Приходный кассовый ордер онлайн

Заполнение бланка ПКО: нюансы

Существует ряд нюансов, характеризующих процедуру заполнения бланка приходного кассового ордера. Рассмотрим их.

Графу «Структурное подразделение» следует заполнять, только если наличные средства принимаются от сотрудника организации. Если их передает другое юрлицо или физлицо, то в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк.

Пункты «Дебет», «Кредит» содержат счета Плана счетов (утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н) в соответствии с сутью хозоперации.

Графу «Код целевого назначения» заполняют организации, которые задействуют соответствующую систему кодирования.

Графа «Сумма руб., коп» формы КО-1 заполняется только цифрами, рубли и копейки разделяются запятой (например, «200,75»). В графе «Сумма прописью» прописью указываются рубли (с заглавной буквы первое слово), цифрами — копейки. Следует также поставить прочерк (если документ заполняется на компьютере, то непрерывную последовательность идущих друг за другом тире) в свободных местах соответствующей графы после указания суммы прописью.

Если фирма не работает с НДС, то в графе «В том числе» следует вписать «Без НДС». В противном случае – соответствующий размер НДС.

В пункте «Приложение» следует зафиксировать первичные документы, являющиеся основанием для внесения цифр в ПКО (например, отчет кассира).

Не считая основной части формы КО-1, потребуется также заполнить квитанцию, которая входит в структуру ПКО. Квитанция будет присутствовать в документе на одной странице с основной частью формы. Что касается проставления печати, то исходя из обычаев делового оборота, печать часто проставляется так, чтобы часть ее была на квитанции, а другая часть на ПКО. Заметим, что в этом случае возможны претензии со стороны налоговых органов. Однако их можно попытаться оспорить (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2010 № 07АП-1517/10). Кроме того, на сегодняшний день подобные споры представляются нам малоактуальными, так как в связи с вступлением в силу закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать для организаций перестала быть обязательным реквизитом.

См. также материал «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Ордер должен подписать кассир или иное уполномоченное лицо. Кассир сверяет подписи уполномоченных лиц на ПКО с образцами (кроме ситуации, когда приходник выписан в электронной форме).
Если документ заполняет ИП и не нанимает кассира, то соответствующие полномочия по подписанию документа возлагаются на него. Квитанция выдается лицу, которое внесло денежные средства в кассу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вы заполняете ПКО в электронном виде и подписываете электронной подписью, то квитанцию вносителю денежных средств вы можете отправить по его просьбе на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).

С 19.08.2017 кассир может выписать общий приходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму поступлений денежных средств, подтвержденную фискальными документами – кассовыми чеками и БСО онлайн-кассы (п. 4.1 указания № 3210-У).

Принципы ведения кассовых операций

Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под подпись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.

Оформление операций по приходу денежных средств в кассу в качестве выручки от реализации, в результате снятия наличных денег в банке, поступления заемных средств или взносов от учредителей, возврата подотчетных сумм оформляется с помощью ПКО (скачать бесплатно приходно-кассовый ордер (бланк-2017) можно в конце статьи).

Все операции по приходу наличных средств могут быть оформлены ПКО по унифицированной форме № КО-1. Хотя применение унифицированных форм с 01 января 2013 года не обязательно, предприятия продолжают пользоваться данной формой. Предлагаем вам образец заполнения приходного кассового ордера 2018 года.

Скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно можно в конце статьи.

Правила заполнения ПКО

ПКО выписывается в одном экземпляре кассиром и подписывается уполномоченным лицом.

Отрывная квитанция к ПКО, подписанная уполномоченным лицом и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный ордер остается в кассе.

По строке «организация» указывается наименование юрлица в соответствии с данными ЕГРЮЛ.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений, им могут присваиваться коды. В данном случае по строке «структурное подразделение» указывается наименование такого подразделения в соответствии с учредительными документами, а в графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения.

Законодательных требований об обязательной нумерации ПКО нет. При принятии решения о нумерации порядок ее следует установить локальным актом.

