Персонифицированный учет

Индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования

В рамках системы обязательного пенсионного страхования в Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года N 27-ФЗ осуществляется индивидуальный (персонифицированный) учет.

Целями индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования являются:

  • — создание условий для назначения трудовых пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица;
  • — обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер трудовой пенсии при ее назначении;
  • — создание информационной базы для реализации и совершенствования пенсионного законодательства Российской Федерации, а также для назначения трудовых пенсий на основе страхового стажа застрахованных лиц и их страховых взносов;
  • — развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации;
  • — контроль за уплатой страховых взносов застрахованными лицами;
  • — информационная поддержка прогнозирования расходов на выплату трудовых пенсий, определения тарифа страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, расчета макроэкономических показателей, касающихся обязательного пенсионного страхования;
  • — упрощение порядка и ускорение процедуры назначения трудовых пенсий застрахованным лицам.

Органом, осуществляющим индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, является Пенсионный фонд Российской Федерации.

На каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, содержащим контрольные разряды, которые позволяют выявлять ошибки, допущенные при использовании этого страхового номера в процессе учета. Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица состоит из общей, специальной и профессиональной частей (разделов).

В общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица указываются:

  • 1) страховой номер;
  • 2) фамилия, имя, отчество, фамилия, которая была у застрахованного лица при рождении;
  • 3) дата рождения;
  • 4) место рождения;
  • 5) пол;
  • 6) адрес постоянного места жительства;
  • 7) серия и номер паспорта или удостоверения личности, дата выдачи указанных документов, на основании которых в индивидуальный лицевой счет включены сведения, указанные в подпунктах 1 — 6 пункта 2 настоящей статьи, наименование выдавшего их органа;
  • 8) гражданство;
  • 9) дата регистрации в качестве застрахованного лица;
  • 10) периоды трудовой и (или) иной деятельности, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, а также страховой стаж, связанный с особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • 11) иные периоды, засчитываемые в страховой стаж в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;
  • 12) заработная плата или доход, на которые начислены страховые взносы в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • 13) сумма начисленных страхователем данному застрахованному лицу страховых взносов;
  • 14) суммы уплаченных и поступивших за данное застрахованное лицо страховых взносов;
  • 15) сведения о расчетном пенсионном капитале, включая сведения о его индексации;
  • 16) сведения об установлении трудовой пенсии и индексации ее размера, включая страховую часть трудовой пенсии;
  • 17) сведения о закрытии индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

Специальная часть индивидуального лицевого счета — составная часть индивидуального лицевого счета застрахованного лица, в которой учитываются сведения о поступивших за данное застрахованное лицо страховых взносах, направляемых на обязательное накопительное финансирование трудовых пенсий, доходе от инвестирования и выплатах, произведенных за счет средств пенсионных накоплений. В специальной части указываются:

  • 1) суммы страховых взносов, поступивших на накопительную часть трудовой пенсии;
  • 2) сведения о выборе застрахованным лицом инвестиционного портфеля (управляющей компании);
  • 3) сведения, отражающие результаты ежегодной передачи средств пенсионных накоплений на инвестирование управляющим компаниям;
  • 4) сведения, отражающие результаты временного размещения средств пенсионных накоплений в период до отражения их в специальной части индивидуального лицевого счета;
  • 5) сведения, отражающие учет дохода от инвестирования средств пенсионных накоплений;
  • 6) сведения, отражающие учет необходимых расходов на инвестирование средств пенсионных накоплений;
  • 7) сведения о передаче средств пенсионных накоплений от одной управляющей компании другой;
  • 8) сведения о передаче средств пенсионных накоплений в негосударственный пенсионный фонд;
  • 9) сведения о передаче средств пенсионных накоплений из негосударственного пенсионного фонда в Пенсионный фонд Российской Федерации;
  • 10) суммы произведенных выплат за счет средств пенсионных накоплений.

