Под отчет или подотчет?

Какие документы относят к денежным

Денежные документы в организации относят к ТМЦ, поскольку они имеют стоимостной эквивалент и одновременно сопровождают движение денежных средств. Состав денежных документов законодательно определен Инструкцией по применению плана счетов №157-н от 01-12-10, п. 169. К ним относят:

  • марки;
  • санаторные путевки, туристические путевки оплаченные;
  • оплаченные талоны на ГСМ;
  • полученные извещения почты и др.

Кстати говоря! Пластиковые банковские карты не являются денежными документами организации. Выпущенная банком карта – его собственность. Учет корпоративных банковских карт ведется на забалансовом счете 002 (Методические указания Минфина №119-н от 28-12-01 п. 18).

Следует различать денежные документы и бланки строгой отчетности (БСО). В первом случае речь идет об уже осуществленных расчетах, подтверждением которых может стать бланк строгой отчетности, а во втором – о документах, которые имеют уникальные характеристики и могут в будущем подтверждать хозяйственные операции, расчеты. В то же время бланки строгой отчетности могут служить и другим целям.

Пример: оплаченные талоны на бензин – денежный документ. Бланки талонов на приобретение бензина – БСО. Бланк трудовой книжки (БСО) одновременно не является денежным документом.

Кроме того, к денежным документам организации не относят:

  • акции, выкупленные у акционеров (счет 81);
  • НМА (счет 04);
  • ценные бумаги (счет 58).

Денежные документы хранятся в кассе. К ним применяются те же правила, что и установлены для хранения наличности.

Учет денежных документов

Инструкция по применению плана счетов 157-н (п. 170) предусматривает оформление приходных и расходных операций с кассовыми документами с помощью кассовых ордеров, приходных и расходных. При этом на кассовых ордерах обязательна надпись «фондовый». Ордера по движению денежных документов регистрируются в журнале регистрации РКО и ПКО обособленно от аналогичных по движению наличности.

В кассовой книге для денежных документов также заполняются отдельные листы с пометкой «фондовый». Поступление денежных документов имеет место в случае поступления от контрагента или выявленного при инвентаризации излишка. Выбытие характеризуется расходными операциями через подотчетных лиц, списанием выявленных недостач и возвратом поставщику, если такое условие закреплено в договоре с ним, и др.

В журнале операций по прочим операциям (с использованием ф. 0504071 ) отражают на основании отчета кассира и первичной документации к нему все операции по движению денежных документов. Законом не запрещено и создание собственных журналов учета денежных документов с соблюдением в их форме всех необходимых реквизитов.

Типовые проводки по учету денежных документов могут быть такими:

  • Дт 50.3 Кт 60, 76 – получены денежные документы от поставщика, прочих контрагентов;
  • Дт 60, 76 Кт 51 – оплата денежных документов;
  • Дт 76 Кт 50.3 – продан денежный документ сотрудникам фирмы (путевка);
  • Дт 50.1 Кт 76 – работник оплатил путевку через кассу или Дт 91.2 Кт 50.3 – списаны денежные документы на расходы.

Проводки по учету денежных документов с участием подотчетных лиц рассмотрены подробно ниже.

НДС по приобретенным денежным документам следует учитывать на счете 19 только в случае, если сумма выделена в самом документе или в поступившем с ним счете-фактуре. В ином случае выделять НДС запрещено (письмо №03-07-11/01 Минфина от 10-01-13). Денежный документ приходуется на счет 50.3 по фактической стоимости его приобретения.

Денежные документы и подотчетные суммы

Приобретение денежных документов по безналичному расчету, как правило, не вызывает сложностей и вопросов у бухгалтера, в то время как операции подотчетных лиц с денежными документами имеют особенности, о которых важно помнить.

Рассмотрим пример. Пусть менеджер Сидоров А.А. получил распоряжение руководства о приобретении авиабилетов. Для этой цели под отчет ему выдано 27 тыс. руб. Билеты предназначены для работника Иванова И.И., которого фирма направила в командировку. Сидоров приобрел 2 билета: туда и обратно по цене, соответственно, 10 и 12 тыс. руб., включая НДС. Ставка НДС на авиабилеты — 10%. НДС выделен в билете.

Будут сделаны следующие проводки:

  • Дт 71 Кт 50.1 — 27000,00 руб. — выдано Сидорову А.А. в подотчет на приобретение билетов для Иванова И.И.
  • Дт 50.1 Кт 71 — 5000,00 руб. — Сидоров А.А. вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы.
  • Дт 50-3 Кт 71 — 10000,00 руб.
  • Дт 50-3 Кт 71 — 12000,00 руб. — оприходованы приобретенные Сидоровым А.А. билеты.
  • Дт 71 Кт 50-3 — 22000, 00 — выданы билеты на поездку Иванову. И.И.

Сумма НДС по 1-му билету — 909,09 руб.
Сумма НДС по 2-му билету — 1090,91 руб.

