Расходная накладная

Содержание

Работа с накладными

Накладные используются для оформления операций, которые влияют на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом.
Для работы с накладными перейдите к блоку «Документы» — «Накладные» и выберите необходимый тип накладной. Подробнее о навигации по списку первичных документов см. раздел «Навигация по списку первичных документов».
Состояния и признаки накладных
В колонках списка счетов любого типа, помимо информации о счете, зарегистрированной во время создания (например, дата регистрации счета, его сумма и пр.) выводятся колонки дополнительных признаков и состояний.

Все входящие накладные (приходные накладные, накладные возврата от поставщиков, акты принятия товара на реализацию) имеют следующие признаки/состояния:

  • «Прн» — принята
    — входящая накладная проведена по складу – товар оприходован, произошло пополнение остатков на складе.
    — входящая накладная зарегистрирована в журнале, но еще не проведена по складу – товар не оприходован на склад и имеет состояние “Ожидание прихода”.

Все исходящие накладные (расходные накладные, отчеты реализаторов и пр.) имеют следующие состояния:

  • «Отг» – отгружена
    — исходящая накладная проведена по складу – товар отгружен, произошло уменьшение остатков на складе.
    – исходящая накладная зарегистрирована в журнале, но еще не проведена по складу – товар не отгружен со склада и имеет состояние “Резерв”.

Общие признаки входящих и исходящих накладных:

  • «Зкр» — устанавливается автоматически при установке состояния «Отгружена».
  • «Сф» — признак наличия счета-фактуры по накладной.
  • «О» — признак наличия оплаты по накладной.
    — накладная оплачена полностью.
    — накладная оплачена частично.
    — срок оплаты по накладной просрочен.
  • «В» — признак наличия возврата по накладной.
    — все товары накладной попали в документ возврата.
    — часть товаров накладной попала в документ возврата.
  • «Бух» – признак учета суммы накладной в бухгалтерских отчетах.

Приходные и расходные накладные

Приходные накладные отражают поступление/прием товаров от поставщиков. Расходные накладные отражают отгрузку/передачу товаров оптовым и мелкооптовым покупателям.

Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной

Чтобы оформить приход товара при помощи накладной, выполните следующие действия:

  • Создайте накладную так же, как любой первичный документ (подробнее о создании первичных документов см. раздел «Создание документа»). Для поступления товара используйте приходную накладную. Для отгрузки товара используйте расходную накладную.
  • После нажатия кнопки «ОК» в окне создания накладной программа предложит вам указать состояние товара:

Для приходной накладной:

  • ОЖПР – «ожидание прихода». Устанавливается про умолчанию после создания приходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Ож. приход» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
  • ОПР – «товар оприходован». Установите это состояние, чтобы оприходовать товар. Подробнее см. «Результаты операции» — «Движение товара».
  • ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финансовых отчетах). Для расходной накладной:
  • РЕЗ – «резерв». Устанавливается про умолчанию после создания расходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Резерв» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
  • ОТГ – «отгружен». Установите это состояние, чтобы отгрузить товар со склада. Подробнее см. Результаты операции, Движение товара.
  • ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации, не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финасовых отчетах).

Выберите необходимое состояние и нажмите «ОК» — накладная появится в списке накладных.
Результаты операции:
Движение товара
Приходная накладная: после установки состояния «Оприходован» товар будет оприходован, что вызовет увеличение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Расходная накладная: после установки состояния «Отгружен» товар будет отгружен, что вызовет уменьшение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Вы можете проверить движение товара по складам следующим способом:

  • Выберите необходимую накладную из списка накладных, выделив ее при помощи мыши.
  • Щелкните правой кнопкой мыши по необходимому товару спецификации и выберите «Информационная карточка товара» в контекстном меню.
  • Переключитесь на вкладку «Складское движение товара» в открывшемся окне, чтобы просмотреть информацию о движении выбранного товара по складу.

Взаиморасчеты с контрагентом
Приходные/расходные накладные отражаются в отчете «Взаиморасчеты» после установки состояния «оприходован» (для приходных накладных) и «отгружен» (для расходных накладных).
Подробнее об отчете см. раздел .
Примечание: описанные выше настройки возможных состояний товара установлены по умолчанию. Вы можете изменить настройки состояний или создать новые в разделе (Настройки — Настройки документов — Приходная (расходная) накладная — Свойства документа — Состояния).