Профессиональная часть индивидуального лицевого счета — составная часть индивидуального лицевого счета застрахованного лица — субъекта профессиональной пенсионной системы, в которой отражаются сведения о суммах страховых взносов, уплаченных страхователем за застрахованное лицо за периоды его трудовой деятельности на рабочих местах с особыми (тяжелыми и вредными) условиями труда (профессиональный стаж), доходе от инвестирования, выплатах и другие сведения, необходимые для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством Российской Федерации о профессиональных пенсионных системах. В профессиональной части индивидуального лицевого счета отражаются:

  • 1) суммы страховых взносов, дополнительно уплаченных и поступивших за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;
  • 2) суммы инвестиционного дохода;
  • 3) продолжительность профессионального стажа;
  • 4) суммы произведенных выплат.

Сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, относятся к категории конфиденциальной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пенсионный фонд Российской Федерации и его территориальные органы выдают каждому застрахованному лицу страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, содержащее страховой номер индивидуального лицевого счета, дату регистрации в качестве застрахованного лица и анкетные данные указанного лица.

Лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, получает указанное страховое свидетельство через страхователя. Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования непосредственно в органе Пенсионного фонда Российской Федерации по месту своей регистрации в качестве страхователя. Хранятся страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования у самих застрахованных лиц.

Застрахованное лицо имеет право:

  • — получить бесплатно один раз в год в органах Пенсионного фонда Российской Федерации по месту жительства или работы сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете;
  • — получить бесплатно у страхователя копию сведений о себе, представленных страхователем в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета;
  • — в случае несогласия со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете, обратиться с заявлением об исправлении указанных сведений в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, включая его Правление, либо в суд.

Застрахованное лицо обязано:

  • — пройти регистрацию в органах Пенсионного фонда Российской Федерации;
  • — получить страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, хранить его и предъявлять по требованию страхователя, работников органов Пенсионного фонда Российской Федерации;
  • — обращаться с заявлениями в установленном Федеральным законом порядке в случае изменения сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете, а также при утрате указанного страхового свидетельства;
  • — представлять по требованию органов Пенсионного фонда Российской Федерации документы, подтверждающие сведения, подлежащие включению в его индивидуальный лицевой счет согласно настоящему Федеральному закону.

Страхователь имеет право:

  • — потребовать от застрахованных лиц при приеме их на работу предъявить страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и представить ему сведения, определенные статьей 9 настоящего Федерального закона, для представления их в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации;
  • — дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах по согласованию с соответствующим органом Пенсионного фонда Российской Федерации.

Страхователь обязан:

  • — в установленный срок представлять органам Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о застрахованных лицах, определенные настоящим Федеральным законом;
  • — получать в органах Пенсионного фонда Российской Федерации страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования, а также дубликаты указанных страховых свидетельств и выдавать их под роспись застрахованным лицам, работающим у него по трудовому договору или заключившим договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;
  • — передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица;
  • — контролировать соответствие реквизитов страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, выданного застрахованному лицу, реквизитам документов, удостоверяющих личность указанного лица, работающего у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы.

Органы Пенсионного фонда Российской Федерации имеют право:

  • — требовать от страхователей, в том числе физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, своевременного и правильного представления сведений, определенных Федеральным законом;
  • — в необходимых случаях по результатам проверки достоверности сведений, представленных страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, осуществлять корректировку этих сведений и вносить уточнения в индивидуальный лицевой счет, сообщив об этом застрахованному лицу;
  • — получать ежегодно от негосударственных пенсионных фондов сведения, касающиеся пенсионных прав застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию.

Органы Пенсионного фонда Российской Федерации обязаны:

  • — обеспечивать своевременное включение в соответствующие индивидуальные лицевые счета сведений, представленных страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, а также надежное хранение этих сведений;
  • — осуществлять контроль за правильностью представления страхователями сведений, определенных настоящим Федеральным законом, в том числе по их учетным данным;
  • — бесплатно направлять один раз в год застрахованным лицам сведения, содержащиеся в их индивидуальных лицевых счетах, а также не позднее 1 сентября каждого года информацию о состоянии специальной части их индивидуальных лицевых счетов и о результатах инвестирования средств пенсионных накоплений;
  • — бесплатно предоставлять один раз в год любому застрахованному лицу по его обращению сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица;
  • — разъяснять застрахованным лицам и страхователям их права и обязанности, технологию индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения форм и представления сведений;
  • — обеспечить по требованию застрахованного лица сверку специальной части его индивидуального лицевого счета и содержания пенсионной книжки застрахованного лица в Пенсионном фонде Российской Федерации.

