Компенсация за медосмотр при приеме на работу

При поступлении на работу отдельные категории работников должны проходить предварительный медицинский осмотр (ч. 1, ч. 8 ст. 213 ТК РФ). Нормами ТК РФ установлено, что работодатель должен организовать проведение медосмотра за счет собственных средств (ст. 212, 213 ТК РФ), компенсация работодателем расходов работника, который прошел медосмотр за свой счет, ТК РФ не предусмотрена.

Медосмотры проводятся на основании направления, которое должен выдать соискателю работодатель (п. 7-8 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н). Наряду с прочими реквизитами в направлении должно указываться наименование медицинской организации, ее фактический адрес и код по ОГРН (п. 8 Порядка). Если соискатель проходит медосмотр самостоятельно, у него не будет такого направления от работодателя.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что прохождение медосмотра работником за свой счет с дальнейшей компенсацией его стоимости работодателем является нарушением трудового законодательства. В данном случае работодателю грозит ответственность не только по общей ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 до 50 тыс. рублей). Трудовая инспекция может признать, что сотрудник работает вообще без медосмотра, а это уже штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ в размере от 110 до 130 тыс. рублей.

Налог на доходы физических лиц

Если компенсация расходов работников (соискателей) на прохождение медосмотров выплачивается за счет чистой прибыли, НДФЛ с нее не удерживается.

Обоснован такой вывод следующим.

Доходы работника, с которых не следует удерживать НДФЛ, предусмотрены статьей 217 НК РФ. При этом не облагаются НДФЛ все компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Поскольку компенсация расходов работника на прохождение медосмотра ТК РФ не предусмотрена, такая выплата под льготу п. 3 ст. 217 НК РФ не подпадает. Однако согласно п. 10 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг работникам, если такие расходы произведены за счет чистой прибыли. Перечислить соответствующие суммы работодатель может как в медицинскую организацию, так и самому работнику.

Таким образом, если компенсация работнику расходов на медосмотры выплачена за счет чистой прибыли, НДФЛ с нее не удерживается. К такому выводу пришел и Минфин России в письме от 08.02.2018 № 03-15-06/7527.

Напомним, что раньше Минфин России указывал, что оплата (компенсация расходов) на медосмотры не приводит к возникновению у соискателя экономической выгоды и облагаемого НДФЛ дохода (п. 2 письма Минфина России от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84).

Страховые взносы

В отношении страховых взносов позиция у финансового ведомства прямо противоположная. В том же письме от 08.02.2018 № 03-15-06/7527 Минфин России указал, что выплаты, которые не облагаются страховыми взносами (в т.ч. на травматизм), перечислены в п. 1 ст. 422 НК РФ. При этом в пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ содержится закрытый перечень компенсационных выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Суммы возмещения расходов на медосмотр к ним не относятся.

Начисление их на суммы компенсации будет зависеть от того, до или после заключения трудового договора они выплачены. Если компенсация произведена до заключения трудового договора, страховые взносы на нее не начисляются. Если трудовой договор заключен, то эти суммы считаются выплаченными в рамках трудовых отношений, взносы на них должны начисляться.

Многие работники любой компании проводят немало времени за компьютером: бухгалтеры, секретари, кадровики, системные администраторы.Работодатели задаются вопросом, положен ли медосмотр таким сотрудникам, и если так, то как часто? Выясним это вместе, а заодно разберемся, какими документами подтвердить время работы сотрудников за компьютером, если в компанию пришла трудинспекция.

Все офисные работники, которые трудятся за компьютером 50% рабочего времени и больше, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя (пункт 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). При этом не имеет значения, занят работник полный рабочий день или нет. Важен только факт работы за компьютером не менее 50% рабочего времени.

Кто и когда проходит медосмотр

На время прохождения медосмотров и освидетельствований за работниками сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 185 ТК РФ). Периодичность медосмотров — один раз в два года у невролога и офтальмолога, а работникам моложе 21 года проходить медосмотр нужно ежегодно (ч. 1 ст. 213 ТК РФ). Возможна, что в населенном пункте, где расположена компания, в медицинской организации нет офтальмолога и невролога, или же медучреждение не имеет лицензии на проведение периодических медосмотров. Тогда компания вправе командировать работников на периодический медицинский осмотр в другой населенный пункт. Важно

Медосмотры должны проводиться вне зависимости от результатов специальной оценки условий труда, даже, если условия труда признаны допустимыми. Это позиция регулятора – например, письма Минтруда России от 21.03.2014 № 15-2/ООГ-242, от 18.08.2015 № 15-1/ООГ-4397). Такое мнение разделяют и судьи, например, в Определении ВС РФ от 24.09.2015 № 302-КГ15-11278 по делу № А33-3164/2014.

