Первичные документы

Содержание

Основные моменты ↑

Сначала поговорим о том, что является первичным документом бухгалтерии. Рассмотрим определение, актуальное в Российской Федерации.

Что это такое?

Первичным бухгалтерским учетом считают документальное подтверждение о выполнении определенных операций хозяйственного характера.

Такие документальные подтверждения характеризуются наличием юридической силы. Главным инструментом считают первичную учетную документацию бухучета.

Рассмотрим определение и первичного документа. Под первичным документом понимают документ, что включает исходную информацию, полученную при исследовании, разработках, наблюдениях и иной деятельности.

В бухгалтерии первичная документация сдается или ее там составляют при совершении хозяйственных операций. Если это невозможно, то после окончания операции.

Это доказательство произошедшего факта. Первичным документом устанавливается ответственность определенного исполнителя за исполнения хозоперации.

Классификация видов

Учитывая принципы и признаки группировки первичных документов, устанавливается следующая классификация.

По назначению бухгалтерская документация может делиться на:

Распорядительные Доверенности, платежные поручения
Исполнительные или оправдательные Акты, платежные ведомости
Бухгалтерского оформления Справка, расчет, ведомость
Комбинированного типа Кассовый ордер, требование, авансовый отчет
Бланки строгой отчетности Квитанционная книжка, талон, абонемент, билет, диплом

В зависимости от объема содержания данных:

Первичная документация Чек, кассовый ордер
Сводная первичная документация Кассовый отчет, ведомость

В зависимости от способа отражения хозопераций:

Разовый Кассовый отчет, ведомость
Накопительного плана Лимитно-заборная карта, ведомость

С учетом места составления:

Внутренняя документация Кассовый ордер, акт, накладная, авансовый отчет и т. д.
Внешняя Счет поставщика, выписка из расчетного счета, платежные требования, счета-фактуры

В зависимости от типа операций, учетная документация может быть представлена на типовых или специализированных формах.

Фото: квитанционная книжка

В первом случае первичные документы применимы при регистрации хозопераций, что характеризуются типичностью для большей части организаций или определенных отраслей.

Какие документы относятся к первичным учетным смотрите в статье: что относится к первичным документам.

Как заполнить первичные кассовые документы, .

То есть, они используются для обычных операций. Специализированную форму используют при проведении операции узкой специализации.

Первичным документом считают:

  • платежное поручение;
  • кассовый приходно-расходный ордер;
  • товарную накладную и ряд других документов.

Первичные документы составляют при совершении операции. На их основании осуществляется подготовка сводных документов.

Правовая база

Отчетность бухгалтерии предоставляется в определенных объемах типовых форм в соответствии с Федеральным законом России № 129.

Стоит также опираться на ФЗ № 402, что был принят правительством РФ 6 декабря 2011.

Какие документы относятся к первичным бухгалтерским документам? ↑

Что входит в первичную документацию? Перечислим основные документы, которые должна использовать каждая компания.

Полный перечень (список)

К примеру, в Постановлении, что утверждено властями 30.10.1997 № 71-а, отражено ряд первичной документации такого плана:

Доверенности по форме М-2
по форме М-2а
Приходные ордера по форме М-4
Акты о приеме материала по форме М-7
Лимитно-заборные карты по форме М-8
Требования-накладные по форме М-11
Накладные на отпуск материала на сторону по форме М-15
Карточки учета материалов по форме М-17
Акты об оприходовании ценностей материального характера, что получены в момент разборки и демонтажа здания по форме М-35

Учетная первичная документация может составляться на бланках, что были разработаны компаниями самостоятельно. Но это касается не всех документов.

Есть ряд справок, что могут составляться исключительно на унифицированных бланках, утвержденных законодательством. Об этом сказано в Письме № ПЗ-10/2012.

Постановлением от 18.08.1998 № 88 утверждено такие документы:

Образцы приходных кассовых ордеров по форме КО-1
Образцы расходных кассовых ордеров по форме КО-2
Кассовые книги по форме КО-4
Книги учета принятой и выданной суммы кассирами КО-5
Бланки расчетно-платежных ведомостей Т-49
Платежные ведомости Т-53

Платежная документация составляется в соответствии с требованиями, что прописаны в положении Банка РФ от 19.06.2012 № 383-П.

Укажем и такую классификацию унифицированных документов по кадровому учету (согласно Постановлению Госкомстата от 5 января 2004 № 1).