  • Дт 19 Кт 71 — 2000, 00 (909,09+1090,91) руб. — НДС к вычету по приобретенным билетам
  • Дт 44 Кт 71 — 20000,00 (9090,91+10909,09) руб. — на основании ав. отчета Иванова И.И. стоимость билетов отнесена на затраты, без НДС.

Кстати говоря! Денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, не отражаются на счете 50.3, а сразу включаются в оправдательные по авансовому отчету. Например, использованный билет, приобретенный командированным сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.3.

Обратите внимание, что в отношении талонов на ГСМ определение «денежные документы» применимо не всегда. Полученные от поставщика после предоплаты талоны должны иметь стоимостные показатели, а не натуральные, литровые. Лишь в этом случае они признаются денежными документами. Топливные карты, как еще один из вариантов приобретения топлива, денежными документами также признать проблематично, поскольку в них отсутствует стоимостной показатель.

Проводки для «денежных» талонов на ГСМ можно сделать такие:

  • Дт 60 Кт 51 — поставщику перечислен аванс.
  • Дт 50.3 Кт 60 — получены талоны.
  • Дт 71 Кт 50.3 — талоны выданы диспетчеру под отчет.
  • Дт 20 Кт 71 — диспетчер отчитался об использовании талонов. Автомобили работали в основном производстве.

Главное

Денежные документы – вид материальных ценностей, сопровождающий движение денежных средств. Учитываются на счете 50.3 по стоимости приобретения, хранятся в кассе, по правилам хранения наличных денежных средств. Движение денежных документов оформляется типовыми кассовыми документами, с пометкой на них «фондовый».
Понятия «денежные документы» и «бланки строгой отчетности» в широком смысле различны. Бланки строгой отчетности могут служить подтверждением уже оплаченных денежных документов, однако не все БСО могут являться денежными документами.

На основании этого документа компания возмещает работнику потраченные средства.

«Если товар был куплен подотчетным лицом за свои деньги, а организация возместила ему расходы, мы в обязательном порядке начислим НДФЛ. Ведь в этом случае говорить о компенсации нельзя. Происходит купля-продажа товаров, а это уже доход сотрудника», — считают специалисты Управления ФНС России по Пензенской области. Причем, по их мнению, доход возникает даже в том случае, когда документы на приобретенные ценности оформлены на компанию.

С таким подходом проверяющих трудно согласиться. Тот факт, что сотрудник действует по распоряжению компании, подтверждают первичные документы, из которых видно, что сторонами сделки являются юридические лица. Сотрудник же выступает только посредником в расчетах. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России.

Если подотчетное лицо потратило свои деньги

Подотчетное лицо — это физическое лицо, которому выдаются наличные денежные средства или иных ценностей, с обязательным предоставлением отчета об их использовании.

Если подотчетник покупает на свои деньги

Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.

Подотчет или компенсация затрат

Один из дискуссионных вопросов, который возникает, когда работник, в том числе директор, тратит свои деньги для покупки чего-то для компании, — является ли он в такой ситуации подотчетным лицом или нет? От этого зависит использование одного из счетов бухгалтерского учета для отражения расчетов с работником, составление авансового отчета, а также оформление других документов и расчет налогов.

Единого мнения по этому вопросу нет. Вот несколько точек зрения:

1. Для отражения расчетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», независимо от того, что формально деньги выдаются постфактум (самая распространенная точка зрения).

НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом.

Выдача подотчетных денежных средств производится обязательно в той последовательности, которая указана в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

В данном случае подотчетное лицо должно:

  • Написать заявление на получение денежных средств, в заявлении обязательно указывается сумма, которую планируется израсходовать, на какие цели, на какой срок, на какую дату нужны денежные средства;
  • Отнести заявление руководителю предприятия для проставления визы, которая свидетельствует, что выдача денежных средств правомерна и он дает свое разрешение на их выдачу;
  • Получить наличные денежные средства через кассу предприятия по расходному кассовому ордеру.

ВниманиеТакже приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.). В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет.

Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

2. Служебная (объяснительная) записка или отчет о покупке (с формулировкой типа: прошу возместить расходы, понесенные в интересах ООО «…» в сумме … руб.).

Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы.

3. Авансовый отчет (если вы решите его составлять) и (или) приказ (распоряжение) о выплате компенсации.

4. Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.).

При этом лучше, чтобы «первичка» была выписана на имя фирмы, — это поможет сотруднику избежать уплаты НДФЛ и подтвердит обоснованность расходов. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств.

А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

— Можно ли компенсацию, выплаченную сотруднику, отнести на расходы при «упрощенке»?

— Конечно. Сразу после того, как все документы составленв, а компенсация выплачена, ее можно включить в состав материальных расходов при УСН (подп.
5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости.

Их можно включить в инструкцию по работе с подотчетными лицами, а также составить «памятку подотчетника» и раздать работникам, которые имеют дело с подотчетными суммами.

