Постановка на учет кассового аппарата в налоговой

Шаг 1. Покупка ККМ

Прежде чем покупать кассовый аппарат, стоит посетить свою налоговую инспекцию. Дело в том, что зарегистрировать можно только ККМ из перечня, занесённого в Государственный реестр ККТ. Приобретаемый аппарат должен быть оснащён ЭКЛЗ (защищённой электронной лентой контроля). Чтобы убедиться в правильности своего выбора наверняка, перечень разрешённых к применению марок и моделей кассовых машин лучше уточнить в налоговой по месту нахождения фирмы.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Где взять ККМ? Самое простое решение – обратиться в ЦТО (сертифицированный центр технического обслуживания кассовой техники). Сотрудники таких центров обычно в курсе всех нюансов и требований местных налоговиков. Они подготовят кассу к регистрации:

  • установят фискальную память;
  • выдадут пломбу в виде голографической наклейки;
  • подпишут договор на техобслуживание аппарата и его запуск в эксплуатацию;
  • заполнят необходимые бумаги (техническую документацию на ККМ).

Можно приобрести технику напрямую у производителя и оформить с ним договор на ТО, но тогда и обслуживаться придётся там же. Не запрещено покупать ККМ у посторонних фирм и даже с рук, но в таком случае необходимо с техпаспортом идти в ЦТО для постановки аппарата на учёт и подписания договора на сервисные услуги. Забирая у предыдущего хозяина б/у кассу, важно не забыть получить с него копию регистрационной карточки с записью о снятии ККМ с налогового учёта.

Шаг 2. Подготовка документов

Когда кассовый аппарат подготовлен к регистрации, необходимо оформить пакет документов для постановки ККМ на учёт.

1. Корректно заполненное заявление по установленной форме (образец нужно запросить в налоговой).

2. Документы на ИП или юрлицо:

  • оригинал свидетельства ИНН и ксерокопия;
  • ОГРН (свидетельство и его копия);
  • документы, подтверждающие права на помещение, где будет находиться аппарат.

3. Договоры с ЦТО:

  • на обслуживание;
  • на ввод в эксплуатацию;
  • прошитый и пронумерованный журнал вызова механика ТО по форме КМ-8.

4. Документация на ККТ:

  • техпаспорт (заполненный специалистом ЦТО);
  • инструкция;
  • паспорт версии ККМ и доплист к нему;
  • паспорт на ЭКЛЗ;
  • голографическая марка сервисного обслуживания (средство визуального контроля, наклеивается в ЦТО);
  • пломбирующие марки (4 шт., выдаются в сервис-центре);
  • накладные, квитанции и прочее, что подтверждает факт приобретения ККМ (это не обязательно, но могут запросить).

Все перечисленные документы подготовить в оригинале и копиях.

5. Комплект для кассира:

  • приказ о назначении;
  • кассовая книга (по форме КМ-4, пронумерованная, прошитая, с заверительной надписью главного бухгалтера и печатью).

6. Ещё понадобятся с собой:

  • паспорт заявителя;
  • печать (для юридического лица);
  • доверенность, если в ИФНС отправляется не руководитель фирмы, а его представитель.

Так как правила в территориальных инспекциях могут разниться, не исключено, что инспектор запросит копию последнего баланса или справку об отсутствии задолженностей перед государством. Во избежание недоразумений список всех этих документов лучше заранее уточнить.

Шаг 5. Получение карточки ККМ

После проведения фискализации инспектор берёт время (до 3 суток) на оформление карточки регистрации. Получить карточку и все ранее сданные оригиналы документов может и заявитель, и его доверенный представитель.

Сколько дней в итоге займёт постановка ККМ на учёт в налоговой, зависит от правил той или иной инспекции. Сама регистрация – дело 15–20 минут, всё остальное время отнимают очереди и оформление документов налоговым специалистом. Официальные сроки, в которые должна быть выдана карточка регистрация ККМ, – 5 дней с даты приёма заявления и проведения фискализации. На практике этот срок может составлять как 1–2 дня, так и 10–14 (если отдел регистрации работает только 2 раза в неделю или принимает по записи). В среднем на решение вопроса с кассой нужно закладывать, минимум, одну рабочую неделю.