Документация кадрового учета – от оформления сотрудника до прекращения с ним трудовых отношений:

Приказ о приеме в компанию форма Т-1
Образцы личных карточек работников по форме Т-2
Штатные расписания по форме Т-3
Приказы о предоставлении отпусков сотрудникам по форме Т-6
Графики отпусков по форме Т-7
Приказ о расторжении трудовых договоров по форме Т-8, Т-8а

Документация, что связана с расчетами с работниками:

Табель учета рабочего времени форма Т-12, Т-13
Зарплатная ведомость (расчетно-платежные, расчетные и платежные) по форме Т-49, Т-53
Лицевые счета по формам Т-54

Часто задается вопрос о том, является ли счет первичным бухгалтерским документом. Если вы не составляли договор с контрагентом, то счета об оплате будут считаться основанием того, что фирма принимает условии поставки.

Счет – это не образец первичной документации. Они фиксируют намерение, а не фактически проведенную операцию. Это же касается и счетов-фактур.

Интересуются также, является ли договор первичным документом бухгалтерского учета. Такой документ не считают первичным, поскольку он не отражает хозопераций.

Но в первичной документации, что удостоверяет выполнение договора, его упоминают. С позиции бухгалтерского учета договор и первичная документация, что к нему относится – неразделимые понятия.

Где взять унифицированные формы?

Стоит обратить внимание на следующие нормативные акты:

Документация по учету и оплате труда Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1
При учете ОС актуально Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7
При ведении учета кассовых операций используют документы Постановлением от 18.08.1998 № 88
При учете финансовых расчетов с использованием кассовой техники используют формы, что отражены В Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 25.12.1998 № 132
Формы первичных документов по учете строительных работ используют формы, что были утверждены Постановлением от 11.11.1999 № 100
Учет труда и его оплаты Постановление от 30.10.1997 № 71-а (в редакции от 21 января 2003)

Основные правила оформления

Вся первичная документация бухучета должна заполняться четко и аккуратно:

  1. Можно использовать шариковую, чернильную ручку, вычислительную технику и пишущую машинку.
  2. Документ составляется тогда, когда вы планируете совершить хозяйственную операцию.
  3. В отдельных ситуациях возможно составление документа после того, как проведено операцию.
  4. Отражают все реквизиты. Если каких-либо сведений нет, можно ставить прочерки.
  5. Расчетные сведения отражаются цифрами и прописью.

Сейчас компаниями используются готовые бланки документов. Если идет речь о внутреннем документе, он составляется на предприятии. Внешние же поступают с иной организации.

Отправителями могут являться:

  • госучреждения;
  • вышестоящий орган;
  • банк;
  • налоговая инспекция;
  • учредитель;
  • поставщик;
  • покупатель и т. д.

Все такие документы составляются на типовых бланках. Обязательные требования к заполнению бланков первичных документов:

  1. Отражается название документа. Если не будет указано название, или отражено неразборчиво, утрачивается юридическая сила документа.
  2. Прописывается дата, когда документ составлен.
  3. Юридическое название компании, что участвует в хозоперации.
  4. Указывают содержание хозяйственной операции.
  5. Денежный измеритель, что применим при осуществлении хозяйственной операции.
  6. Должность, подпись уполномоченного лица (директора или главбуха, а в отдельных ситуациях иного работника).

Если есть такая необходимость, вносят ряд дополнительных сведений и реквизитов, с учетом особенностей и направлений документируемой хозяйственной операции.

Возможно проставление номера документа, мотива (основы) для проведения операции, точного адреса компании и т. д. Если документ будет составлен некорректно, фирма не сможет точно определять базу, что облагается налогами.

А это повод для возникновения разногласий с ФНС. Исправлять ошибки в первичных документах можно только в том случае, если они не были еще отражены в бухучете, то есть проведены.

Исправления не допустимы с помощью штриховки. Можно пользоваться такими способами:

Корректурным Если ошибку допущено в учетном регистре, и при этом не затронуто корреспонденцию счетов. Подойдет, если еще не составлено баланс. Неправильные цифры, суммы и текст аккуратно зачеркивают тонкими линиями, а рядом вносят исправления. Обязательная сноска – исправленному верить. Указывается дата и ставится подпись. Такой способ не подойдет при исправлении денежных документов
Дополнительной записью Если сумму проводимых операций занижено. На недостающие суммы делают проводки в текущем или в следующем месяце
Сторнировочным Корректируют неправильную запись с использованием отрицательных чисел. Повторяется неправильная корреспонденция красными чернилами. Здесь же отражают правильную запись

Иногда составляют справку, которой можно подтвердить, что исходные данные стоит исправить. Руководство организации утверждает, что именно вправе подписываться в первичных документах.

