Недостача при инвентаризации

Оформление и учет недостачи

Производственные и хозяйственные издержки должны подтверждаться первичными документами, составляются акты выявления порчи и недостач. Формы документов можно разработать самим или использовать уже существующие. Например, ТОРГ — 6, 15, 16, 20 и другие, в зависимости от обнаруженной проблемы. Балансовая стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «недостачи и порчи от потери ценностей». Проводка основана на сличительной ведомости и ведомости учета результатов инвентаризации.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Если обнаружена недостача, не выходящая за пределы норм естественной убыли, она списывается на производственные затраты или расходы на продажу. Нормы естественной убыли определены законодательно. Они различаются для всех видов товаров. Если же на данное имущество не предусмотрено норм естественной убыли, то недостача считается как сверхнормативная.

ДТ — 20 (44 и др.), КТ — 94

Недостача, отнесенная на материально-ответственное лицо

В остальных случаях проведите проверку документации и сверьте остатки по счетам. Ведь недостача может быть следствием ошибок в расчетах, неправильного оформления отчетов или отсутствия контроля со стороны материально-ответственного лица. Если правка документов не помогла устранить недостачу, то ответственность за нее ложится на МОЛ. Ответственный должен составить объяснительную, которая прилагается к результатам проверки.
Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда. Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%. Также работодатель может отказаться от взыскания ущерба с работника.

ДТ — 73, КТ — 94

Виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба

Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы. При этом, необходимо подтвердить обоснованность такого списания:

  • решением суда, подтверждающим отсутствие виновного лица;
  • решением суда, об отказе на взыскание ущерба с виновного;
  • заключением о факте порчи ценностей.

ДТ — 91.2, КТ — 94

Кроме самих сотрудников организации виновником недостачи может оказаться и ваш контрагент. В таком случае сумма возмещения определяется исходя из условий договора и норм Гражданского кодекса.

Оформление и учет излишков

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, не грозят какими-либо проблемами для бухгалтера, но их нужно принять к учету. Основой для принятия излишка к учету будет сличительная ведомость или ведомость учета результатов инвентаризации. Но с принятием излишка к учету не стоит торопиться, ведь он может оказаться результатом ошибки бухгалтера или инвентаризационной комиссии. Тогда ошибку нужно исправлять.

Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.

ДТ — 01, 08,10,41 и др., КТ — 91.1

Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.

Стоит обратить внимание и на порядок налогового учета излишков. Они включаются во внереализационные доходы и учитываются при расчете налога на прибыль. Последствия, связанные с НДС, при выявлении излишков не возникают. При передаче их в производство, НДС так же начислять не нужно. Однако в случае дальнейшей реализации, обнаруженных излишков, НДС начисляется в общем порядке.

Зачет недостач излишками по пересортице

Еще одним результатом инвентаризации является пересортица. Излишки и недостачи при инвентаризации можно зачесть в бухучете, если соблюдаются условия (ы налоговом учете пересортица не предусмотрена, поэтому такой зачет производить нельзя):

  • обнаружение в одном проверяемом периоде;
  • у одного проверяемого лица;
  • в отношении ценностей одного наименования, но разных сортов;
  • в одинаковом количестве.

Пересортицу нужно подтвердить инвентаризационной описью, сличительной ведомостью и получить объяснение материально-ответственного лица. Решение о взаимном зачете излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа.

Учет пересортицы проводится в аналитическом учете. Материально производственные запасы одного наименования, но с разными номенклатурными номерами взаимозачитываются.

ДТ — 10 (41,43), КТ — 10 (41,43)

Стоимость недостающих товаров может быть больше, чем стоимость товаров, находящихся в избытке. Эту разницу отнесите на виновное лицо и отразите как ДТ 94 КТ 73. Если же виновников пересортицы не удалось установить, разницу рассматривают как недостачу сверх норм естественной убыли и списывают в производственные или коммерческие расходы.

Противоположная ситуация, обнаруженная в случае превышения стоимости излишка над недостачей, отражается проводкой ДТ 10 (41 и др.) КТ 91.1, то есть учитывается в составе прочих доходов.

