Отчет по кассе

Нововведения, связанные с внедрением онлайн-касс

При заполнении кассиром-операционистом журнала и справок-отчетов по формам КМ-4 и КМ-6 соответственно за основу берут z-отчет.

Шаблоны этих документов приведены в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 г. под № 132. Причём данный нормативный акт не относится к группе обязательных для применения субъектами хозяйствования, использующими ККТ. Обоснование:

  • отсутствие взаимоувязки с положениями Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, который регламентирует вопросы работы с кассовой техникой;
  • письмо, изданное Минфином 25.01.2017 и зарегистрированное под № 03-01-15/3482;
  • еще разъяснения Минфина № 03-01-15/54413, датированные 16.09.2016 г.

Кроме того, с июля 2017 года утратило актуальность правительственное Постановление от 23.07.2007 г. № 470. Этот правовой акт предусматривал обязательство по использованию бумажных контрольных лент. Но с указанной даты большая часть субъектов предпринимательства должна была перейти на онлайн-кассы.

Закон № 54-ФЗ в п. 2 ст. 4.3 содержит требование по обязательному формированию по итогам рабочей смены с применением ККТ отчета о проведенных операциях. Всю систематизированную информацию автоматически перенаправляют в ФНС. Этот документ заменяет z-отчет. В нем приводят сведения о суммах проведенных расчетных операций с учетом данных первичных и коррекционных кассовых чеков. А при необходимости отчет можно распечатывать.

Отличия зед-отчетов старого образца от бланков, формируемых онлайн-кассами таковы:

  • при эксплуатации онлайн-кассы обнуление данных при закрытии смены не происходит;
  • в фискальную память не заносят данные по итоговым суммам продаж;
  • присутствует автоматическая передача данных о проведенных расчетах в ФНС;
  • получение подтверждения от налоговой о получении ею отчета (если этого не произойдет, система отправляет отчеты повторно).

Новые ККТ должны быть оснащены фискальным накопителем для обеспечения сохранности отчетов о закрытых сменах. Минимальный срок хранения этих сведений составляет 30 дней в календарном исчислении. Норма регламентирована п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ.

Также см. «Требования к онлайн-кассам и фискальным накопителям».

Порядок формирования зед-отчета

Буквенным кодом «z» обозначают отчетные документы с гашением. Бланк составляют в конце работы ККТ каждый день. В нем фиксируют информацию об объеме полученной выручки за смену с выделением размера возвратов. Список отображаемых сведений приводится в технической документации на кассовый аппарат.

Назначение зед-отчета:

  • обнуление накопленной за смену информации о платежных операциях;
  • выведение итогов по вырученным средствам на протяжении рабочего дня;
  • систематизация данных для их фиксации в памяти кассового аппарата;
  • отображение в учете всех случаев возврата денег покупателям, применения скидок и аннуляции чеков;
  • подтверждение данных, внесенных кассиром в учетные документы.

Кассир при окончании его смены перед уходом с рабочего места должен сформировать z-отчет. Составление этого документа с задержкой задним числом недопустимо. Длительность смены не может быть более 1 суток. Отсчет времени работы кассира по отчету ведется с момента фиксации первой платежной операции.

В протоколе ГМЭК от 23.06.1995 г. есть требование об обязательном ежедневном закрытии смен кассирами. Если по истечении 24 часов после проведения первого платежа этого не сделать, работа ККТ блокируется.

Алгоритм действий кассира-операциониста таков:

1 Формирование и распечатка z-отчета
2 Cоставление справки КМ-6 по данным из отчета
3 Внесение записей в журнал кассира
4 Сдачу выручки, зафиксированной кассовым аппаратом, приемку денег производит старший кассир. К денежным средствам прикладывают отчет и справку КМ-6.
5 Выписка приходного ордера на сданную в общую кассу предприятия выручку
6 Передача комплекта документов в бухгалтерию

Если зед-отчет был утерян, необходимо обратиться за помощью в фирму, которая осуществляет техобслуживание используемого кассового аппарата. Тогда специалисты этой компании производят извлечение данных из памяти фискального накопителя. Самостоятельное проведение этой процедуры невозможно.