Создание накладной на основании счета

Вы можете создать накладную на основе существующего в системе счета. Это позволит полностью или частично связать сумму счета с приходованием/отгрузкой товара. Для создания накладной по счету выполните следующие действия:

  • Найдите нужный счет в журнале счетов и выберите «Создать зависимый документ» — «Приходная накладная» (для входящего счета) или «Расходная накладная» (для исходящего счета). В результате появится окно приходной или расходной накладной с заполненными согласно счету реквизитами, но с незаполненной спецификацией.
  • В окне накладной перейдите на вкладку «Товары» — в верхней части окна появятся товарные позиции из спецификации счета.
  • Находясь в верхней половине окна, откройте контекстное меню и выберите «Взять все “максимальное” кол-во». В этом случае все товарные позиции счета перенесутся в накладную с соответствующими количествами.

    При создании расходной накладной также возможен:
  • Выбор «доступного» количества – чтобы использовать эту опцию, выберите «Все доступное кол-во» в контекстном меню. В спецификацию документа будет добавлено количество товара, указанное в колонке «Доступно». Подробнее о расчете доступного количества товара на складе см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада», вкладка «Настройки».

Создание накладной на основании нескольких счетов

Имеется возможность создать накладную по нескольким счетам, оформленным на одного и того же контрагента. Для этого необходимо промаркировать соответствующие счета (см. раздел «Типовые операции с первичными документами», подраздел «Маркировка документов») и выполнить действия, описанные в разделе «Создание накладной на основании счета».

Создание нескольких накладных по одному счету

Чтобы создать несколько накладных по одному счету, выполните следующие действия:

  • Повторите шаги 1-2, описанные в разделе «Создание накладной на основании счета».
  • Для выборочного ввода позиций из счета дважды щелкните мышью на выбранном в верхней части окна товаре, затем укажите количество в стандартном окне «Ввод товара» и нажмите кнопку «OК».

Указанное количество товара появится в спецификации накладной.
Чтобы создать еще одну накладную на основе того же счета, повторите описанные выше действия.
Каждый раз при создании зависимого документа на основании счета количество товара, доступного для выбора в спецификацию, будет уменьшаться на то количество, которое уже было ранее прикреплено к другим зависимым документам.

Распределение товаров накладной по заказам клиентов

Воспользуйтесь данной функцией для автоматического распределения товаров ПРИХОДНЫХ накладных по заказам клиентов. Для того, чтобы воспользоваться функцией, перейдите к списку приходных накладных, щелкните правой кнопкой в области списка и выберите «Распределение поставок по заказам клиентов» в контекстном меню:

Установите параметры распределения товаров накладных по заказам в открывшемся окне:
Файл:Nakl6.png

  • Распределить
    — Все подходящие поступления – по заказам клиентов будут распределены товары всех приходных документов, не привязанные к заказам клиентов.
    — Выбранные документы – по заказам клиентов будут распределены товары только выбранных приходных накладных (предварительно промаркированные приходные накладные или накладная, на которой был установлен курсов во время вызова функции).
  • Только поступления периода – установите флаг, чтобы выбрать период
  • Только поступления от поставщика – для распределения будут отобраны только приходные накладные с выбранной организацией-поставщиком.
  • Только на заказы клиента – отобранные товары будут распределены только по заказам выбранного клиента.
  • Только для торгующей организации —
  • Учитывать заказы поставщику
    — Если флаг не установлен, товары приходных накладных будут распределены в хронологическом порядке, т. е. товары будут распределяться в первую очередь на заказы клиентов, зарегистрированные на более раннюю дату.
    — Если флаг установлен, товары приходных накладных будут распределены в первую очередь по тем заказам клиентов, на основе которых были созданы заказы поставщикам.

После того, как все параметры будут установлены, нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна и дождитесь окончания операции.
Вы можете просмотреть результаты операции в разделе «Контроль заказов клиентов». В результате операции изменения произойдут в колонках «Принято под заказ», «Распределено под заказ», «Резерв». Подробнее см. «Контроль заказов клиентов». По результатам операции будут автоматически созданы документы резерва.

Возвраты поставщикам/возвраты покупателей

Документы данного типа используются для оформления возвратов поставщикам и возвратов от покупателей.
Вы можете создать независимый документ возврата, а также создать документ возврата на основе накладной.

