М 19 материальный отчет

Составление материального отчета по форме М-19

Итак, инвентаризация оформлена, документы первичного учёта подняты, можно приступать к оформлению отчета. Составляется материальный отчёт по форме М-19 в следующем порядке:

  1. В отчёт вносятся сведения о количестве и стоимости фактических остатков материалов по результатам проведения проверки их наличия.
  2. Затем в отчёт вносятся сведения о ранее поступивших товарах на основании первички. К подтверждающим приход документам могут относится чеки, приходные ордера или травные накладные, а так же квитанции.
  3. Далее в отчёт включается информация о отпуске и реализации ТМЦ со склада. Эти операции вписываются в виде общего количества и суммы, рассчитанной на основании каждой операции потребления и продажи материала.
  4. Отчёт готов. Теперь его передают во все подразделения организации, которым это важно, на сверку. В последнюю очередь отчёт поступает в бухгалтерию.
  5. Ответственный за материальный стол бухгалтер проверяет правильность составления отчета и вносит фактические остатки по бухгалтерскому учёту на вторую страницу отчета.

Важно! Дата составления отчета по форме М-19 не должна отличаться от даты проведения инвентаризации.

Правила оформления отчета по форме М-19

Оформление отчета начинается с выбора формы, по которой он будет осуществляться. В настоящий момент у организации существует возможность самостоятельно создавать формы первичной документации, которой и является материальный отчёт. Поскольку наша статья привязана все же к конкретной форме, расскажем о правилах оформления отчета по форме М-19.

Важно! Заполнять форму М-19 стоит от руки (разборчивым и понятным почерком) или с помощью оргтехники. Материальный отчёт формируют в единственном экземпляре, а затем при необходимости его копируют.

Заполнение всегда начинается с оформления титульного листа. Чтобы знать, какие реквизиты на нем стоит заполнять, смотрите таблицу ниже.

Важно! На титульном листе в верхнем правом и верхнем левом углах оставляют пустыми места для проставления виз проверяющих. Ими могут быть начальник подразделения и главный бухгалтер.

Далее стоит перейти к заполнению таблицы. Какие реквизиты стоит заполнять, так же смотрите далее. Третью страницу заполняет бухгалтер. Какие данные он туда вносит показано в следующей таблице.

Этап оформления отчета Сведения, которые вносятся в отчёт на этом этапе
Оформление титульного листа Данные объекта, ТМЦ которого подлежат учёту;

Данные МОЛ;

Период отчета;

Дата заполнения формы М-19;

Количество прикладываемых документов (свидетельства прихода и расхода).

Заполнение табличной части второй страницы Номенклатурный номер ТМЦ;

Наименование ТМЦ;

Стоимость одной единицы материала;

Единица измерения ТМЦ;

Количество ТМЦ;

Суммарная стоимость.

Заполнение бухгалтером третьей страницы формы М-19 Начальное сальдо (количество и сумма ТМЦ);

Поступление и расход товара за отчётный период;

Общая сумма отпущенных ТМЦ;

Остаток.

4.3. Складской учет материалов и отчетность материально ответственных лиц

Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь отражаются в складском учете. Этот учет

обычно называют оперативным, и он имеет важное значение для всего бухгалтерского учета на предприятии.

Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным докумен- тированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгал- терского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также осуществлять сверку складского учета с бухгалтерским.

На производственных предприятиях для хранения мате-

риалов могут создаваться как специализированные общеза- водские склады, так и кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по пред- приятию присваивается постоянный номер, который в даль- нейшем указывается на всех документах, относящихся к опе- рациям данного склада.

Учет материалов на складах осуществляют заведующие

складами (кладовщики), с которыми заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответствен- ности. На мелких предприятиях обязанности заведующего складом (кладовщика) могут быть возложены на заведующего производством.

Для эффективного ведения складского учета материальные ценности целесообразно размещать по секциям, а внутри них

— по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материалов материально ответственные лица должны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Такая организация складского учета обеспечит оперативность и быстроту приема и отпуска материалов, а также контроль за соответстви-

ем фактического их наличия установленным нормам запаса

(лимиту).

На предприятиях в связи с разными производственными условиями потребления материалов и их физическими свой- ствами существуют несколько вариантов складского учета материалов.

На мелких предприятиях с ограниченной номенклатурой материальных ценностей складской учет материалов ведут в специальных книгах, которые объединяют складской учет и отчетность кладовщика. Записи в книгу производятся в двух экземплярах, из которых первый отрывной служит в качестве отчета заведующего складом. В книге записывают остатки материалов на начало отчетного периода, данные о поступлении и выбытии ценностей по каждому документу и выводят остатки на конец отчетного периода. Затем первый лист книги со всеми приходными и расходными документами сдают в бухгалтерию. В случае обнаружения ошибок в оба экземпляра листов книги вносятся исправления.

