Т 54 лицевой счет

Когда применяют форму Т-54

Унифицированная форма Т-54 представляет собой документ, составляемый на текущий год по каждому работающему сотруднику. Дата первичного оформления этой формы (начало расчетного периода) соответствует дате приема на работу, дата завершения (окончание расчетного периода) — дате увольнения. За полный год, отработанный сотрудником в организации, даты начала и окончания расчетного периода соответствуют датам первого и последнего дней этого года.

Бланк формы Т-54, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, можно скачать на нашем сайте:

Скачать бланк формы Т-54

Форма Т-54 не является обязательной к применению. Обычно ее используют в крупных организациях, а небольшие фирмы и ИП считают достаточным ведение личной карточки работника (форма Т-2) и расчетно-платежных или расчетных ведомостей (формы Т-49 и Т-51). Информация, попадающая в личную карточку и в расчетную ведомость, объединена в форме Т-54.

Данные, внесенные в форму Т-54, являются основанием для расчета пенсии и должны храниться в течение 75 лет.

О том, как ведется учет персональных сведений, поступающих в ПФР, читайте в статье «Что такое индивидуальный персонифицированный учет?».

Как заполнить форму Т-54

В форме Т-54 ежегодно отражаются все сведения, необходимые для начисления производимых выплат, основания для удержаний и ежемесячный расчет выплачиваемых сумм.

В заголовочную часть документа заносятся сведения о работодателе (наименование, ОКПО, название подразделения) и о работнике (Ф.И.О., табельный номер, дата рождения, ИНН, страховой номер ПФР, код места жительства, сведения о семейном положении и наличии детей).

Табличная часть документа представляет собой 2 таблицы, в одной из которых отражены сведения, нужные для расчета ежемесячных выплат по заработной плате:

  • приказы, с помощью которых оформляется прием на работу и увольнение, устанавливаются размер заработной платы и доплат, условия труда;
  • приказы на предоставление отпусков с фиксацией условий их использования;
  • документы на условия производимых удержаний из зарплаты;
  • суммы доходов, подлежащие льготированию.

О доходах, освобождаемых от НДФЛ, читайте в материале «Ст. 217 НК РФ (2017): вопросы и ответы».

Вторая таблица содержит помесячный расчет начисленных доходов, удержаний и итоговой суммы зарплаты к выплате.

Полностью заполненная форма подписывается ответственным за ее ведение бухгалтером.

Пример заполнения формы Т-54 вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать пример заполнения формы Т-54

Лицевой счет. Форма Т-54

Лицевой счет — это бухгалтерский документ, отражающий все сведения о начислении заработной платы работнику компании. Открывается он при приеме сотрудника на работу. Открытием и ведением лицевых счетов занимается специалист бухгалтерии. В документе ведется запись о всех видах начислений и удержаний из заработной платы работника в течении календарного года. К начислениям относится оплата труда, материальные поощрения и различные социальные выплаты. К удержаниям — подоходный налог и страховые взносы, алименты и штрафы, профсоюзные взносы, кредитные платежи и пр.

Бланк лицевого счета (форма Т-54) состоит из титульной части и таблицы. В начале заполняется называние предприятия, его код ОКПО и дата открытия счета. Заполняются сведения о работнике: его ФИО, дата рождения, табельный номер, должность, семейное положение, и др. сведения из личной карточки (форма Т-2 ).

Таблица лицевого счета состоит из 49 граф, которые отражают все сведения о трудовой деятельности работника, отработанном времени по месяцам, о заработной плате (начислениях и удержаниях). В графах 1-8 указываются сведения о приеме на работу, переводах и увольнении, месте работы, должности, окладе, надбавках со ссылками на даты и номера приказов. В 9-16 графах заполняются данные об отпусках работника, их продолжительности и регламентирующих это событие документах. Графы с 17 по 21 заполняются в тех случаях, если к сотруднику применяются взыскания по исполнительным листам, приказам, удержания по кредитным договорам и др. В 22 графу вносятся сведения об удержаниях на детей, по инвалидности и пр.