Создание новой накладной возврата

Чтобы создать документ возврата поставщику/возврата покупателя, выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку документов возврата, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Выполните шаги 1-3 по созданию документа, как описано в разделе «Создание документа».
  • На вкладке «Товары» (см. «Ввод товаров в спецификацию документа») появится дополнительное представление товаров: подбор товаров для возврата.

    Если вы создаете документ «Возврат поставщику»: данное представление содержит список всех товаров, когда-либо приобретенных у поставщика и имеющихся в наличии.
    Если вы создаете документ «Возврат покупателя»: данное представление содержит список всех товаров, когда-либо приобретенных покупателем у вашей организации и имеющихся в наличии.
    В колонке «Кол-во» отображается количество товара, который был оприходован/отгружен по каждому документу.
    В колонке «Доступно» отображается доступное количество товара, рассчитанное по алгоритму склада или документа возврата. Подробнее о расчете алгоритма см.часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада».
  • Перенесите необходимые товары в спецификацию, как описано в разделе «Ввод товаров в спецификацию документа», и нажмите «ОК» в окне создания документа возврата – новый документ возврата появится в списке.

Создание документа возврата на основе накладной

Вы можете создать накладную возврата на основании как расходной, так и приходной накладной.
— Возврат поставщику – на основании приходной накладной.
— Возврат от покупателя – на основании расходной накладной. Чтобы создать документ возврата на основании накладной, выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку приходных/расходных накладных как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Найдите нужную накладную в журнале накладных и выберите «Создать зависимый документ» — «Накладная возврата от покупателя» (для расходной накладной) или «Накладная возврата поставщику» (для приходной накладной).
  • На вкладке «Товары» (см. «Ввод товаров в спецификацию документа») появится дополнительное представление товаров: по документу-основанию. На вкладке «Максим.» отображается количество товара, который был оприходован/списан при создании документа-основания (приходной или расходной накладной). В колонке «Доступно» отображается доступное количество товара, рассчитанное по алгоритму склада или документа возврата. Подробнее о расчете алгоритма см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада».
  • Перенесите необходимые товары в спецификацию, как описано в разделе «Ввод товаров в спецификацию документа», и нажмите «ОК» в окне создания документа возврата – новый документ возврата появится в списке.

При попытке списать количество товара, превышающее количество, указанное в колонке «Максим.», программа выдаст ошибку.
Результаты операции:
По движению товара и взаиморасчетам контрагентами документы возврата функционируют аналогично накладным.
Возврат от покупателя работает так же, как расходная накладная. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные».
Возврат поставщику работает так же, как приходная накладная. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные».

Акты принятия на реализацию

Акты принятия на реализацию используются для принятия товара на реализацию от партнеров.
Чтобы создать акт принятия на реализацию, выполните следующие действия:

  • Создайте акт принятия на реализацию так же, как любой другой документ. Подробнее о создании документов см. раздел «Создание документа».
    При создании документа выберите необходимый тип документа: акт принятия на комиссию, акт принятия на реализацию, акт принятия по договору агента — в зависимости от типа договорных отношений с контрагентом.

    При сохранении акта принятия на реализацию программа предложит вам установить состояние «Оприходован». Нажмите «ОК», чтобы сохранить это состояние.
    При необходимости вы сможете изменить состояние документа, как описано в разделе «Установка состояния документов». Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями приходных накладных. (см. «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной»).

Результаты операции:
В результате создания акта принятия на реализацию товар будет оприходован на выбранный склад, но при этом не возникнет взаиморасчетов с контрагентом, как при создании обычной приходной накладной.
Чтобы зарегистрировать взаиморасчеты с контрагентом-реализатором, выполните следующие действия:

  • Создайте расходную накладную, как описано в разделе «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной». При создании расходной накладной обратите внимание на то, что товар должен быть выбран из приходов, зарегистрированных в системе в результате создания актов принятия на реализацию. Подробнее выборе товара по приходам см. раздел
  • Создайте отчет реализаторов, как описано в разделе .

В результате описанных действий в списке документов «Отчеты реализаторов» будут созданы документы: отчеты комиссионера, отчеты реализатора, отчеты агента – в зависимости от документа-основания. Суммы этих документов будут учитываться во взаиморасчетах. Подробнее о работе с отчетом по взаиморасчетам с контрагентами см. раздел

Акты передачи на реализацию

Акты передачи на реализацию используются для контроля количества товара, передаваемого на реализацию партнерам.
Чтобы создать акт передачи на реализацию, выполните следующие действия:
Выполните шаги 1-3 создания документа, как описано в разделе «Создание документа».
На вкладке «Реквизиты» в поле «Покупатель» выберите контрагента, являющегося реализатором. Подробнее о создании организаций-реализаторов см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация», раздел «Все организации».