Автор статьи: Елизавета Кобрина

Ведете учет малого предприятия? Работайте в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия: легко ведите учет, начисляйте зарплату, платите налоги и автоматически формируйте отчетность с отправкой через интернет. Оцените возможности сервиса в течение 30 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

Порядок списания недостачи, когда виновное лицо не установлено

Компания ГАРАНТ

Организацией (ООО), применяющей общую систему налогообложения, на территории РФ для дальнейшей реализации был приобретен товар. Данный товар хранился на складе организации. При проведении инвентаризации была обнаружена недостача товара. Виновное лицо не установлено. Каков порядок списания недостачи? Как данная операция отражается в бухгалтерском учете? Следует ли восстанавливать НДС по недостающему товару?

Бухгалтерский учет

В соответствии с положениями п. 5 ст. 8, п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), п. 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее — Методические указания по учету МПЗ), п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Документами, являющимися основаниями для списания товара в результате недостачи, являются:

— документы по учету результатов инвентаризации, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, такие как приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), сличительная ведомость (форма N ИНВ-19); постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26 (ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26));

— письменные объяснения работника, виновного в недостаче (при отсутствии виновного лица — объяснения материально ответственного лица);

— бухгалтерская справка-расчет по определению сумм недостач в пределах норм естественной убыли;

— постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (п. 31 Методических рекомендации по учету МПЗ).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция), для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Списание недостающего товара со счета его учета отразится проводкой:

Дебет 94 Кредит 41 «Товары»
— установлена недостача товара в ходе инвентаризации.

В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, п. 30 Методических указаний по учету МПЗ, п. 28 Положения выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета в виде недостачи имущества и его порчи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Таким образом, при отсутствии виновных лиц суммы, учтенные на счете 94, списываются в следующем порядке:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 94
— списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94
— списана недостача сверх норм естественной убыли.

На основании п. 29 Методических указаний по учету МПЗ суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Таким образом, в отличие от порядка списания стоимости запасов при их отпуске в производство и ином выбытии (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»), предусматривающего возможность выбора организацией способа их оценки, недостачи материально-производственных запасов оцениваются только по фактической себестоимости.

Напомним, в соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц, и предназначенные для продажи.

Полагаем, что для оформления бухгалтерских записей по отражению выявленной недостачи и ее списания необходимо составить бухгалтерскую справку с указанием в ней сумм выявленной недостачи, недостачи в пределах и сверх норм естественной убыли и соответствующих этим суммам корреспонденции счетов. Бухгалтерская справка должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

В соответствии с Инструкцией для обобщения информации о торговых наценках (скидках, накидках) на товары в подразделениях розничной торговли, если их учет ведется по продажным ценам, предназначен счет 42 «Торговая наценка».

При использовании организацией счета 42, при списании товаров, выбывших в результате недостачи, в учете делается запись:

Дебет 94 Кредит 42
— списана сумма торговой наценки по товарам, выбывшим в результате недостачи.

Затем эта сумма списывается на счет 91:

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94.

НДС

Пункт 3 ст. 170 НК РФ содержит перечень ситуаций, при которых суммы НДС, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам (работам, услугам), в том числе основным средствам и нематериальным активам, имущественным правам, подлежат восстановлению. Данный перечень является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации, к числу случаев, перечисленных в п. 3 ст. 170 НК РФ, не относится. Таким образом, у организации отсутствует обязанность восстановить ранее предъявленные к вычету суммы НДС по недостающим товарам. Этого мнения в большинстве случаев придерживаются и арбитражные суды (смотрите, например, решение ВАС РФ от 19.05.2011 N ВАС-3943/11, определения ВАС РФ от 21.10.2009 N ВАС-13771/09 и от 21.06.2007 N 7016/07). В приведенном решении ВАС РФ, в частности, указано, что списание (уничтожение) товарно-материальных ценностей в связи с их утратой, порчей, недостачей, браком не является основанием для восстановления сумм налога в бюджет.

