Учет экспонатов в музее

УЧЕТ ЭКСПОНАТОВ И ФОНДОВ В МУЗЕЯХ

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Музеи и музеи-заповедники — учреждения культуры, которые хранят, изучают и публично представляют культурные ценности. В последние годы музеи осваивают также интернет-пространство, создавая виртуальные музеи. Учет музейных предметов и коллекций имеет целый ряд особенностей.

Собственность на музейные предметы

Музейным предметом, согласно статье 3 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях Российской Федерации» (далее — Закон № 54-ФЗ), признается культурная ценность, качество либо особые признаки которой делают необходимым для общества ее сохранение, изучение и публичное представление, а музейной коллекцией — совокупность культурных ценностей, которые приобретают свойства музейного предмета, только будучи соединенными вместе в силу характера своего происхождения, либо видового родства, либо по иным признакам. Совокупность постоянно находящихся на территории России музейных предметов и коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением ограничений, установленных Законом № 54-ФЗ, образует музейный фонд.
Музейные предметы и коллекции, включенные в состав Музейного фонда РФ, могут находиться в государственной, муниципальной, частной или иных формах собственности (ст. 6 Закона № 54-ФЗ). В то же время музейные предметы и коллекции музея могут входить в Музейный фонд РФ или не входить в него.
В состав государственной части Музейного фонда РФ входят музейные предметы и музейные коллекции, находящиеся в федеральной собственности и в собственности субъектов РФ, независимо от того, в чьем владении они находятся.
Музейные предметы и коллекции, приобретаемые государственными музеями и иными государственными учреждениями за счет средств учредителей либо за счет собственных или иных средств, входят в состав государственной части Музейного фонда РФ (ст. 13 Закона № 54-ФЗ).
Оборот предметов и коллекций, входящих в Музейный фонд РФ, ограничен. Передача прав собственности и другие действия физических и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в их отношении, производятся только после регистрации сделки в Государственном каталоге Музейного фонда РФ (ст. 10 Закона № 54-ФЗ). Отчуждение таких предметов и коллекций может осуществляться только по специальному разрешению Минкультуры.
Музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, закрепляются за государственными музеями, иными государственными учреждениями на праве оперативного управления (ст. 16 Закона № 54-ФЗ). Государственные музеи, которым они переданы в оперативное управление, обязаны обеспечить:

физическую сохранность и безопасность музейных предметов и музейных коллекций;
ведение и сохранность учетной документации, связанной с этими музейными предметами и музейными коллекциями;
использование музейных предметов и музейных коллекций в научных, культурных, образовательных, творческо-производственных целях.

Музеям субъектов РФ и муниципальным музеям музейные предметы и коллекции, входящие в Музейный фонд РФ и находящиеся в федеральной собственности, передаются в безвозмездное пользование.

Статья: Музей на предприятии (Моисеев М.В.) («Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, n 9)

«Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, N 9
МУЗЕЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Как известно, многие промышленные предприятия имеют на своем балансе музеи. Нет, речь не идет об исторических или художественных музеях, мы говорим о музеях предприятия, в которых представлена продукция завода, его история и достижения.
Обычно деятельность подобных подразделений не приносит доход, то есть при музее нет билетной кассы, и никто не бегает по территории с входным билетиком. Этот факт зачастую и ложится в основу того, что большинство предприятий остерегаются признавать затраты по содержанию музея в целях налогообложения прибыли, а ведь есть еще и НДС… Но обо всем по порядку.
Налог на прибыль
Всем известно, что основным из критериев признания расходов является их экономическая обоснованность, то есть направленность на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Любые затраты, не отвечающие данному критерию, не учитываются при налогообложении прибыли (п. 49 ст. 270 НК РФ).
Конечно, предприятие может рискнуть и учесть музейные расходы при налогообложении прибыли, а там, мол, пусть налоговики доказывают, что этого делать было нельзя. Кстати, подобная позиция высказывалась в Письме Минфина России от 31.08.2007 N 03-03-06/1/629 и в Определении КС РФ от 04.06.2007 N 366-О-П. Кроме того, она неоднократно поддерживалась арбитрами различных федеральных судов. Так, например, в Постановлении ФАС СЗО от 19.03.2008 N А56-13180/2007 отмечается, что нормы, содержащиеся в абз. 2 и 3 п. 1 ст. 252 НК РФ, не допускают их произвольного применения, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (см. также Постановление ФАС СКО от 29.04.2008 N Ф08-2243/2008 ).
———————————
Определением ВАС РФ от 01.08.2008 N 9785/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора.
В то же время не менее распространена и иная позиция, в силу которой потрудиться в сборе доказательств необходимо налогоплательщику. Вот только некоторые из судебных актов.
Постановление ФАС ВСО от 10.07.2008
N А10-5545/06-Ф02-3129/08
Статьями 247 и 252 НК РФ предусмотрено, что при налогообложении полученной российскими организациями прибыли доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Из содержания приведенных правовых норм следует, что обоснованность расходов, связанных с приобретением сырья и товаров, а также вычетов налога на добавленную стоимость, предъявленного по этим операциям, должен доказать налогоплательщик. При этом документы, представленные им, должны отвечать установленным требованиям и содержать достоверные сведения об обстоятельствах, с которыми законодательство связывает правовые последствия.
Постановление ФАС ЗСО от 06.08.2008
N Ф04-3982/2008(7452-А75-40)
Согласно ст. 65, ч. 5 ст. 200 АПК РФ каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать те обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований или возражений. Обязанность доказывания обстоятельств, послуживших поводом для принятия оспариваемого решения, возлагается на орган, который принял данное решение. В то же время расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (как и право на налоговый вычет), носят заявительный характер, в связи с чем именно на налогоплательщика возложена обязанность доказать правомерность и обоснованность уменьшения налогооблагаемой прибыли, в том числе путем представления документов, отвечающих критериям ст. 252 НК РФ, а также опровергнуть соответствующие доводы и доказательства налогового органа.
К аналогичным выводам пришли арбитры и в Постановлениях ФАС ЗСО от 12.05.2008 N Ф04-2991/2008(5026-А70-40), Ф04-2991/2008(5359-А70-40), ФАС ПО от 17.07.2008 N А12-1137/08, ФАС СЗО от 26.02.2008 N А05-3783/2007.
Итак, суды расходятся во мнениях относительно того, кто все-таки должен доказать суду правомерность осуществленных расходов, в этой связи логично готовиться к самому плохому и собирать доказательства самостоятельно, ну а если они не понадобятся, то в этом нет ничего страшного. Гораздо хуже оказаться не подготовленным к противостоянию с проверяющими.
Полагаем, что в подобной ситуации наилучший способ — это вооружение фактами, с которыми другие предприятия уже одерживали победу в споре с налоговиками. Обратимся к арбитражной практике. Наиболее убедительной победой, на наш взгляд, стало Постановление ФАС ПО от 25.04.2008 N А57-10434/06. Как видно из материалов дела, инспекция просчитала, что ОАО «Саратовский подшипниковый завод» неправомерно учло в расходах затраты по содержанию музея предприятия, поскольку, по мнению проверяющих, данные расходы не связаны с производством.
