Предоставление отпуска авансом

Чем обернется отпуск, предоставленный авансом

Начиная со второго рабочего года очередные отпуска предоставляются работникам независимо от того, сколько фактически отработано месяцев периода, за который предоставляется отпуск. В случае увольнения работника, получившего отпуск авансом, бухгалтер может столкнуться с проблемой удержания и учета для целей налогообложения сумм излишне выплаченных отпускных.

 

Трудовой кодекс допускает отпуск авансом

Конституция РФ гарантирует работникам, которые трудятся в организациях по трудовым договорам, предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). Для работодателя такая обязанность установлена в ст. 122 Трудового кодекса РФ.

В Трудовом кодексе есть одно ограничение. Оно относится к первому году работы физического лица в организации. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у работника только по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Но по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до окончания этого срока. Обратите внимание: в первый год работы пойти в отпуск досрочно имеют право:

— женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— работники в возрасте до 18 лет;

— работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

Со второго года работы работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в любое время года (согласно графику отпусков) независимо от того, отработал сотрудник рабочий год полностью или нет. Напомним, что рабочий год для каждого сотрудника определяется индивидуально с даты его трудоустройства в организацию.

Кроме того, ТК РФ не предусматривает предоставление отпуска пропорционально отработанному времени. Поэтому ситуация, когда отпуск предоставляется авансом, не только допустима, но и весьма распространена.

Если говорить о совместителях, Трудовой кодекс прямо предусматривает возможность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом. Дело в том, что работодатель должен отправить в отпуск совместителя в то же время, когда он берет отпуск по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ). При этом специалисты Федеральной службы по труду и занятости в своих разъяснениях указывают: даже если совместитель попросит предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск не одновременно с ежегодным отпуском по основному месту работы, то у организации нет достаточных оснований для удовлетворения такого заявления. Это связано с тем, что в данной ситуации работник не сможет полноценно отдохнуть, поскольку, находясь в отпуске по основному месту работы, он будет работать по совместительству, и наоборот (письмо Роструда от 08.05.2009 № 1248-6-1).

Как рассчитать задолженность

Если работнику предоставили отпуск авансом и после этого он увольняется, выходит, что он получил сумму отпускных в большем размере. Отпускные за неотработанные дни отпуска признаются задолженностью работника перед работодателем.

К сожалению, в Трудовом кодексе не сказано, как рассчитать дни отпуска, которые работник отгулял авансом. Поэтому можно воспользоваться методикой расчета, приведенной в п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169. Этот документ до сих пор действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Итак, сначала нужно определить количество месяцев, отработанных сотрудником в рабочем году, в счет которого был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Обратите внимание: в расчет включаются только полностью отработанные месяцы. Если месяц отработан не полностью, нужно действовать так. Остаток до 14 календарных дней включительно из подсчета исключается, а остаток от 15 календарных дней и больше округляется до полного месяца.

Пример 1

Менеджер ООО «Сегмент» Д.Ю. Петров 31 марта 2010 г. увольняется по собственному желанию. В феврале 2010 г. работник находился 28 календарных дней в ежегодном оплачиваемом отпуске. Рабочий год для предоставления отпуска — с 13 ноября 2009 г. по 12 ноября 2010 г.

Получается, что в рабочем году сотрудник отработал 4 месяца и 18 дней. Для расчета суммы удержаний количество отработанных месяцев по правилам округления будет равно 5.

Далее следует определить количество дней отпуска за отработанные месяцы исходя из расчета 2,33 дня за один месяц (28 дн. : 12 мес.) (письма Роструда от 26.07.2006 № 1133-6 и от 23.06.2006 №944-6). Умножением полученного количества дней на средний дневной заработок определяется сумма отпускных, причитающаяся работнику за отработанные месяцы.

Излишне уплаченная сумма определяется как разность фактически выплаченных отпускных и суммы отпускных за отработанные месяцы.

Справка

При определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено.

Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17)

Переплату можно удержать из заработной платы

Работодатель имеет право удержать задолженность работника из его заработной платы. Это позволяет сделать ст. 137 ТК РФ. В ней сказано, что удержание из заработной платы работника для погашения задолженности перед работодателем может производиться в том числе для возврата излишне полученных отпускных за неотработанные дни отпуска. Однако работодатель не всегда может воспользоваться данной нормой Кодекса. Удержание невозможно, если работник увольняется по одному из следующих оснований:

— отказ работника перейти на другую работу, когда такой перевод необходим ему в соответствии с медицинским заключением или у работодателя нет соответствующей работы (п. 8 ст. 77 ТК РФ);

— ликвидация организации или сокращение численности или штата (п. 1 и 2 ст. 81 ТК РФ);

— смена собственника организации (в отношении руководителя, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ст. 81 ТК РФ);

— призыв в армию (п. 1 ст. 83 ТК РФ);

— восстановление работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);

— неспособность к работе по медицинскому заключению (п. 5 ст. 83 ТК РФ);

— смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ);

— чрезвычайные обстоятельства — война, катастрофа и т.п. (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Работодатель имеет право взыскать из заработной платы работника не более 20% суммы причитающихся ему выплат (ст. 138 ТК РФ). На этом этапе возникает вопрос: нужно ли для определения максимальной суммы удержания заработную плату уменьшать на НДФЛ, начисленный с причитающихся работнику выплат? На этот счет существуют две позиции.

Сторонники первой позиции считают, что заработная плата должна быть уменьшена на сумму НДФЛ. Такая точка зрения основана на положениях ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». В ней сказано, что размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Однако в ст. 138 ТК РФ речь идет именно о заработной плате, причитающейся работнику, и ничего не сказано о том, что размер удержания определяется за минусом НДФЛ. А применять нормы Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ в данной ситуации некорректно. Ведь этот закон предназначается для определения условий и порядка принудительного исполнения судебных актов. Так считают сторонники второй позиции.

Нужно ли корректировать налоги и страховые взносы?

В момент выплаты отпускных налоговый агент обязан был удержать НДФЛ из доходов работника. Если сумма отпускных признается излишне выданной, получается, что работодатель удержал из дохода работника и НДФЛ в большей сумме. Поэтому при удержании излишне выплаченных отпускных необходимо вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ. Для этого работник должен написать заявление о возврате (п. 1 ст. 231 НК РФ). Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 14.01.2009 № 03-04-05-01/5).

Тем не менее, если отпуск, предоставленный авансом, и увольнение работника приходятся на один налоговый период, бухгалтер может скорректировать НДФЛ в момент расчета с работником. Для этого необходимо исчислить налог после того, как из заработной платы будут удержаны излишне выплаченные отпускные.

С суммы отпускных компания должна была начислить не только НДФЛ, но и страховые взносы во внебюджетные фонды. Нужно ли их пересчитывать, если часть отпускных оказалась излишне выданной. На наш взгляд, в данном случае перерасчет делать не надо. Просто в периоде увольнения страховые взносы будут начисляться на сумму дохода работника с учетом удержанных сумм.

Кроме того, компании не придется подавать и уточненные расчеты во внебюджетные фонды. Дело в том, что такие расчеты нужно представить только в том случае, когда бухгалтер обнаружит в уже сданной отчетности ошибки, приводящие к занижению базы для начисления взносов (п. 1. ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но в нашем случае в периоде начисления взносов на сумму отпускных компания не допустила ошибки. Значит, и уточненные расчеты сдавать не надо.

Заметим, что аналогичным образом рассуждали специалисты Минфина России при рассмотрении вопроса о корректировке ЕСН и взносов в Пенсионный фонд при удержании из доходов работника излишне выданных отпускных (письмо Минфина России от 06.03.2007 № 03-04-06-02/38). Такой же позиции придерживались и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 29.05.2008 № 21-18/461).

Что касается налога на прибыль, сумму удержанных отпускных необходимо включить в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467). При этом никакие уточненные декларации компания не должна представлять в налоговые органы. Ведь, как уже отмечалось, никакой ошибки допущено не было (ст. 54 НК РФ).

Внимание

При отражении в бухучете возврата излишне полученных сумм за отпуск на указанную сумму сторнируется дебет счетов учета затрат на производство и кредит счета учета расчетов с персоналом по оплате труда. Сумма средств, поступивших в кассу организации от увольняемого сотрудника, отражается по дебету счета учета кассы в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10)

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете удержание излишне выплаченных сумм отпускных отражается сторнировочными записями. Такой порядок Минфин России предложил в письме от 20.10.2004 № 07-05-13/10.