Во второй половине таблицы отражаются данные о начислениях и удержаниях по месяцам. В 24-27 графы вносятся данные на основании табеля рабочего времени. Все произведенные начисления работнику записываются в 28-37 графы таблицы, а удержания — в 38-46. Если за предыдущие месяцы имеется задолженность у работника или предприятия, то она отражается в 47 и 48 графах. В итоге подбивается и проставляется сумма для каждого месяца, которая подлежит выплате сотруднику.

На основании лицевых счетов составляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 ). Срок хранения счетов на предприятии — 75 лет. За ненадлежащее хранение данного вида документации предусмотрены штрафные санкции законодательством РФ.

Особенности документа

Лицевой счет – это документ или регистр, используемый в бухгалтерской и кадровой работе. В России утверждена форма бланка сотрудника Т-54.

Личной документацией принято считать бумажный и электронный носитель информации о сотруднике. Сотрудник, устроившись на рабочее место, обязательно в бухгалтерии открывает лицевой счет, основанием для этого является приказ или копия приказа о вступлении в должность.

На каждого работника обязательно заполняется регистр, независимо от того, постоянная должность или временная. Форма Т-54 является накопительной ведомостью и содержит в себе информацию о начислениях заработной платы с начала года и до окончания. Работу по внесению данных в лицевые счета выполняет бухгалтер по заработной плате.

Функции лицевого счета

Лицевые счета работников отражают начисления и удержания заработной платы сотрудника. Ввод данных осуществляется на основе первичной документации или отчетности по выполнению услуг. К таким документам можно отнести табеля и графики рабочего времени, приказы или распоряжения, график отпусков, книгу учета отработанного времени, протоколы больничных листов, акты о выполненных работах или услугах, приказы о надбавках и премиях. Лицевые регистры отражают и удержания средств заработной платы с полной расшифровкой налогов и взносов. Как и расчетная ведомость, срок хранения счетов в архиве бухгалтерии – 75 лет. Бланк регистра следует заполнять на каждого сотрудника отдельно и вести учет на протяжении календарного года.

Крупные производственные фирмы, имея большой штат сотрудников, в обязательном порядке ведут личные счета, и такой документ очень удобен для выборок заработной платы конкретно для отдельных сотрудников. Ведь, ежемесячно начисляя заработную плату, бухгалтеру требуется произвести много дополнительных расчетов, например расчет отпуска, больничного листа, среднемесячной премии или материальной помощи. Для этого лучшим помощником является готовая выборка зарплаты в лицевых счетах. Еще дополнительную помощь оказывает регистр с выборкой при выдаче справок о заработной плате. Ведь ежемесячно требуется выбирать и делать около 20 справок. Как известно, бланк содержит выборку по оплате труда от 6 месяцев до целого года, и очень непросто приходится бухгалтеру выбирать ведомости и из каждой переписывать цифры в документ.

Предприятия маленьких масштабов, например индивидуальные фирмы, не ведут отдельной документации по лицевым счетам, а вставляют записи в расчетно-платежную ведомость. Формы расчетной ведомости Т-49 и Т-54 выполняются как одна.

В практике бухгалтерии ведется еще форма Т-54а, она используется для учета данных с помощью компьютера или другой вычислительной техники. Также очень часто при заполнении Т-54а выполняются расчеты или копирование данных с помощью разных программ, такая постановка облегчает работу бухгалтера. Расчет заработной платы в компьютере ежемесячно распечатывается на бумажных носителях и вкладывается к бланкам лицевого счета сотрудника, а если программное обеспечение при работе допускает использование кодов или сокращенных символов, то прилагается распечатанная расшифровка.

Оформление и дополнение счетов

Лицевые счета работников занимают одно из главных мест в документации по бухгалтерскому учету, и каждый бухгалтер должен уделять им особое внимание. Ежемесячное перенесение информации с расчетных ведомостей должно выполняться синей или черной пастой без помарок. Нельзя в работе допускать исправлений или использования корректирующих средств. Если в заполнении будет допущена ошибка, ее нельзя стирать или пытаться подправить цифры. Для этого следует перечеркнуть всю запись ровной чертой с правого верхнего угла в левый нижний и написать рядом правильную цифру. При заполнении лицевых счетов необходимо сверять все расчеты с ведомостями начислений и удержаний. Достоверность данных по удержаниям очень важна для страховых организаций.