Назначенное лицо будет ответственным за достоверность прописанных данных, правильность заполнения, своевременность предоставления бланков для отражения в бухучете.

Первичная бухгалтерская документация может быть составлена на бумаге или в электронном формате (часть 5 ст. 9 ФЗ № 402).

Во втором случае ставят образец электронной подписи (ст. 6 ФЗ № 63, что принят чиновниками России 6.04.2011).

Печать не относится к обязательным реквизитам первичной документации, что отражены в ч. 2. ст. 9 ФЗ № 402.

Печать ставят в таких случаях:

Компанией используются свои разработанные формы Что утверждены руководителями
Фирмой используются унифицированные формы Что отражены в альбоме унифицированных форм, и предусмотрено проставление печатей
Используются типовые обязательные формы Что установлены уполномоченной структурой в соответствии с федеральным законодательством, если предусмотрено проставление печатей

В отдельных случаях допускается совершенствование первичных документов.

Примеры заполнения

Для образца представим несколько форм первичной документации.

Возникающие вопросы ↑

Часто остается ряд вопросов относительно применения и хранения первичной документация бухгалтерского учета на предприятии. Ответим на самые часто задаваемые.

Каковы сроки хранения данных бумаг?

Устанавливаются различные периоды, в течение которых должны сохраняться составленные документы первичного бухгалтерского учета.

Итак, бухгалтерская документация может храниться:

1 год Такой срок хранения предусмотрен для документов, которые включают корреспонденцию с соответствующей инстанцией о времени подачи отчетов
5 лет Это касается кассовой документации, а также таких бумажных носителей, как:

  • квартальный баланс;
  • отчет компании за квартал с объяснительными записками;
  • главные книги;
  • протокол заседания по принятию квартального баланса;
  • шахматный журнал;
  • кассовая книга и первичная документация;
  • документация по внесистемному, системному учету;
  • ведомость по балансовому счету;
  • карточка, книга по операциям подотчетного лица
10 лет Хранят годовой баланс, опись инвентаря, передаточный и разделительный, ликвидационный баланс и т. д.
75 лет Хранят лицевой счет сотрудника или ведомость о зарплате

Нюансы у кредитных операций

Бухучет операций по предоставлению денег и их возврату, начисление и получение процентов по размещенным финансам реализуется согласно требованиям законодательной документации России, нормативных актов Центрального Банка, учетной политики банковского учреждения.

12

Кредитные работники должны сохранять папки с документами кредитных дел в специальных шкафах. Такие папки не передаются заемщикам, но могут передаваться другим подразделениям при наличии распоряжения руководства.

Основной документ, который регулируется использование первичных документов – указание ЦБ Российской Федерации от 11 марта 2019 № 3210-У.

В независимости от того, какой режим налогообложения используется, стоит оформлять расходные кассовые ордера, а если получают средства, — приходные ордера.

Обязательство подписывать документацию имеет главбух или кассир, или же руководитель фирмы. Должно быть основание для выдачи денежных средств – заявление подотчетного лица.

Кассовая документация – основание для движения наличности, что отражается в кассовых книгах.

По поводу акта сверки

Акты сверки по взаимным расчетам – первичные документы, что необходимы для осуществления контроля за хозяйственной деятельностью.

Обязательные реквизиты первичных документов узнайте из статьи: первичные документы.

Список необходимой отчетности НКО в налоговую, .

Виды налоговой отчетности, .

В актах имеет место отражение взаиморасчетов за определенные периоды между компаниями со статусом юридического лица или индивидуальными предпринимателями.

Законодательно такие акты не регламентируются, так как они не считаются первичными документами.

Но бухгалтеры все равно используют такой документ, так как он позволяет решать ряд спорных вопросов, обеспечивает защиту интересов фирм. Акт важен:

  • при широком ассортименте товара, что предлагает один продавец;
  • если предоставляется отсрочка по платежам;
  • если высока стоимость товара;
  • если есть регулярные взаимоотношения между сторонами;
  • при упрощении учета и контроля в организации.

Акт сверки может разрабатываться компанией самостоятельно, но учитывая требования, выдвигаемые к первичной документации. Такой документ является веским доказательство при судебных разбирательствах.

При заполнении первичной документации придерживайтесь правил, что установлены законодательными актами.

