Учет в кафе

Содержание

В чем сложности учета в ресторанном деле

В ресторанном деле учет сильно зависит от размера и сложности бизнеса. Бухучет в общепите включает в себя учет производства, реализации и организации потребления продукции общепита. Важный и сложный момент во всей системе учета — это калькулирование себестоимости продукции.

Карты блюд и себестоимость

Калькуляция — расчетная ведомость затрат организации на единицу произведенной продукции общепита.

Чтобы вывести корректную калькуляцию блюда, нужно подготовиться:

  • Определитесь с меню, вам нужен полный перечень блюд, которые вы планируете подавать.
  • Составьте технологические карты на каждую позицию.
  • Договортесь с поставщиками и соберите закупочные цены на каждый продукт, которые вам потребуется.

Меню — это отдельный и сложный вопрос, который решается на этапе формирования концепции вашего ресторана, бара или кафе. Понятно, что чем толще ваше меню, тем больше объем технологических и калькуляционных карт, которые нужно постоянно поддерживать в актуальном виде.

Технологические карты

Это документ, который содержит в себе информацию обо всех особенностях блюда. Карта нужна, чтобы показать надзорным органам, чем вы кормите людей. Обычно в ней указывают следующие моменты:

  • срок и специфику хранения блюда. Например: мороженое должно храниться при температуре -18…-24, не больше 3х месяцев;
  • пищевую ценность готового блюда: количество калорий, соотношение белков/жиров/углеводов;
  • рецептуру, то есть состав и алгоритм приготовления блюда;
  • источник рецепта;
  • описание внешнего вида, принцип украшения и подачи блюда;
  • вес готовой порции.

Закупочные цены на продукты

Пункт, без которого калькуляцию блюда вывести невозможно. В идеале стоит добавить транспортные расходы, расходы на погрузку и другие услуги, которые вы оплачиваете отдельно.

Как посчитать себестоимость


Разберем на примере котлеты по-киевски

Калькуляционная карточка составляется на каждое наименование готового блюда. Есть типовые калькуляционные карты, бланки просто скачать в интернете.

Заполняется так. Вам нужно указать наименование блюда, выписать из технологической карты продукты в нужном количестве, указать закупочные цены и рассчитать, сколько вы тратите на каждую порцию. Обычно калькуляционную карточку составляют на 5, 10 или 100 порций. Это нужно, чтобы усреднить стоимость одной порции блюда: одна котлета от другой, всё же, может немного отличаться по весу.

Например, давайте посмотрим на калькуляцию привычной котлеты по-киевски. Стоимость продуктов берем только для примера.

Состав блюда:

  • куриное филе очищенное: 29,82 грамма, допустим, 1 килограмм филе стоит 180 рублей;
  • сливочное масло: 14 грамм, 1 килограмм стоит 240 рублей;
  • яйцо куриное: 3,27 грамма, 1 килограмм стоит 120 рублей;
  • хлеб из муки высшего сорта: 8,88 грамма, 1 килограмм стоит 60 рублей;
  • жир кулинарный для обжарки: 5,21 грамма, 1 килограмм стоит 80 рублей;
  • гарнир бобовый или картофельный (указываем номера технологических карт этих блюд): 52,08 грамма, 1 килограмм стоит 50 рублей.

На 100 грамм нам нужно потратить:

  • куриное филе на 5,37 руб.;
  • сливочное масло — 3,36 руб.;
  • яйцо куриное — 0,4 руб.;
  • хлеб — 0,54 руб.;
  • жир кулинарный — 0,42 руб.;
  • гарнир бобовый или картофельный — 3,12 руб.

Итого: 13 рублей 20 копеек.
Допустим, размер порции по технологической карте: 300 грамм.
Тогда себестоимость одной порции котлет: 39 рублей 60 копеек.

Конечно, расчет калькуляции косвенно влияет на отпускную цену блюда. Чтобы зарабатывать на бизнесе, предприниматель должен учитывать и средние цены по рынку, и возможности своей аудитории и ресурсы, которые ресторан тратит на свою работу: плата по счетам, зарплаты, налоги.

Но карты нужны, чтобы правильно построить процесс перемещения и списания сырья и предотвращать хищения или завышение норм потерь продуктов во время приготовления блюд. Jowi, как всякая надежная система автоматизации, помогает упростить создание и ведение калькуляционных карт и карт блюд, отслеживать перемещение сырья и проводить инвентаризацию. Во второй части статьи мы посмотрим, как работает Jowi.