Внося данные в счет, следует помнить, что через 10-20 лет такой документ будет нести много важной информации.

Примеры оформления

Бывают случаи, когда лицевые счета не ведутся в организациях, тогда данные следует точно отражать в расчетной ведомости по начислению заработной платы. Рассмотрим пример формы Т-54 для сотрудника учреждения. Бланк печатается на листах формата А4 в печатной форме или заполняется от руки. Лицевому счету каждого сотрудника присуждается цифровое число. Рассмотрим образец заполнения на примере одного месяца.

ООО «Авантаж»
Лицевой счет № 596 за 2016 год.
Сотрудник Сычева Наталья Валерьевна 21.07.1985 г.р. ИНН 256987400356
Москва, г. Люберцы, д. Попова, 34а, квартира 26.
Замужем, двое детей. Дом. тел. 54-89-56.
Принята на должность 18.08.2011, приказ №118 от 18.08.2011.
Отдел: централизованная бухгалтерия.
Должность: кассир.
Состояние: основное место работы.
Ставка 1.
Налоговая льгота – 1000,00 на первого и второго ребенка до 18 лет, очная форма обучения студента, курсанта с 01.08.2012 по 30.05.2018.

Виды расчета за январь 2016 г.
Оплата по окладу – 8500,00
– индексация – 0,00
– очередной отпуск – 0,00
– оплата больничного листа – 0,00
– оплата больничного за счет предприятия – 0,00
– налог с дохода – 750,00

Таким образом ежемесячно заполняются формы Т-54, после – каждый месяц по нарастающей.
Обязательно для составления документов лицевого счета необходимо использовать данные документации предприятия: личное дело сотрудника, табель отработанного времени, расчетную ведомость по заработной плате.

Также в обязательном порядке в форме должны быть прописаны следующие пункты:

  1. Название организации предприятия.
  2. Отдел или структурное подразделение работника.
  3. Лицевой счет сотрудника.
  4. Период расчета, обычно это календарный год с января по декабрь. Если сотрудник только устроился на занимаемую должность, то это обязательно необходимо учесть при составлении, записать номер и дату приказа о принятии.
  5. Персональные данные работника – фамилия, имя, отчество, идентификационный код, адрес прописки, семейный статус, количество детей, дата принятия на работу, дата рождения. Такая информация берется из кадровых документов или личной карточки сотрудника по форме Т-2.
  6. В таблице должны быть отведены графы под информацию об отпусках. Обязательно при выплате отпускных указывается вид отпуска: декретный, бесплатный, очередной оплачиваемый, социальный оплачиваемый, учебный на период сессии. Рядом с суммой оплаты отпуска или его неоплаты нужно проставить номер приказа и дату его вступления в силу.
  7. Лицевой счет обязательно должен содержать информацию об удержаниях и взносах. В регистре должно быть название удержания и его процентная ставка, также должны быть прописаны льготы по удержаниям. Если из заработной платы производятся выплаты алиментов, профсоюзных взносов, удержания по судебным актам или добровольная оплата услуг, то напротив каждого удержания должно быть прописано основание или приказ.
  8. Возле каждого месяца проставляется количество отработанных часов и дней. Если человек находился на больничном листе, то норма его дней будет меньше, и заработная плата будет уже зависеть от них.

Обязательно после отражения каждого месяца проставляются итоговые суммы начисления и удержания и выплат. Если по оплате труда будет задержка, то и эти данные следует отражать в документе. Обязательно бухгалтеру ежемесячно следует переносить информацию по начислению и удержаниям заработной платы. Исполнитель ставит свою подпись.

Образец заполнения Т-54

В верхнюю часть бланка Т-54 вносятся данные о сотруднике, для которого ведется расчет, указывается его ИНН, СНИЛС, наличие детей и семейное положение, дата приема на работу, ФИО и табельный номер, дата рождения.