Нельзя допускать работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обязательного медосмотра. В противном случае должностные лица и индивидуальный предприниматель могут быть оштрафованы на сумму от 15 000 до 25 000 руб., юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ). За повторное аналогичное правонарушение административное наказание ужесточается (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Ситуация 1

Грибов Н.Н. работает в организации одновременно по основному месту работы и как внутренний совместитель. На основном месте работы работник занят восемь часов в день, по совместительству — два часа. За компьютером Грибов Н.Н. работает три с половиной часа в день на основном месте работы, час в день — по совместительству. Обязан ли работник проходить периодические медицинские осмотры, учитывая, что в итоге за компьютером он проводит четыре с половиной часа в день?

Если на основном месте работы Грибов Н.Н. проводит за компьютером три с половиной часа в день из восьми рабочих часов, то проходить обязательные периодические медицинские осмотры он не должен. Время работы за компьютером не превышает 50% рабочего времени. Однако как совместитель Грибов работает за компьютером час в день из двух отведенных часов. Поскольку время работы за компьютером составляет 50% от общего времени работы по совместительству, то работник должен проходить обязательные периодические медицинские осмотры.

Если работник не прошел медосмотр

Работников, не прошедших обязательный медосмотр, работодатель не вправе допускать к исполнению трудовых обязанностей (ст. 76 ТК РФ). В период отстранения от работы заработная плата работнику не начисляется. Исключение делается для случая, когда работник не виноват в том, что медосмотр не пройден. Документом, который подтверждает, что работник не прошел обязательный медицинский осмотр, может быть:

  • листок нетрудоспособности, выданный в период проведения осмотра;
  • информация из медицинского учреждения о неявке работника на осмотр, оформленная документально;
  • объяснительная записка работника;
  • письменный отказ работника от прохождения осмотра;
  • акт об отказе работника пройти медосмотр, составленный работодателем.

Отстранение работника от работы в связи с тем, что не пройден медосмотр, оформляется приказом. Его форма законодательно не установлена, поэтому работодатель вправе разработать документ самостоятельно. В любом случае в таком приказе нужно указать:

  • фамилию, имя, отчество работника, его должность;
  • основание отстранения, которое предусмотрено федеральным законом или нормативным правовым актом (ч. 1 ст. 76 ТК РФ);
  • срок отстранения;
  • обстоятельства, которые свидетельствуют о наличии или отсутствии вины работника в том, что не пройден медосмотра- это важно для оплаты (или неоплаты) периода отстранения;
  • условия оплаты в период отстранения от работы;
  • перечень документов, которые подтверждают, что медосмотр не пройден.

С приказом работника нужно ознакомить под подпись, а при отказе подписать его – составить акт.

Ситуация 2

Работодатель издал приказ об отстранении работника от работы. Работник не согласился с этим и подал в суд. Судьи изучили документы, послужившие основанием для издания приказа: акт об отказе работника пройти медосмотр и сообщение медицинского учреждения о неявке работника на осмотр. После этого суд признал, что приказ об отстранении работника от работы был издан правомерно (Определение Московского городского суда от 20.12.2011 по делу № 33-39156).

Если работник не прошел обязательный медицинский осмотр по своей вине, то работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание (подп. «в» п. 35 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Важно

При отстранении от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр, нужноне ошибиться при оформлении табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12 или № Т-13). В табеле фиксируется период, фактически отработанный работником до момента издания приказа об отстранении. Время отстранения отмечается в табеле проставлением буквенного (НБ) или цифрового (35) кода (отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством).

Как определить продолжительность работы за компьютером

На случай спора с контролерами работодателю следует зафиксировать время работы сотрудника за компьютером в документах, например, в таких:

  • должностные инструкции;
  • графики встреч, совещаний и командировок работников;
  • электронные журналы, фиксирующие технические параметры работы с компьютером;
  • показания свидетелей (включая руководителей работников);
  • листы учета рабочего времени.

Подтвердить время работы за компьютером можно хронометражными наблюдениями. При этом законодательство не регламентирует порядок проведения таких наблюдений. Значит, работодатель может самостоятельно разработать порядок хронометража и закрепить его в локальном нормативном акте. Там же регламентируются способы и средства фиксации, порядок отражения результатов наблюдений. Отдельным приказом необходимо назначить ответственных за хронометраж лиц.

В приказе (или любом локальном акте организации) можно установить время работы за компьютером. Оформляется такой приказ в произвольной форме. Переиздавать приказ ежегодно не нужно, конечно, если не произошло никаких существенных изменений (например, после спецоценки).

Важно

Отнеситесь серьезно к фиксации на бумаге времени работы сотрудника за компьютером и вне его. Документы (приказы, локальные нормативные акты) помогут исключить возможные споры с трудовой инспекцией и обосновать, например, почему того или иного сотрудника не отправили проходить медосмотр. Если документов не будет, то проверяющие могут решить, что все офисные сотрудники трудятся за компьютером весь рабочий день. И оштрафовать организацию за нарушение трудового законодательства.

Организация обязательных медосмотров

Напомним, порядок направления на обязательные периодические медицинские осмотры и порядок их проведения утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (далее — Порядок).

