Журнал регистрации платежных ведомостей

Как заполнять журнал регистрации платежных ведомостей?

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Для любого журнала для регистрации документов (также и Т-53а) необходимо наличие обложки и таблицы внутри журнала.

1) Обложка журнала должна содержать

  • наименование предприятия (как в учредительных документах);
  • название этого структурного подразделения (если журнал необходим для фиксации данных по какому-то одному конкретному подразделению, то на обложке отмечается название этого структурного подразделения);
  • код организации по классификатору ОКПО;
  • дата начала и завершения внесения данных в журнал (данный документ оформляется на один год);
  • ФИО человека, ответственного за внесение данных в журнал (форма Т-53а). Обычно им назначается работник отдела кадров или бухгалтерии.

2) Заполнение таблицы внутри самого журнала регистрации

Здесь следует вносить данные в графы по следующему принципу:

  • — номер по порядку – графа 1;
  • — дата оформления платежной ведомости – графа 2;
  • — номер платежной ведомости – графа 3;
  • — название платежа (к примеру, выплата зп) – графа 4;
  • — название структурного подразделения – графа 5;
  • — сумма, которая выдается по платежной ведомости – графа 6;
  • — -подпись лица, которое передает ведомость для внесения данных в журнал – графа 7;
  • — ФИО ответственного лица – графа 8;
  • -подпись лица, которое приняло платежную ведомость, данные из которой вносятся в регистрационный журнал – графа 9;
  • — ФИО этого лица – графа 10.

В самом низу страницы необходимо вписать порядковый номер каждой ведомости, информация из которых вносится в таблицу. На рисунке ниже приводится пример заполнения второй страницы ведомости.

Хотя этот документ не из самых сложных для ведения, он считается одним из очень важных в первичной документации на каждом предприятии. Так как в любой компании работникам выдаются наличные по платежным ведомостям.

Во время проверок его могут потребовать различные инстанции и при обнаружении некорректных данных или при отсутствии самого журнала лицо, несущее ответственность за ведение этого журнала будет нести за это ответственность. Важно четко следить за заполнением журнала форма Т-53а.

Узнайте как оформить правильно платежную ведомость и скачайте образец заполнения платежной ведомости (форма Т-53).

Для расчета и начисления заработной платы используют расчетную ведомость. Скачайте расчетную ведомость по форме Т-51 и расчетно платежную ведомость по форме Т-49.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Журнал регистрации платежных ведомостей

Документ:

бланк формы Т-53а

образец заполнения Т-53а

Все платежные ведомости, составляемые по форме Т-53, необходимо регистрировать. Для этих целей используют специальный журнал.

В Альбоме унифицированных документов был разработан бланк такого журнала, это форма № Т-53а.

Обязательно ли вести этот журнал?

В законодательстве нет прямого указания, что организация обязана вести учет платежных ведомостей, а тем более делать это с помощью унифицированной формы Т-53а.

Но в Федеральном законе «О бухучете» от 22.11.2011 г. № 402-ФЗ можно найти указание, что лицо, ответственное за составление первичных учетных документов, обязано обеспечить их своевременную передачу для регистрации содержащейся в них информации в регистрах бухгалтерского учета, к которым относятся и журналы.

Но при этом использовать унифицированную форму Т-53а не обязательно, поскольку в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 можно найти сведения о том, что организации (за исключением бюджетных) освобождаются от обязанности вести бухгалтерские регистры в унифицированных формах.

Они могут разработать для этого свои формы журналов, единственное ограничение при этом – это то, что новые бланки должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в статье 10 Закона «О бухучете».

К ним относятся:

  • Название документа;
  • Название организации, которая его ведет;
  • Период, за который был составлен журнал, либо дата начала и дата окончания заполнения;
  • Все данные в журнале должны быть расположены либо в хронологическом, либо в систематическом порядке;
  • Должны быть указаны единицы измерения, использующиеся в журнале;
  • В журнале должна быть информация о лицах, ответственных за его ведение, их данные и подпись.

Унифицированная форма Т-53а полностью соответствует этим требованиям, поэтому организации чаще всего используют ее при регистрации платежных ведомостей.

Инструкция по заполнению формы Т-53а

Титульный лист

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в уставных документах.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой. Структурное подразделение Указывается при наличии в организации, в противном случае строку не заполняют. Период, за который составляется журнал Для этого журнала период составляет 1 год, а не до последней страницы, как это делают в большинстве случаев.

