Первичная документация

Приемка, проверка, бухгалтерская обработка документов и их хранение

Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций использует­ся большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято груп­пировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

По назначению документы делятся на распорядитель­ные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

1) Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Од­нако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на пе­речисление налогов и т. д.

2) Оправдательные документы подтверждают факт со­вершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных опе­раций. Например, счета, подтверждающие произведен­ные расходы, акты приема-передачи основных средств и т. д.

3) Документы бухгалтерского оформления составляют­ся работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. На­пример, накопительные ведомости, калькуляции факти­ческой себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т. д.

4) Комбинированные документы одновременно выпол­няют функции распорядительных и оправдательных, оп­равдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи, приходно-кассовый ордер.

По порядку составления документы бывают первич­ными и сводными.

1) Первичные документы составляются на каждую от­дельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т. д.

2) Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бух­галтерского оформления. В нем дается полная характе­ристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприя­тием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправ­дательных документов.

По способу отражения операций документы подраз­деляются на разовые и накопительные.

1) Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновре­менно совершаемых операций. После оформления разо­вый документ поступает в бухгалтерию и служит осно­вой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

2) Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для от­ражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце перио­да подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопитель­ные документы отличаются от сводных тем, что свод­ный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный пред­ставляет собой первичный документ, составленный по­степенно, путем накапливания операций. К накопитель­ным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составлениядокументы бывают внутрен­ними и внешними.

1) Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассо­вые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

2) Внешние документы заполняются вне пределов дан­ного предприятия, поступают в оформленном виде. На­пример, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транс­портные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифи­цировать на составленные вручную и при помощи вы­числительной техники. Документы, составленные руч­ным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислитель­ной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами.

Проверка проводится по трем направлениям:

1) Формальная (или по форме) — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

2) Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

3) Арифметическая — проверка правильности арифметических вычислении и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные документы подлежат группировке и расцепке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество докумеитов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:

— индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;

— наименование дела (заголовок);

— количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);

— срок хранения и номер папки по перечню;

— примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат храпению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет.

5.4 Документооборот и его организация

Своевременное создание и получение первичных документов, передача их в установленном порядке и в сроки для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Под документооборотом понимаетсядвижение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их на хранение в архив. Правильно организованный документооборот обеспечивает своевременность и полноту учета хозяйственных операций, а также не допускает дублирования учетных данных. Поэтому документооборот занимает особое место в плане организации бухгалтерского учета в организациях. Схема его приведена на рисунке 5.2.

Бухгалтерия

Выписка (получение) документов

Проверка документов:

— по форме;

— по существу;

-арифметичес- кая

Обработка документов:

— группировка;

— таксировка;

— контировка

Архив

Рисунок 5.2 – Схема документооборота

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Этих этапов в документообороте можно выделить пять:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Все документы проверяются по существу, форме и правильности арифметических подсчетов и вычислений. Проверка по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, нормам, сметам, плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности. Проверка документов по форме преследует цель установить полноту и правильность заполнения всех реквизитов, подлинность подписей, а также четкость и ясность оформления. Проверка арифметических подсчетов и вычислений состоит в выяснении правильности записи цен, итогов, сумм и других арифметических действий, произведенных при оформлении документов.

Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются для соответствующего дооформления. Проверенные и принятые бухгалтерией документы содержат лишь количественную характеристику хозяйственных операций. Для отражения в бухгалтерском учете количественные сведения, содержащиеся в документах, необходимо показать в денежном выражении. Для этого и производится таксировка документов.

Таксировка документов-это расценка операций по движению материальных ценностей в денежном выражении. Таксировка производится работниками бухгалтерии на основании действующих в организации ценников на материалы, инструменты, топливо, запасные части и т.д.

После таксировки документы отражаются в аналитическом и синтетическом учете;

4) обработка документов вручную или машинным способом.

Документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают котировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Группировкасводится к подбору однородных документов по содержанию хозяйственных операций, группам материалов, характеру. Например, в отдельные пачки группируются документы по приходу и расходу материалов, отгрузке продукции, расходные и приходные кассовые ордера и т.д., а внутри пачкипо местам хранения, источникам поступления, наименованиям ценностей, назначению расходов и т.д.

Итоги по группам или отдельным документам записываются в накопительные ведомости.

Группировка документов -подготовительный процесс для отражения хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок записи операций в учетные регистры зависит от формы бухгалтерского учета. При журнально-ордерной форме учета предусматривается совмещение хронологической и систематической регистрации хозяйственных операций, чем достигается большая наглядность учетных данных и сокращение работ по учету. Кроме того, широко применяется совместное отражение операций в аналитическом и синтетическом учете.

Контировка– это указание в первичном или сводном документе бухгалтерских счетов для последующей записи (проводки) по ним хозяйственной операции из документа.

По данным записей в учетных регистрах устанавливается корреспонденция счетов и отражаются операции по счетам синтетического учета. В дальнейшем бухгалтерия работает уже с этой обобщенной (синтезированной) информацией в регистрах. Сами первичные документы передаются для хранения в текущий архив бухгалтерии и служат для различного рода справок, уточнений и проверок в данном отчетном периоде.