Арбитражная практика, складывающаяся в пользу налогоплательщика, многочисленная. Смотрите также, например, постановления ФАС Московского округа от 13.12.2011 N Ф05-12737/11 по делу N А41-36345/2010, Поволжского округа от 10.05.2011 N Ф06-2876/11, ФАС Северо-Западного округа от 03.09.2009 N А56-5351/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 27.05.2009 N Ф04-3164/2009(7499-А27-34), определение ВАС РФ от 21.06.2007 N 7016/07. ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 01.10.2010 по делу N А27-1420/2010 сослался на решение ВАС РФ от 23.10.2006 N 10652/06, в котором указано, что обязанность по уплате в бюджет ранее правомерно принятой к зачету суммы НДС должна быть предусмотрена законом, между тем недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации имущества, или имевшее место хищение товара к числу случаев, перечисленных в п. 3 ст. 170 НК РФ, не относится.

Однако, по мнению Минфина России, при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей НДС восстанавливать к уплате в бюджет не нужно только в пределах, не превышающих нормы естественной убыли, установленные для данной категории товаров (письмо Минфина России от 24.04.2008 N 03-07-11/161).

Если же потери превышают нормы естественной убыли (или они не предусмотрены для данного вида товара), ситуация с восстановлением НДС следующая.

Официальная позиция финансового и налогового ведомств состоит в том, что согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным для осуществления операций, облагаемых НДС. В свою очередь, пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ предусмотрено, что суммы НДС, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам (работам, услугам), в том числе по ОС и НМА, имущественным правам, подлежат восстановлению в случае дальнейшего использования таких товаров (работ, услуг и т.д.) для осуществления операций, указанных в п. 2 ст. 170 НК РФ (не облагаемых НДС). Кроме того, по мнению финансового органа, на основании норм ст.ст. 39 и 146 НК РФ выбытие товаров по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей, например, списание недостающих товаров, объектом обложения НДС не является. Таким образом, поскольку в случае недостачи товары уже не могут быть использованы для осуществления облагаемых НДС операций, то «входной» НДС по ним подлежит восстановлению и уплате в бюджет. При этом восстановить сумму налога необходимо в том периоде, когда недостающие ценности списывают с учета (письма Минфина России от 05.07.2011 N 03-03-06/1/397, от 24.04.2008 N 03-07-11/161, от 01.11.2007 N 03-07-15/175, от 31.07.2006 N 03-04-11/132, ФНС России от 20.11.2007 N ШТ-6-03/899@).

Таким образом, решение о том, восстанавливать или не восстанавливать НДС по недостающему товару, организации необходимо принять самостоятельно. В случае принятия решения не восстанавливать НДС, учитывая наличие многочисленной арбитражной практики, организации, скорее всего, придется отстаивать свою позицию в суде.

При принятии решения о восстановлении НДС в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС»
— восстановлен НДС.

Рекомендуем также ознакомиться с Энциклопедией хозяйственных ситуаций. Списание товаров в результате порчи, недостачи, хищения (подготовлено экспертами компании «Гарант»).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Медведь Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

> Недостача по вине материально ответственного лица проводки

Излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации

В процессе инвентаризации могут быть выявлены расхождения фактического наличия имущества компании с данными бухгалтерского учета (то есть излишки или недостачи). Порядок учета подобных разниц приведен в разделе 5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Порядок учета излишков и недостач, выявленных при инвентаризации. зависит от многих факторов. Например, выявлены виновники недостачи или нет, в каком размере возникла недостача (в пределах норм естественной убыли или сверх нее), какое именно имущество находится в излишке или его недостает.

Согласно упомянутым Методическим указаниям основные средства, материально-производственные запасы и другое имущество, которое оказалось в излишке, подлежат оприходованию.

Его учитывают по текущей рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и включают в состав прочих доходов компании.

ПРИМЕР По результатам инвентаризации комиссия выявила излишки следующих ценностей: — основных средств, рыночная стоимость которых составляет 480 000 руб.; — материалов, рыночная стоимость которых составляет 260 000 руб.; — товаров, рыночная стоимость которых составляет 180 000 руб.; — готовой продукции, рыночная стоимость которой составляет 320 000 руб.

Документов на излишки, по которым они поступили в компанию, нет. Выявленные расхождения были отражены в сличительных ведомостях.