Как выглядят формы документов персонифицированного учета

Персонифицированный учет (ПУ) в системе пенсионного страхования имеет важное значение для каждого работающего гражданина. На его основе накапливаются средства будущей пенсии. Поэтому к ведению и сдаче отчетности в ПФ РФ работодатели должны подходить не менее ответственно, чем к бухгалтерской и налоговой документации.

В последнее время ежегодно вносятся многочисленные изменения в нормативно-правовые акты, регламентирующие индивидуальный учет в системе ОПС. Так, в 2019 и начале 2019 годов введены новые формы отчетов и правила по их составлению.

Причиной корректив стали некоторые несоответствия локальных документов Пенсионного Фонда России федеральному законодательству и приобщение к контролю страховых пенсий налоговой службой.

В соответствии с нововведениями изменены и специализированные программы по подготовке учетных документов: CheckXML, Pens-Invest, 1С, ПД СПУ, PsvRSV, Spu_orb. Их использование и знание основных законодательных изменений позволит избежать ошибок в составлении новых бланков.

Положение по закону

Начиная с 8 октября 2019 года начали действовать новые формы документов персонифицированного учета в системе ОПС, утвержденные Постановлением Правления ПФ РФ № 473п от 2019 года.

Постановлением № 2П от 11 января 2019 года пункты 1-4 постановления № 473п признаны утратившими силу. В нем представлены новые формы отчетности: АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, АДИ-1, АДИ-2, АДИ-5, АДИ-7, АДВ-6-1 и СЗВ-К.

Сами бланки не изменились. Новшества коснулись порядка их заполнения и иных моментов.

Основные коррективы следующие:

  • В форме АДВ-1 отныне гражданство указывается не только по иностранным сотрудникам, но и по россиянам. Это обязательство введено в целях организации эффективного автоматического контроля достоверности и полноты предоставляемых работодателями сведений.
  • Место рождения работника теперь заполняется в соответствии с п. 87.2 Регламента, который утвержден ФМС России в приказе № 391 от 2012 года. Если местом рождения сотрудника является столица России или административный центр региона, внести нужно только его наименование, к примеру, «Уфа». Если нет, то необходимо отразить и название самого региона: «Альметьевск, Республика Башкортостан». Если населенный пункт является селом, деревней, станицей, следует указать на этот факт: «ст. Каневская, Каневской район, Краснодарский край».
  • С 2019 года предприятиям предоставлено право на отказ от использования круглых печатей (ФЗ № 82 от 06.04.2015). Несмотря на это, действовало требование Постановления Правления ПФР № 192 от 2006 года об обязательном заверении печатями многих документов индивидуального учета. Такое правило, естественно, противоречило федеральному закону.

Наконец-то ПФР решил внести исправления в этот порядок. Постановление № 473п устанавливает, что печать необходимо ставить лишь при ее наличии у работодателя. Данное уточнение, например, дано в п. 8 Инструкции по заполнению новых форм.

Классификатор параметров 2006 года содержит кодировку данных, вносимых в документацию по индивидуальному учету. В нем имелись отсылки на ФЗ № 173 от 2001 года «О трудовых пенсиях». С 2019 года назначение страховых пенсий регулируется ФЗ № 400 от 2013 года. Поэтому в Классификаторе добавлены ссылки на новый закон.

Помимо рассмотренных корректировок Постановлением № 473п внесены некоторые технические правки. Изменения обусловлены передачей с 2019 года контроля страховых взносов в компетенцию ФНС.

Бланк формы АДВ-1

Обзор программ

Ручное заполнение учетных документов – хлопотная работа с высокими рисками допущения массы ошибок.

