Положение о командировках

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

  • «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2018»;
  • «Положение об охране труда работников — образец-2018».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2018 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2018 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2018 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2018

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2018 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина России от 19.06.2015 № 03-03-07/35548 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция.

В письме от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 чиновники Минфина уточнили, что распечатанный электронный посадочный талон, на котором отсутствует штамп о досмотре пассажира, не может подтверждать расходы на перелет. В этом случае факт перелета можно подтвердить справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем.

Как, по мнению Минфина, подтвердить расходы на перелет при отсутствии документов, см. .

О некоторых нюансах признания командировочных транспортных расходов читайте в материалах:

  • «Можно ли учесть для прибыли оплату дня пути в командировку или из нее, если он приходится на выходной?»;
  • «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359) или иной аналогичный документ (квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1, кассовый чек).

Счет из гостиницы является БСО и в силу этого подтверждает расходы даже при отсутствии кассового чека. Против такого подхода не возражают чиновники Минфина России (письмо от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556) и судьи (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07).

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте в статье «Как учесть расходы, если гостиницу за границей работник оплачивает рублевой картой».

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по .

Положение о командировках

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение работодателя оформляется обычно в виде приказа, образец которого мы приводили . А если запланированная командировка была отменена, то составляется новый приказ об отмене командировки.

Напомним, что не являются командировками служебные поездки работников, чья постоянна работа ведется в пути или имеет разъездной характер, а также направление работников на вахту (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 1.1 Основных положений, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (ч. 2 ст. 166 ТК РФ). В то же время, Положение, утвержденное указанным Постановлением Правительства, не регламентирует досконально все вопросы, связанные с командировками, и оставляет разрешение некоторых их них на усмотрение работодателя. К примеру, Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) не определяет единый порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками. Так, работодатель сам решает, в каком размере выплачивать работникам суточные при поездах по РФ и за границу. При этом он может предусматривать дифференцированный размер выплат для работников, занимающих различные должности (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1, п. 3 Письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Или, скажем, работодатель может закрепить единый порядок разрешения вопроса о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее.

Указанные и иные вопросы требуют уточнения со стороны работодателя и утверждения в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В качестве локального нормативного акта обычно разрабатывается Положение о служебных командировках.

Утверждаем Положение о командировках

Учитывая, что Положение о командировках не является обязательным документом, его структуру и содержание работодатель определяет самостоятельно. Примерную форму Положения о командировках (образец 2018) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Во многом такое Положение может дублировать аспекты, изложенные в Положении 749 о командировках, в 2018-ом году которое продолжает действовать (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Так, Положение о командировках может включать в себя, в частности, следующие разделы:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные командировки;
  • срок служебной командировки;
  • продление срока служебной командировки;
  • отзыв работника из служебной командировки;
  • гарантии работнику при направлении в служебную командировку;
  • размеры, порядок и срок возмещения работнику расходов, связанных со служебными командировками.

К примеру, в разделе «Общие положения» могут даваться понятие служебной командировки, приводиться термины, используемые в Положении, а также ограничения относительно направления в командировки отдельных категорий работников. А, скажем, в разделе «Порядок направления работников в служебные командировки» могут раскрываться порядок документооборота при направлении работников в командировку, и возвращении из нее, обязанности командируемых работников и лиц, ответственных за организацию служебных поездок работников.

Положение о командировках утверждается руководителем организации. Реквизиты приказа об утверждении Положения о командировках приводятся в таком Положении.

С утвержденным Положением о командировках, как с локальным нормативным актом работодателя, необходимо знакомить работников под роспись при их приеме на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Приведем образец Положения о командировках в 2018 году.

Пред. / След.

Разрабатываем положение о служебных поездках (Козырева Л.А.)

Быстрая навигация: Каталог статей Иные вопросы Разрабатываем положение о служебных поездках (Козырева Л.А.)