Действующим законодательством не установлены перечень и формы документов, подтверждающих рыночную стоимость излишков имущества. Поэтому компания может ее обосновать любым документом, в котором указаны рыночная цена и источник информации о ней.

Для этого можно использовать, например, данные о ценах на аналогичное имущество, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, департамента потребительского рынка; данные, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков). Эти документы прилагают к бухгалтерской справке, на основании которой имущество было оприходовано.

Балансовую стоимость недостающих ценностей в пределах норм естественной убыли включают в расходы компании по обычным видам деятельности. Ценности сверх норм списывают на материально-ответственное лицо для дальнейшего взыскания стоимости утраченного имущества. При отсутствии норм естественной убыли всю выявленную недостачу считают сверхнормативной.

Если виновник недостачи не установлен или во взыскании с него средств отказано судом, то стоимость недостающего имущества включают в состав прочих расходов фирмы. Отметим, что нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач.

Списывать те или иные ценности исходя лишь из одних норм убыли без проверки их фактического наличия недопустимо.

По правилам бухучета в исключительных случаях допускается зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Это возможно за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально-ответственного лица, в отношении ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В этой ситуации нормы естественной убыли применяют в отношении той недостачи ценностей, которая осталась числиться после такого зачета.

О допущенной пересортице материально-ответственные лица должны представить инвентаризационной комиссии подробные объяснения. Предложения о зачете выявленных расхождений фактического наличия запасов и данных бухучета представляются на рассмотрение руководителю фирмы. Он и должен принять окончательное решение о зачете.

Возможна ситуация, когда стоимость недостающих ценностей выше, нежели тех, которые находятся в излишке. В этом случае после зачета пересортицы разница в ценах должна быть взыскана с материально-ответственного лица. ПРИМЕР В процессе инвентаризации были выявлены излишки муки в количестве 20 кг, закупленной по цене 17 руб./кг.

Одновременно выявлена недостача муки в количестве 16 кг, приобретенной по цене 21 руб./кг.

Указанное имущество числится в составе материалов. Кроме того, была выявлена недостача готовой продукции в размере 45 000 руб.

Из них: — в пределах норм естественной убыли — 12 000 руб.; — сверх норм естественной убыли — 33 000 руб. Сверхнормативная недостача возникла по вине материально-ответственного лица.

Руководитель компании принял решение о зачете недостачи излишками, так как она была допущена у одного и того же лица и за один и тот же период времени. Бухгалтер должен произвести зачет недостачи исходя из стоимости муки, которая находится в излишках. Она составит: ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94 – 33 000 руб.

— стоимость недостающей продукции сверх норм естественной убыли списана за счет материально-ответственного лица.

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73-2 – 33 064 руб.

(64 + 33 000) — материально-ответственными лицами внесены в кассу наличные в счет оплаты недостающих ценностей. Руководитель компании может принять решение взыскать с виновника недостачи стоимость ценностей исходя из их рыночной цены.

Разницу между балансовой стоимостью утраченного имущества и его рыночной ценой отражают как прочий доход (счет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы») единовременно. ПРИМЕР В процессе инвентаризации была выявлена недостача товаров.

Их первоначальная стоимость составила 4000 руб.

По решению руководителя фирмы недостача взыскивается с материально-ответственного лица — кладовщика исходя из рыночных цен товаров.

Она составила 7000 руб. ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 91-1 – 3000 руб.

(7000 – 4000) — разница между первоначальной стоимостью утраченных товаров и их рыночной ценой отражена в составе прочих доходов; Как мы сказали выше, если виновники недостач не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то стоимость отсутствующих ценностей включают в состав прочих расходов.

Факт отсутствия виновников должен быть подтвержден документально.

Например решениями следственных или судебных органов.

Если те или иные ценности испортились, это должно быть подтверждено заключениями о факте порчи отдела технического контроля или специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

ПРИМЕР В ходе инвентаризации были выявлены излишки товаров рыночной стоимостью 45 000 руб.

Кроме того, обнаружена недостача материалов на сумму 18 000 руб. Из них: — в пределах норм естественной убыли — 6000 руб.; — сверх норм естественной убыли — 12 000 руб. При этом был выявлен виновник сверхнормативной недостачи на сумму 3000 руб.

