Заболел в командировке

Причины продления командировки

Основными актами, регулирующими порядок отправления и оформления служебных поездок в фирме являются Положение о командировках, Коллективный договор. В первом локальном-нормативном акте устанавливаются причины, по каким может происходить увеличение длительности подобных поездок.

Данные основания, в зависимости от того, кто будет инициатором, подразделяются на оформляемые на основании служебной записке о продлении командировки самого работника, и когда об их необходимости заявляет руководство организации.

Продление командировки может осуществляться и в результате непредвиденных чрезвычайных факторов (форс-мажор).

В нормативных актах на законодательном уровне отражается возможность администрации предприятия при появлении производственной необходимости осуществлять продление сроков служебных командировок.

Наиболее частыми основаниями для удлинения времени служебной поездки являются неправильное определение при планировании объема работ, который командируемый должен выполнить, возникновение впоследствии новых заданий, прошение от принимающей стороны о продлении.

Какая бы ни была причина, сотруднику, уехавшему в командировку, нужно составить докладную в администрацию своей фирмы, подробно изложив факты. Это может сделать и непосредственный руководитель такого сотрудника.

Кроме этого, отправленный в командировку работник может оформить там, по причине состояния здоровья, листок нетрудоспособности, из-за чего придется перенести сроки возвращения.

Часто встречается ситуация, когда у командируемого возникает проблема с приобретением обратных билетов, или же произошла поломка транспорта.

Внимание! Главное в этой ситуации для сотрудника, отправленного в командировку, вовремя сообщить о возникновении обстоятельств, вследствие которых нужно продлить поездку. Для этого он может использовать все доступные для него средства связи. При возможности запросить у компетентных лиц подтверждающие документы (листок нетрудоспособности, различные справки и т.д.).

После этого только администрация сможет оформить распоряжение об увеличении командировки.

Можно ли продлить командировку без согласия работника

Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.

Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.

Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.

К таким сотрудникам относятся:

  • Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
  • Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
  • Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
  • Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.

Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.

Как оформить продление командировки

Шаг 1. Получить у работника согласие при необходимости

Нормативные акты в сфере труда определяют некоторые типы работников, какие допустимо направлять в поездки только получив от них согласие. Это же правило будет распространяться и на продление. Если работнику нужно увеличить срок командировки, и он входит в установленный перечень лиц, то продлевать поездку можно тоже только с согласия.

Оно формируется только в письменной форме. При этом в документ обязательно добавляется строка, содержащая упоминание о том, что сотрудник знает о своем праве отказаться.

Однако когда он находится в поездке, получить от него прямое разрешение затруднительно, но сделать это все же можно:

  • При помощи разговора по телефону. С сотрудником при телефонном разговоре можно договориться о том, что поставит подпись на согласии, когда вернется из поездки. Однако этот способ наиболее небезопасный, ведь по какой-либо причине сотрудник может потом отказаться ставить подпись на бланке. В результате на организацию будут наложены штрафы за увеличение времени поездки без согласия сотрудника.
  • Форма согласия пересылается по факсу. Работник при получении знакомится с ним, ставит свою подпись и так же факсом высылает обратно. После возвращения из командировки можно попросить подписать и оригинал.
  • Выслать бланк по электронной почте. В целом, этот способ аналогичен предыдущему — сотрудник распечатывает присланную скан-копию, ставит свою подпись и при помощи сканера высылает ее назад.

бухпроффи

Важно! Если от льготного работника не получается добиться согласия, то оставлять его в командировке самовольно запрещено.

Шаг 2. Написать служебную записку

После проведения переговоров с работников, во время которых было получено от него согласие на увеличение срока командировки, либо, если он не наделен льготами, без получения согласия, непосредственный руководитель командированного должен составить служебную записку.

Этот документ создается произвольно, и должен включать следующие сведения:

  • Личные данные работника;
  • Первоначальная дата окончания поездки;
  • Причины, из-за которых нужно продлить срок поездки;
  • Новый день окончания поездки.