В случае острой необходимости ускорить регистрацию можно через ЦТО: обычно технические центры предоставляют услугу срочного оформления кассовой техники. Что касается стоимости постановки ККМ на учёт,основные затраты составляет покупка самого аппарата (от 10000 рублей). Договор с ЦТО обойдётся в 1,5–2 тысячи рублей, в которые входят подготовка технической документации и журналов, комплект голографических наклеек и выезд специалиста в налоговую. Если поручить регистрацию ККМ инженерам техцентра (без присутствия представителя фирмы), базовую стоимость услуги можно смело умножать на 2.

Общие моменты ↑

В чем суть применения ККМ – в этом нужно разобраться до того, как вести кассовую дисциплину на предприятии.

Что это такое?

Контрольно-кассовой машиной называют инструмент, с помощью которого осуществляется контроль государственными структурами налично-денежного оборота, полноты и своевременным оприходования компаниями выручки.

Используется такая аппаратура для того, чтобы можно было упростить учет товара и контролировать продавцов. Кассовая техника применяется для произведения расчета за проданный товар и выполненные услуги.

Главной задачей является фиксация на бумажном носителе сделки купли-продажи. ККМ является автономным прибором, на котором кассиры набирают сумму и пробивают чеки.

ККМ не обязаны использовать такие компании, которые занимаются следующими видами деятельности:

  • торговлей на рынке, открытой площадке в специально отведенном месте (кроме киоска, ларька, магазина);
  • разносной торговлей с лотка;
  • продажей билетов, периодичной литературы;
  • торговлей напитками на разлив, рыбой, овощами;
  • приемом стеклотары и утилизацией сырья и т. д.

Главным критерием для освобождения от использовании ККТ является отсутствие доступа к электросети, чтобы обеспечить работу аппарата.

С какой целью проводится?

Для чего нужна регистрация ККМ? Такие аппараты регистрируют в налоговом органе по месту, где компания становилась на учет. Процесс обязательный.

Торговую точку периодически проверяют представители государственных инстанций на предмет работоспособности кассовой техники. Если будут зафиксированы нарушения, организация может получить большой штраф.

ККМ регистрируют для гарантии того, что предприятие будет применять исправные модели техники, которые соответствуют утвержденным правилам.

Процедура оформления техники связана с составлением договоров на техническое обслуживание с ЦТО. Как результат – машина исправна и проходит систематические проверки.

Правовое регулирование

Основным законом, что регулирует применение кассовых машин, является ФЗ № 54 от 22 мая 2003. В данном нормативном документе прописано обязательство по применению расчетов аппаратов, включенных в госреестр.

Законодательством установлено правила по учету и обслуживанию ККМ:

Обязательная регистрация фискальной памяти В отделении федеральной налоговой инстанции
Составление договора с организацией Что обслуживает юридическое лицо
Ведение документального оборота Журналов кассиров-операционистов, отчетности

У всей техники, предназначенной для проведения кассовых операций, должна быть фискальная память. Государством создан специальный реестр, где отражаются ККМ, что разрешены для применения.

Все модели относятся к каким-то типам и обозначено область их применения. Так как реестр постоянно корректируется, первым шагом до регистрации будет выбор подходящих видов аппаратов.

На портале федеральной налоговой службы есть все требования, которые выдвигают к контрольно-кассовым машинам. Это такие условия:

Техника должна иметь фискальный тип памяти Обязательно наличие корпуса, возможности печати чека и контрольных лент
Данные, что проходят через ККТ Не должны быть поддаваемыми корректировкам
Сведения должны храниться длительное время Независимо от потребления энергии
Все данные должны без изменения отражаться На кассовых чеках и контрольных лентах
Должна быть возможность внесения признаков режима Что свидетельствуют о том, что невозможно корректировать данные, которые проводятся с помощью платежной карты при расчете наличными средствами
Должно быть возможным выведение сведений Что отражены на контрольных лентах и в фискальной памяти ККМ
Должны быть часы Что отражают реальное время на чеке
Должно быть возможным внесение Сведений о пользователях в фискальную память техники
Машина должны быть исправной
Должны быть функция блокировки Если на кассовых лентах нет данных о фискальном режиме
Стоит иметь Все необходимые документы и т. д.

Постановка на учет ККМ в налоговой в 2019 году ↑

ККМ должны в обязательном порядке вноситься в реестр обслуживающих налоговых инстанций.

Проверяющие структуры имеют несколько информационных баз, на одной из которых содержатся сведения о зарегистрированной технике, а на другой – списки моделей, что запрещены к использованию по причине устарелости.