По решению следственных органов виновник недостачи материалов на оставшуюся сумму (9000 руб.) не установлен. Также в процессе инвентаризации была выявлена порча готовой продукции стоимостью 56 000 руб.

Этот факт подтвержден заключением отдела технического контроля.

Виновники порчи отсутствуют. Нужно ли восстанавливать суммы НДС по недостающим ценностям, ранее правомерно принятые к налоговому вычету? Большинство специалистов придерживается мнения, что нет. Налоговое законодательство такого требования не содержит.

В то же время Минфин России с таким подходом согласен лишь при одном условии: недостача произошла в пределах норм естественной убыли. В противном случае, по мнению налоговиков и финансистов, со стоимости утраченного имущества, превышающего нормы, налог следует восстановить. Они основываются на пункте 2 статьи 171 Налогового кодекса, согласно которому вычетам подлежат суммы НДС по товарам, приобретенным для осуществления операций, облагаемых НДС.

В случае недостачи товары уже не могут быть для этого использованы.

Поэтому «входной» НДС по ним подлежит восстановлению. Однако налогоплательщиков в данном вопросе поддерживают федеральные арбитражные суды.

На стороне компаний и высшие судебные инстанции.

Так, еще в 2006 году ВАС РФ признал, что недостача, обнаруженная в процессе инвентаризации имущества, или имевшее место хищение товара к числу случаев, перечисленных в статье 170 Налогового кодекса, не относятся.

Аналогичное мнение было им высказано и позже.

>
Недостача при инвентаризации

5/5 (4)

Основания для проведения инвентаризации

Проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей приходится всем юридическим лицам. Считается, что эта процедура нужна только в организациях, занимающихся торговой деятельностью, однако это не так.

Обратите внимание! Даже государственные предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества по тем же правилам. Документы, электронные средства, столы и стулья – все они относятся к ТМЦ и должны быть оценены и пересчитаны.

Проверки для проведения инвентаризации могут совпадать с планом либо осуществляться вне его. Для обоих видов следует соблюдать указания и правила, а также установленные сроки. Выявленные недостачи или превышение количества ТМЦ должны отображаться в документах, соответствующих требованиям.

Инвентаризация по плану должна проводиться по планам, подготовленным заранее. Для всех юридических лиц сроки будут разниться в зависимости от объемов производства и сфер деятельности. Помимо проверки по плану, можно производить и инвентаризацию вне плана.

Причинами проведения могут послужить:

  • чрезвычайные происшествия природного характера;
  • перемена лиц, ответственных за проверку состояния ТМЦ;
  • смена собственника организации;
  • подозрение в совершении или установлении факта кражи на предприятии.

Для проведения внеплановой проверки издается внутренний локальный акт, в котором указываются время проведения таких мероприятий, проводящие их лица и причины инвентаризации.

Обнаружение недостатков товарно-материальных ценностей – довольно частое явление, которое становится проблемой и сотрудников, и работодателей. Документ с данными о недостаче и взыскании с виновного лица составляется с учетом многих деталей.

Для того чтобы обезопасить себя от претензий со стороны руководства, следует учесть все важные моменты учета и ускорить устранение недочетов.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Имеет ли право работодатель штрафовать сотрудника?

Что такое недостача

Понятие «недостачи» страшит всех бухгалтеров предприятий. Это неудивительно, поскольку это явление свидетельствует о том, что кто-то будет привлечен к ответственности и претерпит негативные последствия. По факту проведения инвентаризации выявляются даже самые незначительные нехватки ТМЦ.

Недостачей является фактическое нахождение на балансе юридического лица меньшего количества товарно-материальных ценностей, чем установлено первоначально при бухгалтерском учете.

Значительным условием становится также выявление их реальной стоимости для того, чтобы человек, с которого впоследствии будут взысканы денежные средства за недостачу товара, мог знать основания списания конкретной суммы.

Ситуация недостатка ТМЦ в магазинах необычна тем, что с виновного гражданина удержат стоимость, которая отображена как розничная на продажу. Происходит так, потому что именно эта цена представляет собой убыток торгового предприятия.