Руководство должно рассмотреть предоставленный документ и проставить на нем свою отметку — разрешить увеличить срок поездки либо отказать в этом. Если принято решение об увеличении, то документ с указанием на нем отправляется в кадровый отдел.

Шаг 3. Оформить приказ на продление командировки

Для такого документа нет какой-либо специальной формы. Его можно оформить на фирменном бланке с произвольными формулировками.

Такой приказ должен обязательно включать в себя:

  • Данные о работнике, которому увеличивается командировка;
  • Причина, из-за которой выполняется увеличение срока;
  • Дата, в какую должна теперь завершиться поездка (работодатель назначает ее самостоятельно);
  • Указание ответственному лицу выполнить перечисление денежных средств;
  • Определение ответственных лиц.

Делопроизводство требует, чтобы работник был обязательно ознакомлен с приказом и поставил на нем свою подпись. Но поскольку он находится на этот момент в отъезде, сделать это нельзя.

Внимание! Однако можно провести телефонные переговоры, во время которых получить от него согласие подписать документ, либо отправить ему бланк составленного приказа факсом или по электронной почте для того, чтобы он его подписал и отправил обратно.

Шаг 4. Выплатить суточные за новые дни

При увеличении срока нахождения работника в командировке, у него также существенно увеличатся его суточные расходы – ему необходимо будет продолжать снимать номер в гостинице, ежедневно питаться, пользоваться связью и транспортом, нести другие расходы.

Администрация фирмы должна компенсировать командированному сотруднику все расходы, которые он несет во время поездки. Поэтому, при принятии решения о продлении командировки, ему нужно перечислить суточные при командировке по территории РФ в рублях, либо суточные при загранкомандировке в валюте, а также денежные средства на покрытие возникающих дополнительных расходов.

Акты трудового законодательства не включают в себя разрешения на то, чтобы при продлении сотрудник производит оплату всех дополнительных расходов из своих средств с последующей компенсацией при возвращении.

Рекомендуется в приказ на продление включать указание ответственному лицу на расчет и перечисление дополнительных средств работнику.

Шаг 5. Изменение ранее составленных документов

Если было решено изменить условия командировки, то исправлять документы, которые были выпущены ранее — служебное задание, командировочное удостоверение и другие, нет необходимости. Однако при сдаче их в архив необходимо будет прикрепить к ним копию приказа об изменении командировки в качестве обоснования.

Работник, который делает отметки в табеле учета рабочего времени, в дни продления все также ставит отметки в виде буквы «К» без указания часов.

При выполнении поручения от руководителя на месте, расположенном вне офиса, сотрудника организации отправляют в командировку. Может сложиться такая ситуация, что по приезду работник не может выполнять рабочие функции ввиду сильной болезни.

Естественно, что больной сотрудник не сможет выполнить данное ему служебное поручение, находясь в таком состоянии.

Больной командированный сотрудник оповещает о сложившейся ситуации работодателя. И тот должен принять определенные меры.

Больничный в командировке

Больничный в командировке должен быть оформлен в соответствии с определенными требованиями.

Продление поездки

Когда человек заболевает, никто не знает, сколько продлится болезнь, и когда он выздоровеет.

Выполнение служебного задания приостанавливается до тех пор, пока сотрудник не почувствует себя лучше и будет готов к трудовой деятельности. В этом случае необходимо будет продление командировки.

Работодатель может увеличить поездку на столько дней, на сколько ему пожелается.

В случае продления командировочной поездки руководитель издает соответствующий приказ. В документе нужно указать причины, повлиявшие на продление командировки и предполагаемый срок окончания. Копия приказа отправляется командированному сотруднику.

Передача осуществляется, например, посредством факса, электронной почты и другими доступными способами.

Допускается отправление телеграммы для уведомления работника о продлении поездки.

Сотрудники, у которых в обязательном порядке нужно запросить согласие на продление поездки, также могут отправить его любым удобным способом (телеграмма, письмо и т.д.).

