПКО? В случае утери работником документов можно запросить у гостиницы справку, подтверждающую факт проживания конкретного лица в этой гостинице. Специалисты из УФНС РФ по г. Москве не видят препятствий для учета «гостиничных» расходов на основании такой справки (Письмо от 26.08.14 № 16-15/084374). Правда, столичные налоговики уточняют, что справка из гостиницы должна содержать детализацию предоставленных услуг и подтверждать оплату проживания работника. А компания, в свою очередь, должна иметь иные документы, устанавливающие период нахождения командированного сотрудника в месте, где расположена гостиница.

Тем не менее, есть риски, что такой справкой не удовлетворятся налоговики на местах. Поэтому компании должны быть готовы к спорам с проверяющими. Мы считаем, что в суде фирма сможет оспорить возникшие претензии со стороны ИФНС, ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также должны приниматься во внимание (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы на гостиничные услуги могут отсутствовать и по другой причине. Компании, где служебные командировки, особенно в одну и ту же местность, достаточно часты, могут снимать под эти цели квартиры. В этом случае фирма сама оплачивает аренду квартиры, и работнику не возмещаются расходы на проживание. Встает вопрос: а может ли организация учитывать при налогообложении прибыли затраты на аренду квартир? Да, может. Но, как поясняют чиновники, только за период фактического проживания в ней работников (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.

Завтрак в счете

Практически в каждой гостинице есть ресторан, кафе или столовая, где постояльцам может быть предложен завтрак. Так вот если стоимость питания будет указана в счете гостиницы отдельно, то имейте в виду, что эти затраты организации лучше не включать в «налоговые» расходы. Это следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Там сказано, что к расходам могут быть отнесены затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами).

Примечательно то, что если при гостинице не ресторан или кафе, а столовая, то формально указанное ограничение можно проигнорировать. Это, конечно, рискованно, но одной организации удалось доказать правомерность учета в «прибыльных расходах» стоимости завтрака в столовой. Примером тому является Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу № А45-26455/2009. Поскольку налоговики не доказали, что услуги питания оказывались работникам в ресторане или баре, то суд посчитал правомерным признание расходов на завтрак в налоговом учете. И, соответственно, принятие НДС по стоимости «столовского» завтрака к вычету.

Еще в одном деле можно увидеть необычную трактовку расходов на обслуживание в барах и ресторанах. Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.08.2012 № 09АП-19562/2012 по делу № А40-112186/11-20-455 посчитал, что расходы на обслуживание в барах и ресторанах подразумевают оставление чаевых и иные формы обслуживания, но никак не расходы на питание. Соответственно, делает вывод суд, компания вправе признать в расходах стоимость питания командированного сотрудника в ресторане.

Но, к сожалению, проверяющие на местах не столь лояльны. Поэтому во избежание налоговых рисков фирма может не учитывать стоимость завтрака при налогообложении прибыли.

Помимо налога на прибыль риски возникают в части НДФЛ и страховых взносов. На практике проверяющие доначисляют их на стоимость завтрака, отраженную в гостиничном счете. Более того, имеются официальные разъяснения Минфина РФ – Письмо от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Там сказано, что если в счете отдельно выделена стоимость питания, то у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Ведь компенсация стоимости питания не является возмещением расходов по найму жилого помещения, которое освобождается от налогообложения. Поэтому на стоимость питания необходимо начислить НДФЛ и ЕСН (на момент появления данного письма вместо страховых взносов компании уплачивали ЕСН).

Что же по данному вопросу говорит нам арбитражная практика? Позиция судов противоречивая. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2007 № Ф09-3004/07-С2 по делу № А71-6947/06 суд поддержал компанию. А в Постановлении ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 по делу № А65-27027/2007 суд принял доводы ИФНС.

А что делать, если в гостиничном счете фигурирует завтрак, но его стоимость не указана отдельной суммой? Подобная ситуация встречается не так уж редко, и для компаний, учитывающих расходы на основании такого счета, чревата налоговыми рисками. На практике налоговики либо выделяют стоимость завтрака расчетным путем, либо вовсе исключают всю сумму из «прибыльных расходов». Ни тот, ни другой вариант не законен. И организация может оспорить действия налоговиков в суде. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.03.2008 по делу № А56-17471/2007 признал незаконными действия налоговиков по исключению из «прибыльных расходов» стоимости завтрака, определенной расчетным путем.