Дата размещения статьи: 19.07.2014

Водители транспортных компаний и экспедиторы, в отличие от других категорий сотрудников, ездят не в командировки, а в служебные поездки, нормативному регулированию которых уделено мало внимания. В результате на практике возникают различные вопросы, которые приходится решать, что называется, на месте: сегодня — так, а завтра — по-другому. Упорядочить расчеты с водителями и экспедиторами может самостоятельно разработанное положение о служебных поездках. Автор статьи дает рекомендации по разработке такого положения и его применению.
Что брать за основу при разработке положения?
Приходится констатировать, что именно нормативных документов, которые можно было бы взять за основу при разработке положения, а не писем и разъяснений чиновников, имеющих рекомендательный характер, не так много. В первую очередь это Трудовой кодекс, а именно ст. 168.1. В ней прописан перечень основных возмещаемых работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также связанных с работами экспедиционного характера. Список можно дополнить теми расходами, которых в нем нет, но которые возмещаются с разрешения или ведома работодателя. Например, это расходы на сотовую связь или на оплату запасных частей, используемых для ремонта ТС в пути.
Еще один документ, который может оказаться небесполезным, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки <1>. Его не нужно переписывать, следует обратить внимание на ценные рекомендации, которые могут в какой-то степени относиться к служебным поездкам. Еще один документ — Налоговый кодекс, в котором также уделено внимание командировкам, а не служебным поездкам. Тем не менее ориентироваться есть на что, а уж применять эти нормативные документы при разработке положения или нет — право хозяйствующего субъекта. Кроме того, можно также использовать сложившуюся практику и обычаи делового оборота. Напомним, что обычаем признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Не применяются обычаи, противоречащие обязательным для участников отношения положениям законодательства, договору (ст. 5 ГК РФ).
———————————
<1> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Определяем содержание (структуру) документа
Любой документ понятен и лучше воспринимается, если он имеет четкую структуру, тем самым он дает ответы на наиболее важные вопросы той сферы, которую он регулирует. Поэтому для начала определим возможные основные разделы положения о служебных поездках.
I. Список сотрудников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер.
II. Правила направления работников в служебные поездки.
III. Порядок выдачи подотчетных денежных средств «разъездным» сотрудникам.
IV. Размер возмещения расходов указанной выше категории персонала.
V. Правила представления отчетов о расходах в служебных поездках.
VI. Действия по возврату персоналом неиспользованных сумм (неподтвержденных затрат).
VII. Расчеты в безналичном порядке в служебной поездке работников.
Каждый из названных разделов может иметь подразделы, но автор предлагает сосредоточиться не на структуре положения о служебных поездках, а на его сути (содержании).
Список «разъездных» сотрудников
Очевидно, что в данный список в первую очередь включаются водители и экспедиторы транспортных компаний.
Законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ). Для водителей и экспедиторов данное условие выполняется в полной мере. К сотрудникам с разъездным характером работы можно отнести и снабженца, который не только связывается с поставщиками для обеспечения всем необходимым, но и сам вместе с водителем большую часть времени проводит в разъездах, в ходе которых приобретаются нужные материалы.
Пожалуй, это основные профессии, связанные с работой, осуществляемой в пути. Причем ст. 57 ТК РФ предусматривается в качестве обязательного условия для включения в трудовой договор, определяющего в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), отражение в заключенном с работником договоре того, что его работа носит разъездной характер. Кроме того, не лишним будет закрепить в должностных обязанностях то, что трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ перечень «разъездных» работников нужно закрепить в коллективном договоре, соглашениях или локальных актах (в частности, в положении о служебных поездках).
Правила направления в поездки
При рассмотрении этого вопроса воспользуемся Положением об особенностях направления работников в служебные командировки и отдельные его нормы применим к служебным поездкам. Сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, направляются в служебные поездки по распоряжению руководителя на определенный срок для перевозки (организации перевозки) грузов (пассажиров) из пункта отправления в пункт назначения, которые указываются в распорядительном документе — приказе (распоряжении) о направлении работника в служебную поездку. При этом выписывать командировочное удостоверение не обязательно.
Почему? Потому что оно в большей степени подтверждает прибытие и убытие работника в пункт назначения по отметкам принимающей стороны. Но при осуществлении перевозок их может и не быть, а подтверждающими выполнение служебного задания документами у водителя являются транспортная накладная (товарная накладная) и (или) путевой лист, у экспедитора — поручение, расписка в принятии груза и иные экспедиторские документы.