Такими сотрудниками являются:

  • женщины, которые имеют детей, возрастом не более трех лет;
  • опекуны/родители, которые имеют на воспитании детей, не достигших пятилетнего возраста, и обеспечивают это воспитание без мамы или супруга/супруги;
  • сотрудники, которые имеют на своем попечении детей инвалидов;
  • сотрудники, выполняющие уход за больными родственниками, данное обстоятельство должно быть подтверждено соответствующими документами.

Так как работник остается на более длительное время, авансовых денег ему может не хватить, да еще и предстоит обмен билета.

Поэтому руководителю следует указать дополнительные расходы и послать денежные средства с помощью почтового или банковского перевода. Перевести деньги также можно на карточный счет сотрудника.

Расчет зарплаты за дни командировки осуществляется в порядке, установленном законодательством.

Какие могут быть причины продления командировки? Смотрите .

Порядок оформления

При болезни работника, находящегося в командировке, в обязательном порядке издается приказ, который послужит в дальнейшем основанием при выплате понесенных в поездке затрат, включая оплату суточных.

Документы

Когда сотрудник приедет на место работы из командировки, он обязан предоставить соответствующий пакет документов. Документы подаются не позднее трех рабочих дней.

К числу таковых относятся:

  • отчет, указывающий на выполнение задания, полученного от руководителя;
  • отчет, объясняющий все затраты и расходы в поездке, данный отчет носит название «авансовый», к нему прилагаются подтверждающие расходы квитанции и чеки;
  • листок нетрудоспособности.

Этих документов будет достаточно для того, чтобы произвести оплату всех полагающихся сотруднику выплат.

Правильно оформленным больничный во время командировки будет считаться при наличии продолжительности болезни. Также больничный лист подтверждается подписями главврача и заместителя.

Обязательным считается присутствие печати медицинского учреждения на документе.

Как оплачивается?

Несмотря на то, что сотрудник является командированным, и болезнь протекает на другой территории (в том числе и в загранице), оплата больничного должна состояться. Однако, для этого работнику потребуется предъявить правильно оформленный больничный лист.

В первую очередь, при болезни сотрудник обязан обратиться в медицинское учреждение для того, чтобы его болезнь была зафиксирована, и ему выдали соответствующий документ.

Какие выплаты положены работнику?

При сложившейся болезни командированного сотрудника, ему положены выплаты суточных, расходов по аренде жилья и пособие по временной нетрудоспособности.

При лечении в стационаре медицинского учреждения, расходы по аренде жилья на этот период работнику не выплачиваются. Между тем, суточные обязаны выплатить за весь период командировочной поездки.

Оплата пособия по временной нетрудоспособности производится в общем порядке и только после предъявления в бухгалтерию организации больничного листа.

Если работник отправился в командировку за границу, то обращение в местное медицинское учреждение также считается обязательным.

Там ему выдадут листок нетрудоспособности, который впоследствии следует легализовано перевести. После перевода, сотрудник обращается уже в российское медицинское учреждение и меняет иностранный документ на российский.

Цифровые коды, проставляющиеся в табеле учета рабочего времени будут иметь вид: 06 и 19. А буквенные обозначения К и Б, через запятую.
Несмотря на болезнь, командированный работник имеет гарантию на сохранение среднего заработка. Однако, в период болезни он не насчитывается. За дни болезни командированный работник получает только пособие.

При расчете больничного листа командированного сотрудника, 3 первых дня оплачивает работодатель, остальной период — Фонд Социального Страхования Российской Федерации.

Пособие, рассчитанное по больничному листу, подлежит обложению НДФЛ. Однако страховые взносы и взносы обязательного социального страхования от несчастного случая на производстве на пособие не начисляются.

Максимальный срок командировки определяется работодателем.

Как оформить приказ о направлении сотрудника в командировку? Информация .

Как рассчитать командировку в 2019 году? Подробности в этой статье.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что закон тщательно регулирует порядок оплаты больничного в командировке в 2019 году.

При этом как работник, так и работодатель должны четко следовать «букве закона» при оформлении больничного во время командировки.