Дата составления ПКО — дата закрытия смены.

В графе «Дебет» отражается счет прихода денежных средств в кассу 50.01 «Касса организации».

В графе «Кредит» проставляются счета бухучета, на которых подлежат отражению операции по приему наличных. Примерный перечень проводок, отражающих прием денежных средств, вы можете скачать здесь.

Сумма полученных денежных средств указывается цифрами в графе «Сумма, руб. коп.» и прописью в соответствующих строках ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с заглавной буквы.

Сумма НДС (цифрами) прописывается в строке «В том числе». Если полученная выручка не облагается этим налогом, в строке делается запись «Без налога (НДС)».

Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу поступили средства целевого финансирования.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

В строке «Приложение» в зависимости от вида операции могут быть перечислены следующие документы:

  • отчет;
  • договор;
  • накладная;
  • счет-фактура;
  • банковский чек;
  • авансовый отчет и т. д.

Организации, использующие для ведения бухучета специальные программы, заполняют ПКО с учетом технических возможностей, заложенных в них. Также существует возможность заполнить приходный кассовый ордер онлайн с помощью некоторых Интернет-ресурсов; там же можно распечатать бланк приходно-кассового ордера.

Бланк ПКО

Каким требованиям должен соответствовать бланк ПКО?

Приходный ордер относится, согласно действующей классификации, к первичным бухгалтерским документам, а значит, к нему в полном объёме предъявляются требования, изложенные в статье 9 (часть 2) Федерального закона №402-ФЗ. В противном случае ПКО не может быть принят к расчёту, а в иногда, согласно статье 120 Налогового кодекса Российской Федерации, отсутствие правильно заполненных бланков может повлечь пересчёт налоговой базы и доначисление государственных сборов, что для плательщика, разумеется, невыгодно.

Заполнение приходного кассового ордера не представляет сложности

Требования к первичной документации не отличаются сложностью и запутанностью. Бланк приходного ордера, который в форматах DOC и XLS можно бесплатно скачать, перейдя по приведённым в конце статью ссылкам, в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

  1. Название («Приходный кассовый ордер»).
  2. Дата оформления.
  3. Наименование юридического лица — автора документа.
  4. Фактическая часть (приход).
  5. Величина прихода, исчисленная в государственной валюте.
  6. Должности ответственных лиц.
  7. Заверяющие подписи и печати.

Важно: как следует из части 5 статьи 9 вышеупомянутого Федерального закона, а также части 3 статьи 19 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» от 6 апреля 2011 года, бланки приходного кассового ордера и других первичных документов можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде; в последнем случае ПКО должен быть заверен усиленной цифровой подписью, соответствующей российским стандартам.

Согласно пунктам 4.1 и 4.6 Указания Банка России №3210-У, индивидуальные предприниматели, занимающиеся определёнными видами деятельности, могут быть освобождены от заполнения кассовых книг и документов, включая приходные и расходные кассовые ордера. Это, впрочем, нисколько не уменьшает возложенного на них налогового бремени: чтобы ознакомиться со своей текущей задолженностью, достаточно войти в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. На том же портале можно заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ, а вот чтобы оформить доверенность на представление интересов юридического лица, придётся обращаться к юристу: здесь налоговая служба не поможет.

Как заполнять бланк приходного ордера?

Хотя порядок заполнения бланка ПКО очевиден (достаточно вписывать в нужные поля нужные цифры), существует несколько тонкостей, способных упростить жизнь бухгалтера:

  1. Поле «Структурное подразделение» необходимо заполнять, если наличные переданы организации одним из её сотрудников. Если деньги поступают со стороны, от частного лица или компании, в графе можно поставить прочерк или отчасти устаревший знак идентичности (латинская Z, перечёркнутая двумя горизонтальными линиями).
  2. В разделы «Кредит» и «Дебет» заносятся, в соответствии с целью проводимой операции, счета из стандартизованного Плана счетов.
  3. Поле «Код целевого назначения» должны заполнять только юридические лица, использующие соответствующую систему.
  4. В разделе «Сумма» данные вносятся исключительно цифрами (например, 600,15 для 600 рублей 15 копеек). В следующей графе, «Сумма прописью», словами указывается сумма в рублях; копейки должны быть представлены, как и в предыдущем разделе, цифрами: к примеру, «Шестьсот рублей 15 копеек». Свободное пространство после суммы должно быть (от руки или на компьютере) заполнено прочерками или дефисами (тире).
  5. Если перечисление не облагается налогом на добавочную стоимость, в соответствующем разделе нужно сделать отметку «Без НДС».
  6. В «Приложении» требуется указать (зафиксировать) документы, служащие основанием для оформления приходного кассового ордера.
  7. Печать организации должна быть проставлена так, чтобы большая её часть осталась на основном бланке, а меньшая — на отрывной квитанции.
  8. Документ заверяется ответственным лицом: кассиром, бухгалтером, начальником отдела и так далее. Индивидуальный предприниматель, самостоятельно ведущий бухгалтерию, заполняет и подписывает бланк ПКО самостоятельно.

Важно: заполненный электронный документ может быть отправлен плательщику, в соответствии с его запросом, по электронной почте. Для получения бумажного документа ему необходимо явиться лично или оформить доверенность на третье лицо.

Что такое приходный кассовый ордер (ПКО) и для чего он нужен?

Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ кассовой дисциплины, который оформляется при каждом поступлении в кассу наличных денежных средств. Индивидуальные предприниматели с 1 июня 2014 года оформлять ордер, как и кассовую книгу и РКО, не обязаны.

Ордер оформляется в случае:

  • поступления в кассу денег от заказчика, покупателя;
  • поступления розничной выручки;
  • возврата наличности от подотчетных лиц;
  • внесения средств учредителей в уставной капитал;
  • внесения наличных денег для выдачи заработной платы и т. д.

Какие требования предъявляются к приходному кассовому ордеру?

Документ оформляется в одном экземпляре по форме КО-1 (код по ОКУД: 0310001). Его составляет работник бухгалтерии. На бланке проставляются подписи кассира и главного бухгалтера. Ордер остается в кассе, а квитанция к нему заверяется печатью кассира и передается лицу, сдавшему наличность.

Как заполнить форму ПКО?

При оформлении документа по форме КО-1 заполняются следующие поля:

  • Организация – правовая форма и название предприятия.
  • Код ОКПО по уведомлению из Росстата.
  • Наименование структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
  • Номер – порядковый номер ордера.
  • Дата составления – дата, когда в кассу были внесены наличные средства.
  • Дебет – номер бухгалтерского счета, по дебету которого оформляется приход денег.
  • Код структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
  • Корреспондирующий счет, субсчет – номер счета источника поступления наличности в кассу.
  • Код аналитического учета (при наличии).
  • Сумма – сумма переданных в кассу наличных денежных средств (цифрами).
  • Код целевого назначения (при наличии).
  • Принято от – ФИО частного лица или название организации, передавших денежные средства в кассу.
  • Основание – причина поступления наличных денег.
  • Сумма – сумма поступивших в кассу денег прописью.
  • В том числе – сумма и ставка НДС (цифрами) или надпись «Без НДС»/прочерк.
  • Приложение – реквизиты прилагаемой первичной документации (при наличии).

Все незаполненные графы должны содержать прочерк. В квитанции дублируются все внесенные в ордер сведения.

Нормативно-правовая база

  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
  • Указание ЦБР от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Образец приходного кассового ордера 2017-2018 года: скачать онлайн бесплатный шаблон

Кто подписывает

ПКО подписывает кассир, а также главный бухгалтер, либо бухгалтер.

Однако, кроме бухгалтера подписать кассовый документ может и любой другой сотрудник. Для этого на него издается приказ. Если бухгалтер в организации не предусмотрен, то вместо него подписывает ПКО руководитель компании и кассир.

