Журнал регистрации трудовых книжек

Что это такое

Представляет собой прошитый и опломбированный реестр. Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.

Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel можно здесь.

Несложная форма позволит:

  • обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
  • задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;
  • вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.

Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы.

Обязательно ли его вести

На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003). Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.

Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу. Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним.

Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п. 40, где указаны особенности оформления отчетного документа.

Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению. Проще скачать образец журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов.

Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

  • передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
  • оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
  • выдаче дубликата (в случаях необходимости);
  • заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей.

Форма строго обязательна к заполнению. Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003).

Заполнение журнала и его образец

Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.

Образец заполнения:

Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа. Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги).

Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением:

1 номера по порядку (№ п/п)
2, 3, 4 даты (указав число, месяц, год) поступления на работу (заполнение документа)
5 ФИО владельца оформляемого документа, что берется на хранение под роспись
6 реквизитов книжки/вкладыша (серии, номера)
7 специальности, должности, профессии устроившегося на работу
8 наименования организации, с уточнением подразделения, куда поступил человек
9 приказа с датой и № распорядительного документа
10 расписки ответственного, оформившего (принявшего) оригинал
11 полученной суммы (руб.) за оформление формы или вкладыши
12 даты выдачи на руки оригинала после прекращения трудовых отношений (договора)
13 расписки от владельца документа о получении оригинала трудовой

Как пронумеровать

Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается. Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.

При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы. Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись.

Кто подписывает

Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения. В них входят:

  • название отчетного журнала;
  • общее количество листов (или страниц);
  • дата начала ведения реестра;
  • подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка. Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше.

Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов. В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет.

Выдача на руки работникам

В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

  • журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
  • если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
  • графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
  • графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.

Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.

Необходимо помнить, что в этой форме содержится правильное написание должностей (регламентируемое штатным расписанием компании).

Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.

Соблюдая несложные правила в регистрации поступающих и оформляемых документов, ответственные лица смогут быстро находить нужные сведения и отметки. Реестра требует внимательного заполнения всех 13 граф.

Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.

Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника.

Книга учета движения трудовых книжек

• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)

• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

  • Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Графа 1 «№ п/п» Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер. Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя. В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 30.03.2018, то нужно указать 30.03.2018. Никакие «30 марта» или «30.03.18» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2017».