Налоговики могут доначислить и НДФЛ со стоимости завтрака, найденного расчетным путем. Однако в суде компания сможет доказать отсутствие обязанности по исчислению и уплате этого налога (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.10.2008 по делу № А31-8961/2006-15).

А вот страховые взносы проверяющие вряд ли посмеют начислить, поскольку есть официальные разъяснения, согласно которым страховые взносы не начисляются на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Прочие услуги гостиниц

Помимо стоимости самого проживания, компании приходится иногда оплачивать ряд дополнительных услуг. Одной из таких услуг является бронирование номера. Как уже было отмечено ранее, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключая обслуживание в барах, ресторанах и в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами) также подлежат возмещению.

В финансовом ведомстве полагают, что бронирование номера является дополнительной услугой, которую оказывают предприятия гостиничного комплекса. А это значит, что расходы на бронирование для командированных работников номеров в гостиницах можно учесть при налогообложении прибыли. Разумеется, при условии, что такие расходы подтверждены документально (чеком ККТ или бланком строгой отчетности). Соответствующие разъяснения даны в Письме Минфина от 10.03.11 № 03-03-06/1/131.

Затраты на химчистку компания также сможет учесть при налогообложении прибыли. Но только, как утверждают чиновники, если сможет обосновать производственную направленность и экономическую обоснованность таких расходов (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Сделать это не составит труда, если целью служебной поездки является, допустим, встреча с людьми, деловые переговоры и т.п. мероприятия, при которых сотруднику важно хорошо выглядеть. Хотя раньше чиновники были против учета при налогообложении прибыли расходов на химчистку (Письмо Минфина РФ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170).

Лимит и его превышение

Некоторые компании в целях экономного расходования средств могут устанавливать лимит расходов на проживание в гостиницах свои сотрудников в период служебных командировок. Всвязи с чем возникает вопрос: если сотрудник превысил данный лимит, но при этом представил счет гостиницы на полную стоимость проживания, должна ли компания удержать с работника НДФЛ?

Нет, не должна. Дело в том, что не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за проживание, то от НДФЛ освобождается вся сумма документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит. Такие разъяснения даны Минфином РФ в Письме от 04.07.12 № 03-04-06/6-204.

Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. Поясним почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. Расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ нет обязанности по определению лимита «гостиничных» расходов. Таким образом, всю сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере. В вышеуказанном Письме Минфина РФ содержится такой же вывод.

Вычет НДС: условия

НДС, уплаченный в составе расходов на проживание в гостинице, организация может принять к вычету. Однако чиновники выдвигают условие: для вычета НДС необходимо, во-первых, наличие счета, оформленного на БСО, во-вторых, указание в счете суммы НДС (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). Такие выводы они делают на основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Там, действительно, сказано, что по гостиничным услугам в книге покупок регистрируются БСО с выделенной суммой налога.

Если гостиница вместо БСО выдала счет-фактуру и кассовый чек, то вычет НДС также можно применить, о чем сказано в Письме Минфина РФ от 03.04.2013 № 03-07-11/10861. Но если счет за проживание оформлен на бланке свободной формы, вычет НДС невозможен, даже при наличии кассового чека с выделенной суммой налога. Так считают в Минфине России (Письмо от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Таким образом, налоговики при проверке будут просматривать документы от гостиниц, в том числе и на предмет отдельного указания в них суммы НДС. Наличие в документе формулировки «в том числе НДС» не дает, по мнению фискалов, право на вычет. Хотя в суде компании могут доказать правомерность вычета в данной ситуации. Положительные примеры в арбитражной практике имеются (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Трудовой кодекс РФ

Их сроки и цели устанавливаются приказами с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

  • за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
  • если деятельность работника согласно трудовому договору имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Какие нормативные документы используются?

  • Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
  • Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
  • Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами (коллективным договором, трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

  • женщин, имеющих беременность;
  • инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
  • несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
  • сотрудников во время ученического отпуска (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).