В конце указывают должность и полное ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

Табличная часть

Форма журнала представляет собой таблицу, состоящую из 10 колонок:

  1. Номер по порядку – сквозной на протяжении всего журнала (1,2,3, и т.д.);
  2. Дата составления ведомости;
  3. Номер ведомости – номер, проставленный в ведомости. На практике эти номера платежным ведомостям присваиваются как раз с помощью журнала;
  4. Наименование платежа – указываются цели, куда пошли денежные средства по данной платежной ведомости;
  5. Структурное подразделение – заполняется при наличии;
  6. Сумма по ведомости: указывается сумма, проставленная на лицевой стороне ведомости;
  7. Подпись работника, который сдал ведомость;
  8. ФИО работника, который сдал ведомость;
  9. Подпись работника, который принял ведомость;
  10. ФИО работника, который принял ведомость;

После таблицы на каждой странице указывается, с какого по какой порядковый номер присутствуют записи. Информация берется из первой колонки (а не номера ведомостей). Порядковые номера заносятся прописью, то есть буквами.

Как оформить журнал?

Как и все журналы, ведущиеся в организации, журнал учета платежных ведомостей должен быть надлежащим образом оформлен:

  • Для ведения журнала можно приобрести специально отпечатанную книгу, соответствующую унифицированной форме, а можно самостоятельно распечатать листы на компьютере и сброшюровать их вместе с титульным листом;
  • Листы журнала должны быть пронумерованы;
  • Сам журнал должен быть сшит нитками, хвостики которых необходимо завязать на последнем форзаце и обрезать, оставив дину 5-6 см.
  • На оставшиеся хвостики наклеивается прямоугольник бумаги, где указано, что журнал сшит и в нем содержится такое-то количество листов. Эта надпись заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).

Срок и место хранения документа

Журнал регистрации платежных ведомостей хранится у кассира, который в течение года регистрирует в нем получаемые из бухгалтерии платежные ведомости.

Затем журнал отправляется на хранение в архив организации вместе с остальными кассовыми документами.

Срок хранения журнала должен быть не менее чем 5 лет, которые отсчитываются от даты последней записи в журнале.

Журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а

Грамотно организованный учет документов на предприятии позволяет поддерживать порядок в организации, и в кратчайшие сроки находить нужный документ. Для учета документации предназначены регистрационные журналы и книги. Для каждого типа документов может быть предусмотрен отдельный журнал.

Например, может вестись отдельный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, приказоd по личному составу, входящей, исходящей корреспонденции.

Для учета платежных ведомостей также следует использовать журнал регистрации, причем Госкомстат разработал специальную форму журнала — Т-53а. Организации могут использовать эту форму для регистрации в ней платежных ведомостей. Также можно подготовить и свою форму журнала, если это необходимо. Типовые формы носят лишь рекомендательный характер.

Платежная ведомость — это документ, на основании которого происходит выплата наличных денег из кассы на зарплату персонала. Каждая ведомость должна быть зарегистрирована в журнале.

Многие организации не относятся всерьез к оформлению подобного рода журналов, однако журнал имеет свое предназначение — позволяет систематизировать информацию о документах, контролировать их исполнение и местонахождения.

Номер ведомости присваивается при ее регистрации в журнале. Скачать бланк и образец платежной ведомости.

Как правильно заполнить журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а?

Заполнение обложки журнала:

  • наименование фирмы;
  • наименование структурного подразделения, если в журнале будут регистрировать платежные ведомости по выплате зарплаты конкретным отделам и подразделениям;
  • период ведения журнала — например, календарный год;
  • должность и ФИО ответственного лица.

Заполнение второй страницы бланка Т-53а:

2 — дата платежной ведомости4

4 — наименование платежа, например, заработная плата за август 2015 года;

5 — структурное подразделение, в отношении которого заполнена платежная ведомость, название подразделения указывается на титульном листе ведомости;

6 — сумма ведомости;

7,8 — подпись и ФИО лица, сдавшего ведомость лицу, ответственному за ведение журнала регистрации платежных ведомостей Т-53а;

9,10 — подпись и ФИО лица, принявшего ведомость.

В течение всего периода действия журнала вносятся записи о каждой подготовленной платежной ведомости.

Внизу каждого листа пишутся порядковые номера первой и последней ведомости, зарегистрированный на данной странице.

Еще раз напомним, заполнением журнала является обязательным, при проверке контролирующими органами журнал может быть затребован, при его отсутствии организация может быть привлечена к ответственности.

Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а бланк — скачать.

Журнал регистрации Т-53а образец заполнения — скачать.

Когда нужно заполнять?

Заработная плата через кассу предприятия производится с оформлением платежных ведомостей.

Эти документы в обязательном порядке регистрируются и хранятся сроком не менее, чем 5 лет.

Для регистрации используется специальный журнал по форме Т-53а.

Он может вестись на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом.