Судами установлено, что музей ОАО является важным подразделением завода, участвующим в производственной деятельности. Он открыт для доступа потребителей и деловых партнеров предприятия, которые имеют возможность ознакомиться с полной номенклатурой выпускаемой заводом продукции, что способствует заключению договоров с потребителями, то есть фактически музей является выставочным залом предприятия. Кроме того, согласно инструкции общества «О порядке оформления приема на работу, перевода и увольнения работников предприятия» для соискателей работы в обязательном порядке производят ознакомление с историей завода и выпускаемой продукцией.
Судебными инстанциями сделан вывод, что расходы по содержанию и эксплуатации заводского музея ОАО непосредственно связаны с производством и реализацией продукции, следовательно, решение о привлечении к налоговой ответственности в части доначисления налога на прибыль организаций в связи с непринятием налоговым органом расходов на содержание музея является недействительным.
Отстояло право на уменьшение налогооблагаемой прибыли и ОАО «АвтоВАЗ», это видно из Постановлений ФАС ПО от 29.09.2005 N А55-19867/04-11 и от 06.10.2005 N А55-1332/05-31.
Здесь необходимо сделать ремарку. «Музей Трудовой Славы», организованный на базе ОАО «АвтоВАЗ», признан объектом социально-культурной сферы (по всей видимости, объектом культуры). Затраты по его содержанию признавались по правилам ст. 275.1 «Особенности определения налоговой базы налогоплательщиками, осуществляющими деятельность, связанную с использованием объектов обслуживающих производств и хозяйств» НК РФ. Поскольку ОАО является градообразующим предприятием, расходы по содержанию подобных объектов оно признает в пределах утвержденных нормативов, что собственно и произошло.
Однако не исключено, что и ваш музей также будет признан культурным объектом, но, увы, ваше предприятие может не входить в число градообразующих. Чем это грозит? А тем, что в отношении таких объектов предусмотрен особый порядок учета убытков. А именно: в случае если подразделением налогоплательщика получен убыток при осуществлении деятельности, связанной с использованием данного объекта, такой убыток признается для целей налогообложения при соблюдении следующих условий (абз. 5 — 8 ст. 275.1 НК РФ):
— стоимость товаров, работ, услуг, реализуемых налогоплательщиком, осуществляющим деятельность, связанную с использованием указанных в настоящей статье объектов, соответствует стоимости аналогичных услуг, оказываемых специализированными организациями, осуществляющими аналогичную деятельность, связанную с использованием таких объектов;
— расходы на содержание объектов социально-культурной сферы не превышают обычных расходов на обслуживание аналогичных объектов, осуществляемое специализированными организациями, для которых эта деятельность является основной;
— условия оказания услуг, выполнения работ налогоплательщиком существенно не отличаются от условий оказания услуг, выполнения работ специализированными организациями, для которых эта деятельность является основной.
При невыполнении хотя бы одного из указанных условий убыток, полученный налогоплательщиком при осуществлении деятельности, связанной с использованием объектов обслуживающих производств и хозяйств, налогоплательщик вправе перенести на срок, не превышающий десяти лет, и направить на его погашение только прибыль, полученную при осуществлении указанных видов деятельности.
Полагаем, не нужно объяснять причины, по которым музей завода едва ли когда-нибудь сможет погасить убытки. Вместо этого постараемся доказать, что правила ст. 275.1 НК РФ вообще не применимы к вашему музею.
Во-первых, для того чтобы объект (в данном случае музей) был признан обслуживающим производством или хозяйством, обязательно нужно, чтобы он оказывал услуги как своим работникам, так и сторонним лицам (абз. 2 ст. 275.1 НК РФ).
Это косвенно подтверждается Письмом Минфина России от 23.04.2008 N 03-03-06/1/291, в котором чиновники посчитали, что при оказании услуг обслуживающим производством только своим работникам налоговую базу по указанной деятельности не следует определять отдельно от налоговой базы по иным видам деятельности.
Однако данное утверждение более чем спорно, если не сказать не верно. Имеет место и иная позиция, согласно которой в обозначенной норме содержится простое перечисление лиц, которым осуществляется реализация товаров (работ, услуг) обслуживающими производствами и хозяйствами. На этом основании ФАС ВСО в Постановлении от 09.06.2007 N А58-170/06-Ф02-2502/07, А58-170/06-Ф02-2504/07, А58-170/06-Ф02-2735/07 признал ошибочным вывод нижестоящих инстанций о том, что обязательным условием отнесения объекта к обслуживающим производствам и хозяйствам является осуществление такими объектами реализации товаров (работ, услуг) не только своим работникам, но и сторонним лицам.