В настоящее время таксировка, группировка и запись документов в учетные регистры осуществляются в организациях с помощью вычислительных машин. Бухгалтерия и другие отделы получают готовые сводки и отчетные формы, включая бухгалтерский баланс.

Документы после их отражения в бухгалтерском учете сдаются в архив;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Для хранения в архиве вся первичная документация группируется и накапливается на рабочих местах в бухгалтерии в специальных скоросшивателях (папках). Документы группируются по месяцам, видам операций, счетам и тем регистрам, в которые была занесена информация с первичных документов. Эти группировочные признаки (месяц, год, счет, регистр и т.п.) указываются на лицевой стороне скоросшивателя и на его корешке, что облегчает поиск необходимой документации. После того, как истечет отчетный год и исчезнет потребность в них первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются из текущего архива бухгалтерии в архив организации для стационарного хранения.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяются действующим законодательством по архивному делу. В каждой организации за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива организации – его руководитель.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним. Поэтому текущий архив в бухгалтерии организуется в отдельных помещениях или в помещениях бухгалтерии в виде отдельных металлических шкафов или стеллажей, запирающихся на замки. Книги или папки с документацией хранятся по месяцам и годам в строго определенном порядке. Выдача документов из архива осуществляется по разрешению главного бухгалтера, а изъятие – по разрешению руководителя в соответствии с действующим законодательством. При этом составляется протокол изъятия, копия которого остается в организации. В протоколе указывается, какие документы (номера, суммы и другие реквизиты) изъяты, кем и на каком основании. При необходимости с документов снимаются копии.

Документы, хранящиеся в архивах, имеют различные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и других фактов, определяющих потребность в хранении документа. Например, трехлетний срок хранения установлен для оправдательных документов, вспомогательных и контрольных ведомостей, журналов и книг, пятилетний срок – для актов ревизий и проверок, Главных книг и журналов и др., для лицевых счетов по расчетом с персоналом – 75 лет (минус возраст). Постоянное (бессрочное) хранение установлено для годовых бухгалтерских отчетов и балансов, пояснительных записок к ним, для протоколов по их рассмотрению и утверждению, для передаточных, разделительных и ликвидационных балансов и некоторых других документов. Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов.

>Первичная документация

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

  • договор;
  • счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

Оформление первичных документов

На первом этапе оформляются первичные документы по операциям, указанным в задании. Можно работать со следующими документами:

  • ? платежное поручение;
  • ? платежное требование;
  • ? аккредитив;
  • ? мемориальный ордер;
  • ? объявление на взнос наличными;
  • ? приходный кассовый ордер;
  • ? расходный кассовый ордер;
  • ? чек (денежный).

Первичные документы оформляются в соответствии с требованиями по оформлению этих документов. При этом в качестве исходных данных берутся условия задания и доступная справочная информация о банке, банках-корреспондентах, клиентах банка и их контрагентах, номерах счетов и остатках по счетам.

Все расчетные операции выполняются с оформлением первичных платежных документов, среди которых выделяются документы банка и документы клиентов. Кроме того, документы банка и клиентов подразделяются на документы, оформленные банком или клиентом для совершения платежа, и на документы, которые поступили в банк при расчетах банка и клиентов от их контрагентов. В компьютерной программе они обозначены как «Исходящие» и «Входящие» соответственно.

Оформление нужного платежного документа в учебной компьютерной программе происходит выбором его типа из меню документов и заполнением полей его экранной формы непосредственно вводом данных с клавиатуры или выбором из списка.

Операция получения оплаты за выполненные работы и услуги через корреспондентский счет в РКЦ ЦБ РФ оформляется первичным документом «Платежное требование». Заполненная форма этого документа представлена в Приложении 1.

Операция оплаты поставки продукции через корреспондентский счет в РКЦ ЦБ РФ оформляется первичным документом «Платежное поручение». Заполненная форма этого документа представлена в Приложении 2.

Операция оплаты поставки приобретенного товара оформляется первичным документом «Аккредитив». Заполненная форма этого документа представлена в Приложении 3.

Операция пополнения расчетного счета клиента банка за счет взноса наличных денежных средств через кассу оформляется первичным документом «Объявление на взнос наличными». Заполненная форма этого документа представлена в Приложении 4.

Операция оплаты процентов по расчетному счету оформляется первичным документом «Платежное поручение». Заполненная форма этого документа представлена в Приложении 5.

При прохождении платежа через корреспондентские счета формируется выписка по этим счетам, которая содержит сведения о расчетах клиента банка АО «РФК». В выписке устанавливаются корреспондирующий счет, номер документа и дата, каждый документ вводится отдельной строкой

Недостающая информация для заполнения документов вводится самостоятельно с учетом ограничений, налагаемых известными данными. После оформления документы распечатываются для отчета. Заполненные выписки по счетам представлены в Приложении 6.