Субъект хозяйственной деятельности имеет право самостоятельно разработать и утвердить внутренним актом форму такого журнала.

Платежная ведомость регистрируется в бланке Т-53а в момент ее закрытия.

Наличные деньги могут храниться в кассе предприятия не более пяти дней, после истечение этого срока не выплаченные средства депонируются и возвращаются в банк.

Все операции с деньгами (выплата или депонент) отражаются в платежной ведомости, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, номер которого регистрируется в документе.

После этого бланк регистрируется в журнале Т-53а.

Обязательно ли ведение?

Правила ведения кассовых операций регламентированы указанием Банка России 3210-У от 11.03.2014.

П. 6.5 оканчивается нормой: «На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер».

В документе 1993 года реестр всех расходных ордеров и документов, их заменяющих, был обязателен. Этот закон утратил силу.

Но установленный по прежним правилам порядок помогает специалистам осуществлять учет движения наличных средств, поэтому ведение журнала Т-53а представляется целесообразным способом учета и не теряет своей актуальности.

Как заполняется форма?

Нужно понимать, если в учетной политике предприятия закреплено положение об использовании унифицированных форм, то ни один из реквизитов не должен быть пропущен или каким-то образом изменен.

Любой журнал регистрации документов должен иметь титульный лист.

А так же, содержательную часть, которая всегда представляет собой таблицу.

Титульный лист формы Т-53а содержит следующие реквизиты:

  • Наименование организации, учреждения, предприятия.
  • Название структурного подразделения, в случае если учет ведется отдельно по цеху, участку, торговой точке и пр.
  • Код ОКПО субъекта.
  • Дата начала и дата окончания ведения журнала. Форма Т-53а ведется в течение календарного года.
  • Фамилия, имя, отчества лица, ответственного за ведение регистрационного бланка.

Журнал по форме Т-53а содержит страницы, каждая из которых представляет собой таблицу.

В шапке столбцов данной таблицы предусмотрены следующие графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата составления ведомости;
  • номер ведомости;
  • основание выплаты (заработная плата или другие выплаты, например, стипендия,)
  • структурное подразделение.
  • сумма, указанная в платежной ведомости;
  • подпись ответственного лица, сдающего ведомость.
  • расшифровка подписи ответственного лица;
  • подпись принявшего платежный документ.
  • расшифровка подписи принявшего ведомость лица.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать бланк журнала форма Т-53а – excel.

Скачать заполненный образец журнала регистрации платежных ведомостей – excel.

Так выглядит заполненный образец:

Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53

Лицевая сторона

Верхняя часть бланка содержит название компании, регистрационный код ОКПО в статистике, а также наименование отдела, если существует значительная организационная структура. Под кодами необходимо указать корреспондирующий счет.

Далее записываются установленные сроки для выдачи зарплаты на предприятии, в течение которых она будет выплачиваться. В основном это три идущих подряд дня. В следующей строке указывается общая сумма денег к выдаче как прописью, так и цифрами.

Затем платежную ведомость визируют директор и главный бухгалтер с расшифровкой своих должностей и Ф.И.О.

Ниже рядом с названием формы проставляется номер документа по порядку и дата ее выписке. Затем в графах записываются начальная и конечная даты периода, за который производится выплата зарплаты.

Оборотная сторона ведомости

В первом столбце ее указывается номер записи, далее табельный номер работника, а потом полностью личные данные. В следующей графе цифрами заносится денежная сумма, которую сотруднику необходимо выдать на руки. Факт получения денег работник отражает своей личной подписью в пятом столбце. В разделе «Примечание» кассир вписывает необходимые для него пометки, например, наименование и реквизиты доверенности при получении денег не лично сотрудником.

Если зарплата в установленные сроки не была получена, кассиром делается в столбце «Подпись» отметка о депонировании.

В последней строке определяется итоговая сумма.

Ведомость может включать несколько листов, поэтому ниже указывается их количество.

Далее прописью и цифрами при закрытии ведомости записывает общие суммы выданных и депонированных денег. После этого он ставит свою подпись и вносит сведения о свое должности и Ф.И.О.

В следующей строке проставляются реквизиты выписанного РКО ( расходный кассовый ордер ) — его номер и дата оформления.

После проверки платежной ведомости ответственным должностным лицом, он ее визирует и проставляет дату. Здесь же нужно указать его личные данные.

В каком случае применяется

Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление зарплаты осуществляется в другом документе — расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.

Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.

Ведомость по форме Т-49 имеет смысл применять на небольших предприятиях, так как в ней одновременно происходит и начисление зарплаты, и ее выдача. Это очень удобно в целях оптимизации документооборота на предприятии.