Учет товаров и сырья

Ресторану жизненно необходимо вести отдельный учет товаров и сырья, которое используется в производстве собственной продукции. Если есть сырье — есть отходы и остатки, их тоже нужно учитывать, чтобы в прямом смысле слова не выкидывать деньги в помойку.

Возвратные отходы, вы можете использовать повторно. Например: осколки и обрезки шоколада, которые заново топят и используют в новой партии. Есть невозвратные отходы, которые во второй раз могут пойти только на хозяйственные нужды. Иногда их можно кому-то продать. Например, пустые коробки или бутылки, которые вы можете использовать в декоративных целях.

Инвентаризация

Инвентаризация — это сопоставление фактических остатков товаров или сырья на складах с остатками тех же позиций по данным бухгалтерского учета. В результате инвентаризации определяются товарные потери.

Товарные потери делятся на две категории: нормируемые и ненормируемые. Первая категория — это естественная убыль продуктов в весе или объеме. То есть, нормальные издержки производства. Например, мука, которую повар перевесил на полграмма или немного просыпал.

Волноваться нужно о ненормируемых остатках. Это порча или хищение продуктов, вещи, за которые должны отвечать конкретные люди в команде. Для этого контроля и нужна регулярная инвентаризация.

Может ли индивидуальный предприниматель открыть кафе

Имеет ли возможность ИП открыть собственное кафе? Сразу же напрашивается ответ — да, но перед практической реализацией такого проекта необходимо взвесить все возможные положительные и отрицательные последствия таких действий. Открыть собственное кафе можно как в статусе ИП, так и в качестве юридического лица, например, ООО. Но в каждом случае есть своя специфика.

Так, при открытии кафе индивидуальным предпринимателем невозможно будет заниматься продажей алкогольной продукции, за исключением слабоалкогольных — пиво, сидр и прочие. Открывается доступ к реализации алкогольных напитков при открытии кафе юридическим лицом. Но есть в случае открытия частным предпринимателем кафе и свои плюсы. К таковым следует относить простоту регистрации статуса, значительно более мягкие санкции за административные и налоговые правонарушения, более простое бухгалтерское сопровождение.

Существует вариант совмещения обоих статусов ведения бизнеса. Так, открыть кафе можно в качестве ИП, а реализовывать алкогольную продукцию позволит регистрация юридического лица с одним учредителем.

Бухгалтерский учет и налогообложение

При открытии кафе в качестве индивидуального предпринимателя оптимальной системой налогообложения будет выступать патентная система (ПСН) и единый налог на вмененный доход. Первый вариант налогообложения возможно использовать только условиях, когда размер зала обслуживания не превышает 50 квадратных метров. Стоимость патента представляет собой фиксированную сумму, но в каждом субъекте РФ она разная. При этом даже для нескольких кафе с общей площадью залов менее 50 квадратных метров понадобится только один патент.

На сегодняшний день очень востребованным видом услуг для эффективного ведения бухгалтерского, а также налогового учета является аутсорсинг бухгалтерских услуг lev-cons.ru. Стоит отметить, что попробовать справиться с этой задачей самому можно только при наличии определенных знаний. При открытии кафе в качестве юридического лица оптимальным вариантом налогообложения будет единый налог. В этом случае необходимо учитывать, что эта система актуальна при площади зала менее 150 квадратных метров.

Исключить разного рода разногласия и споры с налоговыми органами поможет фиксация параметров зала в различных документах, например, в договоре аренды. Так или иначе, кафе можно открыть в любой организационно-правовой форме, но выбор лучшего варианта будет зависеть от множества критериев.

>Бухгалтерский учет в ресторане

ИП и ФЛП

Начнем с индивидуального предпринимателя (если вы открываете заведение в России). При выборе ЕНВД или патента вы должны вести только налоговый учет, а именно «Книгу доходов и расходов предпринимателя», где нужно фиксировать только суммы доходов. А вот ваши расходы в рамках этих режимов налоговую не интересуют вообще.

Доходы учитывают при этих режимах кассовым методом: все, что приходит на расчетный счет от покупателей, считается доходом, за исключением некоторых случаев — например, при возвратах от подотчетного лица или от поставщика, когда мы заплатили какую-то сумму. а потом поставщик возвращает нам деньги, потому что не смог выполнить поставку; но это уже не покупатели или гости, а другие люди, с которыми вы сотрудничаете.

