Личные карточки сотрудников

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

ВАЖНО!

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения

Наименование

1 год

журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля)

данные лиц, не принятых на работу

графики отпусков

3 года

учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника

записи о трудовой дисциплине

5 лет

акты, предписания, отчеты по технике безопасности

выписки по улучшению условий и охраны труда

документы, по технике безопасности и ее соблюдению

документы о командировках

50 лет (до востребования владельцем)

личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

75 лет

характеристики и личные карточки сотрудников

трудовые договоры

Постоянно

коллективные договоры

личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Постоянный срок хранения

Положение о защите персональных данных

п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ

Правила внутреннего трудового распорядка

ч.4 ст. 189 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Длительное хранение

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81 ТК РФ

75 лет

Личные карточки работников (Т-2)

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1

75 лет

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

75 лет

Табели учета рабочего времени

ч.3 ст. 91 ТК РФ

75 лет

Трудовые договора, соглашения к ним

ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75 лет

Ограниченный срок хранения

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

15 лет

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5 лет

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5 лет

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 лет

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 лет

Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников

ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

5 лет

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 года

Журналы учета рабочего времени

1 год

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

1 год

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

до замены новыми

Перечни профессий

до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Можно ли сотрудникам МВД отдыхать за границей?. Статьи по предмету Административное право

Вернуться к списку статей по юриспруденции

    МОЖНО ЛИ СОТРУДНИКАМ МВД ОТДЫХАТЬ ЗА ГРАНИЦЕЙ?

    В. ЕГОРОВ

    В связи с осложнением международной обстановки, участившимися случаями в ряде зарубежных стран противоправных действий в отношении сотрудников органов безопасности и внутренних дел министром МВД России было принято решение о временном ограничении выезда руководителей всех уровней, личного состава органов внутренних дел за границу. Тем не менее нашлись сотрудники, которые за границу все же отправились, скрыли данный факт, а по возвращении были уволены. Похоже, что суды пока не выработали единого мнения по поводу того, что же теперь с ними делать.

    Неискренним сотрудникам в МВД не место

    Министр МВД России направил телеграммы в адрес территориальных управлений, в которых указал, что решение о выезде за границу личного состава должно приниматься в исключительных случаях с учетом всех факторов, в том числе общественно-политической и криминогенной обстановки в стране пребывания, уровня осведомленности сотрудников и военнослужащих в сведениях, составляющих государственную тайну.
    В ходе служебной проверки было установлено, что дознаватель ОМВД С. проигнорировала указания об ограничении выезда за границу и улетела в отпуск во Вьетнам, скрыв данный факт с указанием недостоверных сведений о выезде в отпуск.
    За это С. была уволена из МВД в связи с совершением проступка, порочащего честь сотрудника органа внутренних дел.
    Пыть-Яхский городской суд признал приказ об увольнении незаконным, заключение проверки необоснованным, ссылаясь на то, что в момент написания рапорта о предоставлении отпуска С. не знала о выезде во Вьетнам, к тому же Вьетнам не указан в опубликованном МИД списке стран, не рекомендованных для посещения гражданами России, и С. не имеет допуска к государственной тайне. С. не относится к числу лиц, перечисленных в ст. 15 Федерального закона N 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию»; абсолютный запрет на выезд за пределы Российской Федерации, о котором была проинструктирована С., не существует; С. не была ознакомлена ни с Приказом МВД России от 12.09.2013 N 705 дсп «Об отдельных вопросах выездов сотрудников ОВД, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД», ни с указанием заместителя министра внутренних дел РФ С.А. Герасимова от 18.04.2014 N 188 и УМВД России по ХМАО от 19.04.2014 N 1051 «Об ограничениях выезда за границу».
    Однако отдел МВД это решение обжаловал, заявив, что увольнение С. произведено не за выезд за пределы Российской Федерации, а за ненадлежащее исполнение должностной инструкции. Приказ МВД России от 12.09.2013 N 705 дсп был доведен до сведения личному составу ОМВД России. С С. в связи с убытием в отпуск был проведен инструктаж, в котором С. обязалась не выезжать за пределы Российской Федерации.
    Однако в этот же день она приобрела туристическую путевку во Вьетнам.
    Судебная коллегия решила, что С., скрыв факт предполагаемого выезда во время отпуска за границу, проявила неискренность. Кроме того, С. проигнорировала указания министра внутренних дел РФ в части порядка получения разрешения для выезда за границу, который предписывает информирование руководителя о предполагаемом выезде за границу. Причем данный порядок выезда за границу применим ко всем сотрудникам органов внутренних дел независимо от допуска к государственной тайне.
    На этом основании Суд ХМАО Апелляционным определением от 03.11.2015 N 33-4937/2015 решение Пыть-Яхского городского суда отменил и принял новое решение, которым исковые требования С. о признании приказа об увольнении незаконным, восстановлении на службе оставлены без удовлетворения.