Как впоследствии указали судьи главного хозяйственного суда страны, направляя дело на новое рассмотрение по спорному эпизоду, суд кассационной инстанции действовал в пределах полномочий, установленных ст. 287 АПК РФ. Судебная коллегия ВАС РФ не усматривает неправильного применения судом кассационной инстанции положений ст. 275.1 НК РФ. С учетом изложенного дело не подлежит передаче в Президиум ВАС РФ (см. Определение ВАС РФ от 03.10.2007 N 12325/07).
Во-вторых, можно попытаться доказать, что музей завода и не музей вовсе, а просто одно из подразделений предприятия. В таком случае нет оснований считать его объектом культуры, а следовательно, и применять положения ст. 275.1 НК РФ. Для доказательства воспользуемся определением музея. Это некоммерческое учреждение культуры, созданное собственником для хранения, изучения и публичного представления музейных предметов и музейных коллекций (ст. 3 Федерального закона N 54-ФЗ ).
———————————
Федеральный закон от 26.05.1996 N 54-ФЗ «О музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации».
В свою очередь, под музейным предметом понимается культурная ценность, а под музейной коллекцией — совокупность культурных ценностей, которые приобретают свойства музейного предмета только будучи соединенными вместе в силу характера своего происхождения либо видового родства или по иным признакам.
И, наконец, культурные ценности — это предметы религиозного или светского характера, имеющие значение для истории и культуры и относящиеся к категориям, определенным в ст. 7 Закона РФ «О вывозе и ввозе культурных ценностей» . В последней из упомянутых норм содержится весьма обширный перечень предметов, среди которых исторические ценности, связанные с историей науки и техники. В то же время в силу ст. 8 того же Закона его действие не распространяется на современные сувенирные изделия, предметы культурного назначения серийного и массового производства. При этом под современными изделиями принято понимать изделия, возраст которых менее 50 лет.
———————————
Закон РФ от 15.04.1993 N 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей».
Получается, что если в заводском музее нет никаких культурных ценностей, а имеются только образцы продукции предприятия, фотографии ветеранов и тому подобное, то нет оснований считать такое подразделение объектом культуры, а следовательно, и обслуживающим производством и хозяйством в смысле, придаваемом таковым ст. 275.1 НК РФ. Из всего сказанного напрашивается вывод, что на большинство музеев предприятий вышеобозначенная статья распространяться не должна, поэтому отдельно по музею формировать налоговую базу по налогу на прибыль не нужно.
Конечно, на первый взгляд наши выводы не согласуются с позицией ФАС ПО, представленной в Постановлениях от 29.09.2005 N А55-19867/04-11 и от 06.10.2005 N А55-1332/05-31, в силу которых «Музей Трудовой Славы» ОАО «АвтоВАЗ» признан обслуживающим производством или хозяйством. Но не следует забывать, что в обязанности арбитражного суда входит содействие в достижении сторонами соглашения в оценке обстоятельств в целом или в их отдельных частях (п. 1 ст. 70 АПК РФ). Общество не оспаривало, что расходы указанного подразделения учитываются по правилам ст. 275.1 НК РФ, инспекцию такое положение вещей тоже устраивало, то есть спор в этом смысле судом не разрешался.
Налог на добавленную стоимость
В силу ст. ст. 170, 171, 172 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику для осуществления операций, признаваемых объектом налогообложения. Выше мы старались доказать (надеемся у нас это получилось), что расходы по содержанию музея учитываются при налогообложении прибыли, а раз так, то нет оснований утверждать, что музей не участвует в деятельности, облагаемой НДС.
Какие из этого можно сделать выводы.
1. При приобретении для музея предприятия товаров (работ, услуг) предъявленный НДС может быть принят к вычету (Постановления ФАС ПО от 25.04.2008 N А57-10434/06, ФАС МО от 18.03.2008 N КА-А40/1544-08).
2. С передачей товаров (работ, услуг) музею самим предприятием (как говорится, для собственных нужд) объекта обложения НДС, предусмотренного пп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ, не возникает, так как расходы учитываются для целей налогообложения прибыли.
Бухгалтерский учет
Согласно Плану счетов и Инструкции по его применению затраты подразделений, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания организации, отражаются на счете 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». По дебету данного счета собираются затраты музея, которые ежемесячно будут списываться в дебет счета 26. Полагаем, что при передаче в музей материальных ценностей на хранение их стоимость не следует списывать с соответствующих счетов (10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция»), поскольку это приведет к искажению показателей