Некоторые категории работников возможно отправить в командировку с их письменного на то согласия:

  • женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
  • одинокие отцы;
  • одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
  • сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
  • опекуны либо попечители несовершеннолетних;
  • работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Как оформляется служебное задание на командировку в 2019 году?

Про командировки на госслужбе читайте .

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление однодневных командировок аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка фиксируется в табеле учета рабочего времени и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

  • доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
  • издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
  • выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
  • ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
  • расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в условиях заключаемого трудового соглашения. При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

С чего начать?

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

Этапы

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

  • оформление визы (при необходимости);
  • бронирование гостиничного номера;
  • подготовка необходимых документов;
  • определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
  • расчет средней зарплаты за дни командировки;
  • оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

  • экономическая целесообразность;
  • документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Документы

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к авансовому отчету, срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

Подтверждение

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и расходы по проживанию. Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Как оформить увольнение переводом? Информация — в нашей статье.

Как аннулировать запись в трудовую книжку? Читайте .

Какие вопросы на полиграфе при приеме на работу задают работодатели? Узнайте .

Размер суточных в 2019

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Показатели Суммы денежных средств (в рублях) Проводки
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору 10500 Дт 71 — Кт 50-1
Отражено в авансовом отчете 10500 Дт 20 — Кт 71
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) 390 Дт 70 — Кт 68

Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.

Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.

Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).

Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы

В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.

В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.

Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.

Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.

Нормы проживания

Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.

С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.

Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.

Порядок выдачи аванса

Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.

Ее статьи, как правило, следующие:

  • проезд к месту командирования и обратно;
  • проживание;
  • суточные;
  • оформление медицинской страховки;
  • перевозка багажа весом до 30 кг;
  • телефонные переговоры;
  • получение визы и загранпаспорта;
  • расходы при обмене валюты.

Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.

Компенсация проезда

По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.

Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.

Поездка на служебном автомобиле

Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.

Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.

Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.

Аренда (прокат) автомобиля

Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.

Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

  • договор аренды (проката) автомобиля;
  • акт о возврате автотранспорта;
  • чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт

Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.

Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

  • оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
  • расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример:

Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.

Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:

Расходы Курс ЕВРО на дату утверждения отчета Сумма в ЕВРО Сумма в РУБЛЯХ
Суточные за 3 дня 84,8104 180 15265,78
Расход на конвертацию 354,22 (15620 – 15265,78)
Проживание в гостинице 84,8104 520 44101,41
Расход на конвертацию 2688,59 (46790 – 44101,41)

Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!

Бухучет и проводки

Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.

Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).

Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.

Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:

  • 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса»  Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу)  8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы)  8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница)  474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).

Если бы по итогам поездки образовался перерасход, то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).

Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).

Узнайте из нашей статьи, какие особенности имеет бестарифная система оплаты труда.

Как выглядит справка о заработной плате? Узнайте .

Налогообложение

О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:

Расходы Налог на прибыль НДФЛ Страховые взносы
Суточные Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки Не начисляются
Проживание (включая бронирование) Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) Не начисляются
Доп.услуги, оказываемые гостиницами Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. Не начисляются
Проезд Учитываются фактические затраты при наличии документов Не облагаются в случае документального подтверждения Не начисляются
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем Учитываются в полном объеме в прочих расходах Не облагаются Не начисляются
Плата за пользование VIP-залом аэропорта Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом Облагается Начисляются
Оплата такси Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами Не облагается Начисляются
Мед.страховка Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда Не облагается Начисляются
Консульские и аэродромные сборы Учитываются в размере фактических расходов Не облагаются Не начисляются
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта Учитываются в размере фактических расходов Не облагаются Начисляются

Нюансы для бюджетников

Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.

Учитываются также расходы принимающей стороны.

Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.

Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812

Порядок оформления для госслужащих

Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.

Принципиальных различий в оформлении поездки бюджетников от обычных командировок нет. Но по возвращении госслужащий кроме авансового составляет также и отчет о выполнении служебного поручения.

Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).

Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813

Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?

При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.

Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.

В конце можно отметить, что хотя законодательством немного упростился процесс оформления служебных поездок в части необязательности наличия командировочного удостоверения, некоторые формальности для исключения замечаний проверяющих надо соблюсти.

То есть не нужно забывать о письменных согласиях на командировку, уведомлениях об отказе, а также о соблюдении сроков хранения документов.