    Второй паспорт не скрыть

    С майором Ф. был расторгнут контракт за совершение проступка, порочащего честь сотрудника органов внутренних дел.
    Ф. обжаловала увольнение в суде, заявив, что не обязана была сдавать загранпаспорт, имея третью форму допуска к секретным сведениям, дополнительные распоряжения до нее не доводились. О том, что она совершала вылеты за границу, ее руководитель в известность был поставлен.
    Суд установил, что согласно указанию МВД России сотрудникам, имеющим доступ к секретным сведениям по третьей форме, необходимо сдать загранпаспорта на хранение в подразделение делопроизводства и режима. Названное указание было доведено до сотрудников на совещании, на котором присутствовала и Ф.
    Однако она загранпаспорт не сдала, поскольку срок у него истек. Позже выяснилось, что у Ф. имеется второй загранпаспорт, который она не сдала. По нему она и совершила загранпоездку.
    Новгородский районный суд (Новгородская область) в решении от 10.07.2015 N 2-2832/2015 пришел к выводу о правомерности увольнения Ф.

    Материнство — это не порок

    Иногда суды признают увольнение за поездку за границу необоснованным. Такое случилось с сотрудницей ОВД Ч. — матерью троих детей, которые состоят на амбулаторном учете в поликлинике по месту жительства. Медицинским учреждением ей и ее детям была предоставлена оздоровительная путевка «Мать и дитя» с лечением в Республике Болгарии. Использование служебного положения для получения путевки установлено не было.
    Суд ХМАО в Апелляционном определении от 06.10.2015 N 33-4394/2015 решил, что поездка сотрудника Ч. в целях лечения детей при наличии к тому медицинских рекомендаций необоснованно расценена работодателем как проступок, порочащий честь и достоинство сотрудника органов внутренних дел. Работодателем не опровергнуты доводы Ч. о невозможности уведомления о загранпоездке в связи с поздним получением виз, непосредственно перед вылетом, в период начавшегося отпуска.
    Не учел суд первой инстанции и то, что Ч. имеет третью форму допуска к государственной тайне. Согласно разъяснениям Департамента государственной службы и кадров МВД России от 14.05.2014 N Н-2816 для сотрудников органов внутренних дел, допущенных к государственной тайне с третьей формой допуска, ограничение права выезда за пределы Российской Федерации носит рекомендательный характер. Работодателем не представлены доказательства, что Ч. имела ограничения, установленные федеральным законом, служебным контрактом либо приказом. Загранпаспорт у нее не изымался, в режимно-секретное подразделение не передавался.
    На этом основании Ч. была восстановлена на службе.

    Да, это Рио-де-Жанейро

    Все вышеприведенные случаи объединяет одно: сотрудники ездили за границу тайком с надеждой на авось. Как видим, за это и поплатились.
    Совсем иначе поступил военный юрист А. Он обратился с рапортом к командиру войсковой части за разрешением о проведении очередного отпуска в г. Рио-де-Жанейро Республики Бразилии.
    Командир отказал А. в проведении отпуска за границей, ссылаясь на телеграмму Главнокомандующего ВВ МВД России от 18.01.2010 N 4/24-500, в которой он потребовал проводить отпуска за границей в строго определенных странах, к числу которых Бразилия не относится.
    Данный отказ А. оспорил в судебном порядке.
    Суд установил, что в соответствии с п. 8 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, подлежат обязательному официальному опубликованию.
    Из п. 10 того же Указа усматривается, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, не прошедшие государственной регистрации, а также зарегистрированные, но не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий как не вступившие в силу и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.
    Согласно структуре федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента РФ от 12.05.2008 N 724, Главное командование ВВ МВД РФ к числу федеральных органов исполнительной власти не отнесено.
    Как установлено в п. 2 Постановления Правительства РФ от 13.08.1997 N 1009, нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. Структурные подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти не вправе издавать нормативные правовые акты.
    Единственным основанием для отказа в удовлетворении рапорта А. явилась телеграмма Главкома ВВ МВД России, содержащая нормативный запрет (то есть запрет, касающийся неопределенного круга лиц).
    Содержащееся в телеграмме фактическое нормативное ограничение на выезд военнослужащих ВВ МВД России за границу, безусловно, затрагивает право этих лиц на свободный выезд за пределы РФ, предусмотренное ч. 2 ст. 27 Конституции Российской Федерации.
    Документально не подтверждено, что названная телеграмма прошла государственную регистрацию в Министерстве юстиции РФ и опубликована в установленном порядке.
    На этом основании Западно-Сибирский окружной военный суд Кассационным определением от 20.08.2010 N 356-К (Ж) обязал командира воинской части отменить свою резолюцию на рапорте А. и не препятствовать по указанным в этой резолюции основаниям выезду заявителя за пределы территории РФ, а именно в г. Рио-де Жанейро.