Музееведение. Автор: Поправко Е.А., редактор: в авторской редакции

Учет музейных фондов – направление фондовой работы, которое закрепляет определенный юридический статус (принадлежность к всемирному, национальному и т.п. достоянию, принадлежность к определенной форме собственности, принадлежность конкретному учреждению) за отобранными предметами, обеспечивает юридическую охрану музейного собрания и прав музея на полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций научные данные о них.

Первым делом учет определяет принадлежность каждого предмета к той или иной части музейных фондов: фонду музейных предметов или к фонду научно-вспомогатель­ных материалов.

Научно-вспомогательные материалы – объекты, не обладающие свойствами музейных предметов, но включаемые в состав фондов, т.к. необходимы при изучении и экспонировании музейных предметов. К научно-вспомогательным материалам относят: воспроизведения музейных предметов (копии, репродукции, слепки, модели, муляжи, голограммы, научные реконструкции); макеты, диаграммы, схемы, планы, карты, таблицы, графики. При поступлении в музей объекты оформляются в специальной книге учета научно-вспомогательных материалов. Иногда в связи с тем, что требования к хранению научно-вспомогательных материалов менее жесткие, некоторые музеи включают в этот фонд материалы, которые следовало бы отнести к фонду музейных предметов, но сложности их сохранения заставляют музей «перестраховываться». В практике Приморского государственного музея им. В.К. Арсеньева, Хабаровского краевого краеведческого музея им. Н.И. Гродекова в фонд научно-вспомогательных материалов включают старые, угасающие фотографии.

Воспроизведения музейных предметов – объекты, точно передающие облик музейных предметов. К основным видам воспроизведений относят:

· копию – предмет, создаваемый с целью имитации или замены другого, выступающего по отношению к копии как подлинник (точно повторяет все свойства подлинника). Может быть авторским повторением (выполнена тем же автором, что и подлинник); историческим воспроизведением (как римские копии греческой скульптуры); современным воспроизведением. В первых двух случаях копии, как правило, относят к музейным предметам, а в последнем – к научно-вспомогательным материалам. Примером, когда копия приобретает значение самостоятельного памятника, может служить храм Христа Спасителя в Москве (представляющий копию разрушенного в 1930-е гг. храма XIX в., выполненную с применением современных технологий);

· реконструкция – научно аргументированное восстановление облика поврежденного или разрушенного памятника истории и культуры, природного объекта;

· муляж – предмет, который воспроизводит размер, форму, цвет и фактуру подлинника, но может отличаться по размерам;

· репродукция – воспроизведение произведений живописи, графики, рукописей, карт ручного изготовления, рукописных и уникальных печатных книг и т.д., выполненное с использованием множительной техники с целью получения как можно большего числа повторений;

· новодел – точная копия, выполненная из того же материала, что и подлинник (например форма студента Восточного института во Владивостоке, представленная в Музее истории ДВГУ, сшитая на основании документов и рисунков XIX – XX вв.);

· макет – объемное воспроизведение внешнего вида подлинника, выполненное в масштабе и допускающее условность изображения (за счет опущения или утрировки каких-либо несущественных деталей подлинника);

· модель – копия, сохраняющая конструктивные принципы и фактуру оригинала;

· голограмма – объемная трехмерная копия, созданная посредством лазерной техники или записи на светочувствительную пластину и с нее воспроизводимая.

В отдельных случаях научно-вспомогательные материалы могут переводиться в разряд музейных предметов: при утрате подлинников или невозможности получения их заменяют копии. Выполненные меморируемой личностью научно-вспомогательные материалы приобретают значение музейных предметов и т.д. (примером могут служить карты и планы экспедиций, рисунки одежды местного населения, выполненные В.К. Арсеньевым и находящиеся в фондах ПГОМ им. В.К. Арсеньева).