В противном случае составленные бланки не будут иметь юридической силы. Следите, чтобы все реквизиты были отражены, и не было ошибок.

Помните, что зачастую используются унифицированные формы, и только в отдельных случаях допустимо использование форм, что разработаны самой компанией.

Предыдущая статья: Что относится к первичным документам Следующая статья: Исправления в первичных документах

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы — документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни организации. К первичным учетным документам относятся накладные, составляемые при передаче товара от одного лица другому, счета, на основании которых проводится оплата, путевые листы на автотранспорт и т.д.

Первичный учетный документ, это документ, которым оформляются хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни). Первичные учетные документы (первичные документы, первичка) являются основной учета. Именно на основании первичных документов бухгалтерия отражает в бухгалтерском учете хозяйственные операции (отражает бухгалтерские проводки). На основании первичных документов ведется налоговый учет и исчисляются налоговые обязательства. Так, статья 313 НК РФ указывает, что подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета… (ст. 120 НК РФ).

Пример

Реализация товара подтверждается накладной на его передачу.

Расходы на услуги (например, консультационные) подтверждаются актом выполненных работ.

Списание материалов в производство подтверждается внутренней накладной на передачу материалов со склада на производство.

До 1 января 2013 года формы первичных документов устанавливались в так называемых Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Таких утвержденных форм первичных документов очень много. Они называются унифицированные формы первичных документов. К примеру, утверждены:

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 (см. Формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ)

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно — материальных ценностей в местах хранения, утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

И это только несколько примеров.

С 1 января 2013 года, требование об обязательном применении унифицированных форм первичных документов исключено из закона «О бухгалтерском учете» (федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Разрешается применять разработанные самостоятельно формы, но с учетом указанных выше требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете».

В то же время, большинство организаций продолжают пользоваться утвержденными формами, так как это удобно.

Примеры применяемых первичных документов

Бухгалтерская справка — первичный учетный документ, который составляется сотрудником бухгалтерии для документального подтверждения некоторых видов операций Одним из первичных документов является бухгалтерская справка (справка бухгалтера). Форма такого документа не утверждена, но применяется на практике часто. Справкой бухгалтера могут оформляться различного рода расчеты, распределения затрат и т.д. Так, в случае ведения раздельного учета по НДС (при наличии облагаемых и необлагаемых НДС операций), результат раздельного учета может быть оформлен справкой бухгалтера. Этим же документом может оформляться расчет предельной суммы нормируемых расходов, списание потерь от естественной убыли и т.д.

Приходный ордер (форма N М-4) — первичный учетный документ, который применяется для принятия на учет материальных ценностей.

Путевой лист — первичный документ по учету работы автотранспорта.

Товарная накладная (форма N ТОРГ-12) — документ, оформляющий продажу (отпуск) товарно — материальных ценностей сторонней организации.

Товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т) — документ, оформляющий перевозку груза автомобильным транспортом.

Транспортная накладная — документ, оформляющий перевозку груза автомобильным транспортом.

Формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

Требования к первичным учетным документам устанавливаются статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которая так и называется «Первичные учетные документы»:

«1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.»

Оформление первичной документации

Оформление первичной документации в компании Новые Горизонты:

  • оказание услуги в короткие сроки
  • работает команда профессионалов

Компания «Новые Горизонты» более 8 лет защищает интересы бизнеса. Наши юристы, бухгалтеры и аудиторы разрабатывают индивидуальный пакет решений для каждого клиента.

Заказать услугу Обратный звонок

Российское законодательство обязывает предпринимателей и организации отражать все свои операции в учете, оформляя их первичными документами. Задача документации – подтверждение свершившегося факта (приема товара, отгрузки со склада, продажи и других операций), закрепление юридической силы проведенной операции.

Стоимость наших услуг по оформлению первичных документов указана в таблице. Мы всегда рады ответить на все интересующие Вас вопросы – звоните по телефонному номеру +7 (495) 640-95-90 и заказывайте услуги профессионалов.

Мы возьмем на себя оформление первичной документации любого типа – бумаг от банков, учредителей, поставщиков, госорганов, клиентов. Наши сотрудники имеют опыт в составлении исполнительных, распорядительных, бухгалтерских документов, поэтому нам можно доверять.