Установка состояния акта передачи на реализацию

При необходимости вы можете установить состояния акта принятия на реализацию при помощи функции «Установить состояние». Подробнее об установке состояния документов см. раздел «Установка состояния документов».
Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями накладных перемещения. Подробнее о состоянии накладных перемещения см. раздел «Накладные перемещения».
Результаты операции:
В результате создания акта передачи на реализацию товар, выбранный в спецификацию документа, будет оприходован на склад реализатора и списан со склада своей организации. При этом не возникнет никаких взаиморасчетов с реализатором.
Чтобы зарегистрировать продажу товара, указанного в акте передачи на реализацию, выполните следующие действия:

  • Создайте расходную накладную, как описано в разделе «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной».
  • На вкладке «Реквизиты»:
    — в поле «Продавец» выберите организацию-реализатора, указанную в акте передачи на реализацию.
    — в поле «Со склада» укажите склад реализатора (имеет то же название, что и организация-реализатор).

В результате описанных действий будет создана расходная накладная, сумма которой будет учитываться во взаиморасчетах с контрагентом-реализатором. Количество товара, введенное в спецификацию расходной накладной, будет списано со склада организации-реализатора.

Поставки/Отгрузки

Документы типа «Поставки» и «Отгрузки» используются для установки взаимосвязи между несколькими накладными и сопутствующими затратами.

  • Используйте документ «Поставки» для установления связи между несколькими ПРИХОДНЫМИ накладными и единой затратой.
  • Используйте документ «Отгрузки» для установления связи между несколькими РАСХОДНЫМИ накладными и единой затратой.

Чтобы создать документ «Поставки» или «Отгрузки», выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку документов «Поставки» или «Отгрузки», как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Нажмите кнопку «Создать» / щелкните правой кнопкой мыши в области списка документов и выберите «Создать» в контекстном меню.
  • Настройте параметры документа в открывшемся окне:

    — На вкладке «Реквизиты» установите реквизиты документа, как описано в разделе «Ввод реквизитов документа».
    — Переключитесь на вкладку «Документы», чтобы выбрать список накладных, к которым будет прикреплена затрата. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на вкладке «Документы» и выберите «Выбор документов» в контекстном меню / нажмите кнопку на верхней панели:

    В открывшемся окне выбора документов выберите период отбора документов, воспользовавшись фильтром на верхней панели – документы за выбранный период будут выведены на экран:

    При создании документа «Поставки» в список будут включены все ПРИХОДНЫЕ накладные за выбранный период.
    При создании документа «Отгрузки» в список будут включены все РАСХОДНЫЕ накладные за выбранный период.
    Выделите необходимые документы при помощи мыши, как описано в разделе «Маркировка документов» и нажмите кнопку «ОК» в окне «Выбор документов» — все отмеченные накладные появятся на вкладке «Документы». Товары, входящие в спецификацию, будут выведены под списком накладных.
    — На вкладке «Затраты» введите затраты документа, как описано в разделе .
    — На вкладке «Настройка» установите настройки документа:
    • Менеджер – выберите менеджера из справочника «Сотрудники».
    • Контрольный срок — установите контрольный срок документа.
    • Очередность – укажите очередность документа.
    • Штрих-код – введите штрих-код.
      — Нажмите кнопку и выберите тип распределения затрат по документу, как описано в разделе .
  • После того, как все параметры документа будут установлены, нажмите «ОК» в окне создания документа поставки/отгрузки – новый документ появится в списке.

Результаты операции
В результате описанных действий к списку затрат всех накладных, выбранных в документ поставки/отгрузки, будет добавлена дополнительная затрата. Данная затрата будет недоступна для редактирования в списке затрат каждой из накладных:

Общие моменты ↑

В российском законодательстве торговая деятельность, касающаяся приобретения и продажи товаров для использования их в предпринимательской деятельности, определяется как оптовая торговля.

Таковая базируется на переходе прав собственности на товарные ценности от продавца к покупателю, что рассматривается как реализация товара с точки зрения налогообложения.