Деление на фонд музейных предметов и фонд научно-вспомогательных материалов – общепринятое, выделение остальных составляющих музейных фондов – вопрос дискуссионный, поэтому в практике отдельных музеев ниже описанные части музейных фондов могут не выделяться или выделяться иначе (рис. 61)

Рис. 61. Музейные фонды

В фонде музейных предметов важно отделить предметы, составляющие основу собрания и базу деятельности музея (предметы основного фонда), от предметов, в которых в силу каких-либо причин музей не нуждается, т.е. от обменного фонда. В основном это предметы, не соответствующие профилю музея, а также те типовые предметы, которые имеются у музея в большом количестве – излишние дублетные материалы. В фонде научно-вспомогательных материалов также иногда выделяют обменный фонд. Принадлежность к фонду музейных предметов и фонду научно-вспомогательных материалов, а также распределение предметов между основным и обменным фондами музейных предметов оформляются разными юридическими документами.

Внутри основного принято выделять коллекционный фонд – ядро собрания, включающее уникальные предметы (как уникальные вообще, так и те, которые в данном музее имеются только в одном экземпляре) и типовые (по одному, лучшему из имеющихся). В составе коллекционного фонда идентичные типовые музейные предметы могут находиться в нескольких экземплярах, если речь идет о коллекции, ранее скомплектованной частным лицом, государственным учреждением, принятой музеем как единое целое. Кроме коллекционного фонда выделяется также и дублетный (обычно состоит из тех предметов, чье число превышает 6 экземпляров)49, состоящий по большей части из типовых предметов, однако возможно включение в него и уникальных (в том редком случае, когда в музее имеются идентичные уникальные предметы). Дублетный фонд – резерв коллекционного фонда. Обменный фонд включает в себя те предметы, которые музей готов передать другим музеям, своим филиалам и т.д.

Внутри этого деления учет предметов и коллекций – внутреннее дело музея. Коллекции музея могут формироваться по принципу общности материала: коллекции стекла, керамики, тканей, рукописей и т.д. Коллекции могут формироваться по «персональному» признаку: коллекция определенного человека, дарителя, коллекция предметов с определенного археологического памятника и т.д. и состоять из разнородных предметов. Коллекции могут формироваться по хронологическому принципу (это характерно для исторических коллекций): коллекция по истории гражданской войны, коллекция предметов городского быта XIX в. и т.д. Достаточно часто музеи (особенно комплексные) формируют свои коллекции в соответствии со всеми этими критериями. Предметы каждой коллекции комплектуются и затем учитываются как единый комплекс.

«Положение о Музейном фонде Российской Федерации» предполагает включение музейных предметов всех музеев страны в состав Музейного фонда страны и их фиксацию в Государственном каталоге Музейного фонда РФ. Все памятники Музейного фонда РФ принимаются в него с расчетом на вечное хранение и подлежат строгому документированию.

Кроме задач закрепления за музейными предметами и научно-вспомогательными материалами принадлежности определенной форме собственности и определенному музею, а также конкретному подразделению фондов музея, помимо гарантирования прав на него учет музейных фондов решает проблемы дальнейшего использования предметов и научно-вспомогательных материалов. Музейные предметы, объединенные в коллекции, закрепляются за конкретными сотрудниками-хранителями, несущими за их сохранность материальную ответственность. Одна из задач учета – оформление перемещения предметов внутри музея и вне его, контроль за принадлежащими музею предметами, оформление изменений, происходящих в их наличии, сохранности, закреплении за определенным отделом и сотрудником.

Работа музея (проведение тематических выставок из фондов нескольких музеев, научных конференций с выставками коллекций участников этого мероприятия и т.д.) может повлечь необходимость принять в музей на временное хранение предметы из собраний других музеев (в том числе иной формы собственности, чем принимающий музей) и частных лиц. Учет должен оформить условия принятия таких коллекций или отдельных предметов на временное хранение, ответственность сотрудников принимающего музея за их сохранность.