В пункте 4 Порядка сказано, что проводить медицинский осмотр может только организация, имеющая право на проведение предварительного медицинского осмотра. В такой организации должна быть создана постоянная комиссия, в состав которой входят врачи, прошедшие специальное повышение квалификации (п. 5 Порядка). Работник проходит периодический медицинский осмотр по направлению, выданному работодателем, а в направлении указывается медицинское учреждение, в котором необходимо это сделать (пункты 24 и 8 Порядка). С медицинской организацией работодатель заключает договор.

Алгоритм действий работодателя

Шаг 1. Cоставить и утвердить поименные списки работников с указанием их профессий (должностей) и вредных производственных факторов (пункты 19 и 20 Порядка).

Шаг 2. Направить списки работников в медицинскую организацию не позднее чем за два месяца до даты начала проведения периодического осмотра (п. 23 Порядка).

Шаг 3. Ознакомить работников с календарным планом проведения периодического осмотра не позднее чем за 10 дней до даты его начала (п. 26 Порядка).

Шаг 4. Вручить работнику под роспись направление на периодический осмотр (п. 24 Порядка).

Шаг 5. Организовать учет выданных работникам направлений (п. 8 Порядка).

Итак, работник получает под роспись направление на периодический осмотр (п. 24 Порядка), проходит его. По результатам медицинская организация оформляет заключение в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в его медицинской карте (пункты 12 и 31 Порядка). Не позднее чем через 30 дней после медосмотра медицинская организация составляет заключительный акт в четырех экземплярах, один из которых в течение пяти рабочих дней направляет работодателю (п. п. 42 и 45 Порядка).

Учет расходов на медосмотры

10 ноября 2014 Учет расходов

Существуют категории работников, которым необходимо проходить медицинские осмотры на стадии трудоустройства или в процессе работы. Медосмотры проходятся работниками за счет средств работодателя, поэтому перед организацией, персонал которой должен проходит обязательные медосмотры, встает необходимость грамотного учета расходов на медицинские осмотры.

Какие есть особенности учета этих расходов? Для кого проверка состояния здоровья является обязательной процедурой? Как расходы на медосмотры учитываются в бухгалтерском и налоговом учете?

Прежде всего, надо сказать, что необходимость проходить медицинских специалистов закреплена в Трудовом кодексе РФ (ст.213). Проходить их должны не все, а только сотрудники, работающие в особых условиях и на определенных должностях. Перечень этих работников также приведен в ст.213 ТК РФ.

Медосмотры обязательны для:

  • Работающих во вредных условиях труда;
  • Работающих в опасных условиях труда;
  • Транспортных работников;
  • Работающих в общепите, торговле, пищевой промышленности;
  • Работающих на водопроводных сооружениях;
  • Медицинских работников;
  • Работающих в детских учреждениях;
  • Несовершеннолетние.

Первые два пункта подробно раскрыты в Приказе Министерства здравоохранения и соцразвития №302н от 12 апреля 2011 года, где приведен перечень вредных и опасных условий труда, при которых обязательны медосмотры.

В регулярном осмотре работников медицинскими специалистами заинтересованы все: работодатели, сами работники и лица, с которыми они контактируют в процессе работы.

Грамотно проведенный медосмотр позволит определить, насколько здоровье человека позволяет ему заниматься данным видом деятельности, сможет ли он работать в полную силу без угрозы своему здоровью. Кроме того, осмотр медицинскими специалистами позволяет выявить профессиональные заболевания на ранних стадиях развития, особенно это актуально для персонала, работающего во вредных и опасных условиях труда.

На заметку! Возможно вам также пригодится информация по бухгалтерскому и налоговому учету расходов на рекламу — читать, расходов на спецодежду — читать, на компьютерные программы — , чрезвычайных расходов — читать.

Бухгалтерский учет расходов на медосмотры

В бухгалтерии данный вид расходов включается в состав расходов по обычным видам деятельности, поэтому списывается в дебет счетов учета затрат по обычным видам деятельности. Для торговых организаций это счет 44, для производственных – счет 20 (26).

Таким образом проводки по учету расходов на медосмотры выглядят так:

Д44 (20, 26) К76 (60) – учтены расходы на медосмотры.

Д76 (60) К51 (50) – оплачены услуги медицинских учреждений.

Налоговый учет расходов на медицинские осмотры

В налогообложении данный вид расходов включается в состав прочих, связанных с производством и реализацией.

Для того чтобы иметь возможность учесть эти расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, нужно, чтобы расходы были документально подтверждены и экономически обоснованны.

В качестве документального подтверждения выступают документы, подтверждающие оказание медицинских услуг и их оплату: акт, выписка банка, чек.

Медицинское учреждение должно составить заключительный акт о прохождении работниками медосмотра. Расходы списываются в том отчетном периоде, когда получен этот акт.

Экономическая обоснованность заключается в том, что возможен учет только тех расходов, обязанность проходить которые закреплена в законодательных документах. Если организация по своей собственной инициативе решила проверить здоровье своих сотрудников, то расходы на данные осмотры учесть при налогообложении нельзя, так как расходы не являются экономически обоснованными.

Таким образом, организация может уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму затрат на медосмотры только в отношении тех работников, которые входят в перечень, отраженный в начале данной статьи и приведенный в ст.213 ТК РФ.