В Украине кассовый метод применяют, как правило, только для ФЛП на общей системе, где нужно следить, чтобы каждый месяц были оформлены и оплачены все поставки, в противном случае предприятие теряет расходы и увеличивает себе налог на прибыль.

В итоге задача предпринимателя, ресторатора — вести только учет доходов, что сделать достаточно просто. Вам даже не нужно какое-то специализированное программное обеспечение, требуется просто подсчитать суммы по банковским выпискам и по кассе.

ООО

Что же касается ООО, то здесь придется вести также полноценный бухгалтерский учет. Налоговый учет ведется, как и у ИП (для Украины — ФЛП).

Главная головная боль — формирование регистров бухгалтерского учета, или, как их еще называют, «проводок». Их нужно делать на каждую хозяйственную операцию:

  • приобрели товары у поставщика;
  • продали товары;
  • выплатили зарплату;
  • уплатили налоги;
  • рассчитали или начислили налоги и т. д.

На любой факт хозяйственной деятельности нужно формировать реестры и отражать в соответствующих отчетах.

Помимо этого, сдаются еще бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. В этом отчете отражаются основные показатели бизнеса на 31 декабря:

  • состояние активов: оборудование для производства и торговли, мебель и т. п.;
  • сколько денег в остатках, сколько вам должны покупатели;
  • информация о пассивах: задолженностях и источниках дохода.

Еще есть такое понятие, как дебиторская задолженность. Сейчас объясним, как она может возникнуть, на примере.

Допустим, вы получили что-то от поставщика, но еще не заплатили ему — вот это и отражается в пассиве баланса. Или учредители внесли какую-то сумму изначально на приобретение оборудования, все это — нераспределенная прибыль и убыток.

Ко всеобщему сожалению предпринимателей, подобная отчетность ценности для них не имеет. Но вы обязаны это делать, так как это часть бухгалтерского учета, а ваш бизнес — юридическое лицо.

Отдельная рекомендация от наших партнеров «Фингуру», советы которых мы использовали при описании выбора системы налогообложения в России, — лучше выбирать ИП как организационно правовую форму для своего заведения. Это существенно снизит ваши трудовые и временные затраты, особенно если вы не хотите нанимать бухгалтера или тратить свое время, вместо того чтобы развивать бизнес.

Дальше мы расскажем, как можно сэкономить на услугах бухгалтера и организовать учет, какую форму налогообложения лучше выбрать для среднего и крупного бизнеса.

Если с ситуацией для Украины мы уже разобрались выше и еще в отдельной статье «Какие документы нужны для открытия ресторана», то выбор правильной системы в России мы решили описать более детально в рамках этой статьи.

Налогообложение для ресторана в России

Как правило, большинство рестораторов выбирают УСН «Доходы минус расходы» или основную систему. Часто бывает, что бизнес такой крупный, что и выбора толком и нет, потому что пороговое значение по выручке за год составляет 150 млн рублей и, если вы зарабатываете больше, упрощенную систему выбрать уже нельзя и приходится становиться на основную.

УСН «Доходы минус расходы» выбирают, чтобы банально заплатить меньше налогов. Когда у вас доля дохода, а именно чистой прибыли от общей выручки, небольшая, до 30%, то это действительно выгодно. Зачем платить 6% от всей выручки, если вы можете заплатить 15% от чистой прибыли, ведь в таком случае на оплату налогов уйдет почти в 2 раза меньше денег, чем было бы на основной системе.

Но есть и обратная сторона такой формы налогообложения: дополнительная нагрузка с ведением учета. Расчеты ведутся как кассовым методом, так и начислением. То есть вам придется считать не только доходы, но и расходы, которые считать гораздо сложнее, чем на основной системе.

Нужно учитывать три фактора:

  1. Поступление товара, продуктов на склад.

  2. Оплата товаров, продуктов поставщику.

  3. Отгрузка (продажа) покупателю.

Обязательно соблюдение всех трех факторов, чтобы вы могли записать это в расходы.

Например, вы купили бутилированное пиво у поставщика → продали его гостю в заведении → получили деньги.

Если следовать логике, вот они — наши расход и доход, так как мы сами ничего не производили, а лишь перепродали товар. Но это будет расходом, только при условии, что мы уже расплатились за это пиво с поставщиком.

Так как зачастую у поставщиков есть условия с отсрочкой платежа на месяц или даже три, выходит, что формально мы не расплатились с ним.