Порядок организации системы учета и хранения, безопасности музейных собраний, правила и методы консервации и реставрации коллекций и предметов определяются законами Российской Федерации, «Положением о государственном Музейном фонде РФ», государственными нормативными актами: инструкциями, рекомендациями, правилами и т.п.; либо законами и нормативными актами СССР, если не приняты законодательные документы РФ, прекращающие действие ранее принятых документов. Перечень необходимой учетной документации задается Инструкциями по учету и хранению50. Наиболее общие требования к учету указаны ниже.

Учет музейных фондов проходит в три этапа. На первом этапе, практически в процессе комплектования, происходит первичная обработка материалов, поступивших в музей. До решения фондово-закупочной комиссии или в случае принятия предметов на временное хранение, реставрацию и другие цели законность пребывания предмета в музее удостоверяет акт приема или квитанция о приобретении, покупке и т.д. Если предмет покупается, то отдельно следует получить письменное согласие владельца с назначенной суммой покупки, а также счет владельца (это касается как физических, так и юридических лиц, в том числе магазинов и иных торговых предприятий). Прием музеем предметов из драгоценных металлов и камней, орденов и медалей, холодного и огнестрельного оружия регламентируется, кроме общих правил, еще и специальными нормативными актами. На основе положительного решения фондово-закупочной комиссии (это касается и случаев временного хранения) акт приема подписывается главным хранителем музея, утверждается директором и скрепляется печатью музея («гербовой»). Только после этого он становится официальным документом и принимается к исполнению.

Предметы основного и обменного фондов регистрируются вместе. Принадлежность предметов основному или обменному фонду фиксируется в каталоге музея при помощи записи на учетной карточке. Предметы вносятся в книгу поступлений музейных предметов или в книгу учета научно-вспомогательного материала. Научно-вспомогательные материалы учитываются только на первом этапе. Кроме того, у естественнонаучных музеев и отделов природы краеведческих музеев могут быть книги учета научно-сырьевых материалов. Регистрация музейных предметов в книге поступлений осуществляется попредметно или групповой записью (если речь идет о коллекции), чему соответствует одна единица хранения. До внесения предметов в книгу поступлений заполняются учетные карточки. Содержание карточки дублирует графы книги поступлений. Учетные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров согласно книге поступлений, составляют учетные картотеки основного и научно-вспомогательного фондов, которые послужат основой для установления данных о музейных предметах и сопутствующих им материалах, а также для составления других картотек музея.

На втором этапе учета фондов музейные предметы поступают в соответствующее фондовое подразделение, проходят научную инвентаризацию, фиксирующую принадлежность предметов конкретному подразделению, а также данные, полученные в процессе изучения предмета. На этом этапе заполняются книги научной инвентаризации (научные инвентари) – книги научного описания музейных предметов. Они заполняются отдельно по каждому типу источников51, предметы систематизируются по группам материалов и только попредметно. На сами предметы наносится шифр подразделения, конкретной группы, в которую он передан, порядковый номер по книге научной инвентаризации. Нанесение шифра не должно повредить предмет, поэтому для этого существуют определенные правила: шифр может наноситься как на сам предмет (например на археологические находки из камня, керамики), так и на бирку, которая крепится к предмету. К книгам научной инвентаризации в юридическом отношении приравниваются описи архивных фондов. Письменные источники на стадии научной инвентаризации учитываются по правилам, разработанным руководящими органами Государственной архивной службы.

Как и при составлении учетных книг, перед записью в инвентаре идет заполнение инвентарной карточки (карточки научного описания), дублирующей его графы. Инвентарные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров, образуют картотеку, идентичную по своим функциям учетной.

Учетная документация музея – документация строгой отчетности. Все книги поступлений и научные инвентари до их заполнения прошнуровываются, листы нумеруются, книги подписываются и опечатываются вышестоящей инстанцией. Исправления в книгах оформляются по правилам, предусмотренным Инструкцией по учету и хранению. В отечественном музейном деле учетная документация обязательно ведется на бумажном носителе и предоставляется в подлиннике, т.к. электронные документы и каталоги, факсы, заверенные нотариально копии и т.п. не имеют юридической силы52.

Закрепленные за музеем и классифицированные предметы каталогизируются. Каталогизация в музее представляет собой совокупность работ по созданию каталогов музейных фондов. Музейный каталог – это аннотированный перечень предметов, входящих в фонды, расположенных в определенном порядке (в соответствии с принятой в какой-либо профильной дисциплине системой классификации или по иным критериям: хронологическому, географическому, принадлежности определенному лицу и т.д.) (рис. 62).

Рис. 62. Титульный лист Каталога Кунсткамеры

Каталоги можно разделить на разные группы: 1) по полноте отражения музейных фондов – на общие (государственный каталог музейного фонда, общий каталог фондов какого-либо музея), специальные (каталоги отдельных фондов или коллекций); 2) по способу систематизации информации – на систематические (представляющие информацию в соответствии с принятой в данной стране системой индексов профильных дисциплин и их разделов) и алфавитные (построены по алфавитному принципу); 3) по способу записи информации – на бумажных носителях, на электронных носителях.

Как уже упоминалось, в практике отечественного музейного дела электронные каталоги и базы данных не могут заменить учетную документацию. Зато электронные каталоги и базы данных – прекрасное средство облегчить работу по учету музейных фондов и их дальнейшее использование, расширить доступ к коллекциям музея для научного исследования и просветительской работы.

Музейные каталоги служат основой для составления Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации – учетного документа, содержащего основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенной в состав Музейного фонда РФ. Ведение Государственного каталога осуществляется федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры (Министерство культуры РФ).

Третий этап учета наступает тогда, когда происходят внутримузейные и внемузейные выдачи. Для оформления выдачи музейных предметов необходимо: подать ходатайство музея в министерство; получить приказ министра или его заместителя, разрешающий данные действия; на основании приказа составить акт выдачи с указанием причин, возможного использования, сроков и т.д. Если перемещение предмета предполагает его вывоз за рубеж, следует получить разрешение на вывоз53. Лицо или учреждение, предоставляющее музею или иному учреждению для экспонирования принадлежащие ему материалы, называется экспонентом (рис. 63).

В случае утраты музейных предметов (хищения, разрушения и т.п.) они могут быть списаны только с разрешения министра по ходатайству музея. Для перевода предмета из основного фонда в фонд научно-вспомогательных материалов также требуется разрешение министра. Разрешение на временные внутримузейные выдачи дает главный хранитель (о чем также составляется соответствующий акт). Такие действия, как перевод предмета или коллекции на постоянное хранение из одного фондового подразделения в другое, из научно-вспомогательного фонда в основной и т.п., оформляются решением фондово-закупочной комиссии и удостоверяются соответствующим актом. Внемузейные выдачи, передача и списание научно-вспомогательных материалов в музеях федерального и республиканского, ведомственного подчинения производятся по распоряжению директора музея или соответствующего учреждения (для ведомственных музеев), а в музеях местного подчинения – по распоряжению органов управления культурой. Итоги движения фондов ежегодно отражаются в отчете музеев. Периодически в музеях проводится сверка фондов (их переучет с целью выяснения соответствия ранее созданным учетным документам). Каждый предмет, входящий в фонды, сличается с учетной документацией.

После проведения учета отдельные музейные предметы и коллекции поступают на хранение, причем срок этого хранения в идеале – вечность. Решением задачи «как этого достичь» занимаются в процессе осуществления такого направления научно-фондовой работы, как хранение музейных фондов.

Рис. 63. Фрагмент выставки в МВЦ ПГОМ им. В.К. Арсеньева в рамках
III Владивостокской биеннале визуальных искусств в 2003 г. в ПГОМ
им. В.К. Арсеньева (Владивосток, РФ)