В ст.223 ГК учреждено, что право собственности на товар передается в момент передачи. При реализации ТМЦ продавец получает доход. Его необходимо отобразить в налоговом и бухгалтерском учете.

В бухучете выручка отображается в момент отгрузки, независимо от времени оплаты покупателем. По бухгалтерскому законодательству всякий факт хозяйственной деятельности должен подтверждаться оправдательными документами.

Таковые выступают в роли учетной документации, на основании которой ведется бухучет. По п.2 ст.9 ФЗ №129 от 21.11.1996 (новая редакция ФЗ №402) допустимо употребление двух вариантов первичной документации:

Составленной по формам Приведенным в альбомах унифицированных форм
Составленной по независимо разработанным формам При отсутствии типовых аналогов

Нужно учитывать, что формы, созданные самостоятельно, принимаются к учету при наличии таких реквизитов:

  • название документа;
  • дата создания;
  • название организации, составившей документ;
  • суть хозоперации;
  • натуральные и денежные измерители хозоперации;
  • должности ответственных лиц и личные их подписи.

Типовые форматы первичной документации по учету учреждены Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998.

Указания по употреблению этих форм определяют, что для учитывания торговых операций, при каких выполняется передача прав собственности на товар, используется товарная накладная по форме ТОРГ-12.

На основании таковой продавец списывает товар, а покупатель – принимает его к учету. То есть форма является одновременно и расходной, и приходной накладной.

Но организация вправе использовать и самостоятельно созданную форму расходной накладной при присутствии в оной обязательных реквизитов.

Что это такое

Накладной именуется первичный учетный документ в бухучете. С его помощью осуществляется отгрузка товаров и их доставка от продавца к покупателю.

На основании данного документа проданные товары списываются с баланса компании. Расходная накладная являет собой документ, служащий основанием для отпуска ТМЦ.

При этом унифицированной формы как таковой не предусмотрено. Термин «расходная накладная» широко распространен, но при этом данный документ различен, в зависимости от обстоятельств.

Документ может создаваться в свободной форме либо в качестве основы выступает одна из унифицированных форм – ТОРГ-12, ТОРГ-13, ТОРГ-14.

При внутреннем учете используется расходная накладная простого шаблона, где наличествует название товара, его стоимость и численность передаваемых единиц.

Составляет расходную накладную материально ответственное лицо, отпускающее товар, в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки.

Для чего она нужна

Содержание расходной накладной зависит от вида осуществляемой операции. При использовании унифицированных бланков использоваться могут следующие бланки:

ТОРГ-12 Представляет собой товарную накладную, которая употребляется при продаже ценностей стороннему предприятию
ТОРГ-13 Является видом накладной на внутреннее передвижение
ТОРГ-14 Это расходно-приходная накладная, применяемая в мелкорозничной торговле

Основное назначение расходной накладной это отображение точного количества отпускаемых (реализуемых) товаров, их общей стоимости и цены за одну товарную единицу.

Как сделать возвратную накладную поставщику смотрите в статье: возвратная накладная.

Какие бывают виды товарных накладных, .

Данные сведения необходимы для достоверного отображения в учете продавца продажи товара. Покупатель на основании накладной принимает приобретенный товар к учету.

Нормативная база

Российское законодательство весьма поверхностно регламентирует документооборот с использованием расходных накладных.

Среди немногих правовых источников, касающихся использования расходных накладных, следует отметить Письмо Комитета РФ по торговле №1-794/32-5 от 10.07.1996.

По п.2.1.2 этого документа передвижение товара от продавца к покупателю сопровождается товаросопроводительными документами и в частности, накладными – расходными и приходными.

П.2.1.9 Письма гласит, что расходная накладная надобна и при возвращении товаров продавцу. П.2.2.4 определяет необходимость расходной накладной при отпуске товаров материально-ответственным лицам в процессе рабочей смены.

Для составления первичной документации по учету используется ряд унифицированных форм, принятых Госкомстатом.

С 2013 года, после принятия ФЗ №402 как новой редакции закона ФЗ №129 «О бухучете» использование типовых форм носит исключительно рекомендательный характер.

То есть организация вправе самостоятельно разработать форму расходной накладной и утвердить ее при наличии обязательных реквизитов, определенных п.2 ст.9 ФЗ №402.

Тем не менее, многие организации стараются придерживаться законодательно определенных форм и по-прежнему используют унифицированные формы.

Таким образом снижается риск возникновения претензий со стороны налоговых органов и исключается риск не принятия документа к учету.