На большинстве предприятий пищевой промышленности, где ежедневно производится много записей по движению материалов, рекомендуется использовать книгу (карточки) партионного учета материалов. Кладовщик открывает в ней счета на каждую партию поступивших материалов. Так как по каждой партии материалов по приходу может быть только одна запись, а по расходу — несколько, записи по приходу и расходу производятся в одной графе.

На крупных предприятиях складской учет материалов целесообразно вести не в книгах, а на карточках складского учета.

Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену и т. д. Кладовщики заполняют в них колонки при-

хода, расхода и остатка материалов в натуральном выра- жении. Записи в карточках кладовщик производит на осно- вании первичных документов по мере совершения хозяй- ственных операций. После каждой записи в ней обязательно выводится остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

Ведение складского учета материалов на карточках со- ставляет основу сортового аналитического учета матери- алов.

В автоматизированном складском хозяйстве вместо кар-

точек и книг применяют машинограммы-ведомости, отра- жающие остатки и движение материалов. В них на основании первичных документов заносят те же данные, что и в карточках и книгах складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют в разрезе складов и материально ответственных лиц. Использование машино- грамм усиливает контроль за движением и состоянием мате- риалов на складе и повышает эффективность оперативного управления производством.

В установленные сроки заведующие складами на осно- вании первичных приходных и расходных документов со- ставляют отчеты о движении материальных ценностей, ко- торые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты. Формы и порядок составления I отчетов зависят от отраслевых особенностей, производ- ственных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов. Однако, несмотря на имеющиеся различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во- первых, большинство отчетов составляется пре- имущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их дви-

жение, т. е. поступление и выбытие (расход). В производ- ственных отчетах наряду с фактическим расходом матери- алов указывают их расход по норме. Первый экземпляр представленного отчета с приложенными документами ос- тается в бухгалтерии производственного предприятия, а второй — с распиской бухгалтера возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами.

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перене- сения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков ма- териалов на конец отчетного периода.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для ис- правления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке — составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.

Что необходимо сделать для того, чтобы составить правильный отчет

Порядок формирования документа включает в себя ряд определенных операций.

  1. В первую очередь, в организации проводится инвентаризация и по ее итогам сведения об остатках товарно-материальных ценностей, а точнее их количестве и стоимости, вносятся в отчет. Дата составления отчета должна быть идентична с датой проведения инвентаризационных мероприятий.
  2. Далее в отчете отображаются те материалы, которые остались на складе на основании ранее оформленной первичной документации, такой как: чеки, заявки, квитанции, накладные, приходные, расходные ордера и т.п.
  3. После этого в отчет включаются все товарно-материальные ценности, отпущенные потребителям (по каждому покупателю отдельно) — здесь подсчитывается их общее количество и сумма. И, наконец, вписывается информация о тех ресурсах, которые остались в складских помещениях предприятия на конец отчетного периода по факту.
  4. После того, как все нужные сведения будут внесены в бланк документа, отчет передается на сверку во все заинтересованные подразделения организации, а затем в бухгалтерию.
  5. Бухгалтер также проверяет отчет и заполняет его вторую таблицу, внося данные о материалах – их название, номер по номенклатуре, единицу измерения и прочее.

Правила составления материального отчета и его образец

На сегодняшний день для того, чтобы заполнить материальный отчет, организации могут выбрать один из двух вариантов: собственный шаблон документа, утвержденный в учетной политике предприятия, или унифицированный бланк по форме М-19, разработанный на уровне законодательства и рекомендованный к применению. При этом второй вариант предпочтительнее, поскольку не нужно думать над структурой и содержанием документа — в стандартную форму уже внесены все необходимые колонки и строки.

Заполнение титульного листа

Первым делом в отчет вносятся сведения на титульный лист. Сюда вписываются:

  • наименование объекта (склада), товарно-материальные ценности которого подлежат учету в данном документе,
  • фамилия материально-ответственного лица,
  • отчетный период,
  • дата заполнения бланка,
  • тут же указываются приложения – количество приходных и расходных документов.

Вверху титульного листа слева и справа расположены строки для визирования уполномоченными на проверку отчета лицами: бухгалтера и начальника структурного подразделения.

Заполнение второй страницы формы М-19

На второй странице формы М-19 таблица, в которую по порядку вписываются:

  • номенклатурный номер материалов,
  • их наименование,
  • цена за единицу измерения,
  • единица измерения (штуки, килограммы, литры, метры и т.д.).

Заполнение третьей страницы

Здесь в таблице указываются:

  • сальдо на начало периода (количество и сумма подлежащих учету материалов)
  • информация о движении материалов: сколько было израсходовано и отпущено на производство, в том числе по объектам, и на прочие нужды,
  • сколько было отпущено всего,
  • остаток на конец периода.