А значит, на этапе выбора такую информацию стоит уточнить, чтобы не приобрести запрещенный аппарат. Регистрируя ККМ в государственном реестре, отражают такие сведения:

  • марку;
  • наименование производителя;
  • данные о возможной версии программного обеспечения;
  • виды деятельности;
  • налоговый режим;
  • максимальные сроки первичной регистрации.

При желании пройти срочную регистрацию стоит учесть:

За день постановка аппарата на учет осуществляется в налоговом органе Что регистрирует кассу без предварительной записи
В отдельных офисах налоговой службы Что работают без предварительной записи, возможно ускорение процедуры, если будет оплачено большую сумму за услугу
Процесс будет ускорен Если регистрировать кассу по обособленным подразделениям

Перечень документов

При приобретении кассовой машины стоит представить:

  • ФИО или название фирмы;
  • ОГРН;
  • ИНН;
  • контакты.

Чтобы зарегистрировать контрольно-кассовый аппарат, нужно подготовить такую документацию:

  1. Заявление представителю налоговой службы, что будет проводить регистрацию.
  2. Свидетельство о постановке на учет в отделении ФНС.
  3. Справку о том, что недвижимость используется правомерно.
  4. Свидетельство о постановке на учет в МПР.
  5. Справки об аренде или подтверждающие права собственности.
  6. Формуляры кассовой техники.
  7. Технический паспорт машины, что регистрируется, с печатью и подписью (он заполняется представителем налоговой службы).
  8. Акты, что составляются пред использованием машины.
  9. Журнал, в котором ведется учет посещения работников ЦТО.
  10. Платежные документы, что подтвердят приобретение ККМ, оплату договоров с ЦТО.
  11. Опечатанные журналы кассиров.
  12. Отчетные балансы.

Ответственным лицом за проведение процедуры является представитель предприятия или его владелец.

Какой штраф за неприменение ККМ для ИП в 2019 году смотрите в статье: ККМ для ИП.

Что это ККМ, .

При приобретении ККТ и журнала, используемого при ведении кассы в ЦТО, определенные документы готовит технический центр:

Договора об обслуживании составляются в 2 экземплярах Представителю налоговой передайте оригинал
Паспорт на машину и ЭКЛЗ Электронную контрольную ленту защищенную
Журналы учета по форме КМ-4, КМ-8 Документы прошивают и нумеруют
Паспорт, дополнительные листы и марка-пломба Что относится к данному аппарату

Компания должна также иметь:

Приказ, составленный в отделе кадров Что свидетельствует о принятии на должность руководителя, главбуха и кассиров
Договор аренды Фактических и юридических адресов
Печать фирмы
Образец доверенности и удостоверение личности лица Что выступает в качестве заявителя

Для ИП обязательно представление свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Если у такого лица есть печать, стоит для регистрации ее взять.

В отдельных налоговых службах могут затребовать документ, что подтвердит отсутствие долга.

Оформляя доверенность, отразите данные удостоверения личности представителя, перечислите, какие действия он уполномочен совершать. Пропишите номер налоговой инспекции, где будет осуществлять процедура.

Пошаговая инструкция

Процедура регистрации осуществляется в несколько последовательных этапов, на которые влияет порядок, что установлен региональными отделениями налоговой службы.

Сначала предприниматель или представитель юридического лица подают подготовленный пакет документации в офис, осуществляющий контроль таких машин.

Далее работник налоговой службы будет проверять представленные справки. Если они будут соответствовать, заявителя пригласят в отделение, чтобы провести фискализацию кассовой техники.

В назначенный день придите в офис ФНС, где процедура регистрации будет проводиться в присутствии специалиста ЦТО.

Отправляясь в отделение государственного органа, возьмите и саму ККТ. Инспектор его обязан осматривать. Если вы не придете в назначенное время, вам могут отказать в регистрации машины.

Процедура для ИП проводится в местной налоговой инспекции. Юридическое лицо регистрирует ККМ там, где само становилось на учет.

Нередко имеет место несовпадение фактического адреса деятельности организации с местонахождением ФНС, где осуществлялась постановка на учет.

В таких ситуациях ближайшие отделения в соответствии с законодательством должны открывать новые отделы.

Кассовый аппарат может регистрироваться, как выездной, когда ему присваивают особый статус, за счет чего его можно эксплуатировать на территориях иных налоговых подразделений.

Когда представитель предприятия посетит регистрирующую инстанцию и определит место постановки на учет, техника должна подготовиться к использованию. А это может обеспечить налоговый инспектор или работник обслуживающих центров.