Запомните! Если произошла недостача нескольких товаров, то сумма списывается исходя из их количества. Именно это становится реальным убытком магазина, так как непроданные вещи являются неполученной выгодой. По этой причине цена товара при закупке не учитывается.

Не во всех случаях рассчитывается лишь цена ТМЦ, исчезнувших из предприятия. Если же товар пришел в негодность и больше не может быть использован, то его невозможно использовать для извлечения прибыли. Так, стоимость вещи будет учитываться как недостача.

При продаже вещи по меньшей цене из-за ее порчи к недостаче будет отнесена стоимостная разница планируемой цены для реализации вещи и проданной суммы.

Посмотрите видео. Недостача на работе: платить или не платить?

Причины возникновения

К случаям недостачи относятся не только нечестное осуществление сотрудником своих должностных функций и его действия, противоречащие закону. В некоторых ситуациях это явление обусловлено другими факторами.

В число таких входят, к примеру:

  • кража товарно-материальных ценностей сотрудником, который пренебрегал добросовестным положением на своей должности;
  • воздействие на ТМЦ чрезвычайных происшествий (пожар, наводнение могут повлечь порчу имущества);
  • непредвиденные случаи на предприятии. Средства производства могут быть испорчены при взвешивании, перемещении на складе. В некоторых пределах такие ситуации относятся к норме;
  • неточная сортировка. Например, в магазине находятся несколько похожих на вид сортов картофеля. При продаже продавец учел более дешевый вид картофеля, что стало причиной недостачи денежных средств.

Профицит имущества при проведении проверки возможен в ограниченном диапазоне, однако, хотя такое и возможно, это все равно не должно происходить часто.

Для того чтобы оформить недостачу, нужно выявить ее основание, так как по всем типам нехватки ТМЦ происходит конкретная процедура.

Предупреждение об увольнении работника по инициативе работодателя.

Как написать заявление о переводе на другую должность, .

Вправе ли требовать возместить ущерб, если официально не работаешь, читайте по ссылке: https://potreb-prava.com/otvety-na-voprosy-chitatelej/otvetstvennost-sotrudnika-bez-trudovogo-dogovora.html

Как оформляется

Если же на предприятии была обнаружена нехватка имущества при проведении плановой либо внеплановой проверки, должна быть составлена ведомость.

Такой документ включает в себя данные о разнице между реальным состоянием нахождения ТМЦ на предприятии и остатком по бухгалтерскому учету:

  • объем недостачи, выраженный в денежном эквиваленте;
  • сведения о допустимых пределах потери или порчи товаров в организации;
  • разница в цене между рыночной стоимостью вещей и балансовой.

Обратите внимание! Окончательно оформленный документ передается на подписание инвентаризационной комиссии, после чего ведомость отправляется в бухгалтерию. Работники этого отдела проверяют сведения, указанные в учете, и фактическое состояние имущества.

Оформляют нехватку товарно-материальных ценностей через установленные законодателем формы единого вида:

  • инвентаризационный документ о товарах, находящихся в пути;
  • опись вещей, находящихся на хранении на складе предприятия;
  • ведомость сличения общего типа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку?

Составление сличительной ведомости

При выявлении нехватки товара работник бухгалтерии руководствуется положениями Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для определения фактической нехватки имущества конкретного вида по каждому из них оформляется сличительная ведомость.

Составить такую можно различными методами:

  • взять форму единого вида, содержащуюся в вышеуказанном Приказе Минфина №49;
  • использовать форму, утвержденную организацией с учетом объема и вида ее деятельности;
  • применить ведомость, в которой содержатся элементы описи инвентаризации и сличительного документа.

Последняя форма считается более удобной для использования, так как установить факт недостачи возможно при проведении проверки, а не по окончании подведения итогов.

При заполнении сличительной ведомости нужно помнить о таких моментах как:

  • внутри каждой отдельной ведомости должны содержаться сведения о разнице между фактическим состоянием имущества на предприятии и учетом, проводимым бухгалтерами;
  • указывать нужно стоимость товарно-материальных ценностей, не ограничиваясь данными о количестве. Цена вещей исчисляется по учетным записям;
  • ценности, переданные организации другими юридическими лицами для использования в работе, должны быть отражены в отдельно составляемой описи ТМЦ;
  • денежные средства предприятия описываются в дополнительной ведомости.