Признакам расходных накладных на данный момент отвечают две унифицированные формы – ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

Порядок формирования документа ↑

Основным предназначением расходной накладной считается подтверждение факта передачи ТМЦ покупателю-контрагенту.

Бланк данного документа состоит из трех составных частей:

Вступительная часть «шапка»
Табличная часть Основная информация
Заключительная часть Подведение итогов и заверение документа

Во вступительной части отражаются наименования участников сделки, их реквизиты и основание осуществления операции (договор поставки и подобное).

Табличная часть расходной накладной содержит сведения о передаваемых товарах. При этом указывается их количество, цена за единицу, общая стоимость и иные важные характеристики.

В заключение указывается итоговая сумма, ставится печать и бланк подписывается участниками операции и ответственными лицами.

Как правило, бланк расходной накладной меняется редко. В основном организация применяет единожды утвержденный бланк.

Но какая бы форма бланка не применялась, унифицированная или самостоятельно разработанная, требуется обязательное его утверждение в составе учетной политики либо в виде отдельного приказа.

Форма утвержденного бланка

Хотя законом не запрещено использование расходных накладных свободной формы, в применении наиболее часто используются формы бланков ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

Обусловлено это тем, что в данных формах наличествуют все необходимые реквизиты. Но организация вправе сократить или дополнить унифицированную форму при необходимости.

Такая новая форма утверждается руководителем и впоследствии применяется как официальный документ первичного характера.

При утверждении формы расходной накладной необходимо чтобы таковая обладала такими графами как:

  • наименования продавца и покупателя с указанием их точных реквизитов;
  • указание вида товара с перечислением наиболее важных его характеристик;
  • отображение итоговых показателей по сделке;
  • указание ответственных за осуществление сделки лиц, их должностей и личных подписей;
  • печати организаций.

Пошаговая инструкция

Общие правила по заполнению расходных накладных таковы что:

Документ составляется в двух экземплярах Оригинал накладной должен наличествовать как у продавца, так и у покупателя
Все подписи должны сопровождаться Расшифровкой
Обязательно наличие печатей организаций
При выдаче товара обязательно отображение основания Как правило, составляется расходная накладная раньше, чем доверенность на получение ТМЦ, потому при составлении указываются реквизиты договора поставки. В момент получения в документ вписываются сведения о доверенности

Что касается особенностей заполнения, то пошаговая инструкция заполнения ТОРГ-12, расходной накладной на отпуск ТМЦ на сторону, такова:

Указываются сведения о продавце Плательщике, грузоотправителе, грузополучателе. Необходимо указание их точных реквизитов, включая банковские и контактные
Прописываются реквизиты договора поставки При задействовании перевозчика указываются реквизиты товарно-транспортной накладной
Прописывается номер самой расходной накладной и дата ее создания Таковая должна совпадать с моментом отгрузки
Приводится перечень передаваемых товаров С указанием идентифицирующих характеристик, а также количественных и стоимостных показателей
Отображаются сведения Обо всех приложенных к накладной документах
Проставляются подписи ответственных лиц И ставятся печати

Форма ТОРГ-14 используется при отпуске товаров продавцу на реализацию. Заполнение ее осуществляется по той же схеме.

Разница в том, что по завершении рабочей смены продавец передает вырученные от продажи средства в кассу организации. При этом в расходной накладной фиксируют данные о переданной выручке и оставшихся нереализованными товарах.

Заполненный образец

Приступая к заполнению расходной накладной впервые, желательно ознакомится с образцами уже заполненных накладных. Это поспособствует более точному пониманию правил заполнения документов.

Если используется самостоятельно разработанная форма, то изучение заполненных образцов поможет определить, какие реквизиты нужно добавить, а какие можно сократить.

Как выглядят заполненные образцы расходных накладных можно посмотреть на примере форм:

ТОРГ-12
ТОРГ-14 Страница 1, страница 2

Возможности онлайн

В ч.5 ст.9 ФЗ №402 от 6.12.2011 сказано, что первичную документацию можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном.

Видео: обучение 1С 8.2 — накладная и сч/ф

Также допускается как ручное заполнение расходной накладной, так и оформление ее при помощи технических средств. Чаще всего расходная накладная оформляется при помощи специальных бухгалтерских программ.

Но заполнить форму можно и без применения специального программного обеспечения, в режиме онлайн.