Если в организации не предусмотрены кассир и бухгалтер, то руководитель (или предприниматель) один подписывает кассовый документ.

Частым вопросом у заполняющих ПКО сотрудников является место для печати. Считается, что печать должна стоять как на отрывной квитанции, так и на самом ПКО, который остается в организации. Но следует иметь ввиду, что согласно Постановлению Госкомстата №88 печать должна стоять на бланке в месте «М.П.». Так как «М.П.» стоит в отрывной части ПКО, следовательно и печать должна стоять только на квитанции.

Печать для этого можно использовать специальную, а не основную печать организации. Например, печать с надписью «ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ» или «ДЛЯ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ».

Отказаться ставить печать на ПКО могут только организации, которые ее не используют в соответствии с уставными документами. В том случае, если печать в организации используется, не ставить ее на ПКО нельзя, так как данный бланк предусматривает ее наличие.

Порядок оформления

  • Оформляет ПКО бухгалтер, принимая наличные средства. А затем передает его кассиру.
  • После этого, кассир должен проверить наличие всех подписей в кассовом документе, а также сверить их с образцами подписей. Кроме того проверяется соответствие суммы, записанной цифрами и прописью. Также проверяется наличие документов, перечисленных в «Приложении».
  • За проверкой документа следует пересчет денег. Делает это кассир в присутствии вносителя, таким образом, чтобы он видел действия кассира. Крупные организации подсчет наличных ведут не вручную, а с использованием специальной техники. Данные аппараты фиксируют значение проверяемой суммы, а вноситель может видеть этот процесс.
  • Если наличная сумма денег совпадает с суммой, указанной в документе, то кассир в ордере ставит подпись и печать. Отрывную квитанцию кассир отдает вносителю денежных средств. Если сумма при пересчете не сходится с указанной в ордере, то кассир либо возвращает лишние деньги вносителю, либо предлагает доплатить. Если вноситель довносить деньги в кассу отказывается, то кассир обязан вернуть деньги, а перечеркнутый ПКО вернуть бухгалтеру. Читайте также статью: ⇒ «Образец журнала регистрации кассовых документов (как оформить, форма КО-3)».

Ответственность за отсутствие кассового ордера

Если организация не формирует кассовые документы («приходники» и «расходники»), либо делает это несвоевременно, то ей грозит как административная, так и налоговая ответственность.

Первичные документы должны формироваться в соответствии с правилами бухгалтерского учета. Их отсутствие является грубым нарушением, за которое предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ. Штраф за нарушение составит:

  • 10 000 рублей – за нарушение в одном налоговом периоде;
  • 30 000 рублей – за нарушение в нескольких налоговых периодах.

Если данное нарушение привело к уменьшению суммы дохода, а значит и к меньшему значению налоговой базы, то штраф составит 20% от неуплаченной суммы налога, но не меньше 40 тыс. рублей.

Для того, чтобы избежать штрафов и споров с налоговой, приход выручки оформлять нужно в тот же день, в который она была получена. То есть нужно сформировать ПКО.

Административная ответственность, применяемая к руководителю организации может составлять:

  • 4000 – 5000 рублей – за полное отсутствие ПКО или несвоевременное его оформление;
  • 2000 – 3000 рублей – нарушение порядка хранения и сроков;
  • 300 – 500 рублей – за непредставление кассовых документов для контроля налоговиков.

Административная ответственность, применяемая к организации составит 40 000 – 50 000 рублей.

Следует иметь ввиду, что отсутствие такого кассового документа, как расходный кассовый ордер (РКО) тоже ведет ответственности. Причем, сумма, которую не провели по РКО приведет к недостаче денег в кассе и взыскиваться она будет с сотрудника, который несет за наличные денежные средства материальную ответственность. В качестве такого лица обычно выступает кассир.

Полезная информация: ⇒ «Кассовая дисциплина в 2018 году».

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

  • В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
  • Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
  • Затем в столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
  • В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
  • Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
  • В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
  • В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).

В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.