По окончании оформления сличительной ведомости подводится итог по всем указанным позициям, выраженный в денежном эквиваленте.

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ:

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Возмещение ущерба работником работодателю.

Порядок списания

Списание при обнаружении нехватки средств производится:

  • в календарном году, во время которого была проведена проверка;
  • ответственным на осуществление инвентаризации гражданином;
  • с вещей или иных ценностей в одном наименовании;
  • с вещей или ценностей в одном количестве.

Порядок для списания при недостаче, обнаруженной путем проведения инвентаризации:

  • вынесение внутреннего локального акта от имени руководителя;
  • списание цены остатка средств производства, реальной стоимости конечной продукции, рыночной стоимости товаров (осуществляется через кредитно-дебетовый перевод по счету 94 «Нехватка и убытки от порчи товарно-материальных ценностей») и трат на транспортные перевозки работников, осуществивших плановую или внеплановую проверку;
  • проверка соответствия суммы расходов с пределами установленных нормальных трат предприятия по окончании бухгалтерского расчета.

Если по итогам получится так, что сумма составит меньше суммы нормальной убыли в организации, она будет отнесена к расходам юридического лица. По окончании этих действий встает вопрос о решении проблем налога на добавленную стоимость. НДС может быть восстановлен или не восстановлен. При его восстановлении определенная цена будет отражена по дебету в кредит.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Как удержать недостачу с виновных лиц

В большинстве случаев компании предусматривают в своем коллективном соглашении порядок взыскания нехватки товарно-материальных средств с виновных лиц. При недостаче вещей в особо крупном количестве за подобные действия наступает ответственность, предусмотренная Уголовным кодексом РФ.

Такие ситуации нередко происходят в предприятиях государства и муниципальных образованиях, и они влекут ответственность руководителя и начальника бухгалтерии. Возмещение средств при этом не решает проблему полностью и не избавляет виновных лиц от несения наказания, установленного уголовным правом.

Обязанности возмещения при недостаче ТМЦ должны быть разъяснены гражданину, проходящему трудоустройство. Полная материальная ответственность присуща главному бухгалтеру предприятия или же заведующему по хозяйственной части. При обнаружении нехватки товаров им придется провести выплату в полном размере.

Ответственность может быть как частичной, так и коллективной. Коллективная ответственность, к примеру, часто устанавливается в популярных сетевых супермаркетах. При выявлении нехватки продуктов или иных вещей сотрудники отвечают за нее в равных долях.

Не стоит забывать о том, что любой сотрудник становится ответственным за все вверенное ему имущество при выполнении им своих трудовых функций. Даже если гражданин является банковским оператором, то при не обнаружении выданных ему канцелярских принадлежностей и компьютерных аксессуаров, с него подлежит взысканию сумма такого имущества.

Если инвентаризация выявляет нехватку ТМЦ во время увольнения сотрудника, то списанию подлежит сумма, подлежащая выплате в конечный день пребывания работника на предприятии. При нехватке средств для необходимой уплаты виновного гражданина предупреждают о том, что он обязан возместить необходимые убытки предприятию.

При отсутствии добровольного исполнения принуждение происходит при помощи суда.

Если сотрудник не увольняется, а все еще работает в организации, необходимая сумма списывается из заработной платы. Работнику обязаны представить документ о решении производить такие действия с указанием причин (указываются инвентаризация и ее основания).

Важно! При удержании на основании решения суда работника должны ознакомить с исполнительным листом, на основании которого происходит удержание денежных средств с зарплаты. При увольнении такого лица и его переходе на новое место работы исполнительный лист подлежит направлению в бухгалтерию по этому месту.

Порядок удержания

Если не производится списание средств, подлежащих удержанию по итогам выявления нехватки ТМЦ, в отношении ответственного лица должны быть совершены следующие действия:

  • изготовление и подписание ведомости и описи, составленных по итогам инвентаризации;
  • представление сотруднику документа с данными о суммах списываемых у него денежных средств и причинах;
  • снижение заработной платы с учетом вычета сумм недостачи (разово или систематическими ежемесячными выплатами).