Выполнив эти условия, компания не только оградит работника от возникновения у него нежелательного дохода, но и без проблем признает произведенные расходы.

Объекта для ЕСН и пенсионных взносов не наблюдается

Светлана Князева, эксперт «УНП»

На сумму невозвращенного подотчета инспекции также необоснованно требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование.

Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика. А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Москве выпустило письмо с практическим пособием по ЕСН и взносам в ПФР для своих инспекторов (письмо от 15.08.06 № 21-11/ 72184@).

ВажноВо исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок. 2.3. Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Онлайн журнал для бухгалтера

Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет. Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией.

ВажноВ такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками. Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г.

№ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19). Выдать директору матпомощь или денежный подарок Для кого подходит: Для любой компании.
Когда выплата дивидендов запрещена? Выплаты дивидендов запрещены, если сумма чистых активов компании меньше уставного и резервного капитала. Активы рассчитываются на основании баланса по специальной формуле. Т.е. чистые активы — все оборотные и внеоборотные средства организации за минусом ее обязательств.

ИнфоЕсли у компании есть прибыль и сумма чистых активов позволяет выплачивать дивиденды, то для их получения компания должна провести общее собрание участников общества и принять решение о распределении доходов. Как получить дивиденды участникам ООО при УСН? 1. Для начала нужно составить бухгалтерскую отчетность (в том числе баланс и форму №2) на момент выдачи дивидендов (обычно квартал). 2. Затем рассчитать стоимость чистых активов на основании составленного баланса.
3. После чего на общем собрании участников принять решение о выплате дивидендов. 4.

Собственники компании имеют право пользоваться финансами компании неограниченно. Особенно часты случаи, когда владелец компании является его директором. Часто учредители просят бухгалтера оплатить их личные нужды или выдать им сумму наличными. Как выдать деньги учредителю с минимальными последствиями за такие выплаты? Можно ли выдать деньги компании просто так, как владельцу бизнеса? Как гласит закон, любая операция должна быть экономически обоснованна. Если выдача денег учредителю не подкреплена документами и деньги выданы просто так – то вы можете, в лучшем случае, «нарваться» на замечания банка, в худшем – на налоговые санкции. Как правильно оформить выдачу денег учредителю или директору? 1. Можно взять средства в подотчет. 2. Оформить договор займа и выдать займ. 3. Начислить и выплатить дивиденды учредителям. Займ и подотчет изначально предполагают возврат денежных средств.

Напечатать Тематики: Кассовые операции Показано только начало документа. Для просмотра всего текста необходимо оформить подписку на журнал АМБ-Экспресс: Можно ли выдать денежную сумму в подотчет учредителю ООО? Сотрудником фирмы он не является. П. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 12.10.2011 г.

№ 373-П, установлено, что для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, под отчет деньги могут быть выданы только работнику. Согласно ст. 20 ТК РФ работником признается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.
По желанию учредителя, он может оставить деньги себе, но тогда его ждет начисление налогов. Рассмотрим каждую ситуацию более детально. Как оформить подотчет учредителю? Деньги в подотчет выдаются только работникам компании и только на определенный срок. По истечении этого срока подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы, поскольку предполагается, что выданные в подотчет деньги должны тратиться на нужды организации.Что делать, если учредитель – директор потратил деньги на себя и не отчитался? В этом случае деньги становятся доходом учредителя, соответственно, с него начисляется НДФЛ 13% и страховые взносы компании с общей суммы, выданной в подотчет. Материальной выгоды здесь нет, следовательно, 35 % НДФЛ с виртуального дохода не платится.
Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят. Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев.

Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г.

Можно и на карту, но при условии

Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.

Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:

  • возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
  • чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
  • сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
  • к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Как можно тратить поступления на личный счет?

Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.

Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.

Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.

Неприятности от банка

Анализ судебной практики (по делам N 33-17131/2016, N 33-1316/2016, Определение от 07.09.2016 N 4г-10455/2016) показывает, что зачастую банки блокируют карты физлиц, на которые поступают подотчетные суммы, без объяснения причин. Связано это с отнесением такого перечисления к сомнительной сделке. Перечисление денежных средств физлицу, не являющемуся предпринимателем, с последующим обналичиванием таких средств, тем более на регулярной основе, оправдывает действия банков в соответствии с законом 115-ФЗ о легализации.

И только в случае представления документов, которые снимут подозрение банка и подтвердят экономический смысл перечислений, блокировка будет снята. На это нужно время и, возможно, дополнительные судебные расходы.

Перечисление под отчет на карточку проще и современнее, но предварительно нужно оценить возможные риски: списание поступлений в уплату долгов сотрудника, блокировка счета сотрудника банков до выявления обстоятельств. Поэтому при частых и значительных по суммам перечислениях целесообразнее воспользоваться предложением банка об открытии расчетной карты к счету организации.