Срок служебной поездки определяется условиями договора (в части перевозок грузов — транспортной накладной) с учетом объема, сложности и других нюансов служебного поручения. Днем выезда в служебную поездку вполне можно считать дату отправления грузового автомобиля, автобуса или другого транспортного средства от автопарка, а днем приезда — дату возвращения водителя или экспедитора в автопарк организации. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в служебную поездку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
Время нахождения водителя или экспедитора в служебной поездке считается обычным рабочим временем, которое учитывается работодателем в табеле рабочего времени или в ином документе, используемом для контроля за работой сотрудника и начисления ему зарплаты. Наверное, это основные организационные моменты, связанные со служебными поездками.
Выдача средств на поездку
При составлении данного раздела положения о служебных поездках за основу можно взять правила, которыми установлена выдача денег на расходы в командировке, только изменить в отдельных местах формулировки. Например, работнику при направлении его в служебную поездку выдается денежный аванс на оплату расходов по приобретению ГСМ, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с перевозками (организацией перевозок) грузов и багажа.
О направлении работников в служебную поездку бухгалтерию нужно заблаговременно известить (за несколько дней) до даты выдачи наличных денег. Но можно этого требования и не вводить, а взамен наличных выдать работнику корпоративную карту (дебетовую, кредитную, дебетовую карту с установленным лимитом кредита). С расчетного счета на карту деньги можно перечислить в любой операционный период работы кредитной организации. Также средства для оплаты расходов в служебной поездке могут быть перечислены на зарплатную карту.
Сумма аванса указывается в распоряжении руководителя о направлении в служебную поездку, а сами денежные средства выдаются в подотчет на срок служебной поездки. Если денежных средств по тем или иным причинам не хватило, то на банковскую карту можно перечислить еще, в противном случае работнику придется добавлять свои деньги, которые затем по прибытии из служебной поездки возмещаются бухгалтерией.
Виды и размер возмещения затрат
Согласно ст. 168.1 ТК РФ водителям и экспедиторам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Все расходы (на приобретение ГСМ, оплату проживания, услуги связи) возмещаются в размере фактических затрат.
Отдельные правила установлены для суточных. Они возмещаются работнику за каждый день нахождения в служебной поездке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы определяются по отметкам пограничных органов в паспорте и иных документах, имеющихся у водителей (экспедиторов). В случае вынужденной задержки в пути (например, по причине поломки ТС или в связи с задержкой на таможне, в терминале) суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
Читатель, возможно, догадался, что эти нормы взяты из п. п. 11, 18, 19 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Почему бы их не применить к служебным поездкам? При направлении в служебную поездку на территорию иностранного государства следует предусмотреть возмещение дополнительных расходов, в частности, связанных с оформлением заграничного паспорта, визы и других выездных документов, с оплатой сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта, с оформлением медицинской страховки и иными обязательными платежами и сборами.
Напомним, в целях налогообложения для суточных, выплачиваемых в служебной поездке, не установлено ограничений, как это сделано для таких же выплат при направлении работника в командировку (п. 3 ст. 217 НК РФ). Само название — суточные — говорит о том, что такие выплаты определяются в зависимости от количества суток, проведенных в разъездах. Между тем за указанный период разные водители могут проехать разное расстояние и, соответственно, в разный срок доставить груз. Поэтому в качестве бонуса водителям могут устанавливаться суточные в определенной сумме за каждый километр пробега автомобиля. Начисление суточных производится один раз в месяц дифференцированно в разрезе каждого водителя, а основанием для их начисления являются данные по пробегу путевых листов за месяц. Такой порядок начисления суточных описан в Письме Минфина России от 05.07.2013 N 03-04-06/25956. Чиновники не видят нарушений в подобном порядке компенсации суточных и не ограничивают их обложением НДФЛ.
Кстати, трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих разные должности (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291). Но это касается служебных командировок, в них могут быть отправлены разные категории персонала. В служебные поездки направляются работники равных или сопоставимых должностей, и устанавливать кому-то меньше или больше не стоит, это может привести к спорам, а в сфере трудовых отношений дискриминация запрещена (ст. 2 ТК РФ).
Отчетность по поездкам
