Журнал регистрации отпусков, образец

Нужно ли вести?

Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.

Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.

Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.

Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.

В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.

Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.

Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.

К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.

Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.

Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.

Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:

  • предоставление отпуска без оплаты;
  • уход по достижению ребенком 1,5 и 3 лет и досрочный выход из них.

Важно! Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).

Порядок заполнения

Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.

Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.

Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.

В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

  • название компании;
  • дата начала и окончания ведения;
  • срок хранения книги;
  • должность ответственного работника, его ФИО.

Главная часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

  • номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
  • дата приказа — данные из распоряжения;
  • номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
  • данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
  • вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
  • продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
  • основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
  • примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.

Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.

С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.

В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.

Скачать образец заполнения

Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.

Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.

Полезное видео

О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:

Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.

Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

— если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Оформление отгула по тк рф

ИнфоСкачать пример приказа на отгулы в счет ежегодного оплачиваемого отпуска – word: За ранее отработанное время Данный вид приказа составляется по общепринятым нормам делопроизводства. Важно! Заявление работника и приказ об отгуле за ранее отработанное время оформляется в один и тот же месяц, когда сотрудник выходил на работу. Тогда сотрудник бухгалтерии не начисляет к заработной плате сумму, причитающуюся за труд в предоставляемую дату (денежное вознаграждение начисляется за отработанный день в одинарном размере, оплата отгула не осуществляется).
В приказе обязательно подчеркивается данный факт. Кадровой службой делаются необходимые поправки в табель учёта рабочего времени. С приказом обязательно знакомят самого подчиненного и бухгалтера для правильного начисления заработной платы.
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ Бюджетные структуры могут вести отчетность на бланке, утвержденной Приказои Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н В нем отображаются только уклонения от нормы. Отметки для отгулов за выход на работу в выходные для таких бланков не предусмотрены. Отгулы в таком случае можно отмечать буквой «А» (неявка с разрешения администрации), чтобы бухгалтерия не начисляла оплату за такой день. Условные обозначения присутствия на рабочем месте представлены на титульной стороне табеля формы №0504421. Разделы журнала учета отгулов Фирма может дополнительно вести журнал учета отгулов.Юридическая помощь!
г. Москва и обл.г. Санкт-Петербург и обл.Федеральный номер

Как нумеруются приказы на отпуск. Делопроизводство в кадровой службе

Правильно ли я понимаю, что график отпусков обязателен для работника и работодателя только при наличии в организации установленного порядка ухода в отпуск? Статьей 122 ТК РФ порядок предоставления отпусков устанавливается согласно очередности, заведенной в организации. Значит ли это, что если в организации не установлен порядок ухода в отпуск, то и график отпусков не обязателен?

Критерии, касающиеся экономического и финансового положения субподрядчиков. Доказательства технических возможностей по ст. 51 Закона о государственных закупках: Лицензия на деятельность в области частной безопасности, действующая на территории всей страны, в соответствии с Законом о частной охранной деятельности или соответствующим документом, действительным в течение срока действия договора — нотариально заверенной копией. Декларация об отсутствии обстоятельств согласно ст. 47, пункт. 1, пункт. 2 и п. 5 Закона о государственных закупках.

Т.Ю. Монюшко, менеджер по персоналу

Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников согласно ст. 123 ТК РФ.

Свидетельство для застрахованных лиц по трудовым отношениям и указание на текущее состояние всех существующих трудовых договоров на дату подачи предложений, выданных компетентным органом в стране, где участник создан для Республики Болгария, — соответствующей территориальной дирекции Национального агентства по доходам. Действительное разрешение Комиссии по регулированию связи для использования индивидуально назначенного ограниченного ресурсного радиочастотного спектра для службы мобильной радиосвязи с территориальным охватом — для территории страны — копия, заверенная участником.

Утвержденный график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника

Иной порядок определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков предусмотрен для отдельных категорий работников. Например, у работающих первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Отпускной период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к графику по мере приема на работу новых работников.

Заявление участника о том, что сотрудники службы безопасности имеют разрешение на перевозку и использование огнестрельного оружия и боеприпасов. Список оружия, средств связи с их техническими характеристиками, технических и вспомогательных средств, которые будут использоваться для обеспечения безопасности сайта. Список включает даты, стоимость и получателей. Заявление о свободной форме для попыток выполнить работу по обеспечению безопасности на аналогичных сайтах за последние 5 лет. Заявление участника о подготовке сотрудников, в том числе обязательная минимальная программа, подготовленная Академией Министерства внутренних дел и утвержденная директором Главного управления полиции безопасности.

Каковы правила согласования графика отпусков?