    Наша компания оказывает помощь по написанию курсовых и дипломных работ, а также магистерских диссертаций по предмету Административное право, предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все работы дается гарантия.

Данные для заполнения

Обычно лицевые счета сотрудников по заработной плате ведутся бухгалтером компании.

Чтобы упорядочить их ведение, была разработана унифицированная форма Т-54 на законодательном уровне. Благодаря ей, лицевой счет работника показывает все возможные выплаты ему на протяжении всей трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Пример заполнения формы Т-54

Данные, которые подлежат занесению в форму Т-54 и форму Т-54а, вносятся на основании таких первичных сведений, подтвержденных документально:

  • табель учета отработанного времени;
  • больничные листы установленного образца;
  • грамотно оформленные путевые листы, которые предполагают возмещение расходов на ГСМ;
  • различные приказы, например, о доплате за совмещение должностей на время отпуска сотрудника и т.п.;
  • подтверждения на сдельную оплату (наряды в основном);
  • рапорты о выработке и иная документация.

Важно! После предоставления таких сведений, их анализа и обработки, составляется платежно-расчетная ведомость для того, чтобы сотрудник смог получить причитающиеся ему выплаты у своего работодателя.

Основанием для оформления формы Т-54 является факт приема сотрудника в организацию. А окончанием будет являться увольнение. Только после этого лицевой счет работника на предприятии закрывается.

Таким образом, форма Т-54 и лицевой счет — это важнейшие составляющие правильного и полноценного функционирования предприятия в Российской Федерации.

Скачать для просмотра и печати:

Постановление от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Как оформляется карточка

Существуют строгие правила оформления карточек с лицевыми счетами. Имеются общие требования, которым должны соответствовать данные документы. К таковым относятся:

  • заполнение лицевого счета по заработной плате производится с использованием синих или черных чернил;
  • какие-либо исправления являются недопустимыми. Это касается и использование любых корректирующих средств (замазок, лент и т.п.);
  • бланк лицевого счета работника по образцу заполнения содержит обязательно титульную страницу и стандартную таблицу из 49 граф.

Кроме этого, лицевая карточка сотрудник, а именно бланк по зарплате, имеет инструкцию по заполнению, обязательную для всех уполномоченных сотрудников предприятия по их ведению и учету.

Титульный лист

В самом начале заполняется титульная страница. В данном разделе подлежат внесению такие сведения:

  • ФИО сотрудника предприятия;
  • дата начала ведения лицевого счета работника;
  • наименование работодателя;
  • структурное подразделение, где будет работать гражданин и его должность;
  • ОКПО и ОКУД;
  • ИНН и СНИЛС;
  • номер по табелю;
  • дата рождения;
  • семейное положение работника.

Важно! Кроме этого, обязательно указывается расчетный период.

Заполнение граф

Далее заполняется таблица по графам:

  • с 1 по 8 раздел — это информация о приеме к работодателю, о произведенных переводах внутри компании, изменении размеров заработка сотрудника, тарифных ставках, возможных дополнительных выплатах;
  • данные о всех отпусках работника прописываются в графах с 9 по 16;
  • если у гражданина производятся какие-либо удержания, то данная информация заносится в графы с 17 по 21;
  • налоговый вычет прописывается в 22 графе формы;
  • в графе 23 указывается месяц составления счета;
  • информация из табеля учета рабочего времени вносится в графы с 24 по 27;
  • все возможные начисления прописываются в графах 28-37 (заработная плата, отпускные и т.д.);
  • НДФЛ, алиментные выплаты — это графы 38-46 личной карточки т54;
  • любая задолженность между работником и работодателем указывается в 47 и 48 графе;
  • 49 графа содержит сведения об итогах по выплатам за отчетный период (месяц).

Важно! Форма Т-54 является очень удобным документом для предприятия, по которой можно проследить доход сотрудника за весь период трудоустройства.

Посмотрите видео о выплате зарплаты в 1С Предыдущая статья: Приказ об установлении лимита остатка наличных средств по кассе Следующая статья: Регистрация по месту жительства для граждан РФ в 2018 году