При применении онлайн-кассы необходимо обеспечить наличие в зед-отчете полного перечня обязательных реквизитов. Они приведены в Законе № 54-ФЗ в ст. 4.1. Кроме того, ФНС своим распоряжением ввело список дополнительных данных, которые должны присутствовать в отчетном бланке (приказ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229).

Отчеты при отсутствии платежей

Если на протяжении всей смены не было произведено ни одной платежной операции, при документальном оформлении итогов работы надо придерживаться рекомендаций Минфина. Они приведены в письме от 11.06.2009 г. № 03-01-15/6-311. Ведомство настаивает на необходимости ежедневного оформления кассовых отчетов без привязки к количеству проведённых платежей.

Данный подход подтверждают положения постановления Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132. Им утвержден порядок ежедневного переноса сведений о платежах в журнал кассира на основании отчетов, сформированных ККТ. Так, при отсутствии расчетных операций отчет будет оформляться с нулевыми итогами. При нулевом результате выручки за смену кассир в своем журнале вместо стоимостных показателей проставляет прочерки.

Зед-отчеты в исходном виде формируются только при условии использования ККТ с ЭКЛЗ. После перехода субъекта хозяйствования на онлайн-кассу вместо него при закрытии смены составляют аналогичный документ, который содержит всю необходимую для заполнения учетных документов информацию.

Перевод предприятий на онлайн-кассы начат в 2017 году. Пролонгация сроков предусмотрена до июля 2019 года в отношении отдельных категорий субъектов предпринимательства (ЕНВД и др.).

Также см. «Сроки перехода на онлайн-кассы: таблица».

Новые требования закона к закрытию смены

После утраты силы Постановления Правительства №470 с 1 июля 2017 года, что отражено в п.3 ПП № 1173 от 12.11.2016 г. , регулирующего применение КТТ с использованием бумажных контрольных лент, логически возник вопрос о формах первичных документов.

В письме Минфина N 03-01-15/3482 от 25.01.2017 г. поясняется, что постановление Госкомстата N 132 от 25.12.1998, в котором отражены положения о формах первичных документов, а также ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», регламентирующий с января 2013 г. форму первичной учетной документации, применяемых для формирования унифицированных журналов и альбомов, утратили силу и не обязательны для исполнения.

Получается, что с переходом на онлайн версии касс организации и предприниматели не должны формировать привычный Z-отчет, сведения из которого заносились в обязательном порядке ранее в Справку-отчет кассира (ф. № КМ-6), а также в Журнал кассира-операциониста (ф. № КМ-4).

Как же тогда предпринимателям фиксировать данные по окончанию рабочего дня, смены. Ясность вносит п.4 ст.4.1 ФЗ-84, где прописан перечень и требование к формированию обязательных фискальных документов.

При использовании онлайн кассы закрытие проводится соответствующим отчетом, обязательные реквизиты которого отражены в таблице 32 гл.II приложения 2 Приказа ФСН N ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 года.

Фото 2. Основные реквизиты итогового чека в соответствии с ФЗ-84

Основные отличия отчета о закрытии смены от Z-отчета

Привычный Z-отчет и новый отчет о закрытии кассы по своей сути являются аналогами. Но имеется определенное отличие в их формировании и задачах.

Таблица 1. Отличие закрытия смены в онлайн кассе от Z-отчета

Наименование Отчет о закрытии смены Z-отчет
Формирование На новых онлайн кассах при закрытии операционного периода На старых образцах ККМ
Законодательные требования к данным Оговорены в Приказе ФСН № 229 от 21 марта 2017 г. Не определен, зависит от самой кассы
Реквизиты
  • название орг-ции;
  • ИНН орг-ции;
  • ИНН, ФИО кассира;
  • время, дата закрытия;
  • номер кассы;
  • адрес;
  • кол-во сформированных чеков или БСО
  • кол-во не переданных данных в ОФД*
  • время прекращения передачи данных
  • информация об итогах смены, (в том числе прихода, возврата, расхода***
  • название орг-ции
  • ИН орг-ции
  • ФИО, код кассира
  • время и дата, когда сформирован Z-отчет
  • регистрационный номер ККМ
  • сумма прихода и возврата средств
  • итоги смены
Предназначение документа
  • передача данных в ФСН;
  • автоматическое перенесение в бух. учет
  • обнуление данных на ККМ;
  • перенесение данных в ф. КМ-6 и ф. КМ-4
Хранение документа в ФН до 30 дней*** на бумажном носителе до 5 лет