О. Шиков, г. Воронеж

В Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26, указано, что график отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Декларация заявителя или участника о среднегодовом количестве сотрудников и количестве высшего руководства за последние три года. Заявление кандидата или участника для установленных территориальных структур по районам в Республике Болгарии, согласно административному подразделению. Кандидаты в процедуру должны соответствовать, по крайней мере, следующим техническим и профессиональным возможностям: иметь в течение прошлого года среднегодовое количество не менее 150 охранников. Имейте не менее 50 единиц огнестрельного оружия, принадлежащих им.

График отпусков является сводным графиком. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

В многолетней практике работы кадровых служб по оформлению отпусков сложилась следующая технология разработки графика, которую можно признать рациональной. Структурные подразделения представляют в кадровую службу проекты графиков отпусков, на основании которых составляется сводный график. Из утвержденного сводного графика делаются выписки для структурных подразделений и под расписку передаются их руководителям. Работники структурных подразделений должны быть под расписку ознакомлены с графиком отпусков.

По крайней мере, 15 собственных или внедорожных лизинговых автомобилей. Имеют территориальные структуры в следующих областях Республики Болгария: Благоевград, Бургас, Варна, Велико Тырново, Монтана, Плевен, Пловдив, Софийска, Стара Загора, Хасково, Шумен, Ямбол, согласно административному подразделению.

Выполнение услуги ограничено определенной профессией. Юридические лица должны указывать имена и профессиональную квалификацию персонала, ответственного за исполнение услуги. В настоящее время важную роль играет использование вычислительной техники и соответствующего программного обеспечения, которое также связано с другими частями отеля. Использование вычислений ускоряет работу приема и уменьшает количество работников.

В какой форме должен отражаться в графике отпусков период предоставления отпуска: точная дата отпуска или только месяц?

О. Шиков, г. Воронеж

Это спорный вопрос. В самом постановлении Госкомстата России нет его единого решения.

Организация может решать этот вопрос по своему усмотрению. Однако следует отметить, что сама «природа» такого документа, как график отпусков, требует точной фиксации отпускного периода в виде даты, а не расплывчатой в виде месяца. Кроме того, при указании в графике точной даты в дальнейшем не требуется написание заявления об отпуске, т. к. отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. При указании в графике только месяца обязательно требуется заявление работника для выявления конкретной даты начала отпуска, что увеличивает общее количество документов, необходимых для оформления отпуска.

Приемные комнаты, заказ и продажа номеров проходят в приемной. Проведенные меры по обеспечению безопасности гостей и их имущества, чтобы принимать заказы на дополнительные услуги отеля обеспечивает связь гостя с внешней средой, приобретение мелких предметов и сувениров, выполняет расчет с гостем и обрабатывать необходимые документы.

Сюда входят основные оперативные записи, хранящиеся на приеме в гостинице. Дом-книга. Регистрационный документ объекта размещения, в котором поставщик жилья записывает персональные данные размещенных, сразу после их размещения, даже в случае проживания только часть дня. Данные вводятся на карту или паспорт.

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Унифицированная форма графика отпусков (Т-7)

Регистрационная карточка. Операционные записи, содержащие записи размещенных гостей. В нем представлен обзор оккупированных и доступных номеров. Стойка регистрации производится каждый день в отдельной форме, причем все гости размещаются по отдельным номерам, перечисленным: недавно принятые гости, гости прошлых дней, гости в конце пребывания. Если компьютер не используется, для каждого дня должна быть сделана новая карточка приема.

Книга заказов на размещение. Операционные записи, содержащие записи принятых заказов на размещение. Каждая запись должна включать имя гостя, контактный адрес, необходимые услуги и пожелания других гостей, дату получения заказа, продолжительность пребывания, тип забронированного номера, подпись сотрудника, принявшего заказ.

В графах 6 и 7 употребляется термин «дата» (запланированная и фактическая)

Как можно внести исправление (например, числа или буквы) в уже готовый и подписанный приказ?

Н. Осипова, инспектор ОК

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, не содержит ответа на данный вопрос. Однако сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Операционные записи хронологически фиксируют входящие заказы. Он составляется отдельно для каждого дня до нескольких недель и месяцев. Захват заказов, которые не могут быть приняты или приняты полностью. Причина, по которой мы не смогли подтвердить заказ, должна быть предоставлена.

Операционные записи, содержащие список гостевых списков, разбитых по типам комнат, в основном используемых организованными группами. Обычно это организует менеджер событий, турагент, гид или регистратор. Книга выставленных счетов-фактур. Финансовые отчеты об учреждении размещения, содержащие записи о выставленных счетах и ​​счетах за оказанные услуги.

Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Операционные записи, содержащие записи о том, когда гостя нужно разбудить по телефону, используя компьютер, напрямую и т.д. Это фронт-офис. Он предоставляет как оплачиваемое, так и бесплатное обслуживание для гостя, в соответствии с его пожеланиями. Персонал консьержа заботится о гостях во время его пребывания. Они несут ответственность за выдачу ключа из комнаты.