Новый отчет ТЗВ-МП — статистическая информация, собираемая отдельно по деятельности малых предприятий в 2019 году.

Критерии малого и среднего бизнеса смотрите .

Для их автоматического составления имеются различные программы:

CheckXML Применяется страхователями, МФЦ, органами ПФР для проверки всей документации индивидуального учета в автоматизированном режиме.
Pens-Invest
  • Используется для подготовки данных о выбранной работником организации, управляющей специальной частью его индивидуального счета в системе ПУ. Применяется районными и городскими управлениями ПФР, НПФ, МФЦ.
  • Программа проста и удобна в использовании: внесении и обработке данных, формировании выходной документации в электронной и печатной форме. Имеется возможность импорта готовых массивов сведений и широкий функционал по максимальному облегчению работы пользователя.
PsvRSV
  • Предназначена для внесения сведений форм отчетов по унифицированному учету и формирования файлов в формате XML для сдачи в Пенсионный Фонд. Предусматривает возможность создания пустых и заполненных документов в печатной форме, которые можно корректировать в текстовых редакторах MS Word, Writer, OpenOffice.
  • В целях экономии времени на внесение сведений вручную имеется возможность их загрузки из имеющихся файлов XML. PsvRSV поддерживает все разновидности отчетов в ПФР с 2010 года.
ПД СПУ Обладает простым интерфейсом, позволяющим удобно использовать всю необходимую информацию, обрабатывать ее, формировать и выводить выходные отчеты в печатном и электронном формате. Программа оснащена функцией импорта данных из формата ПФР предыдущих версий, DBF и текстовых файлов. Предусмотрены сервисные функции для облегчения работы пользователя.

В программе предусмотрено:

  • режим массовой корректировки, позволяющим автоматически менять показатель по всему списку работников;
  • функция формирования выходной отчетности на экран или печать;
  • возможность формирования пачек документов с пробной выгрузкой;
  • функция распечатки пустых бланков;
  • файлы помощи по работе с программой и комплектом нормативных документов с информацией по формированию передаваемых сведений.
Spu_orb Заменила старую DOS-разработку с возможностью переноса из нее сведений в новую версию. Обладает функцией загрузки файлов XML, предназначена для формирования отчетности в ПФР. Обеспечивает ввод, печать и выгрузку пачек документов, способна поддерживать работу с несколькими информационными базами, что особо удобно для бухгалтеров, сдающих отчеты по нескольким предприятиям.
1С 8.2 и 8.3 Включают обязательные отчеты в Пенсионный Фонд.

Поддерживают следующие типы формирования и представления отчетов:

  • печатную форму;
  • электронный вариант с выгрузкой на внешний носитель;
  • по телекоммуникационным каналам с подписанием ЭЦП.

Сведения для формы документов персонифицированного учета

Отчетность по ПУ составляется на основе документов, удостоверяющих личность работника. Номер его индивидуального счета проставляется из страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

Важно уделить особое внимание заполнению сведений о месте проживания: фактическом и по регистрации. ПФР застрахованным лица, выходящим на пенсию, будет направлять уведомления о состоянии их лицевых счетов. Поэтому нужно тщательно проверять правильность внесения фактического места проживания. Адрес отражается в новых формах СЗВ-4-1 и 4-2 в специально предусмотренном для него реквизите.

Данные о доходах, заработках, начисленных и выплаченных взносах в Пенсионный Фонд, вносятся из сведений бухгалтерской отчетности. Трудовой стаж рассчитывается по приказам и иным документам, свидетельствующим о специальном стаже и подтверждающим право на льготное пенсионное обеспечение. Временно не требуется отражение кодов ОКПО и ОКУД.

Работодатель должен группировать готовые формы документов персонифицированного учета по пачкам. Формы СЗВ-4-1 и 4-2 можно формировать в пачку, не превышающую 200 бланков, т.е. не более, чем по 200 сотрудникам. При этом данные формы необходимо группировать отдельно по каждой категории застрахованных граждан. Сформированные пачки нумеруются, прошнуровываются и заверяются фирменной печатью.