Пример 2

Продолжим пример 1. Допустим, сумма излишне выплаченных отпускных составила 4000 руб. Заработная плата за март 2010 г. — 25 000 руб. Излишне полученные отпускные удержаны из заработной платы. В организации принято решение, что максимальный размер удержаний из заработной платы работников определяется без учета НДФЛ. Максимальная сумма удержания составила 5000 руб. (25 000 руб. х 20%). Поэтому вся задолженность работника может быть удержана из его заработной платы.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 70

— 25 000 руб. — начислена заработная плата за март 2010 г.;

Дебет 70 Кредит 68

— 2730 руб. — удержан НДФЛ;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 70

— 4000 руб. — сторно на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;

Дебет 70 Кредит 50

— 18 270 руб. (25 000 руб. – 4000 руб. – 2730 руб.) — выплачена заработная плата с учетом удержанных сумм;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-1

— 609 руб. — начислены взносы в ФСС России;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-2

— 4200 руб. — начислены взносы в ПФР;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-3-1

— 231 руб. — начислены взносы в ФФОМС;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-3-2

— 420 руб. — начислены взносы в ТФОМС;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-4

— начислены взносы в ФСС России по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Взыскание через суд

Если работодатель не сможет полностью удержать задолженность из заработной платы сотрудника и при этом работник откажется добровольно ее погасить, организация может обратиться в суд. В данной ситуации неотработанные суммы отпускных будут расцениваться как необоснованное обогащение работника. А такие суммы подлежат возврату на основании ст. 1102 ГК РФ.

Заметим, что в ст. 1109 ГК РФ установлено, что заработная плата и приравненные к ней платежи, предоставленные физическому лицу в качестве средств к существованию, не подлежат возврату. Однако отпускные не являются заработной платой. Ею признается вознаграждение за труд (ст. 129 ТК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается и Роструд (письмо от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Пример 3

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что сумма излишне полученных отпускных составила 10 000 руб., а удержать из заработной платы удалось только 5000 руб. При этом работник отказался добровольно погашать остаток задолженность перед работодателем в размере 5000 руб. Руководство организации приняло решение взыскать сумму излишне полученных отпускных в судебном порядке.

В бухгалтерском учете сделана проводка:

Дебет 76 Кредит 70

— 5000 руб. — отражена задолженность по излишне выплаченным отпускным.

В налоговом учете излишне выплаченные суммы отпускных, которые не были возвращены работодателю, нельзя признать расходом. Дело в том, что этот расход не является обоснованным (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой позиции придерживаются налоговые органы (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

Однако из разъяснений Минфина России, содержащихся в письме от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799, можно сделать вывод, что корректировать расходы на сумму излишне выплаченных отпускных не нужно.

В тот момент, когда компания вернет излишне выплаченные отпускные, они будут включены в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467).

Внимание

Минфин России в письме от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799 разъяснил, что образовавшаяся задолженность по заработной плате за неотработанные дни отпуска, по которой истек срок исковой давности, не может быть принята к учету в целях налогообложения прибыли

За каждый официально отработанный месяц сотрудник зарабатывает 2,33 дня полноценного оплачиваемого отдыха. Таким образом, за год работы накапливается 28 отпускных дней. Это минимальные показатели, которые могут увеличиваться в зависимости от особенностей трудовой деятельности. Воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском можно только после шести месяцев непрерывной работы. В трудовом праве существует понятие отпуска авансом – это право использования дней отдыха, которые сотрудник будет отрабатывать в будущем.

Расчет отпускных

Сумма отчислений зависит от рабочего времени, прошедшего после трудоустройства. При этом в учет принимаются только те месяцы, которые уже отработаны. Алгоритм расчета следующий:

  • подсчет общей суммы прибыли за прошлые 12 месяцев (если срок работы в этой организации меньше, то считается меньший срок);
  • полученная сумма делится на количество отработанных дней;
  • результат умножается на число отпускных суток.

В формуле учитываются неотработанные дни. Получение выплат доступно за фактически отработанное время и за будущие периоды.