Руководство специалиста содержит виды такого процесса для каждой модели ККМ, но в каждой ситуации используются и общие правила:

Сначала активируют фискальную память Этим занимаются представители ЦТО
Затем инспектором вводится в базу данных сведения О заводских и регистрационных номерах, ИНН собственника, дате осуществления процесса и пароль
Если сданы все необходимые документы ФНС выдает компании справку о том, что резервируется фискальный номер техники. Срок ее действия – 5 дней. За это время представителю предприятия нужно обратиться в ЦТО, чтобы опломбировать и ввести машину в эксплуатацию
В ЦТО выдают акт о проведении опломбирования И несколько образцов о вводе в использование
Один образец справки о вводе в эксплуатацию Представляется в ФНС, где проводят процедуру
Затем следует получение свидетельства На каждый оформленный кассовый аппарат

Распишем действия механика при регистрации ККМ:

  • вводится в ККМ название компании;
  • активизируется и заводится в ККТ ИНН предприятия;
  • активизируется ЭКЛЗ;
  • пробиваются пробные 1 руб. и 11 коп.;
  • снимается первый Z-отчет;
  • снимается отчет по фискальной памяти на пробитую сумму;
  • снимается отчет по ЭКЛЗ на пробитую сумму;
  • заполняется форма КМ-1, паспорт аппарата, паспорт версии и дополнительный лист к данному документу.

Образец карточки

Вот так выглядит регистрационная карточка:

Установленные сроки

Процесс осмотра кассовой машины представителем ФНС – отправная точка в регистрационной процедуре. Если все сделано правильно, регистрация будет проведена за 5 дней. Платить при этом не требуется.

Но, как показывает практика, регистрация может длиться и до 2 недель. Чтобы ускорить процесс, можно обратиться к посреднической фирме, которая поможет с оформлением.

Если заказчик будет участвовать в процедуре, цена составит 1,5 тыс. руб. Если же такое предприятие самостоятельно будет решать все вопросы, стоимость увеличится до 2,5 тыс.

Особенности при регистрации кассового аппарата ↑

Выясним, что стоит учесть предпринимателям и компаниям, которые имеют обособленные подразделения.

Для ИП

ИП используют ККМ, если осуществляют операции с наличными средствами. При проведении безналичного расчета аппарат не потребуется.

Но расчеты интернет-магазина к таким расчетам не стоит относить. Если предприниматель работает на УСН, он применяет кассовую технику на общих основаниях.

Если физлицо переходит на ЕНВД или использует патент, применения ККТ не является обязательным. Об этом сказано в ФЗ № 54.

В таком случае можно будет использовать БСО или иные документы, на которых содержатся реквизиты ИП

Если индивидуальные предпринимателе на вмененке используют ККМ, что был зарегистрирован в федеральной налоговой службе, ему нужно будет придерживаться правил обслуживания, документооборота, что и при ОСНО.

Вмененщики не обязаны оформлять аппарат в налоговом органе. Машину можно использовать без ЭКЛЗ. Не нужно будет также предоставлять представителю проверяющей инстанции журнал кассира-операциониста.

Главная задача использования техники – поставлять данные, которые могут обеспечить качественность внутреннего учета.
Часто ККМ без регистрации настраивается на выписку документов, что выдаются при расчете с гражданами.

В чеке должны отражаться обязательнее реквизиты и должна стоить подпись кассира. Сам процесс регистрации ничем не отличается. Нужно будет собрать документы и заключить договор с ЦТО.

Регистрировать аппарат может предприниматель или его доверенное лицо. В первом случае подается паспорт, во втором кроме удостоверения личности также необходимо иметь и доверенность.

ФНС будет контролировать, правильно ли ведется кассовая дисциплина ИП, в полной мере ли ведется учет полученной прибыли. Назначается штраф:

Если нет ККМ при проведении расчета Когда такое обязательство установлено
Если используется аппарат Не прошедший регистрацию
Если нет ЭКЛЗ Срок действия которой не истек
Если применяется техника Что не включена в госреестр
Если повреждено пломбу на устройстве
Если не соответствует размер выручки в кассе Ее фактическому взносу

Применима ст. 14.15 КоАП России. Итак, ККМ должна применяться на любом режиме налогообложения, кроме ЕНВД и патенте. А значит, нюансы применения возникают именно в таких исключительных случаях.

Для обособленного подразделения

Часто торговая компания, косметический салон, аптека, гостиница, что имеет много подразделения, не знает, как быть с регистрацией кассовой техники и передачей аппарата в обособленное подразделение.