Факт осуществления деятельности и проведения предприятием хозяйственных операций, согласно, законодательству должен быть непременно подтвержден путем надлежащего оформления первичных документов. Опираясь на данные внесенные в соответствующую форму, компания ведет свой бухгалтерский учет. Основные требования к утвержденному оформлению первичной документации заключаются в том, что они должны содержать исключительно достоверные данные, их создание осуществляется непосредственно в момент совершения операции, если заполнение не представляется возможным, оно производится непосредственно по окончании той или иной операции.

Что такое первичная документация и зачем она нужна

Первичная документация – представляет собой оправдательную документацию, подтверждающую проведение субъектами предпринимательской деятельности каждой хозяйственной операции. Документы оформляются в последовательности совершения хозяйственных операций. В случае неверно оформленных документов, предприятие не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к разногласиям с налоговой инспекцией, позволяя применять финансовые санкции по отношению к предприятию. Для оспаривания такой ситуаций, предприятие будет вынужденно обращаться в суд.

Формы первичной документации

Первичная документация принимается налоговой инспекцией к учету, если она составлена в соответствии с унифицированной формой, разработанной и вступившей в силу на основании постановлений Госкомстата РФ и обязательна к применению для предприятий всех, без исключения отраслей экономики.

В утвержденные формы первичной документации, за исключением форм учета кассовых операций, предприятие при необходимости имеет право вносить дополнительные необходимые реквизиты. Все реквизиты, которые утверждены Госкомстатом России, остаются без изменений и включают в себя наименование заявленного документа, указание кода и номера формы. Какие либо изменения или удаления отдельных реквизитов из соответствующих форм не допускается. В случае внесения изменений в документацию, их необходимо оформлять в соответствии с организационно-распорядительными документами.

Код формы Наименование формы документа
1. Формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД
0301008 Табель учета рабочего времени
0301010 Расчетная ведомость
0301011 Платежная ведомость
0306001 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
0306002 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
0306003 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
0306004 Акт о списании автотранспортных средств
0306030 Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
0306031 Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
0306032 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
0306033 Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
0310001 Приходный кассовый ордер
0310002 Расходный кассовый ордер
0310003 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
0315004 Акт о приемке материалов
0315006 Требование-накладная
0315007 Накладная на отпуск материалов на сторону
0340002 Путевой лист строительной машины
0345001 Путевой лист легкового автомобиля
0345002 Путевой лист специального автомобиля
0345004 Путевой лист грузового автомобиля
0345005 Путевой лист грузового автомобиля
0345007 Путевой лист автобуса не общего пользования
2. Формы документов класса 04 «Унифицированная система банковской документации» ОКУД
0401060 Платежное поручение
0402001 Объявление на взнос наличными
3. Формы документов класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД
0504143 Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
0504144 Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда
0504202 Меню-требование на выдачу продуктов питания
0504203 Ведомость на выдачу кормов и фуража
0504210 Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
0504230 Акт о списании материальных запасов
0504401 Расчетно-платежная ведомость
0504403 Платежная ведомость
0504417 Карточка-справка
0504421 Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
0504425 Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях
0504501 Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам
0504510 Квитанция
0504514 Кассовая книга
0504608 Табель учета посещаемости детей
0504805 Извещение
0504816 Акт о списании бланков строгой отчетности
0504817 Уведомление по расчетам между бюджетами
0504822 Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях)
0504833 Справка
0504835 Акт о результатах инвентаризации
0531728 Акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса
0531811 Справка о финансировании и кассовых выплатах

В унифицированных первичных документах отражается информация об активах, обязательствах предприятия и проводимых с ними операций. К таким документам относятся:

  • акты списания материальных запасов предприятия;
  • товарные накладные;
  • акты сдачи-приема работ (услуг);
  • расчетно-платежные ведомости;
  • табели учета использования рабочего времени;
  • табели расчета заработной платы на предприятии.

Весь перечень унифицированных форм официальных первичных учетных документов утвержден постановлениями Госкомстата России.

Обязательные реквизиты

Форма унифицированного документа состоит из трех частей – заголовочной части, содержательной и оформляющей. Первичные документы имеют юридическую силу, если содержат все обязательные реквизиты. В заголовочной части документ должен содержать:

  • название формы соответствующего документа;
  • код его формы по классификатору ОКУД;
  • дату формирования указываемых сведений;
  • наименование субъекта оформляющего документ;
  • код субъекта по ОКПО;
  • наименование юридического учредителя предприятия;
  • наименование структурного подразделения, сформировавшего документ;
  • наименование единицы измерения в рублях и код ОКЕИ, в валюте ОКВ.

В содержательной части документ заполняют в виде табличной или текстовой формы, которая отображает:

  • содержание непосредственно самой хозяйственной операции;
  • показатели и коды указанных операций в натуральном и денежном выражении.

В оформляющей части документа, должны присутствовать следующие реквизиты:

  • указание должностей, ответственных лиц за содержащиеся в документе данные и правильность ее оформления;
  • оригиналы подписей указанных лиц;
  • дату оформления документа, должность исполнителя, подпись с фамилией и инициалами, контактный номер телефона.

Отчетная документация, форма которой не предусмотрена в альбомах, может быть разработана и оформлена самостоятельно, но должна соответствовать организационно-распорядительными документами. Если вид деятельности предусматривает использование документа в свободной форме, стороны договариваются между собой об оформлении приемки работ и прописывают этот момент в договоре. Для того чтобы выбранная сторонами форма не противоречила учетной политике, необходимо внести соответствующие изменения, где прописать возможность использования бланков согласованных с контрагентами, либо предусмотреть определенные формы для отдельных партнеров. Приведение бланков непосредственно к учетной политике совершенно необязательно, можно утвердить их отдельным приказом, а в учете указать ссылку на данный приказ.

Для документов не унифицированной формы, предусмотрены такие обязательные реквизиты:

  • наименование оформляемого документа;
  • дату его оформления;
  • наименование составителя документа;
  • его идентификационный код;
  • содержание указываемой хозяйственной операции;
  • показатели операции в натуральном и денежном выражении;
  • указание должностей, ответственных за содержащуюся в документе информацию и правильность ее оформления лиц;
  • оригиналы подписей указанных лиц, фамилии и инициалы.

Порядок оформления и требования к первичной документации

Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение — первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие — альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.

Допускается использование уже привычных типовых бланков, имеющихся в бухгалтерских программах. В данном случае нужно установить в учетной политике применение унифицированных форм первичных документов и их перечислить.

В случае отсутствия надлежащим образом оформленной документации, которая подтверждает расходы организации, такие расходы не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли. Для того, чтобы документы считались ликвидными, они должны отвечать требованиям первичных документов для подтверждения фактически осуществленных затрат.

П. 1 ст. 252 Налогового кодекса предусматривает предоставление налогоплательщику права на уменьшение налога на прибыль на сумму, которую было произведено расходов предприятия (исключение ст. 270 НК). В кодексе понятие «расходы» звучит следующим образом: расходами можно признать обоснованные и подтвержденные документально затраты предприятия (в случаях убытков ст. 265 НК), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК).

Подтверждающими документами, также считаются документы, которые косвенно могут свидетельствовать о произведении определенных расходов, например: таможенная декларация, в случае командировок — приказ, проездные документы, отчет о выполненных работах, которые соответствуют условиям договора. Отнесение подобных затрат на расходы следует проводить, в случае если осуществляемая деятельность направлена на получение дохода.

Требования, установленные Госкомстатом по оформлению бухгалтерских первичных документов:

  • Все записи при заполнении первичных документов осуществляются чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, возможно использование пишущих машин или средствами механизации, для обеспечения сохранности записей в течение длительного хранения в архиве.
  • Простой графитовый карандаш использовать запрещается.
  • Оформление документации производится аккуратно, текст и цифры вписываются четко и разборчиво.
  • Заполняются все реквизиты, в случае их отсутствия, ставится в специально отведенной графе прочерк. Обязательные для заполнения реквизиты подлежат заполнению в любом случае.
  • В денежной документации суммы необходимо указывать цифрами и дублировать прописью.
  • Первичные документы заверяются личными подписями собственноручно руководителем организации, тоже относится к главному бухгалтеру или его уполномоченным лицам.
  • В документах должны содержаться расшифровки всех указанных подписей уполномоченных лиц.
  • Документы скрепляются печатью организации, в случае если это предусмотрено используемым бланком, в соответствии с действующим законодательством или предполагается организационно-распорядительными документами предприятия.

Руководитель, должен согласовать с главным бухгалтером организации перечень лиц, которые будут иметь право подписи на официальных документах, и закрепить данное решение в форме приказа.

На лиц, которые составляют и подписывают такие документы, ложится обязанность своевременного и достоверного оформления всех первичных учетных документов. Оригинал подписи гарантирует подтверждение достоверности содержащихся в документе данных. Уполномоченные лица несут ответственность за своевременную, в установленные законом сроки, передачу документов для возможности отражения находящейся там информации в бухгалтерском учете.

Проверка документации поступающей в бухгалтерию на корректность оформления

Поступающие в бухгалтерию первичные документы, подлежат тщательной обязательной проверке. С этой целью осуществляется проверка:

  • по форме (правильность и полнота оформления, заполнение обязательных реквизитов, наличие и соответствие подписей, разборчивость и четкость);
  • по содержанию (проводится арифметическая проверка, определяется правильность расчетов, устанавливают целесообразность и законность заявленных хозяйственных операций, логическая соответствие отдельных показателей).

Часто допускаемые ошибки при оформлении обязательных первичных документов:

  • использование форм, созданных самостоятельно на предприятии, без соответствующего утверждения приказом руководителя и надлежащего оформления в учетной политике;
  • отсутствие обязательных реквизитов, в не унифицированной или специализированной документации;
  • отсутствие надлежащего оформления руководителем организации утвержденного перечня лиц, которые имеют право на подписание первичных документов;
  • пропуски в заполнении обязательных реквизитов предусмотренных первичными документами; наличие исправлений или помарок в предоставляемых документах; грубые нарушения правил предусмотренных для исправления и корректировке ошибок в документах;
  • исправления в учетных кассовых документах;
  • наличие записей простым графитовым карандашом;
  • отсутствие прочерков в не заполненных строках;
  • арифметические ошибки при проведении таксировки документов.

Стоит обращать внимание на типичные ошибки бухгалтера при оформлении первичных кассовых документов. Бухгалтер, внося изменения, пытается исправить, подтереть неточности или описки в расходном или приходном кассовых ордерах. Такие действия производить нельзя. После внесения подобных исправлений, документ может не признаваться проверяющими органами, либо быть признан фальсифицированным.

Также, ошибкой при заполнении бухгалтерией расходных кассовых ордеров на выдачу из кассы предприятия денежных средств, своим сотрудникам, является отсутствие подписи получателя в соответствующей графе расходного кассового ордера или расписки о получении денежных средств. В подобных случаях, выданная, но не оформленная надлежащим образом в установленном порядке сумма, считается недостачей и в обязательном порядке взыскивается с кассира.

Типичная ошибка состоит в том, что документы подписываются не уполномоченным на то лицом. Вся документация: акты сдачи-приема работ (услуг), накладные, счета-фактуры и т.п., должны быть подписаны руководителем предприятия или официальным должностным лицом, который уполномочен руководителем. Документ, который был подписан другим человеком, не имеет юридической силы.

Как исправляются ошибки, допущенные при оформлении документации

Правила исправления ошибок в первичных документах согласно, Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Указанием Центрального Банка России от 11.04.2014 N 3210-У:

  1. Банковские и кассовые документы:
    • в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления (п. 4. 7);
    • в документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается (п. 4. 7).
  2. Другие первичные документы:
    • в другие первичные документы исправления вносятся, только при согласовании таких исправлений с контрагентами, что должно подтверждаться подписями тех же официальных лиц, которыми были подписаны документы, с обязательным указанием даты внесения таких исправлений.
  3. Основные правила внесения исправлений в первичные документы:
    • в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.7 ст.9);
    • в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета. (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.8 ст.9).

Бухгалтеру не дается возможность заверять своей собственной подписью, сделанные им исправления в документе, только в случае если такие изменения были надлежащим образом заверены официальными должностными лицами, которые ответственны за совершение данной операции.

Использование корректора, вытирания, помарки подчистки не допускаются.

Какие либо предельные сроки для внесения исправлений в документацию законодательством не установлены, в связи с этим исправления вносятся по мере выявления допущенных ошибок. После внесения таких исправлений, вносятся соответствующие изменения в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

Если исправления в документе не было оформлено и заверено надлежащим образом, такое исправление не принимается во внимание и является недействительным.

Все ошибки в первичной бухгалтерской документации, условно делится на две условные группы. Если хозяйственная операция:

  • вообще не оформлялась документами;
  • была оформлена с нарушением утвержденного порядка заполнения — заполнены не все поля, реквизиты и пр.

Ненадлежащим образом оформленный документ, может быть признан недействительным налоговой инспекцией.

Порядок хранения первичной документации

Каждое предприятие обязано обеспечить надлежащее хранение первичных (сводных) учетных документов, всех регистров учета и бухгалтерскую отчетность в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Хранение первичных электронных документов, осуществляется при наличии, у учреждения машинных носителей с учетом законодательных требований. При хранении организация обязана обеспечить защиту от несанкционированных исправлений в документации. Такая ответственность возлагается на руководителя предприятия.

Восстановление первичной документации

В случае пропажи, уничтожении или порчи первичной документации, в соответствии с Инструкцией № 157Н п. 16, руководитель (уполномоченный орган), назначает комиссию по расследованию причин пропажи, уничтожении или порчи, для выявления виновных лиц и принимает меры по восстановлению такой документации. При необходимости руководитель может обратиться за помощью к следственным органам, органам охраны или пожарного надзора. Результаты работы должны быть оформлены соответствующим актом, который должен быть утвержден руководителем предприятия. Акт должен быть подшит в папку Журнала по прочим операциям и хранится в соответствии с порядком, предусмотренным в п. 14 и 15 выше указанной инструкции.

В соответствии с Инструкцией № 157н законом предусматривается возможность хранения первичной документации, помимо бумажных хранителей на машинных носителях, то есть в виде соответствующего электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи.

Ответственность за нарушение правил учета и оформления первичной документации

Допущенные ошибки, равно как и полное отсутствие необходимых документов, могут привести предприятие к финансовыми потерями.

В соответствии с Налоговым кодексом, грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, может повлечь за собой такие финансовые санкции:

  • при нарушении совершенном в течение одного налогового периода — взыскивается штраф в размере 10 000 рублей;
  • при нарушении совершенном в течение более одного налогового периода — взыскивается штраф в размере 30 000 рублей;
  • при нарушениях, что повлекли занижение налоговой базы – взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога того периода, но не менее 40 000 рублей.

Налоговая инспекция под грубыми нарушениями правил понимает:

  • отсутствие необходимой первичной документации;
  • отсутствие необходимых счетов-фактур;
  • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;

Выше описанная информация и разъяснения, помогут Вам соблюдать правила, и позволит избежать или, по крайней мере, снизить риск претензий, которые может предъявлять налоговый орган, а в случае предъявления такой претензии, позволит использовать такие документы при судебном разбирательстве. Налогоплательщик должен помнить, что наличие грамотно оформленных первичных учетных документов, которые в полной мере соответствуют законодательству, является лишь одним из установленных условий принятия расходов. Затраты Вашего предприятия должны быть экономически обоснованными и производится руководством исключительно для осуществления деятельности, которая будет направлена на получение дохода.

Хотелось бы отметить, что налоговые органы очень часто и совершенно неправомерно требуют от предприятий первичные документы, которые на самом деле согласно, законодательной базы иметь организация не обязана по роду своей деятельности. Одним из действенных способов для малого и среднего бизнеса избежать ошибок, снять с себя часть ответственности и ограничить общение с налоговыми органами – это возможность заключения договора и передача оформления первичной документации стабильной и надежной юридической компании. Таким образом, Вы сможете защитить себя от проблем, лишних расходов и неприятностей.

Со стоимостью бухгалтерских услуг Вы можете ознакомиться, скачав наш прайс-лист

Почему мы

  • Услуги «под ключ» Покрываем все потребности вашей компании в качественном бухгалтерском, юридическом и аудиторском обслуживании
  • Всегда на связи Обеспечиваем сервис «персональный бухгалтер» для предоставления оперативных комментариев и помощи
  • Контролируем ситуацию Курируем взаимодействие с ФНС, Пенсионным фондом, ФСС и прочими государственными ведомствами
  • Действуем точно Оптимизируем налоговые схемы и выявляем «слабые» стороны бизнеса, помогаем вам экономить за счёт снижения рисков
  • Работаем надежно Соблюдаем клиентскую тайну с полным сохранением конфиденциальности получаемой информации
  • Отвечаем за результат Гарантируем индивидуальное рассмотрение вашей ситуации и не боимся брать ответственность за предлагаемые решения

Заказать услугуОбратный звонок

Отзывы — ООО «Новые Горизонты»

На время декретного отпуска штатного бухгалтера оформлением всей первичной документации и отчётов занимались сотрудники компании «Новые Горизонты». К качеству услуг претензий не возникло. Думаю, буду обращаться и по другим вопросам.

Никита С.

Когда объём первички большой, а на носу сдача годового бухгалтерского баланса, самостоятельно всё учесть сложно. Так как боюсь допущения ошибок, то иногда привлекаю специалистов фирмы «Новые Горизонты». Вместе с ними полностью уверена, что отчётность в налоговой примут.

Алёна Сергеевна К.

все отзывы