Пример расчета

Иванова устроилась на предприятие 4 февраля. 14 июня этого же года обратилась к руководству фирмы с заявлением о предоставлении полноценного, оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 суток. Служащий отдела кадров провел следующие расчеты:

  1. 4 – количество полных отработанных месяцев.
  2. 4 * 2,33 (отпускные дни засчитываемые за один месяц) = 9 (накопленные сутки).
  3. 28 – 9 = 19 (дни, предоставляемые авансом).

Директор удовлетворил заявление, и приказ был передан бухгалтеру, проведшему следующие подсчеты:

  1. 26 000 + 28 000 + 31 000 + 29 000 = 114 000 (совокупный доход за 4 месяца).
  2. 114 000 – 13% = 99 180 (заработная плата после вычета налога).
  3. 99 180 / 114 = 870 (размер отпускных за один день).
  4. 870 * 28 = 24 360 (полный размер оздоровительных выплат).

Таким образом, Иванова получила отпускные начисления в размере 24 тысячи 360 рублей.

Порядок предоставления отпуска

Процедура оформляется по алгоритму:

  • получение соответствующего заявления от работника, что подтверждает его желание уйти на преждевременный отдых (руководство фирмы не может принудить служащего к этому);
  • на заявлении должна быть проставлена резолюция директора, позволяющая оформить отдых авансом;
  • подготовка и передача приказа в кадровый отдел фирмы для реализации;
  • расчет денежных выплат согласно описанным выше правилам.

Подавать заявление нужно минимум за 10 дней до даты начала отпускного периода.

Образец заявления

Обязанность рассчитать отпуск ложится на работника кадровой службы. Служащий сверяется с датой трудоустройства лица, а также сведениями об использовании дней отдыха на текущий момент. Бухгалтерия, в свою очередь, уполномочена формировать размер отпускных с учетом того, что сумма за сутки, предоставленные авансом, будет позже удержана из заработной платы.

По ссылкам можно скачать бланк заявления работника и образец оформления документа.

Подавая заявление на оформление отдыха авансом, трудящийся гражданин должен понимать тот факт, что ему придется добровольно вернуть предприятию часть денежных выплат, а именно ту сумму отпускных выплат, которые еще не были заработаны в текущем году.

ВНИМАНИЕ! Если гражданин отказывается добровольно компенсировать затраты фирмы, то деньги будут взысканы в принудительном порядке.

Удержание за неотработанные месяцы при увольнении не будет осуществляться, только если контракт расторгнут по причине ликвидации фирмы, смены учредителя, реорганизации, сокращения штата или в случае призыва трудящегося в армию.

Отпуск авансом

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней должен предоставляться каждому работнику (ст. 115 ТК РФ). То есть за год работник «зарабатывает» себе 4 недели отпуска.

Вместе с тем в первый год работы право на отпуск появляется у сотрудника спустя 6 месяцев после трудоустройства, а по согласованию между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК РФ). Иными словами, уже через полгода работник вправе написать заявление на отпуск на все 28 календарных дней. Хотя к тому моменту «заработает» только 14 дней отпуска. И получается, что если работодатель удовлетворит просьбу работника, другие 14 дней отпуска будут предоставлены ему авансом.

Кстати, некоторым работникам отпуск по их требованию должен быть предоставлен до истечения указанных 6 месяцев, например, работникам в возрасте до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Само собой разумеется, что и для них это будет отпуск авансом.

Кроме того, отпуск авансом за следующий год может быть предоставлен работникам, которые давно трудятся в организации. Ведь сотрудник может израсходовать положенный ему отпуск за рабочий год и снова попроситься на отдых. И работодатель вполне может пойти ему навстречу.

Риски предоставления отпуска авансом

Главная опасность, которой подвергает себя работодатель, когда предоставляет работнику отпуск авансом, — это риск того, что работник свой рабочий год, за который уже использовал отпуск, так и не отработает. Ведь написать заявление на увольнение по собственному желанию он может в любой момент, в том числе в период нахождения в отпуске или сразу после выхода из отпуска на работу (п. 3 ст. 77, ст. 80 ТК РФ). И как тогда поступить?

В такой ситуации работодателю предоставлено право удержать из заработной платы работника образовавшуюся задолженность за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ, п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169).