*при автономном режиме не включаются в отчет;

**не являются обязательными реквизитами, формирование зависит от типа ККМ;

***отчет распечатывается при желании владельца кассы

Как видим, отличаться старые и новые отчеты на практике будут незначительно. Поэтому у кассиров не должно возникнуть трудностей с их формированием.

Особенности формирования и применения отчета

После перехода на новую кассовую дисциплину необходимость в ведении журнала и справки-отчета кассира отпала. Но никто не запрещает предпринимателям вести самостоятельно такую кассовую документацию. Новый отчет о закрытии смены имеет все данные для заполнения таких документов.

Обязательное требование к новому документу – осуществление передачи данных в автоматическом режиме в адрес ФНС. С этой задачей прекрасно справляется ФН, встроенный в онлайн кассу. Сформированный документ должен храниться в памяти ФН не менее 30 суток. Поэтому при проблемах с интернетом данные передаются автоматически при появлении связи.

Справка! При отсутствии передачи чеков на протяжении более 30 дней, касса блокируется.

Избежать такого казуса можно, если регулярно проверять кол-во не отправленных в адрес ОФД чеков. И такая возможность предусмотрена именно при формировании отчета о закрытии смены.

Ниже части «Состояние обмена с ОФД» при нормальной передаче данных должны отображаться нули в следующих строках:

  • дата и время первого не переданного ФД;
  • количество не отправленных чеков.

Фото 3. Образец отчета о закрытии смены. Источник: сайт всекассы.рф

Учитывайте! У определенных моделей ККТ могут быть свои особенности формирования итогового чека. Так, при подключении техники через GPRS модем в строке «Кол-во непереданных документов» может всегда отображаться «1». А в аппаратах марки Атол дата и время не переданного чека всегда отображается, как текущая.

Но кроме этого, отчет необходим для оформления ПКО. Причем на основании одного отчетного чека можно сформировать несколько приходно-кассовых ордеров, которые будут, в зависимости от проводимых операций, соответствовать различным бухгалтерским проводкам.

Закрытие кассовой смены обязательно отображается в бухгалтерской программе учета.

Фото 4. Образец отображения закрытия кассовой периода в программе 1С: Управление торговлей, в редакции 11.2. Источник: сайт https://its.1c.ru

В карточку кассовой смены вносится время и дата ее окончания, изменяется статус на Закрыто.

Почему рекомендуется отключать инкассацию?

Инкассация включена по-умолчанию, но для корректной работы фискального регистратора (онлайн-кассы, ККМ) с GBS.Market мы рекомендуем отключать автоматическую инкассацию.

Дело в том, что GBS.Market и фискальные регистраторы производят расчет суммы «наличности» (наличные в кассе) раздельно.

Например, за день выручка наличными составила 9500 рублей. В конце смены Вы снимаете X-отчет (без гашения) и видите, что сумма «наличности» совпадает в программе и в отчете. Затем вы снимаете 8000 рублей и 1500 оставляете на следующей день. При выполнении снятия сумма «наличности» уменьшится и в программе, и в фискальном регистраторе и «наличность» будет совпадать.

Далее может возникнуть два варианта событий, в зависимости от того, включена ли инкассация или нет:

1. Инкассация включена

Вы снимаете Z-отчет (закрываете смену). Из-за включенной инкассации ККМ обнуляет сумму «наличности» в своей памяти, но в программе сумма НЕ обнуляется. Таким образом мы получаем ситуацию, когда в ККМ наличность равна нулю, а в программе эта сумма составляет 1500 рублей (из примера выше).