В таком случае у нас есть доход, так как деньги мы получили, но расхода нет. И как только мы расплатимся за это пиво, именно в момент оплаты поставщику можно и нужно сделать запись в книге расходов и доходов, что оплата за это конкретное пиво прошла.

Представляете, как держать это постоянно у себя в голове? Это довольно сложно, поэтому такой вид учета требует дополнительного оборудования, как минимум системы учета.

Также стоит учитывать и факт получения товара по накладной. Потому что может возникнуть еще одна неприятная ситуация, с которой могут столкнуться рестораторы.

Например, вы проводите оплату поставщикам, но товары еще получаете, а продаете гостям товар из старых запасов. Пока вы не получите товар, это не будет расход, как и когда вы оплатите и получите товар — это тоже не расход, пока вы не продали его. Это касается не только товаров, но и ингредиентов для полуфабрикатов: только в момент отгрузки (продажи) гостю готовой продукции вы сможете записать это как расход.

Прежде чем выбирать УСН «Доходы минус расходы», вам нужно нанять квалифицированных бухгалтеров и приобрести необходимое ПО, которое позволит отслеживать все изменения по этим номенклатурам, выявлять их себестоимости и проверять соблюдение всех трех факторов.

Основная система налогообложения

Что касается основной системы налогообложения, то здесь используется чистый метод начисления. Не нужно следить за движениями денежных средств — только отчитываться о движении товаров.

Например, вы получили товары по накладной и оприходовали их на склад, дальше продали товары гостю. В этот момент происходит одновременно отражение выручки и себестоимости, и все сразу же списывается в расходы. Неважно, был ли он оплачен поставщику, он всегда уходит в затраты по себестоимости. Полегче, чем при УСН, не правда ли?

Но на основной системе вас ждет еще НДС — возвратный налог. Он всегда заложен в цену товаров, и у вас в заведении будет считаться только как разница между входящей и исходящей величиной этого процента (с 2019 года — 20%). То есть это процент налога от закупочной цены и этот же процент от цены при продаже.

Особенность НДС при ведении бухучета в Украине заключается только в том, что налог регистрируется на конечного потребителя или по просьбе гостя, а весь дальнейший расчет и ведение бухгалтерского учета в ресторане не меняются.

Как мы уже сказали, сложность бухгалтерского учета есть только для ООО.

ИП или ФЛП ведут бухучет в ресторане только для себя или для кредиторов, банков и инвесторов, чтобы предоставить им бухгалтерский баланс. Иногда это очень помогает при кредитовании.

В самом начале статьи мы отметили, что в общепите сходятся три процесса, которые требуют учета. Про розничную торговлю мы уже рассказали, теперь речь пойдет про производство.

Учет производства в ресторане

Общепит связан больше не с торговлей, а именно с производством. Вы покупаете ингредиенты, преобразовываете их и продаете в готовом виде как отдельный товар.

А учет производства довольно сложен. Чаще всего используют метод «партион» — производство и продажа готовой продукции партиями, например 15 пицц или 10 салатов, где на каждую партию списывается определенное количество отдельных ингредиентов.

Сложность состоит в том, что вам нужно отслеживать все эти затраты, а еще не забывать про труд персонала, обслуживание оборудования, его износ и т. п. Для этого и нужна автоматизация бухгалтерского учета в ресторане.

Чтобы в реальном времени вести такой детальный учет по работе заведений, стоит внедрять систему автоматизации, которая будет передавать все данные в вашу бухгалтерскую программу. Чтобы понять, как работает система автоматизации, попробуйте Poster в тестовом режиме.

Бухгалтерские приложения не могу обеспечить такой детальный учет, там нужно вбивать всю информацию вручную — это очень долгий и кропотливый процесс, и велики шансы, что данные вы внесете неточно.

Да, сам бухучет чаще всего ведут в 1С, и как раз с ней Poster полностью интегрирован, умеет выгружать и загружать накладные, отчеты — полная двусторонняя синхронизация данных. Вашему бухгалтеру не нужно разбираться в учете, которым будете пользоваться вы, как собственник, или ваш управляющий, а спокойно работать в привычной системе.

Если не внедрите систему автоматизации в самом начале, организовать корректный и достоверный учет, в том числе налоговый, будет крайне сложно. Чем лучше и функциональнее ваша система, тем меньший объем бухгалтерских работ нужно будет делать.