Если кассовый аппарат использует подразделение, регистрация осуществляется в региональной налоговой службе по месторасположению такого отделения компании.

Но в таком случае и само подразделение должно находиться на учете в ФНС. Представляется заявление в уполномоченный орган как при регистрации ККМ, так и при необходимости снять ее с учета.

Если организация имеет не одно структурное подразделение (и все они в разных регионах), то она вправе зарегистрировать их в одном из отделений территориального налогового органа на свое усмотрение.

Регистрация же кассовой техники возможна будет по месту регистрации таких подразделений (согласно Письму РФ от 10 июня 2011 № АС-4-2/9303@).

Заявление составляется по форме, которую утверждено Приказом от 9 апреля 2008 № ММ-3-2/152@. Подается оно на бумаге, но может иметь и электронный формат.

Если машина не будет зарегистрирована, ее обособленное подразделение не сможет использовать. Такие выводе отражены в ФАС Восточно-Сибирского округа от 17 февраля 2011 по делу № А19-14700/10.

Имеет место правонарушение, если используется ККМ, который числится за иным юрлицом. И кстати, при передаче аппарата структурному подразделению, предприятие должно составить соответствующий распорядительный акт.

Что это фискальная память контрольно-кассовой техники узнайте из статьи: фискальная память ККТ.

Как заполнить бланк заявления на регистрацию ККТ в 2019 году, .

Порядок применения ККМ при УСН для ИП в 2019 году, .

Представители подразделения могут поставить на учет ККМ, применяя программное обеспечение по вводу и формированию файла в формате передачи сведений заявления о регистрации аппарата.

Об этом сказано в Приказе от 14 марта 2012 № ММВ-7-6/155@

Как видите, чтобы без проблем осуществлять операции по расчету наличными средствами и платежными картами, стоит в обязательном порядке иметь ККМ.

А для этого устройство стоит зарегистрировать в уполномоченной инстанции, иначе применять технику нельзя. Чтобы процедура прошла быстрее, соберите заблаговременно все необходимые справки. Далее следуйте инструкции.

Предыдущая статья: ККМ для ИП Следующая статья: Регистрация ККМ

Что такое фискализация ККМ?

С точки зрения налоговой, фискализация контрольно-кассовых машин (ККМ) представляет собой ввод в кассовый аппарат, снабженный фискальной долговременной памятью, кода налогового инспектора. Но не все так просто.
Фискализация – обязательная процедура, который предстоит пройти владельцу ККМ перед легальным началом работы с данной техникой. Она производится по месту регистрации оргтехники, то есть в налоговой. Здесь инспектор проверяет поданные документы, осматривает аппарат и, если все правильно, вводит особый код, тем самым активируя фискальную память машины. После этого остаются мелочи – расписаться в журнале кассира-операциониста, проставить в нем печать налоговой инспекции и дату фискализации.
Для того чтобы понять, как же осуществляется фискализация в программном смысле, стоит определиться с понятиями. Главное из них — фискальная память ККМ. Она представляет собой набор программно-аппаратных средств в составе кассовой техники, позволяющий осуществлять ежесуточно (ежесменно) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, касающейся учета движения наличных денежных средств. Причем, пользователь не должен иметь возможности эти данные скорректировать.
Это важная часть ККМ, без которой кассовый аппарат был всего-навсего чековым принтером. Главная ее задача – фискальная, чтобы налоговые органы могли контролировать правильность осуществления расчетов и уплаты налогов и других обязательных платежей налогоплательщиками.
Хороший пример – платежные терминалы. Согласно изменениям в российском законодательстве, они должны проходить обязательную фискализацию. По сути, они оснащаются ККМ — фискальными регистраторами, состоящими из фискальной памяти, термопринтера и ЭКЛЗ (электронной контрольной ленты защищенной).
На деле чаще всего принтер в платежном терминале, который раньше просто печатал чеки, в центре технического обслуживания при помощи специального комплекта дорабатывают до фискального регистратора – пересобирают, устанавливают ЭКЛЗ, опломбируют, наносят марки-пломбы и голографические наклейки и оформляют акт ввода в эксплуатацию.
После фискализации ККМ на каждом чеке или отчете печатают специальный знак фискализации (фискальную эмблему) или же слова «чек фискальный». В противном случае появится сообщение «не фискальная операция».
Кстати, в случае с платежным терминалом важную роль играет работоспособность термопринтера, который чаще всего подвержен поломкам. Если он перестанет печатать чеки, прием платежей автоматически заблокируется.