Далее в верхней таблице заполняются сведения о:

  • приеме на работу (переводе, увольнении) — на основании соответствующих приказов;
  • предоставлении отпуска — также на основании приказа прописываются даты его начала и окончания;
  • удержаниях и взносах (их вид, период, за который удерживаются, размер);
  • стандартных налоговых вычетах по НДФЛ, на которые может рассчитывать работник.

Вся эта информация пригодится для расчета заработной платы сотруднику. На основании лицевого счета можно восстановить все данные о сотруднике, даже если приказы по его деятельности будут утеряны.

В нижней таблице на основании табеля учета рабочего времени и других документах, касающихся всех явок и неявок, отклонений от нормального рабочего дня, заполняются данные об отработанных часах (днях), обо всех начислениях по видам оплат. Выводится общая сумма начислений.

Далее заполняется часть таблицы, посвященная удержаниям (НДФЛ, алименты, по исполнительным листам, аванс). По итогам заполнения этой части таблицы выводится общая сумма удержаний, которая подлежит вычету из суммы начислений.

Если за работников или работодателем числится задолженность, то это отражается в графах 47 и 48, данные этих граф учитываются при расчете итоговой суммы зарплаты к выплате.

В лицевой счет вносятся данные в разрезе каждого месяца календарного года.

Заполняется лицевой счет бухгалтер.

Скачать образец документа

Лицевой счет форма Т-54 бланк — скачать .

Лицевой счет Т-54 образец заполнения — скачать .

Пример заполнения формы Т-54

Ведение лицевых счетов сотрудников по заработной плате обычно выполняет бухгалтер.

Бланк лицевого счета по заработной плате содержит титульную часть и большую таблицу из 49 граф.

Расчетный период – в поле «с» ставится дата приема на работу, если лицевой счет форма Т-54 заводится на уже работающего сотрудника, то начало любого года.

Далее в титульной части бланка Т-54 заполняются сведения о работнике на основании его анкеты и личной карточки Т-2.

В таблице формы Т-54 содержится 49 граф, отражающих информацию обо всех этапах трудовой деятельности работника, отработанном времени в каждом месяце и соответствующих начислениях и удержаниях.

В первых восьми графах отражаются данные о приеме на работу, переводах, увольнении.

Для каждого из этих событий указывает номер и дата приказа, на основании которого выполняется данное событие, наименования должности работника и структурного подразделения, в котором он трудится, указываются условия труда, тарифная ставка и надбавки.

В графах 9-16 отражается информация обо всех предоставленных сотруднику отпусках, вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, без содержания, учебный, по беременности и родам, по уходу за ребенком) пишется в гр.9. Далее номер и дата приказа, на основании которого работник идет в отпуск, а также его продолжительность.

Если к работнику применяются какие-либо удержания, то нужно заполнить графы 17-21. Сюда вносятся удержания по исполнительным листам, приказам о взыскании, договорам займа и пр.

Если работнику положен какой-либо стандартный вычет (в связи с инвалидностью, на детей или по другой причине), то его сумма пишется в гр.22 бланка Т-54.

Вторая часть таблицы лицевого счета посвящена начислениям и удержаниям. Здесь для каждого календарного месяца заполняется отдельная строка. Месяц указывается цифрой «01», «02» и далее до «12».

На основании табеля учета рабочего времени, в котором отражаются явки и неявки работника в течение месяца, заполняются графы 24-27.

В графах 28-37 указываются все начисления в текущем месяце в адрес работника: по трудовому договору, по договору гражданско-правового характера, отпускные, больничные, дивиденды и прочие доходы.

Удержаниям посвящены графы 38-46. Сюда включаются выданные ранее авансы, НДФЛ и др.

Наличие задолженности за предыдущие месяцы за работником или за работодателем отражаются в графах 47, 48.

На основании заполненных граф 23-48 для каждого месяца считается итоговая сумма, которая должна быть выплачена работнику.

В качестве примера предлагаем посмотреть образец заполнения лицевого счета сотрудника форма Т-54 по ссылке ниже.

Бланк и образец

Скачать образец Т-54– ссылка.

Лицевой счет работника форма Т-54 – скачать бланк в excel.