Надеемся, с налоговым учетом и автоматизацией процессов мы разобрались, поэтому идем дальше, чтобы понять как вести бухгалтерский учет в ресторане

Основной документооборот в ресторане

Какие документы должны быть в ресторане?

Для запуска ресторана в Украине вам обязательно понадобятся документы на кассовый регистратор:

  1. Паспорт регистратора

  2. Свидетельство о регистрации

  3. Договор на обслуживание в сервисном центре

  4. Справка о пломбировке

  5. Техническое заключение

  6. КУРО (книга учета расчетных операций)

  7. Опломбированные квитанции

Для России, согласно требованиям 54-ФЗ, вам нужно заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных) и собрать документы для фискализации, в том числе и на фискальный регистратор. В остальном список мало чем отличается:

  • Лицензии алкоголь и табак (оригиналы)

  • Уголок потребителя для общепита

  • Журналы и инструкции по охране труда

  • Санитарные книжки на сотрудников

  • Журналы и инструкции по пожарной безопасности

  • Санитарные сертификаты от поставщиков

  • Результаты обработки проб блюд от СЭС

Отдельно идут все договоры с третьими лицами (например, если вы арендуете помещение под ресторан). Но на этом организация бухгалтерского учета и отчетности в ресторане не заканчивается, поэтому идем дальше.

Договор аренды помещения для ресторана

В договоре аренды важно указать:

  • сроки оплаты;
  • ценообразование аренды за квадратный метр и ее изменение;
  • периодичность изменения арендной платы (повышения) и к чему оно привязывается;
  • правила использования арендуемого помещения;
  • сроки и возмещение при расторжении договора со стороны арендодателя либо арендатора.

Дальше в статье мы еще рассмотрим договоры с поставщиками.

Ценообразование в ресторане

Для начала разберемся, как формируется цена на блюдо, точнее, как это будет выглядеть для вашего бухгалтера, ведь для бухучета цена складывается из огромной совокупности факторов:

  1. Себестоимость блюда (переменная составляющая)

  2. Заработная плата всего персонала: повара, закупщики, официанты, уборщицы, посудомойки и т. д.

  3. Аренда помещения

  4. Налоговая ставка

  5. Прочие расходы (пошив формы персонала, затраты на маркетинг и прочее)

  6. Амортизация, ремонт помещения, кухонного оборудования, перепечатка меню и т. д.

Не забывайте, что цена также сильно зависит от концепции, ценового сегмента, целевой аудитории и общей ситуации на рынке общепита. Если заведение демократичное и рассчитано на большой оборот, то и цена будет ниже, с расчетом на более состоятельную ЦА цена вырастет и т. д.

Что делать, если сменился поставщик или изменились цены?

Как правило, все цены на рынке приблизительно одинаковые, никто не хочет терять прибыль, поэтому участники рынка стараются не демпинговать, а привлекать клиентов качеством продукции и сервисом, условиями сотрудничества.

К тому же стоит каждый месяц составлять отчеты о рентабельности и продаже продуктов и после этого корректировать цены.

Что делать, если продукты испортились?

Специально для этого в бухгалтерском учете есть списание продуктов на порчу. Такие списания обычно закладываются и в себестоимость в отчете о финансовых результатах.

Как определить ассортимент блюд?

Чтобы составить план-меню, для начала нужно выбирать категорию, формат заведения (кафе, ресторан, кальянная, столовая и т. д.). Потом вы анализируете рынок блюд и, ориентируясь на статистику, вводите самые популярные позиции, добавляя новые блюда из других стран. Дальше смотрят по статистике продаж: что идет, а что нужно убрать или заменить. Подробнее про составление меню вы можете почитать в отдельной статье «Разработка меню».

Установление нормы вложения сырья

Нормы обычно устанавливаются на основании сборника рецептур или самостоятельно через так называемый акт проработки, когда у вас большая недостача и процент нормы сборника существенно отклоняется от процента обработки сырья по факту.

Рассмотрим это на примере.

Вычисление стоимости сырьевого набора блюд (порции)

Калькуляционная карта «Сэндвич с ветчиной»

Наименование продукта

Кол-во, кг

Цена

Сумма

Ветчина зачищенная, п/ф

0,05

231,6

11,58

Масло сливочное

0,005

158,5

0,79

Помидор свежий зачищенный, п/ф

0,03

55,19

1,66

Помидор черри зачищенный, п/ф

0,015

260,5

3,91

Салат айсберг зачищенный, п/ф

0,02

160,53

3,21

Сыр чеддер, шт.

4,19

4,19

Хлеб «Американский», шт.

3,43

6,86

ИТОГО

32,2

Установление продажной цены одного блюда (порции)

Продажная цена блюда «Сэндвич с ветчиной»:

  • Выход блюда — 200 г
  • Себестоимость — 32,20
  • Продажная цена — 60
  • Наценка — 28, или 86,34%

В данном примере наценка для ресторана небольшая, потому что позиция рассчитана на большую оборачиваемость блюда.

Теперь поговорим о персонале: как правильно вести бухгалтерский учет в ресторане и прописывать расходы на сотрудников.

Требования к производственному персоналу

Первое, что вам нужно, — это прописать должностные инструкции по каждой из следующих позиций:

  • бармен;
  • официант;
  • уборщица;
  • повар (в зависимости от категории или от занимаемой должности на кухне);
  • администратор;
  • закупщик
  • другие.

Именно должностные инструкции официально и документировано определяют, что именно должен делать работник в ресторане. Также этот документ имеет определяющее значение при решении конфликтных ситуаций, когда сотрудник не выполняет свои прямые служебные обязанности или не соблюдает правила внутреннего распорядка заведения.

Помимо инструкций, вам нужно составить договоры о полной материальной ответственности.

Договор о материальной ответственности (ДМО)

Это соглашение между работником и организацией, в нашем случае заведением, где:

  • оговариваются обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества заведения, с которым работает сотрудник,

  • устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.

При этом неполученные доходы (упущенную выгоду) взысканию с работника не подлежат. ДМО важен не только для работодателя, потому что дает уверенность в том, что продукцию или оборудование не испортят, но и для самого работника, так как он ограждает его от безосновательных подозрений и претензий.

Помимо договора о материальной ответственности, к бухгалтерскому учету можно еще отнести товарные отчеты.

Товарный отчет материально ответственных лиц

Это отчет по движению запасов, товаров и тары. Его составляют в двух экземплярах материально ответственные лица.

К первому экземпляру прикрепляют все приходные, расходные накладные и сдают в бухгалтерию, а второй оставляют у себя.

Периодичность и сроки составления отчета устанавливаются приказом. На практике же в общепите его делают отдельно за каждый день.

Товарный отчет состоит из приходной части, которая заполняется материально ответственным лицом на основании первичных документов, которые подтверждают поступление товара.

Перед составлением отчета все документы должны быть рассортированы как «приход» и «выбытие» товара. Расходная часть заполняется на основании товарных чеков, Z-отчетов и расходных накладных.

Порядок заполнения отчета:

  1. Титульная страница.

  2. Суммы остатка товара и тары на начало дня. Остатки должны сходиться на конец дня из предыдущего отчета.

  3. В хронологическом порядке заполняются данные о поступлении и выбытии товара за день в соответствии с первичными документами, на основании которых делались операции.

  4. Сумма остатка на конец дня.

С товарными отчетами вроде разобрались, дальше идет одна из самых затратных частей — оплата труда.

Учет оплаты труда

Бухгалтерский учет включает в себя учет численности работников, отработанного времени и выработки.

Для начала вам нужно определить количество работников, которые будут задействованы на каждом участке, исходя из площади и заполняемости заведения. Кроме того, не забывайте про соблюдение норм охраны труда.

Как правило, это график работы 2 через 2, 40 часов в неделю с отдельной оплатой за вечерние, ночные, праздничные, выходные в соответствии с КЗоТ.

Есть две формы оплаты труда, которые чаще всего применяются в общепите:

  1. Повременная форма оплаты: расчет заработной платы исходя из оклада или тарифной ставки за фактически отработанное время.

  2. Повременно-премиальная система оплаты труда: зарплата состоит из оплаты труда за фактически отработанное время и премии (месячной или квартальной) за качественное выполнение работ и оказание услуг.

Отдельная тема — официальное оформление отпусков и больничных. Нужно составить график отпусков на каждого сотрудника, издать приказ на отпуск и выплачивать отпускные за три дня до начала отпуска.

Так мы постепенно приближаемся к самой трудоемкой, требующей особого внимания бухгалтера задачи — складскому учету (инвентаризации).

Инвентаризация в ресторане

Как правило, инвентаризация проводится каждое 1-е число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы.

Если у вас есть бар, то инвентаризацию бухгалтеру лучше проводить вместе со старшим барменом либо уполномоченным лицом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.

После проведения инвентаризации данные обрабатываются, и остатки вводятся в систему учета, как это, например, делается в Poster. Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку.

Дальше проводим анализ результатов инвентаризации. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта. Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.

Если вопрос возник по проценту потери при первичной обработке продукта:

  • проводим дополнительную проработку;
  • создаем акт проработки и пересчитываем процент потери.

Если проблема в техкарте, тогда делаем дополнительную проработку блюда и пересчитываем весь расход по задействованным продуктам за период.

Также есть еще частичная инвентаризация, которая проводится для проверки только одной категории товаров, если при исправлении всех недочетов у вас все равно остается недостача или излишек.

Учет сырья, товаров, тары на складе и в бухгалтерии

Бухгалтерский учет включает в себя также фиксирование всех поступлений товаров, сырья и их оценку.

Все начинается, как обычно, с оформления договоров по запросу от заведения к поставщику. Поставщик должен отправить вам:

  1. Два экземпляра договора

  2. Уставные документы предприятия

  3. Прайс его продукции

  4. Санитарные сертификаты на продукцию

В договоре с поставщиком важно указать:

  • сроки поставки после заявки;
  • время доставки;
  • возмещение при нарушении этих сроков;
  • сроки оплаты и отсрочки оплаты продукции;
  • возмещение при просрочке оплаты;
  • возвраты при неликвидности продукции и возмещение в таких случаях.

Если вы работаете с закупщиком, деньги ему нужно выдавать только под отчет. В конце дня закупщик заполняет авансовый отчет на основании чеков, товарных накладных и сдает остаток, или ему возвращают перерасход.

Как показывает практика многих успешных заведений, можно работать и с поставщиками, и с закупщиком, так как периодически поставщики не успевают поставить продукцию в нужное время и ваш закупщик гораздо быстрее купит, что нужно, прямо сейчас, чтобы заведение не простаивало, или если эти позиции гораздо выгоднее купить на рынке или в супермаркете.

Наравне с учетом поставок вашему бухгалтеру или вам лично, если вы не собираетесь никому доверять свою бухгалтерию, придется учитывать также и списания.

Как бухгалтеры рассчитывают рентабельность заведения?

Вариант 1

Чистую прибыль заведения разделить на сумму всех расходов и умножить на 100%

Вариант 2

Сумму балансовой прибыли разделить на стоимость активов и умножить на 100%

Огромное СПАСИБО за сайт, тезка! На многие вопросы, возникающие при обдумывании вариантов открытия своего кафе, я нашла ответы на ВАШЕМ сайте.
Напишите, please, поподробнее об учете движения продуктов: какие, где, когда и кем заполняются документы?

Ольга.

Здравствуйте, Ольга.

Движение продуктов должно быть под строгим контролем. И эту мысль обязательно донесите до всего персонала. Причем и спрашивайте с них строго, иначе у Вас в результате получится полная неразбериха. Кроме того, это важно и для контроля сотрудников, так как повара с удовольствием (да и бармены тем более) – приворовывают. Конечно же не буду наговаривать на честных и порядочных людей, но тем не менее бывает и такое и, поверьте, даже чаще, чем представляется. Кроме того, персонал вообще не любит заполнять бумажки и зачастую пытается «халявить» и Вам тоже придется с этим бороться. Повара, как и бармены – являются материально-ответственным лицом, поэтому в случаях появление недостач – списывается с их зарплаты. Это хороший и надежный способ мотивации их честного труда….

А теперь непосредственно про документооборот. На сегодняшний день существует огромное количество самых разных программ, с помощью которых и осуществляется документооборот. Но если Вы планируете на первоначальном этапе все делать вручную, то опишу Вам «стандартны» способ ведения, который у меня был во всех заведениях и эффективно работал.

1. Начнем с того, что происходит закупка продуктов. Она может быть осуществлена 2 способами. При первом – Вам привозят ее поставщики. При втором – часть продуктов закупается на рынке или в соседнем магазине.

1.1. Если Вам привезли поставщики, то они обязательно оставляют один экземпляр накладной (с перечнем всего товара), счет-фактуру и квитанцию приходно-кассового ордера (ПКО) если расчет происходит наличными. ПКО и счет фактура отдаются в бухгалтерию. А вот данные из накладной от поставщиков человек принимающий товар (товаровед или шеф-повар или Вы лично) фиксирует в «Накладной на отпуск товара», которую затем отдают повару или бармену (в зависимости от того, куда привезли товар). В этой накладной указываются и закупочные цены и продажные цены, по которым и отдаются продукты на кухню и бар. То есть цены закупочные – это те, по которым Вы купили товар. А продажная цена – это цена с Вашей накруткой, по которой и отдаете продукты на кухню и на бар.

2. Если же продукты приобретены в магазинах ,то это делается следующим образом. Подотчетному лицу (человеку, который ездит в магазины) бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер (РКО) на определенную сумму. Затем человек едет в магазины и при покупке берет товарные чеки или просто чеки, если в магазине на чеках выводится весь перечень купленных продуктов с их весом и стоимостью. Кстати, если Вес не указан, то повара должны сами перевесить продукты. Хотя это лучше делать в любом случае, так как наши магазины «грешат» тем, что вес на упаковке зачастую пишет неправильный, а повара вполне могут из-за этого пострадать впоследствии. Затем человек, ответственный за закуп, заполняет авансовый отчет (где указывает на что потратил деньги и к которому прикладывает все чеки). Наши «закупщики» заполняли сразу же и «Накладную на отпуск товара», где было написано, что он купил, сколько отдал денег и продажные цены, по которым он списывает продукты на кухню и на бар.

3. Повара и бармены при начале смены обязательно снимают остатки – то есть считают в количественном и денежном выражении все продукты, которые есть в баре и на кухне на начало их смены. И все это фиксируют в «Ведомости учета остатков».

4. Остатки в денежном выражении они записывают в «Товарный отчет» в строке «Остаток на начало дня». Затем в течение всей смены повара и бармены собирают все накладные на отпуск товара, которые им выдавались и записывают их номер, дату и итоговую сумму в товарном отчете в разделе «приход». В раздел «Расход» они пишут денежные суммы, по которым они отдали товар. Делается это согласно заказ-счету. То есть в конце смены повар и бармен забирают все заказники (они могут быть в стандартной форме, которую я делала для себя и которую можно скачать «Образец заказ оплаты (заказа)» или же просто могут быть в виду обычных листочков, которые на кухню передавали официанты (если заведение небольшое, то заказ может принимать и бармен, тогда он будет передавать информацию о заказе на кухню и фиксировать свои заказы на бар)) и записывают информацию с них в расход товарного отчета. В расход мы также записывали и все остальное – питание сотрудников, списание продуктов, у которых прошел срок годности и т.д. То есть все те продукты, от которых повар тем или иным способом «избавляется» и которые он должен списать с себя.

5. В конце рабочей смены повар и бармен берут «Остаток на начало дня» прибавляют к нему суммы из «Прихода» и отнимают суммы из «Расхода» и итог пишут в «Остаток на конец дня». Затем они пересчитывают остатки продукции, пишут их в «Ведомости учета остатков» и итоговые суммы и записывают в товарный отчет в «Фактический остаток». И Вы потом смотрите результат. Если Фактический остаток больше, чем Остаток на конец рабочего дня, значит получился излишек (ничего страшного, повара и бармены этому только могут порадоваться, что хорошо сработали J. Хотя он все таки должен быть в пределах разумного). А если фактический меньше, чем остаток на конец дня – то недостача, с который Вы можете поступать как угодно)). Если совсем маленькая, то вполне можно и забыть про нее, сделав легкий выговор работникам, а вот если большая, то можно списать с повара или бармена.)

Подведу небольшой итог, если Вы вдруг запутались)).

Повар (бармен) вначале смены берет бланк «Ведомость учета остатков» и заполняет его, пересчитав всю продукцию. Затем в течение смены он получает продукцию по «накладным на отпуск товара» и пишет эти суммы в «Приход» в «Товарном отчете». Затем пишет в «Расход» Товарного отчета суммы, по которым он передал продукцию по заказ-счету. И считает «Остатки на конец дня» в Товарном отчете. И в конце смены пересчитывает фактические остатки, фиксируя их в «Ведомости учета остатков» и в «фактическом остатке» в Товарном отчете. И с азартом смотрит на результат – излишек или недостача?))) Хотя в большинстве случае у нас все таки эти цифры были близки к нулю, то есть товарный отчет полностью сходился без недостатков или излишек.

P.S. На всякий случай продублирую здесь вышеописанные документы, сформированные в один файл — скачать «Организация движения товара в MS.Excel»
‘);