Вместе с тем по общему правилу размер всех удержаний при выплате заработной платы не может превышать 20% ее суммы (ст. 138 ТК РФ). Конечно, в некоторых случаях этих денег для погашения всей задолженности может и не хватить. Тогда работодатель может попытаться договориться с работником, чтобы тот вернул долг в добровольном порядке. Если работник согласен, он может внести деньги в кассу организации или перевести их на счет.

А вот пытаться взыскать задолженность с работника через суд – плохая затея. Оснований для этого у работодателя нет. Поскольку в перечне случаев, когда с работника могут быть взысканы излишне выплаченные суммы, ситуация с неотработанными днями отпусками не упомянута (ст. 137 ТК РФ, ч. 3 ст. 1109 ГК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).

Что же остается, простить долг работнику? Но это невыгодно для целей налогообложения прибыли. Поэтому более простой вариант – подождать год с даты увольнения работника и после этого списать долг как безнадежный в составе внереализационных расходов (ст. 391, 392 ТК РФ, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

В каких случаях никакие удержания делать нельзя

Существует целый список случаев, при которых с сотрудника, отгулявшего отпуск авансом, нельзя удержать задолженность за неотработанные дни отпуска. К ним относятся случаи увольнения работника по следующим основаниям:

  • отказ работника от перевода на другую работу, на которую его необходимо перевести по медицинским показаниям, или при отсутствии у работодателя соответствующей работы (п. 8 ст. 77, ст. 73 ТК РФ);
  • ликвидация организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • сокращение численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
  • смена собственника имущества организации. В связи со сменой собственника могут быть уволены только руководитель организации, его заместители, главный бухгалтер (п. 4 ст. 81 ТК РФ, п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2);
  • призыв работника на военную службу либо направление его на гражданскую службу, альтернативную военной (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • восстановление на работе сотрудника, который ранее выполнял эту работу, по решению госинспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
  • признание работника полностью неспособным трудиться на основании соответствующего медицинского заключения (п. 5 ст. 83 ТК РФ, Приложение к Приказу Минздравсоцразвития России от 02.05.2012 N 441н);
  • смерть работника, признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ, ст. 42, 45 ГК РФ);
  • чрезвычайные обстоятельства, из-за которых продолжение трудовых отношений невозможно (военные действия, катастрофа, крупная авария, эпидемия и т.д.). Данное обстоятельство должно быть признано Правительством РФ или органом госвласти субъекта РФ (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Расчет суммы удержаний за неотработанные дни отпуска

Порядок расчета рассмотрим на примере.

Пример. Менеджеру по продажам Ерохиной Т.В., которая работает в ООО «Калейдоскоп» с 1 сентября 2015 года, был предоставлен отпуск продолжительностью 27 календарных дней с 4 по 30 апреля 2016 года. Среднедневной заработок для оплаты отпуска составил 1540 руб. А уже 17 июня она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний день ее работы пришелся на пятницу 1 июля 2016 года, поскольку уведомить работодателя об увольнении работник должен не менее чем за 2 недели (ст. 14, 80 ТК РФ).

Оклад работницы – 35 000 руб. Какую сумму за неотработанные дни отпуска работодатель должен удержать с Ерохиной Т.В.?

Первое, что необходимо сделать, это определить количество тех самых неотработанных дней отпуска. При стандартной продолжительности отпуска 28 календарных дней каждый отработанный в организации месяц дает работнику 2,33 дня отпуска (28 кал. дней / 12 мес.). Учитывая, что сотрудница проработала в организации 10 месяцев, то число неотработанных ею дней отпуска составило 3,7 дн. (27 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.)).

Тогда сумма отпускных за неотработанные дни составила 5698 руб. (1540 руб. х 3,7 дн.).

Удержания из зарплаты работницы производятся от суммы, оставшейся после уплаты налогов (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Сумма НДФЛ с зарплаты сотрудницы за июнь составит 4550 руб. (35000 руб. х 13%).

Максимальная сумма, которая может быть удержана из зарплаты работницы, выплачиваемой на руки, – 6090 руб. ((35 000 руб. – 4550 руб.) х 20%). Это больше задолженности за неотработанные дни отпуска, поэтому всю сумму работодатель сможет удержать из июньского дохода работницы.