Указанный тип обязательств подразумевает удержание с заработной платы ответственного работника не более двадцати процентов от ее размера. При этом рассчитывается сумма, фактически выдаваемая лицу, а не оклад.

При обнаружении серьезных нарушений закона следует оформить акт кражи и подвергнуть работника увольнению по такой причине.

Иногда выявление недостачи происходит уже после увольнения сотрудника.

Если гражданин имел инвалидность, и на этом основании мог отойти от выполнения своих трудовых функций в день составления заявления, то совершить проверку во всем объеме не получится. Таким образом, невозможно оценить весь объем нехватки ТМЦ.

В данной ситуации представляется разумным принудить работника к выплате средств, выявленных в качестве недостатка. Однако для таких действий нужно обосновать позицию вины конкретного сотрудника о том, что именно его деятельность повлекла такую недостачу. Выявленную причинную связь необходимо доказать.

В большинстве случаев лицо, которое подвергается наказанию за нехватку товаров, несет материальную ответственность. Этого сотрудника перед увольнением должны подвергать процедуре подписания акта приема-передачи.

Если такой акт не будет составлен, лицу не смогут отдать причитающиеся ему расчетные денежные средства. Такие действия занимают много времени, а трудовое законодательство гласит, что нельзя задерживать увольнение работника.

При таких обстоятельствах формируется позиция: составленный акт уже содержит подписи сторон, которые гарантируют то, что претензий такие граждане не имели. Часто эту информацию используют адвокаты со ссылкой на то, что документ уже имеет подписи сторон, а значит, проблемы, возникшие вследствие недостачи, должны решаться руководством предприятия или уполномоченными на то лицами.

Именно поэтому для решения вопроса в суде стоит правильно аргументировать задержку оформления документации. В иске нужно будет указать причины, по которым обозначить факт недостачи заранее не представлялось возможным.

При подтверждении таких обстоятельств и принятии их судом возможно удовлетворить требование о взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами, так как фактически средства были незаконно удержаны из-за просрочки их возврата.

Однако такое требование не относится к обязательным, и можно указывать в иске лишь просьбу взыскать денежные средства по недостаче товарно-материальных ценностей без процентов по ним.

Важно! При обращении в судебные органы для взыскания средств с должника истцу нужно представить вместе с заявлением пакет справок, подтверждающих просьбу об истребовании денег. К таким относятся, прежде всего, выписки данных из бухгалтерского учета, чеки с указанием стоимости пропавшего или испорченного имущества. Не стоит забывать о том, что в отношении мебели и техники, находящейся на предприятии, должны учитываться амортизация и износ.

Могут ли повесить на работника недостающие ценности после расторжения трудового договора

Когда происходит увольнение лица, имеющего материальную ответственность, до подсчета итогов проверки, при несогласии с самостоятельным возмещением недостачи работодатель приобретает право обратиться в суд с иском. Отстранение от трудовых функций виновного работника не лишает его иной ответственности.

Принести в суд исковое заявление руководитель может на протяжении двенадцати месяцев с момента выявления нехватки товарно-материальных ценностей. Продлить срок возможно лишь по уважительным причинам.

Учтите! Перед обращением в суд должны быть произведены следующие действия:

  • составление документов по инвентаризации в соответствии с законом;
  • оформление акта с установлением объемов ущерба;
  • уполномоченная комиссия обязана установить вину сотрудника, ответственного за недостачу. Результаты установления подлежат оформлению в форме акта;
  • сотрудник подает объяснительную записку либо отказывается от объяснений (с подтверждением свидетелей об отказе виновного лица давать показания).

Если работодателем не были соблюдены требования, установленные законом, исковое заявление не будет принято, либо судья вынесет отказ в удовлетворении иска.

При нарушении закона руководителем он подлежит привлечению к административной ответственности.

Во время процесса по делу стороны могут подписать мировое соглашение, которое будет содержать условия добровольного возмещения виновным лицом недостающих средств на счет предприятия.

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец искового заявления о взыскании с работника материального ущерба:

Посмотрите видео. Порядок проведения инвентаризации: