Почтовые расходы в бухгалтерском учете

Общие положения об оказании почтовых услуг

Согласно ст. 5 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее — Закон о почтовой связи) одним из принципов деятельности в области почтовой связи является доступность для всех граждан и юридических лиц услуг почтовой связи как одного из средств получения информации и обмена ею.

Услуги почтовой связи оказываются операторами почтовой связи на договорной основе. Согласно условиям договора оператор почтовой связи обязуется по заданию отправителя переслать вверенное ему почтовое отправление или осуществить почтовый перевод денежных средств по указанному отправителем адресу и доставить (вручить) их адресату. В свою очередь пользователь услуг почтовой связи обязан их оплатить (ст. 16 Закона о почтовой связи).

В соответствии со ст. 29 Закона о почтовой связи плата за услуги почтовой связи, за исключением универсальных услуг, определяется по тарифам, устанавливаемым на договорной основе. Плата за универсальные услуги почтовой связи определяется в порядке, установленном Правительством РФ, и подтверждается нанесенными на письменную корреспонденцию государственными знаками почтовой оплаты. Проданные государственные знаки почтовой оплаты обратно не принимаются и не обмениваются.

Примечание. Услуги почтовой связи — действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств, а универсальные услуги почтовой связи — услуги, оказываемые учреждениям, по обмену письменной корреспонденцией в пределах территории РФ и по доступным ценам (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Бухгалтерский учет почтовых расходов

Рассмотрим, на каких статьях и подстатьях Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) следует отражать эти расходы.

Приобретение конвертов и марок. Отнесение затрат по оплате конвертов на ту или иную статью (подстатью) КОСГУ зависит от того, закупку каких конвертов произвело учреждение физической культуры и спорта — маркированных или немаркированных. Согласно Приказу Минфина России N 74н <1> расходы по приобретению немаркированных конвертов следует учитывать по ст. 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ, а маркированных и расходы по покупке марок — по подстатье 221 «Услуги связи».

<1> Приказ Минфина России от 24.08.2007 N 74н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации».

Прием в кассу и выдача из кассы маркированных конвертов и марок оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям.

Абонирование почтовой ячейки (ящика). Учреждение физической культуры и спорта может получать корреспонденцию непосредственно по своему почтовому адресу или воспользоваться абонементным почтовым ящиком. Для этого оно обращается с письменным заявлением в определенное отделение почтовой связи и в случае наличия свободных ячеек заключает договор. За пользование абонементным ящиком учреждение производит оплату в сумме, оговоренной в договоре. Затраты по абонированию почтовой ячейки относят на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Расходы по отсылке почтовой корреспонденции с помощью франкировальной машины. Такие расходы следует относить на ту или иную подстатью КОСГУ исходя из предмета договора, заключенного учреждением с ФГУП «Почта России». Для правильного применения КОСГУ при расходовании средств на основании этих договоров, имеющих упоминание о франкировальной машине, необходимо учитывать экономическое содержание осуществляемых расходов, включенное в совокупность условий соответствующего договора. В основном можно выделить три их направления, а соответственно, и три подстатьи КОСГУ:

  • расходы по пересылке корреспонденции, осуществляемые в порядке 100%-ной предоплаты, следует относить на подстатью 221 «Услуги связи»;
  • расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины (ремонт, профилактические работы и т.п.) следует относить на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества»;
  • расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр франкировальной машины следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» (Письмо Минфина России от 15.07.2008 N 02-14-10/2042).

В зависимости от источника финансирования вышеперечисленных затрат в бухгалтерском учете они будут учитываться в составе расходов:

  • по бюджетной деятельности на соответствующих аналитических счетах счета 1 401 01 200 «Расходы учреждения»;
  • по деятельности, приносящей доход, на счете 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

Почтовые расходы по доставке нефинансовых активов. На практике такие расходы в основном встречаются при доставке периодической литературы. В сопровождающих документах сумма почтовых расходов выделена отдельной строкой. Стоимость этих услуг также относят на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Однако в том случае, если периодическая литература приобретается для пополнения библиотечных фондов, сумма почтовых расходов будет формировать первоначальную стоимость объекта основных средств. Изначально она будет учтена на счете 1 (2) 106 01 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства», а при оприходовании периодической литературы сформированная на этом счете стоимость периодической литературы будет перенесена на счет 1 (2) 101 07 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда».

Если периодическая литература предназначена не для библиотечного фонда, то услуги по ее доставке будут учтены на счетах 1 401 01 221, 2 106 04 340.

Как определяется стоимость оказанных почтовых услуг? Определить стоимость оказанных учреждению почтовых услуг по отправке корреспонденции можно исходя из показаний счетчика франкировальной машины или с применением авансовой книжки.

С помощью франкировальной машины. Если в учреждении имеется франкировальная машина, то учет оказанных услуг осуществляется одним из следующих способов. Машина может либо суммировать произведенные учреждением расходы, либо вычитать почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

На практике учреждения в основном прибегают к первому способу, поскольку он позволяет производить оплату по фактическим данным. Суть такой оплаты состоит в том, что работником почтового отделения ежемесячно снимаются показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

  • на сумму оказанных почтовых услуг:

Дебет счетов 401 01 221 «Расходы на услуги связи», 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»;

  • на сумму произведенной оплаты:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счетов 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи», 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов».

Пример 1. Институт физической культуры и спорта осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца бюджетному учреждению предъявлены счет на сумму 4720 руб. (в том числе НДС — 720 руб.) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Отражена задолженность за оказанные

почтовые услуги

1 401 01 221

1 302 04 730

Произведена оплата почтовых услуг

1 302 04 830

1 304 05 221

Если учреждение выбрало второй способ, то в этом случае оно должно перечислить на счет почтового отделения определенную сумму денежных средств (аванс). Технический работник почтового отделения «загружает» в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Работник учреждения, проставляя штамп на конверте, указывает также сумму отправки, которая вычитается из аванса, занесенного в память машины, тем самым уменьшая его. Когда вся сумма аванса будет таким образом использована, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.

В бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов этим способом будут отражаться следующими записями:

  • на сумму авансового платежа:

Дебет счета 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»;

  • на сумму оказанных почтовых услуг:

Дебет счетов 401 01 221 «Расходы на услуги связи», 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»;

  • зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счета 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи».

С помощью авансовой книжки. Для того чтобы воспользоваться данным способом учета стоимости оказанных почтовых услуг, учреждению нужно заключить с почтовым отделением договор, предметом которого являются расчеты за почтовые услуги с помощью авансовой книжки. Учреждение перечисляет денежные средства на счет почтового отделения в качестве аванса в счет последующей отправки телеграмм и писем и за приобретение авансовой книжки. Расходы учреждения отражаются в авансовой книжке по мере отправки корреспонденции. На сумму оказанных услуг по окончании месяца учреждению выставляются счет-фактура, акт выполненных работ и реестр отправленной корреспонденции.

Отнесение на расходы учреждения стоимости авансовой книжки будет сопровождаться проводкой:

Дебет счетов 401 01 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов», 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит счета 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;

  • оплачена стоимость авансовой книжки:

Дебет счета 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 340 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов».

Операции по расчету за оказанные почтовые услуги с помощью авансовой книжки в бухгалтерском учете отразятся следующим образом:

  • перечислен аванс за почтовые услуги:

Дебет счета 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»;

  • на сумму оказанных услуг на основании счета-фактуры, реестра отправленной корреспонденции, акта выполненных работ:

Дебет счетов 401 01 221 «Расходы на услуги связи», 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»;

  • произведен зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счета 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи».

Пример 2. Училище олимпийского резерва осуществляет расчеты с почтовым отделением связи посредством авансовой книжки, стоимость которой составляет 10 руб. Сумма зачисленных на авансовую книжку денежных средств равна 2500 руб. В конце месяца училищу выставлены счет на сумму 1800 руб. (в том числе НДС — 274,58 руб.) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Транспортные расходы

Такая проводка имеет место при приобретении маркированных конвертов, отражаются они на счете, предназначенном для учета денежных документов. При использовании конвертов, стоимость их списывают в общепроизводственные расходы, либо расходы на продажу: Д 26 (44) К 50.3 Когда марки и конверты покупают отдельно, проводки формируют следующие: Д5 0.3 К 60 (71) – отражены затраты на приобретение марок; Д10 К 60 (71) – отражены затраты на приобретение конвертов. По мере использования марок и конвертов проводки будут следующими: Д 26 (44) К 50.3 – списаны марки; Д 26 (44) К 10 – списаны конверты.
Если компания ведет бухучет в упрощенном виде, то она может списывать материалы в расходы сразу после приобретения.
Для ведения такого учета продавец должен документально подтвердить, что он выполняет только функции посредника и не оказывает транспортные услуги самостоятельно. При продаже товаров с услугами транспортных организаций и отражении в учете соответствующих проводок делаются и такие:

  • Дт 60 Кт 51 – оплачены услуги организации-перевозчика;
  • Дт 76 Кт 60 — отражается задолженность покупателей за транспортировку товара;
  • Дт 51 Кт 76 — поступление денег для возмещения расходов на транспортировку.

Транспортные расходы бывают: — прямые (расходы на доставку товарной продукции до склада, не включенные в стоимость товаров). Прямые расходы, что относятся к остаткам на складе, определяют по средним процентам за месяц с учетом остатка на его начало.
— косвенные (все остальные).

Уменьшить базу по налогу на прибыль на расходы по курьерской доставке корреспонденции или на экспресс-почту можно в качестве почтовых расходов, либо в качестве иных расходов, связанных с производством и реализацией. Обычная почтовая доставка связана с риском возникновение ситуации, когда официальное письмо теряется в процессе доставки. Либо сроки доставки сильно поджимают, либо времени по доставке обычной корреспонденции недостаточно для конкретного письма.
В этом случае воспользоваться приходится более дорогостоящими услугами по доставке почты, например, экспресс-доставкой, отправлением первого класса, курьерской доставкой. Важно! В случае возникновения спорных ситуаций с налоговым органом, организации потребуется доказать, что воспользоваться услугами экспресс-доставки было необходимо.
Вопрос Сотрудник организации предоставил в авансовом отчете — оплата курьерских услуг. Подскажите, пожалуйста, как правильно списать расходы на оплату курьера и какие сделать проводки ? Ответ Из вопроса не ясно, что курьер доставлял, кто им являлся — фирма или физическое лицо, каким видом деятельности занимается сама организация, чей сотрудник воспользовался услугами курьера. Допустим в качестве курьера было курьерское агентство, которое оказывало услуги по доставке и распространению безадресных рекламно-информационных материалов. Тогда затраты на оплату таких услуг следует отнести в целях исчисления налога на прибыль организаций к рекламным расходам.
Те компании, которые применяют УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», определяя налоговую, базу должны учитывать расходы, которые предусмотрены налоговым кодексом РФ. Список таких расходов закрытый, в него в том числе входят следующие расходы:

  • Почтовые;
  • Телефонные;
  • По оплате услуг связи.

Принимать к учёту такие расходы можно только если соблюдаются перечисленные условия:

  • Расходы должны быть экономически обоснованными;
  • Расходы должны иметь документальное подтверждение;
  • Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направлена которая на получение дохода.

Под услугами связи понимают деятельность, которая направлена на приём, обработку, хранение, передачу, доставку сообщений электросвязи и почтовых отправлений.

Выбор счета при учете почтовых расходов

Затраты на почту нельзя прямо отнести на себестоимость, поэтому их нужно учитывать на отдельном счете, при этом важны: вид деятельности и направление почтовых расходов:

  • маркетинговые исследования – в дебет счета 26
  • в других случаях – в дебет счета 44
Торговля Независимо от того оптовая это компания или розничная, расходы по продаже относятся к издержкам обращения и не включаются в себестоимость товара. Их собирают на счете 44
Производственная деятельность Эти расходы относятся к управленческим или общехозяйственным, учитываются на счете 26 и их можно списать на финансовый результат

Расходы по реализации готовой продукции относятся к коммерческим, учитываются на счете 44

Непроизводственные компании, кроме торговых (брокерские, дилерские компании и т.д.) Информация о расходах относится к основной деятельности, поэтому используется счет 26
Торгово-производственная деятельность Выбор счета производится самостоятельно

Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.

Читайте также статью ⇒ Суточные расходы в командировке.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет аренды ячейки на почте

Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:

  • по почтовому адресу
  • до востребования
  • с использованием ячеек абонементного почтового шкафа

Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.

Пример по учету расходов на абонементный ящик

ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2018 г. по 31 декабря 2018 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:

Операция Дебет Кредит Сумма, руб.
Выдана подотчетная сумма из кассы 71 50 10620
Внесена абонплата за пользование ячейкой 60 субсчет «Авансы выданные» 71 10620
Ежемесячно списываются расходы за пользование ячейкой 26 (44) 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1000
Ежемесячно отражается НДС по абонплате 19 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 180
Принятие к вычету НДС по оказанным почтовым услугам 68 19 180
Зачтена частичная сумма предоплаты 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» 60 субсчет «Авансы выданные» 1180

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Можно ли отнести выполнение работ по доставке документов от контрагента посредством транспортно-экспедиционной компанией на почтовые расходы и на каком счете их следует учитывать?

Ответ: Эти расходы организация вправе отнести на почтовые и отразить их на счете 44 т.к. это связано с реализацией.

Вопрос №2: Как учитываются марки для любой формы почтовых отправлений?

Ответ: В бухучете стоимость приобретенных марок учитывают в составе управленческих расходов (счет 26 или счет 44) только после их использования при отправлении. Марки нужно учесть как самостоятельный актив, если они приобретены по отдельной накладной и до списания на расходы отражаются по счету 50 субсчет «Денежные документы». При наклеивании марок почтой, отправитель оплачивает почтовую услугу и отражает почтовые расходы полностью (по счету 26 или 44).

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Сущность почтовых расходов

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте .

Почтовые расходы могут быть представлены:

  1. Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
  2. Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете

В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

  1. Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.

Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».

Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.

Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:

  • Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
  • Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.

Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:

  • Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
  • Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.

  1. Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Дт 26 (44) Кт 60 (71).

О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».