Используя специальные Интернет-ресурсы можно сформировать необходимый шаблон расходной накладной, заполнить его, а затем распечатать или отправить по электронной почте покупателю.

Такой документ как расходная накладная заполнить онлайн можно на следующих сайтах:

Formz.ru Где можно создавать собственные формы накладных или использовать уже готовые образцы. После регистрации появляется возможность сохранения созданных документов в личном архиве
Hotdocs.biz Предназначенный для создания любых первичных документов онлайн. Электронную форму документа можно передавать получателю посредством ссылки
Мое дело Являет собой программу Интернет-бухгалтерию, дозволяющую вести полноценный бухгалтерский учет и создавать любые формы документов с последующей их распечаткой

Как формируется расходная накладная в 1С

В профессиональной бухгалтерской среде неизменна популярность программ 1С. Как создать расходную накладную в данной программе?

Возможно ли заполнить накладную онлайн узнайте из статьи: накладные.

Как правильно заполнить накладную форму МХ-18, .

Образец приходной накладной, .

Пошаговая инструкция создания расходной накладной в программе 1С 8.2 такова:

Открыть главное меню И выбрать раздел «продажа»
Выбрать пункт «реализация товаров и услуг» Здесь можно выбрать готовый образец расходной накладной
Для создания нового документа выбрать кнопку «добавить» Программой будет создан новый документ с указанием обязательных реквизитов по умолчанию
Далее указывается вид операции В данном случае «продажа и комиссия»
Заполняются остальные реквизиты Контрагент, договор полставки, склад отгрузки и т.п.
Заполняется таблица Указываются реализуемые товары согласно номенклатуре и их количество. Далее программа самостоятельно рассчитает остальные показатели
Затем указывается дополнительная информация, при необходимости Тара, счет учета расходов, дополнительные реквизиты
После проверки внесенных данных нажимается кнопка «записать» Если вместо этого нажать кнопку «ок», то документ сохранится до момента, когда потребуется распечатка
После нажатия кнопки «записать» нужно немного подождать, пока программа сохранит документ Далее можно нажимать на кнопку «расходная накладная» и распечатать документ
Результаты работы также сохраняются В журнале расходных документов

В целом составить расходную накладную не сложно. Достаточно учитывать основные правила по составлению таких документов, соблюдать наличие обязательных реквизитов и оформлять документ непосредственно по факту свершения сделки.

Предыдущая статья: Возвратная накладная Следующая статья: Железнодорожная накладная

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

  1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
  2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
  3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
  4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)»).
  5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
  6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Расходно — приходная накладная (для мелкорозничной торговли)

  • Унифицированная форма ТОРГ-14
  • ОКУД 0330214
  • Применяется с 1 января 1999 года
  • Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132

1. Каким субъектом применяется

Применяется организациями, которые ежедневно передают свой товар продавцам для реализации на лотках, тележках, разносах и т.п.

2. Сколько экземпляров составляется

Составляется в двух экземплярах.

3. Кем из работников составляется

Накладную составляет материально ответственное лицо организации, отпускающее товар продавцу для мелкорозничной торговли.

Первоначально накладную подписывает лицо, отпустившее товар продавцу.

По окончании рабочего дня накладную подписывает продавец, сдавший материально ответственному лицу деньги и нереализованный товар.

После оприходования сданных денег накладную подписывает бухгалтер организации.

4. Что подтверждает

Подтверждает факт отпуска товара продавцу для мелкорозничной торговли и факт возврата продавцом остатка непроданных товаров и вырученных от продажи денег.

5. Порядок применения

Накладную составляет материально ответственное лицо при отпуске товаров продавцу для мелкорозничной торговли.

Первоначально оба экземпляра накладной подписывает лицо, отпустившее товар продавцу.

Один экземпляр накладной передается продавцу товара, второй экземпляр остается в организации, отпустившей товар.

По окончании рабочего дня в обоих экземплярах накладной производится запись о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров.

В случае если продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков.

После оприходования сданных денег накладную подписывает бухгалтер организации.

6. Место хранения

Один экземпляр накладной хранится в бухгалтерии организации.

Второй экземпляр накладной хранится у продавца товара.

>Бланк документа

  • Скачать форму ТОРГ-14 в форматах:
    в MS-Excel;
  • Образец заполнения формы ТОРГ-14.

>Публикации

Публикации по вопросам применения унифицированной формы ТОРГ-14:

  • Документальное оформление приемки товара