Однако существенным недостатком данного способа является ее громоздкость. Поэтому при значительной численности штата имеет смысл применять сразу два документа — отдельно расчетную и платежную ведомости.

Таким образом, главное отличие форм Т-49 и Т-53 является то, что последней оформляется только произведение выплаты. Ее использование также предполагает применение формы Т-51 в части выполнения расчетов. Однако, применять ведомость Т-53 можно при выдаче аванса по зарплате, когда необходимо зафиксировать сам факт выдачи средств, без проведения какого-либо расчета.

Когда в компании маленький штат работников и используется расчетная ведомость, выдача зарплаты может происходить без оформления платежной ведомости. Вознаграждения работникам может выплачиваться по РКО.

Важно! Если организация осуществляет выплату зарплаты путем перечисления сумм на пластиковые карты, то платежная ведомость не применяется, даже в случае незначительной численности работников. В этом случае составляются реестр на перечисление в банк.

Кто заполняет ведомость

Форма платежной ведомости подготавливается в бухгалтерии работником расчетного отдела. Основанием для ее заполнения считается расчетная ведомость. Ее данные переносятся в платежную ведомость, а потом в установленные сроки передаются кассиру для осуществления выдачи.

Составлять эту ведомость может и другой бухгалтер или должностное лицо, в обязанности которого входит начисление зарплаты.

Для платежной ведомости Росстатом предусмотрена специальная форма Т-53. Фирмы могут использовать ее, либо применять разработанный самостоятельно бланк.

Использование специализированных программ позволяет формировать платежную ведомость в автоматическом режиме. То есть достаточно только произвести заполнение расчетной ведомости, платежная будет сформирована тут же. Выписывать ведомость нужно в единственном экземпляре.

Внимание! На крупных предприятиях выплата зарплаты может быть оформлена несколькими платежными ведомостями, которые заполняются на каждый отдел.

Оформленные ведомости регистрируются в специальном журнале по форме Т-53а в сквозной нумерации. Данный журнал открывается каждый год, а после его завершения храниться в течение еще 5 лет. Регистрация ведомости в журнале выполняется по номеру и дату ее оформления.

Скачать бланк и образец платежной ведомости Т-53 на 2018 год

Платежная ведомость форма т-53 бланк скачать бесплатно в формате Excel.

Cкачать бесплатно бланк платежной ведомости формы т-53 в формате Word.

Скачать образец заполнения формы Т-53.

Заполнение документа начинается с его шапки. В ней нужно вписать название организации, присвоенный ей код по справочнику ОКПО. Если по ведомости выдается зарплата какого-либо определенного отдела фирмы, то его название необходимо указать в графе ниже. Если выдача проводится общим списком — то там ставится прочерк.

В правой таблице под кодами проставляется счет корреспонденции.

Далее нужно указать, в течение каких дней будет действительна эта ведомость. По истечении этого периода документ нужно будет закрыть, а невыданные средства — депонировать.

Далее нужно проставить общую сумму к выдаче по ведомости сначала прописью, а затем в виде цифр.

Документ должны подписать директор и главный бухгалтер с проставлением расшифровок.

Справа от названия документа располагаются графы, в которых нужно указать порядковый номер документа и дату его оформления. Далее должен быть проставлен период, за который выполняется выдача зарплаты.

Оборотная сторона

На оборотной стороне ведомости обычно располагается таблица для внесения данных по работникам:

  1. В первый столбец заносится номер строки по порядку.
  2. Во втором, табельный код сотрудника.
  3. В третьем — его полные Ф.И.О.
  4. В четвертом столбце проставляется цифрами сумма, которую необходимо выдать.
  5. Пятый столбец служит для заверения факта выдачи — там работник лично проставляет свою подпись при получении денежных средств.
  6. Шестой столбец – справочный, в нем кассир может делать необходимые пометки. Например, указать сведения о доверенности, если деньги получает не лично сотрудник, а его уполномоченное лицо.

Внимание! В случае, когда работник не получил причитающиеся по ведомости денежные суммы, то при закрытии в графе «Подпись» проставляется отметка «Депонировано».

Последняя строка в таблице служит для подведения итогов по денежным суммам.

Если документ включает в себя несколько листов, то внизу необходимо проставить их общее количество.

Следующим шагом прописью и цифрами нужно указать сумму, которая была выдана на руки работникам, а также сумму, подлежащую депонированию. Далее, кассир проставляет свои подпись и должность.

В следующей строке необходимо указать реквизиты расходного ордера, выписанного к ведомости.

Завершается составление документа подписью ответственного лица, которое должно проверить бланк после закрытия и подтвердить своей подписью отсутствие в нем ошибок.