Отчетность «разъездного» сотрудника включает в себя два основных вида документов:
— подтверждающий оказание транспортных и экспедиторских услуг;
— подтверждающий произведенные подотчетным лицом расходы.
В положении о служебных поездках уделить внимание нужно обоим видам, но автор скажет несколько слов об авансовом отчете (ф. АО-1) <2>, форма которого пусть и не является обязательной для применения, но в то же время она привычна — бухгалтеры не собираются от нее отказываться. Ведь в недавно принятом документе — Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, посвященном новому порядку ведения кассовых операций, авансовый отчет назван тем документом, который подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Если применить сказанное к служебным поездкам, то трехдневный срок для представления авансового отчета следует исчислять с момента возвращения из такой поездки.
———————————
<2> Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Отдельный срок устанавливается для проверки представленного отчета, к которому прилагаются подтверждающие произведенные расходы документы (чеки и квитанции АЗС, гостиниц, операторов по приему платежей, документы, выдаваемые на таможенных постах, и т.д.). Если подтверждающих документов нет, то это является основанием для того, чтобы использованные суммы посчитать доходом работника, облагаемым НДФЛ. Правомерность такой позиции подтверждается судебными решениями <3>. Поэтому водители и экспедиторы, не вернувшие в срок неиспользованные суммы или потерявшие оправдательные документы, подтверждающие расходы, пусть пеняют сами на себя, а не на бухгалтера, насчитавшего НДФЛ с неподтвержденных затрат.
———————————
<3> См., например, Постановление ФАС ЗСО от 23.12.2013 N А27-1862/2013.
Расчеты по безналу
В настоящее время водители и экспедиторы рассчитываются в служебных поездках не только наличкой, но и с помощью банковских карт, как выданных на самих сотрудников (зарплатные карты), так и эмитентированных банком на имя компании (корпоративные карты). На данный момент специальных требований к совершению операций по банковским картам как для физических лиц, так и для организаций не установлено, поэтому порядок осуществления таких операций определяет держатель карты (с учетом условий договора, заключенного с банком) самостоятельно.
При этом не нужно утверждать отдельный документ. Достаточно добавить раздел к внутреннему положению о служебных поездках. Что же нужно указать в таком разделе?
Во-первых, то, что корпоративная банковская карта, оформленная на компанию (юридическое лицо), предназначена для оплаты расходов в служебной поездке. Основанием для выдачи карты является распоряжение руководителя о направлении водителя или экспедитора в поездку.
Во-вторых, то, что работники бухгалтерии отправляют в банк поручение на перечисление на корпоративную карту денег с расчетного счета в размере аванса, утвержденного руководителем. Если карта кредитная, то денежные средства на нее перечисляются с расчетного счета в пределах предоставленного лимита после осуществления подотчетным лицом расходов в поездке.
В-третьих, то, что авансовый отчет о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты, представляется в общем порядке. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование карты, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы производится согласно трудовому законодательству.
В-четвертых, то, что ответственность за сохранность корпоративной карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несет держатель карты (водитель или экспедитор). Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в бухгалтерию, которая связывается с эмитентом карты — кредитной организацией с целью блокирования операций по утерянной карте.
Пожалуй, это основные требования, направленные на укрепление дисциплины сотрудников транспортных и экспедиционных компаний при использовании платежных карт в служебных поездках.
Возврат неиспользованных сумм
В каком порядке возвращать неиспользованные суммы? Такой вопрос может возникнуть, если подотчетникам выдается аванс наличными или денежные средства перечисляются на зарплатную карту. Практика показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а бухгалтерия не торопится принимать меры по возврату неиспользованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и невозвращаемые суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а бухгалтер получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций.
Чтобы не доводить до этого, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной поездкой, производится удержание из заработной платы. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае разногласия придется решать в судебном порядке.
* * *
Итак, в статье автор не представил готового варианта положения о служебных поездках, так как у каждой транспортной или экспедиторской компании такое положение может составляться по-своему. В то же время выделены основные разделы, из которых должно состоять положение о служебных поездках персонала, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, рассмотрены основные вопросы и подвопросы. Надеемся, это поможет бухгалтеру разработать такой непростой и нужный внутренний документ.