Белл Капитан, Паркинг Мальчик, Лифт Мальчик, Дверь Человек, секретарское обслуживание и бизнес-центры, Локер, Чистка обуви, Телефонный оператор, Уолкер — Портер. Пробуждение, ходьба, чистка обуви, услуги лифта, услуги переводчика, телекоммуникации, факс, парковка.

Можно ли выпускать приказы не по типовой форме, а в текстовом виде, если в тексте приказа учтены все требования?

В. Ершова, г. Киров

Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрении работников и предоставлении отпусков. Названное постановление Госкомстата России не имеет государственной регистрации, осуществляемой Минюстом России, в связи с чем многие практики считают его необязательным и не применяют, продолжая составлять текстовые приказы по указанным выше вопросам. Однако письмом Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД данный документ признан не нуждающимся в гос. регистрации.

Расписания, расписание, обзор кино — и театральных программ, радио — и телевизионная программа, план города, автопары, правила размещения и требований, список отелей, список телефонов, список автомобилей и прокат автомобилей, календарь, рекламные и информационные материалы.

Для удовлетворения основного потребительского спроса в жилых заведениях устанавливаются минимальные минимальные размеры ассортимента. Движение должно быть обеспечено непрерывно. Центр размещения гарантирует, что указанный минимальный ассортимент будет расширен в зависимости от характера и значения центра размещения или сезона.

Согласно постановлению Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 (п. 17, абз. 5) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» порядок опубликования и вступления в силу таких документов определяется федеральным органом исполнительной власти, утвердившим документ, а в п. 2 постановления Госкомстата России от 06.04.01 указано «распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на юридические лица всех форм собственности, в п. 1.2 — на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений».

Промышленные, гигиенические и сувенирные изделия. Зубная щетка и зубная паста, туалетная бумага, мыло, крем от солнца, расческа, бритва и сливки, писчая бумага и конверты, почтовые марки, презервативы, пена для ванн, шампунь, гигиенические салфетки, канцелярские принадлежности, фотопленки, сигареты, зажигалку, карта области, сувениры, открытки.

Еда и напитки — ассортимент определяется отелем с учетом местных условий. Орехи, сладости, вафли, картофель, игристое вино, алкогольные и безалкогольные напитки. Это не просто инструмент для открытия двери, но также служит хранителем двери для информации и пребывания гостя. Обработка ключа отеля — одна из повседневных работ сотрудников и должна следовать определенным правилам. Количество клавиш точно записано и кому разрешено манипулировать ими. Запасные ключи находятся в швейцару, ведет свои записи по кредиту, в том числе подписи лица, заимствованные ключ и швейцар на смену.

Таким образом, кадровым службам следует переходить к использованию утвержденных Госкомстатом России форм приказов.

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Именно это, т. е. отсутствие унифицированных форм, а не их наличие, создает трудности в работе специалистов кадровых служб.

Только одна комната может быть разблокирована. Гости должны отложить ключ при выходе из отеля во время пребывания на стойке регистрации. Если ключ утерян, гость должен немедленно сообщить об этом. Кулон достаточно большой, имеет информационную и рекламную функцию. Гость забирает ключ у консьержа и доказывает свою законность отеля.

Он предназначен для персонала — горничных, уборщиков, технического обслуживания, руководителей. Можно открыть определенное количество дверей в зависимости от размера рабочей секции. Это может быть ключ от всех соединительных дверей в секции размещения.

Применение в работе службы кадров форм, утвержденных Госкомстатом России, существенно упрощает и ускоряет издание кадровых приказов, позволяет избежать ошибок и высвободить время для решения проблем управления персоналом.

В то же время нельзя признать не имеющим юридической силы текстовой приказ по личному составу, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Они могут открывать все двери на одном этаже. Они могут открыть все двери в отеле. У него есть менеджер отеля и некоторые другие уполномоченные сотрудники. С помощью этого ключа все двери в отеле можно открыть, даже если он заблокирован изнутри, а ключ находится на другом. Ключ всегда находится в 24-часовом месте — прихожая, прием, центр управления. В каждом отеле есть индивидуально обработанные инструкции по использованию этого ключа.

Основной — общий. По соображениям безопасности не рекомендуется использовать его. Он может быть разблокирован, даже если он заблокирован с другой стороны, а ключ находится в замке. Система блокировки находится на магнитной карте. Замки все еще подключены к Центру управления безопасностью и приемом. С точки зрения безопасности это наиболее выгодно, но это финансово дорого. Магнитные карты специально предназначены для гостей и сотрудников. Карты сотрудников делятся как частичный ключ, пол, центральный и бедствие, закодированные в центральной системе безопасности.

Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Ю. Щипкова, инспектор ОК АО «Стеле»

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Магнитная карта — гостевой ключ. У него есть отметка времени, активация защитного кода — это продолжительность пребывания гостя. Карту гостей можно активировать, чтобы войти в различные соединительные двери в отеле. Только для гостей. Он также активируется на входной двери гаража, фитнес-центра, бассейна, сауны и т.д.

Это позволяет четко определить, какая карта и с ней держатель карты вошел в дверь. Если система должным образом оборудована, за эту магнитную карту можно оплатить оплаченные гостиничные услуги. Таким образом, компьютерная система взаимодействует с кассовыми столами в торговых центрах или читает время входа и выхода в зону платной службы. Гостям необходимо предоставить свое согласие на прием по прибытии.

Регистрационные индексы приказов по личному составу отличаются от регистрационных индексов приказов по основной деятельности

Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), т. е. простая порядковая нумерация (натуральный ряд чисел) — 1, 2, 3, 4, 5…, а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.

Гость не пропускает магнитную карточку во время своего пребывания у консьержа. Когда он уходит, он обычно возвращается, только некоторые отели оставляют его в качестве рекламного материала — тогда поверхность изменяется в рекламном духе. В случае утери или кражи гость должен незамедлительно сообщить об этом факте. Немедленная блокировка кода безопасности = защита активов!

Рабочее пространство гостиницы экономки. Объем раздела, принадлежащего экономке гостиницы и ее подчиненным, включает следующие области. Гостиничные номера, общественные места за пределами отеля, ресторанные помещения, общественные помещения внутри отеля, бассейн, административные помещения, кадровый центр, санитарное помещение, прачечная. Его можно охарактеризовать как осторожного, внимательного, трезвого, добросовестного и справедливого работника.

Если приказов по личному составу очень много, например в окружной организации, то можно нумеровать все приказы отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения.

Например, можно использовать обозначения 1п, 2п, Зп… для нумерации приказов о приеме; 1пр, 2пр, Зпр… — о переводе; 1у, 2у, Зу- об увольнении; 1км, 2км, Зкм… -о командировании и т. д.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида.

Буквенно-цифровая индексация кадровых приказов не является обязательной и единственно возможной

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет. Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

В работе можно применять только цифровую индексацию приказов по личному составу, но с обязательным отличием ее от цифровой индексации приказов по основной деятельности.

Например: 1/1, 2/1, 3/1… — кадровые приказы со сроком сроком хранения 75 лет;1/2, 2/2, 3/2 …- кадровые приказы со сроком хранения 5 лет.

Постановлением Госстандарта России от 26.08.01 № 352-СТ отменено постановление Госстандарта России от 31.07.97 № 273 «О принятии и введении в действие ГОСТ Р 630-97 » Унифицированные системы документации…»» и последующие изменения к нему. Чем теперь руководствоваться при оформлении документации?

До утверждения Госстандартом России нового ГОСТа на организационно-распорядительную документацию (ОРД) и регистрации его в Минюсте России при оформлении служебной документации следует пользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Федеральной архивной службой России 27.11.00. Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо также использовать альбом унифицированных форм ОРД, подготовленный специалистами ВНИИДАД в 1993 г.

Требуется ли заверять специальной отметкой ксерокопии служебных документов? Влияет ли отсутствие такой отметки на юридическую силу ксерокопии?

Ксерокопирование оригинала документа — один из способов получения дополнительных экземпляров документа, называемых копиями. Любая копия документа требует обязательного заверения для придания ей юридической силы. Особенно важна процедура заверения для копий, получаемых с помощью технических средств, т. к. при их использовании возможны подлоги а заголовочной, содержательной или оформляющей частях документа. В связи с этим незаверенная ксерокопия юридической силы не имеет.

Копии документов заверяются по установленной форме, специальной отметкой о заверении копий. Отметка проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Верно
Секретарь
27.05.2002
подпись А.П. Рудакова

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке или передаче копии документа в другую организацию или при выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью.

Солнце
Статья:
Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.
Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.
К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.
Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.
В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.
В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:
«п» — приказы о приеме на работу;
«пр» — приказы о приеме на работу рабочих;
«пс» — о приеме специалистов (ИТР);
«к» — командировки;
«вк» — внутренние командировки;
«зк» — загранкомандировки;
«мк» — местные командировки;
«отд» — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
«отк» — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д.
Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь — море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много — выбирайте любой!
Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

>Хранение графика отпусков: сроки

Сроки хранение графика отпусков регламентированы законодательством. Узнайте, сколько нужно хранить график в 2019 году.

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

  • За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
  • С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
  • С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Пример

Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

  1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
  2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
  3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
  4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года

Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков

При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.

Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.

При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.

Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.

При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.

Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.