Если в начале следующей смены вы попытаетесь снять наличные из кассы или сделать возврат, то программа может сообщить о том, что в ККМ недостаточно средств, т.к. произошло обнуление при закрытии смены.

2. Инкассация выключена

В данном случае после снятия Z-отчета (закрытии смены) расхождения «наличности» не будет, т.к. ККМ не обнулит сумму и она будет совпадать с показанием программы.

Образец справки. Пример заполнения

Чтобы подробно ознакомиться с формой КМ-6, скачайте бесплатный образец. Он имеет формат *.doc и содержит правильную форму справки без фактических ошибок и неточностей. Этим образцом можно пользоваться не только для изучения особенностей справки-отчета, но и для конкретной работы кассира.

Справка-отчет кассира-операциониста разделена на 3 части – строчную, табличную и заверщающую. Для удобства мы разделим на 3 части и пример заполнения, чтобы читатель мог быстро найти именно то, что его интересует.

Итак, пример ввода информации в строчную часть КМ-6:

  • В поле «Организация» вписывается наименование предприятия, его адрес, контактный телефон.
  • В поле ИНН вписывается идентификационный номер предприятия, где работает кассир.
  • Поле «Структурное подразделение» не нужно трогать, если этого подразделения в компании нет.
  • В поле «Контрольно-кассовая техника» вводится информация о моделях ККТ.
  • В поле «Номер» – номер кассовой техники. Эту информацию, как и информацию для пункта 3, можно узнать у старшего кассира или прочесть в документации ККТ.
  • Поле «Прикладная программа» остается пустым, если такая программа не используется.
  • В поле «Кассир» вписывается фамилия кассира, его инициалы. Если справка создается по 2 и более секторам, имеющим нескольких кассиров, то поле остается пустым.
  • В поле «Смена» вписывается номер актуального Z-отчета. В образце это не показано, но, как правило, он начинается с буквы «Z». Например, «Z 0040».

Важно! Далее идет промежуточное поле, в которое нужно вписать порядковый номер справки-отчета, дату составления, время начала работы над отчетом и время окончания работы. Пренебрегать этими данными нельзя.

Табличную часть справки нужно заполнять так:

  • Столбец 4 тоже нужно оставить пустой, если используется современная кассовая техника (с 2004 года).
  • В столбец 5 вписывают сумму на начало дня или смены. Эту сумму можно найти в журнале кассира-операциониста, в графе 9. Там ее оставил кассир, который работал в прошлую смену. Также эта сумма есть в утреннем X-отчете, в строке ГРОСС-ИТОГ.
  • В столбец 6 вписывают сумму из строки ГРОСС-ИТОГ Z-отчета.
  • В столбец 7 – сумму из строки «Сменный Итог» Z-отчета. Если в течение дня/смены происходили возвраты, то нужно вписать сменный итог с вычетом возвратов.
  • Столбец 8 нужно оставить пустой, если возвратов не было. Если они были, то нужно вписать сумму из строки «Возвраты» Z-отчета.
  • В столбец 9 кассир вписывает свою фамилию.
  • В столбец 10 кассир ставит подпись.

В поле «Итого» вписываются суммы столбцов 7 и 8.

Важно! Пустые столбцы можно зачеркивать. Кассиры часто зачеркивают их, чтобы проверяющие органы точно знали, что документ заполнен до конца, и кассир ничего не забыл.

Завершающая часть справки заполняется так:

  • Строчка «Итого…» требует вписывать вырученную сумму прописью.
  • Строчку «Принята…» следует оставлять пустой. Она необходима, когда на отчет выписывается приходной ордер. На практике это случается редко.
  • Строчка «Сдана в банк» содержит информацию о банке только в том случае, если отчет будет вручен инкассатору. Если выручка и справка отдаются главному кассиру, то эту строку нужно оставлять пустой.
  • Строчку «Квитанция №» тоже нет особого смысла заполнять, ведь она относится к строке «Принята…».

Далее нужно оставить подписи и расшифровки подписей операциониста, старшего кассира и начальника предприятия.